Cách các tổ chức có thể tạo chiến lược tự động hóa quy trình thành công - DATAVERSITY

Làm thế nào các tổ chức có thể tạo ra các chiến lược tự động hóa quy trình thành công – DATAVERSITY

Dấu thời gian: ngày 16 tháng 2023 năm 3 25:XNUMX sáng
Nút nguồn: 2726349

Quá trình tự động hóa tiếp tục đạt được động lực trong các ngành công nghiệp. Điều phối quy trình hiện trạng năm 2023 báo cáo nhận thấy rằng 96% những người ra quyết định CNTT coi đó là điều quan trọng đối với các mục tiêu chuyển đổi kỹ thuật số của họ và trong một Khảo sát Gartner năm 2022, 80% giám đốc điều hành tin rằng tự động hóa có thể được áp dụng cho bất kỳ quyết định kinh doanh nào. Tuy nhiên, không phải tất cả các dự án tự động hóa đều tiến hành theo kế hoạch. Cuộc khảo sát tương tự của Gartner cho thấy chỉ có 54% dự án AI chuyển từ thử nghiệm sang sản xuất. Và một 2022 khảo sát từ công ty của tôi cho thấy rằng 88% dự án tự động hóa quy trình bị tụt hậu so với các dự đoán ban đầu.

Tại sao ngắt kết nối? Trong khi các nhà lãnh đạo CNTT viện dẫn nhiều lý do, Forrester, trong số những người khác, nhận thấy rằng nhiều thiếu sót tự động hóa bắt nguồn từ thiếu tầm nhìn hoặc chiến lược. Chiến lược chắc chắn là một trong những yếu tố cản trở lớn nhất đối với thành công của quá trình tự động hóa. Dựa trên các báo cáo của chúng tôi và trên các cuộc trò chuyện trong lĩnh vực này, chúng tôi đã thấy các chiến lược tự động hóa bị chệch hướng bởi một số yếu tố, từ đầu tư quá mức mà không có đánh giá trước, thiếu bí quyết kỹ thuật giữa các nhóm CNTT và sự ngắt kết nối giữa các công nghệ được triển khai và quy trình vận hành của công ty ở quy mô để tối ưu hóa.

Để thực hiện chiến lược tự động hóa thành công, các nhà lãnh đạo cần phải làm nhiều việc hơn là chỉ tập trung vào việc bổ sung thêm công nghệ. Họ cũng cần đảm bảo rằng mọi người và các dự án được liên kết với một nhiệm vụ chung, rằng các dự án bắt đầu chậm và tuân theo những kỳ vọng hợp lý, và rằng một bộ công nghệ tổng thể thông minh sẽ điều phối các quy trình. Dưới đây là một số bước mà doanh nghiệp có thể thực hiện để đạt được những mục tiêu đó.

Sắp xếp các bên liên quan 

Các tổ chức đã phải đối mặt với những thách thức trong việc thống nhất hoạt động kinh doanh và CNTT trong nhiều năm. Mặc dù xu hướng này không có gì mới, nhưng các tổ chức vẫn phải vật lộn với sự liên kết giữa CNTT và doanh nghiệp khi thực hiện các chiến lược tự động hóa quy trình. Nghiên cứu cho thấy rằng trong khi 95% các nhà lãnh đạo CNTT đồng ý rằng để tự động hóa quy trình diễn ra hiệu quả, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và CNTT cần phải thống nhất và hợp tác với nhau, thì 26% xác định việc thiếu sự liên kết là lý do chính khiến họ không theo đuổi tự động hóa quy trình nhiều hơn.

Rõ ràng, điều này phải thay đổi. Các tổ chức có thể thúc đẩy cộng tác nhiều hơn bằng cách áp dụng phương pháp tiếp cận “Trung tâm xuất sắc” (CoE) đã sửa đổi. Ở một số công ty, điều đó có thể có nghĩa là tập hợp một cộng đồng dành cho các nhiệm vụ và chiến lược tự động hóa quy trình, trong đó các học viên có thể chia sẻ các phương pháp hay nhất và đặt câu hỏi cho nhau. CoE sẽ giúp các thành viên từ các nhóm kinh doanh và CNTT làm việc cùng nhau tốt hơn bằng cách điều phối các nhiệm vụ, tránh phát minh lại các dự án từ đầu và thường trao quyền cho họ để cùng nhau thúc đẩy cải tiến liên tục.

Một số tổ chức có thể muốn tập trung vào tự động hóa quy trình mà không sử dụng thuật ngữ CoE thực tế. Bản thân thuật ngữ này mang một số hành lý kế thừa từ phần mềm Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) tập trung. Một số dựa vào cách tiếp cận tập trung cho CoE của họ, dựa vào một nhóm để thực hiện tự động hóa quy trình cho toàn bộ tổ chức. Cách tiếp cận đó thường dẫn đến tắc nghẽn cho cả nhà phát triển và một số nhà lãnh đạo doanh nghiệp, khiến CoE mang tiếng xấu với ít kết quả có thể chứng minh được. Vì những lý do đó, có thể hợp lý khi “đổi tên” CoE thành một nhóm điều phối hoặc tự động hóa. Bất kể tên được sử dụng là gì, mô hình CoE có thể giúp đẩy nhanh quá trình tự động hóa.

Bằng cách tạo ra một cấu trúc dành riêng cho tự động hóa quy trình, các tổ chức có thể thấm nhuần tư duy quy trình trong các hoạt động của họ. Amazon và các nhà lãnh đạo ngành khác suy nghĩ theo quy trình. Họ thiết lập các quy trình để giúp họ giải quyết các vấn đề kinh doanh, chẳng hạn như tạo trải nghiệm khách hàng tốt hơn hoặc cải thiện hiệu quả nội bộ. Họ hiểu rằng các quy trình có thể mang lại cho họ lợi thế chiến lược trên thị trường. CoE tự động hóa quy trình có thể phổ biến quy trình tự động hóa. Nói cách khác, CoE có thể giúp tổ chức áp dụng một ngôn ngữ chung cho các quy trình kinh doanh – bao gồm cách mô tả và thực hiện chúng.

CoE cũng có thể lái xe quản trị và nhất quán giữa các quy trình kinh doanh trong toàn tổ chức. Điều đó có thể có nghĩa là bất cứ điều gì từ việc thiết lập cơ sở hạ tầng, phần mềm và dịch vụ chung cho đến việc quản lý các dự án từ đầu đến cuối. Nhóm này thường cung cấp “máy gia tốc” (như trình kết nối) hoặc các thành phần có thể tái sử dụng để cải thiện thời gian tạo ra giá trị cho các dự án tự động hóa. Khi các công ty mở rộng quy mô, mức độ nhất quán và quản trị này trở nên quan trọng hơn.

chuyển đổi dần dần 

Hiện đại hóa CNTT là ưu tiên hàng đầu đối với hầu hết các tổ chức kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều công ty lớn vẫn đang làm việc với các hệ thống cũ mà họ không đủ khả năng để thay thế tất cả cùng một lúc. Các hệ thống này thường chạy các quy trình quan trọng và việc thay thế chúng có thể gây ra thời gian ngừng hoạt động tiềm ẩn. Gạt sự gián đoạn sang một bên, các nỗ lực hiện đại hóa có thể tiêu tốn hàng triệu đô la cho chi phí đầu tư và phát triển/kỹ thuật công nghệ mới.

Mặt khác, một sự chuyển đổi dần dần có thể giải quyết các vấn đề tự động hóa với chi phí thấp hơn, với mức độ gián đoạn tối thiểu hoặc không có. Ví dụ: là bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi dần dần, một công ty có thể xem xét phá vỡ một nguyên khối kế thừa bằng cách thực hiện các tác vụ thủ công do đại diện dịch vụ khách hàng thực hiện và tự động hóa một số tác vụ đó bằng rô-bốt tự động hóa quy trình (RPA). Bước hai có thể là sắp xếp các bot RPA này để liên kết với nhau thành các quy trình kinh doanh thực tế có thể bao gồm nhiều bot, hệ thống CNTT khác hoặc phê duyệt của người giám sát. Bước ba có thể là loại bỏ các bot này và thay thế chúng bằng các ứng dụng hiện đại, dựa trên vi dịch vụ, mạnh mẽ hơn nhiều và có thể dễ dàng tích hợp vào quy trình đầu cuối hiện có.

Thiết lập một chiến lược giới thiệu tự động hóa thông qua một loạt các bước, bắt đầu bằng bằng chứng về khái niệm, có thể đưa sáng kiến ​​tự động hóa đi đúng hướng. 

Điều phối quy trình

Tự động hóa đã từng dễ bảo trì khi các tổ chức sử dụng nó để thực hiện các nhiệm vụ nhỏ, đơn lẻ. Tuy nhiên, khi các tổ chức tự động hóa ngày càng nhiều nhiệm vụ trong các quy trình từ đầu đến cuối quan trọng đối với doanh nghiệp, giờ đây phải có một cách để đảm bảo sự gắn kết và liên tục giữa tất cả các nhiệm vụ tự động – bất kể ai hoặc cái gì đang sở hữu và thực thi các quy trình này.

Điều này có thể được thực hiện bằng cách thiết lập một lớp công nghệ mới kiểm soát số lượng tác vụ tự động ngày càng tăng, được thực thi bởi các điểm cuối khác nhau như hệ thống, con người hoặc thiết bị. Những công cụ được gọi là "điều phối quy trình" này điều phối các điểm cuối khác nhau của quy trình kinh doanh và thậm chí đôi khi kết hợp nhiều quy trình lại với nhau. Điều phối quy trình giúp các bên liên quan làm việc với con người, hệ thống và thiết bị mà một tổ chức đã có – đồng thời đạt được ngay cả những mục tiêu đầy tham vọng nhất về tự động hóa quy trình từ đầu đến cuối.

Nếu không có sự điều phối quy trình, các sáng kiến ​​tự động hóa có thể gặp phải một số thách thức, bao gồm:

  • Tự động hóa đầu cuối bị hỏng; vì tự động hóa cục bộ không được tích hợp với nhau, quy trình từ đầu đến cuối không hoàn toàn tự động.
  • Thiếu hiểu biết; quy trình từ đầu đến cuối không hiển thị đầy đủ và khó theo dõi các chỉ số chính.
  • Thiếu linh hoạt; thay đổi quy trình từ đầu đến cuối là khó khăn vì nó dẫn đến những thay đổi tiềm ẩn trong nhiều hệ thống khác nhau.

Khắc phục những vấn đề này sẽ giúp các tổ chức tăng cường sử dụng tự động hóa và thực hiện thành công các chiến lược tự động hóa của họ.

Kết luận

Mặc dù tự động hóa quy trình vẫn là mục tiêu chiến lược hàng đầu, nhưng nó đòi hỏi phải nỗ lực để thực hiện. Các tổ chức có thể cải thiện cơ hội thành công của mình bằng cách sắp xếp các bên liên quan chính, bắt đầu chậm và áp dụng các công nghệ sắp xếp các quy trình để có tác động tối đa.

Dấu thời gian:

Thêm từ PHỔ THÔNG DỮ LIỆU