Hướng dẫn Hợp lý hóa Thanh toán Nhà cung cấp

Được xuất bản lại bởi Plato

Người theo dõi: 0

Theo Trung tâm Năng suất và Chất lượng Hoa Kỳ (APQC), các tổ chức hoạt động hàng đầu thế giới sẽ nhận được hóa đơn và lên lịch thanh toán trong 2.8 ngày hoặc nhanh hơn. Tuy nhiên, các tổ chức hoạt động kém nhất phải mất một tuần trở lên và số liệu này—thời gian chu kỳ từ khi nhận hóa đơn đến khi thực hiện thanh toán—phản ánh mức độ hiệu quả của quy trình Tài khoản phải trả (AP) của công ty. Điều này không chỉ phản ánh sự xuất sắc trong quy trình và sự hợp tác của công ty mà còn phản ánh việc quản lý dòng tiền và sức khỏe tài chính của công ty.

Do đó, việc hợp lý hóa các khoản thanh toán của nhà cung cấp là một phần quan trọng trong hoạt động tài chính của bất kỳ doanh nghiệp nào. Bài viết này sẽ đề cập đến cách tối ưu hóa các khoản thanh toán của nhà cung cấp, cung cấp thông tin chi tiết về lợi ích và các phương pháp hay nhất, có thể thay đổi quy trình làm việc tài chính của tổ chức của bạn. Chúng ta cũng sẽ xem xét cách tự động hóa, đặc biệt là các công cụ như Nanonet, có thể giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa quy trình thanh toán cho nhà cung cấp. Hãy đi sâu vào.

Những thách thức chung trong việc theo dõi thanh toán

Một trong những lĩnh vực chính thường gặp khó khăn là theo dõi thanh toán, đặc biệt đối với những người khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp mới có thể có nhiều ưu tiên cần giải quyết cùng một lúc. Hơn nữa, khi doanh nghiệp của bạn mở rộng, việc quản lý thanh toán ngày càng trở nên phức tạp và có thể dẫn đến một số thách thức cần được giải quyết một cách hiệu quả. Hãy cùng đi sâu vào một số thách thức phổ biến phải đối mặt trong giai đoạn tăng trưởng này và khám phá cách vượt qua chúng:

Quá tải theo dõi thủ công: Trong giai đoạn đầu khởi nghiệp, việc theo dõi thanh toán theo cách thủ công có vẻ khả thi. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của bạn mở rộng quy mô, khối lượng thanh toán sẽ tăng lên gấp bội, khiến việc theo dõi thủ công trở nên quá tải và dễ xảy ra lỗi.
Sự khác biệt về dữ liệu: Bạn có thể gặp phải sự khác biệt giữa hồ sơ thanh toán, hóa đơn và biên lai. Những khác biệt này có thể dẫn đến nhầm lẫn và cản trở việc đối chiếu thanh toán chính xác.
Quy trình làm việc tốn thời gian: Quy trình phê duyệt thanh toán truyền thống bao gồm nhiều bước thủ công và chuyển giao có thể tốn thời gian và trì hoãn chu kỳ thanh toán.
Thiếu minh bạch: Khi số lượng thanh toán tăng lên, việc duy trì tính minh bạch trở nên khó khăn. Nếu không có cái nhìn tổng quan rõ ràng về trạng thái và lịch sử thanh toán, việc theo dõi sẽ trở nên kém hiệu quả.
Dễ bị lỗi khi nhập thủ công: Việc nhập dữ liệu thanh toán theo cách thủ công vào hệ thống kế toán của bạn sẽ làm tăng nguy cơ sai sót, điều này có thể dẫn đến hồ sơ thanh toán không chính xác và sai lệch đối chiếu.
Những thách thức về tuân thủ và quy định: Khi doanh nghiệp của bạn mở rộng, việc tuân thủ các quy định thanh toán và yêu cầu tuân thủ trở nên phức tạp hơn. Việc không đáp ứng các nghĩa vụ này có thể dẫn đến hình phạt và các vấn đề pháp lý.

Tóm lại, giai đoạn tăng trưởng của một công ty khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp mới mang lại những khả năng thú vị nhưng cũng có những thách thức đặc biệt trong việc theo dõi thanh toán. Bằng cách nhận ra những thách thức này và tận dụng tự động hóa và công nghệ, bạn có thể hợp lý hóa quy trình thanh toán của mình, nâng cao độ chính xác, duy trì tính minh bạch và đảm bảo hoạt động tài chính suôn sẻ khi tổ chức của bạn tiếp tục mở rộng.

Lợi ích của Tự động hóa trong Quản lý Thanh toán

Trước khi tìm hiểu cách tự động hóa có thể giúp hợp lý hóa các khoản thanh toán của nhà cung cấp, chúng ta hãy xem lợi ích của việc đó.

Đi thẳng theo quy trình: Tự động hóa đáng kể giảm nhu cầu can thiệp thủ công trong quản lý thanh toán. Bằng cách loại bỏ các quy trình nhập, theo dõi và phê duyệt dữ liệu thủ công, nhóm của bạn có thể phân bổ lại thời gian và kỹ năng quý giá của mình cho các nhiệm vụ chiến lược hơn nhằm thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.
Xử lý nhanh hơn: Quy trình thanh toán tự động cũng đẩy nhanh các quy trình vốn sẽ tốn thời gian nếu thực hiện thủ công. Hóa đơn có thể khớp với các khoản thanh toán, được xác thực và được phê duyệt trong một khoảng thời gian ngắn nó sẽ thực hiện thông qua các phương pháp truyền thống.
Giảm lỗi: Việc nhập dữ liệu thủ công dễ xảy ra lỗi, có thể dẫn đến hồ sơ thanh toán không chính xác và các vấn đề đối chiếu. Tự động hóa giảm thiểu sai sót bằng cách trích xuất dữ liệu chính xác từ hóa đơn và chuyển dữ liệu đó đến hệ thống kế toán của bạn mà không có nguy cơ mắc lỗi chính tả hoặc sai sót. Sự khác biệt và thiếu chính xác trong thanh toán có thể dẫn đến mối quan hệ căng thẳng với nhà cung cấp và sự gián đoạn trong hoạt động tài chính của bạn. Tự động hóa đảm bảo thu thập dữ liệu chính xác, xác thực và đối sánh, từ đó thúc đẩy quá trình thanh toán suôn sẻ hơn.
Đồng bộ hóa thời gian thực: Nền tảng thanh toán tự động cũng cung cấp phân tích thời gian thực vào trạng thái thanh toán và hồ sơ tài chính. Sự minh bạch này giúp nhóm của bạn đưa ra quyết định sáng suốt, giải quyết vấn đề kịp thời và duy trì liên lạc rõ ràng với nhà cung cấp.
Giảm chi phí: Quy trình thanh toán thủ công có thể phát sinh chi phí ẩn, bao gồm chi phí giờ làm, in ấn và bưu phí. Tự động hóa giảm chi phí bằng cách giảm thiểu nhu cầu về tài liệu vật lý và các quy trình phức tạp.
Thanh toán kỹ thuật số: Mặc dù việc chuyển đổi sang các giải pháp thanh toán kỹ thuật số đòi hỏi sự đầu tư ban đầu về thời gian và nguồn lực.lợi ích lâu dài là đáng kể. Hiệu quả đạt được, cải thiện độ chính xác và tiết kiệm thời gian giúp cải thiện năng suất tổng thể và hiệu quả chi phí.
Có thể mở rộng: Khi doanh nghiệp của bạn tiếp tục phát triển, việc quản lý thanh toán thủ công ngày càng trở nên khó khăn hơn để mở rộng quy mô. Giải pháp tự động hóa được được thiết kế để xử lý quy mô và khối lượng giao dịch cao hơn mà không ảnh hưởng đến độ chính xác hoặc hiệu quả.
Đơn giản hóa việc tuân thủ: Nhiều nền tảng thanh toán tự động kết hợp các tính năng tuân thủ giúp bạn tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn bảo mật của ngành. Cái này cho phép tuân thủ và giảm thiểu nguy cơ vi phạm an ninh tiềm ẩn.

Bằng cách giải phóng nhóm của bạn khỏi các nhiệm vụ thủ công tốn thời gian, tự động hóa cho phép tổ chức của bạn tập trung vào khởi đầu chiến lược góp phần vào tăng trưởng kinh doanh, đổi mới và sự hài lòng của khách hàng.

Tóm lại, lợi ích của việc triển khai tự động hóa trong quản lý thanh toán là rất sâu rộng. Từ tiết kiệm tài nguyên và nâng cao độ chính xác đến cải thiện hiệu quả và lợi ích lâu dài, tự động hóa giúp doanh nghiệp của bạn hợp lý hóa quy trình thanh toán, giảm sai sót và phân bổ nguồn lực cho các hoạt động có tác động mạnh mẽ hơn. Khoản đầu tư ban đầu vào tự động hóa sẽ bị thu hẹp lại so với những lợi ích đáng kể mà tổ chức của bạn có thể đạt được về mặt hoạt động xuất sắc và tăng trưởng bền vững.

Hợp lý hóa việc quản lý thanh toán bằng các giải pháp tự động:

Để giải quyết hiệu quả các thách thức liên quan đến theo dõi thanh toán, doanh nghiệp có thể tận dụng các giải pháp tự động tiên tiến mang lại khả năng tích hợp liền mạch, xử lý dữ liệu chính xác và quy trình làm việc hiệu quả. Đây là cách các giải pháp này có thể cách mạng hóa việc quản lý thanh toán của bạn:

Xử lý hóa đơn bằng OCR: Công nghệ Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) cho phép quét các tài liệu như hóa đơn, biên nhận hoặc hóa đơn để trích xuất thông tin liên quan bằng AI. Điều này không chỉ đẩy nhanh quá trình bắt đầu thanh toán mà còn giảm nguy cơ xảy ra lỗi do xử lý thủ công. Bạn có thể đọc blog của chúng tôi để tìm OCR tốt nhất cho nhu cầu của bạn!
Theo dõi hóa đơn từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành: Một trong những lợi thế chính của tự động hóa là khả năng theo dõi các hóa đơn từ thời điểm chúng vào hệ thống cho đến khi hoàn thành. Việc theo dõi từ đầu đến cuối này đảm bảo tính minh bạch và khả năng hiển thị trong suốt vòng đời thanh toán, cho phép các bên liên quan theo dõi tiến trình của từng hóa đơn và giải quyết kịp thời mọi vấn đề tiềm ẩn.
Tích hợp liền mạch với phần mềm kế toán: Các giải pháp tự động hóa có thể tích hợp liền mạch với các hệ thống phần mềm kế toán phổ biến, chẳng hạn như QuickBooks Online, để quản lý thanh toán hiệu quả. Việc tích hợp này đảm bảo rằng tất cả dữ liệu thanh toán được đồng bộ hóa chính xác, loại bỏ nguy cơ hồ sơ rời rạc hoặc các thách thức đối chiếu.
Xác thực và kiểm tra dữ liệu tự động: Flow by Nanonets, được hỗ trợ bởi AI, vượt xa khả năng trích xuất dữ liệu đơn giản bằng cách thực hiện xác thực dữ liệu tự động. Điều này đảm bảo rằng thông tin được trích xuất phù hợp với tiêu chí được xác định trước và tuân thủ các quy tắc kinh doanh cụ thể. Tính năng nâng cao này giúp xác định và khắc phục những khác biệt trước khi quá trình thanh toán bắt đầu, nâng cao hơn nữa độ chính xác.
Lên lịch dùng thử với Flow by Nanonets ngay hôm nay:
Thực hiện thanh toán tăng tốc: Sau khi hóa đơn được phê duyệt, các giải pháp tự động như Flow by Nanonets có thể kích hoạt thực hiện thanh toán một cách liền mạch thông qua phương pháp ưa thích chẳng hạn như ACH, chuyển khoản ngân hàng hoặc nền tảng thanh toán trực tuyến. Điều này giúp loại bỏ sự can thiệp thủ công và sự cần thiết của nhiều hệ thống, hợp lý hóa quy trình và giảm thiểu sự chậm trễ.
Tối ưu hóa quy trình phê duyệt: Các giải pháp tự động tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình thanh toán tùy chỉnh, đảm bảo rằng quy trình phê duyệt phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức bạn. Ví dụ: Flow by Nanonets cho phép bạn định cấu hình định tuyến phê duyệt dựa trên chính sách chi tiêu, giảm tắc nghẽn và đẩy nhanh quá trình ra quyết định.

Tóm lại, các giải pháp tự động như Flow by Nanonets cung cấp một bộ công cụ toàn diện giúp chuyển đổi việc quản lý thanh toán từ một nhiệm vụ thủ công và dễ xảy ra lỗi thành một quy trình hiệu quả, chính xác và hợp lý. Bằng cách khai thác OCR, AI và khả năng tích hợp, các giải pháp này giải quyết các thách thức trong việc theo dõi thanh toán, đơn giản hóa việc xử lý hóa đơn và nâng cao hoạt động tài chính tổng thể. Khi các doanh nghiệp nỗ lực tối ưu hóa và tăng trưởng, việc áp dụng các giải pháp tự động hóa như vậy sẽ mở đường cho năng suất được cải thiện, giảm chi phí và lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh kỹ thuật số ngày nay.

Đơn giản hóa bối cảnh thanh toán: Chọn nền tảng thanh toán kỹ thuật số phù hợp

Việc điều hướng vô số tùy chọn thanh toán kỹ thuật số có thể khiến bạn choáng ngợp nhưng điều quan trọng là phải chọn đúng nền tảng phù hợp với hệ thống hiện tại và nhu cầu kinh doanh của bạn. Bằng cách tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng và hiểu rõ các tùy chọn có sẵn, bạn có thể đảm bảo quy trình quản lý thanh toán liền mạch và hiệu quả.

Trước khi đi sâu vào thế giới thanh toán kỹ thuật số, bạn nên dành thời gian nghiên cứu các nền tảng khác nhau và khả năng tương thích của chúng với phần mềm kế toán và hệ thống tài chính của bạn. Xem xét các yếu tố như khả năng tích hợp, tính dễ sử dụng và hỗ trợ khách hàng. Việc chọn một nền tảng tích hợp liền mạch với cơ sở hạ tầng hiện có của bạn sẽ hợp lý hóa quy trình áp dụng và giảm thiểu những gián đoạn có thể xảy ra.

Đồng thời khám phá các tùy chọn thanh toán khác nhau: Nền tảng thanh toán kỹ thuật số cung cấp nhiều tùy chọn thanh toán, bao gồm chuyển khoản Nhà thanh toán bù trừ tự động (ACH), thẻ tín dụng, cổng thanh toán trực tuyến như Stripe, v.v. Mỗi lựa chọn đều có những ưu điểm và cân nhắc riêng. Ví dụ: chuyển khoản ACH cung cấp một cách đáng tin cậy để chuyển tiền điện tử giữa các tài khoản ngân hàng, trong khi thẻ tín dụng mang lại sự thuận tiện và phần thưởng tiềm năng. Việc khám phá các tùy chọn này sẽ giúp bạn điều chỉnh chiến lược thanh toán để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của mình.

Tầm quan trọng của việc lựa chọn nền tảng thanh toán kỹ thuật số phù hợp vượt xa cấp độ giao dịch. Việc chọn tham gia các nền tảng như Stripe hoặc các cổng trực tuyến khác có thể dẫn đến việc quản lý thanh toán hợp lý. Các nền tảng này thường cung cấp các tính năng như đối chiếu hóa đơn tự động, theo dõi thanh toán theo thời gian thực và báo cáo tập trung. Bằng cách tận dụng các tính năng như vậy, bạn có thể nâng cao hiệu quả, giảm lỗi thủ công và có được tầm nhìn rõ hơn về hoạt động tài chính của mình

Việc chọn các nền tảng thanh toán kỹ thuật số tích hợp liền mạch với phần mềm kế toán, chẳng hạn như QuickBooks Online, sẽ cung cấp một hệ sinh thái thống nhất cho dữ liệu tài chính của bạn. Tích hợp đảm bảo rằng thông tin thanh toán được tự động đồng bộ hóa, loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu trùng lặp và giảm thiểu rủi ro dữ liệu không nhất quán. Cách tiếp cận gắn kết này giúp đơn giản hóa việc theo dõi và đối chiếu, giải phóng thời gian quý báu cho các nhiệm vụ tài chính mang tính chiến lược hơn.

Các nền tảng thanh toán kỹ thuật số phù hợp sẽ tạo ra sự cân bằng giữa sự tiện lợi, khả năng kiểm soát và tính minh bạch. Mặc dù sự thuận tiện là yếu tố quan trọng để xử lý thanh toán hiệu quả, nhưng việc kiểm soát quy trình thanh toán và duy trì tính minh bạch trong hoạt động tài chính cũng quan trọng không kém. Đánh giá cẩn thận các tính năng, giao diện người dùng và khả năng báo cáo của từng nền tảng để đảm bảo chúng phù hợp với ưu tiên và yêu cầu của tổ chức bạn.

Tóm lại, việc đơn giản hóa bối cảnh thanh toán đòi hỏi một cách tiếp cận chủ động để nghiên cứu, thăm dò và lựa chọn. Bằng cách tập trung vào khả năng tương thích, khám phá các tùy chọn thanh toán khác nhau và ưu tiên quản lý hợp lý, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt có lợi cho quy trình tài chính của tổ chức mình. Cho dù bạn chọn chuyển khoản ACH, thẻ tín dụng hay cổng trực tuyến như Stripe, mục tiêu cuối cùng là nâng cao hiệu quả, độ chính xác và kiểm soát tài chính tổng thể thông qua các lựa chọn sáng suốt.

Kết luận

Trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh hiện đại, cách bạn quản lý thanh toán là chìa khóa dẫn đến hiệu quả, độ chính xác và kiểm soát tài chính. Hành trình từ các phương thức thanh toán truyền thống đến các giải pháp kỹ thuật số hợp lý là một quá trình chuyển đổi đòi hỏi sự cân nhắc cẩn thận nhưng phần thưởng là không thể phủ nhận.

Như chúng tôi đã khám phá trong hướng dẫn này, việc tự động hóa và hợp lý hóa quy trình thanh toán cho nhà cung cấp của bạn có thể cách mạng hóa bối cảnh tài chính của tổ chức bạn. Bằng cách giải quyết các thách thức trong việc theo dõi thanh toán trong các giai đoạn tăng trưởng, việc tận dụng các giải pháp dựa trên AI như Flow by Nanonets, sử dụng OCR và xác thực dữ liệu, tận dụng sức mạnh của nền tảng thanh toán kỹ thuật số sẽ tạo tiền đề cho một tương lai tài chính tốt hơn, hiệu quả hơn.