Hệ Thống Quản Lý Tài Liệu Điện Tử Hàng Đầu Năm 2023

Được xuất bản lại bởi Plato

Người theo dõi: 0

Thế giới đã trở thành kỹ thuật số, và giấy tờ văn phòng cũng vậy. Mỗi văn phòng tạo, cộng tác, chia sẻ và lưu trữ hàng nghìn tài liệu điện tử hàng năm. Thật dễ dàng để bị lạc trong sự hỗn loạn. Và do đó, chúng tôi có một hệ thống quản lý tài liệu điện tử sắp xếp các tài liệu để nhóm của bạn có thể truy cập các tài liệu quan trọng khi đang di chuyển.

Có rất nhiều phần mềm quản lý tài liệu điện tử có sẵn trực tuyến. Các tổ chức cần chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và trường hợp sử dụng của họ. Trong blog này, chúng ta sẽ xem xét 5 hệ thống quản lý tài liệu điện tử hàng đầu trên thị trường và nêu bật các tính năng khiến chúng nổi bật.

Ống nano
M-Tệp
tạm thời
Tài liệu logic
Văn phòng duy nhất

Cho dù bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, người làm việc tự do hay đơn giản là ai đó đang tìm cách sắp xếp các tệp kỹ thuật số của mình theo thứ tự, blog này sẽ giúp bạn tìm thấy EDMS hoàn hảo cho nhu cầu của mình.

EDM hàng đầu năm 2023

#1. mạng nano

Trích xuất dữ liệu tài liệu trên Nanonet

Nanonets là một hệ thống điện tử toàn diện hệ thống quản lý tài liệu. Nó có giao diện dễ sử dụng và các tính năng nâng cao cho đầu cuối tài liệu tự động quản lý.

Một trong những tính năng cốt lõi của nền tảng là nó tự động thu thập dữ liệu từ bất kỳ loại tài liệu nào bằng cách sử dụng Công nghệ OCR. Bạn cũng có thể tạo quy trình làm việc tự động để hoàn thành các tác vụ tài liệu như phân loại tài liệu, lưu trữ, lập chỉ mục và kiểm soát tài liệu hoặc thậm chí tạo quy trình công việc phê duyệt để xác nhận chi tiết tài liệu.

Với giao diện không có mã, hơn 5000 tích hợp và 15 ngày dùng thử miễn phí, Nanonets có thể được sử dụng từ ngày đầu tiên để quản lý tài liệu kinh doanh và tự động hóa các quy trình thủ công.

Ưu điểm:

Giao diện thân thiện với người dùng không có mã
Trình phân loại tài liệu tuyệt vời
Hỗ trợ khách hàng 24 × 7
5000+ tích hợp
Tự động hóa quy trình tài liệu thủ công với quy trình công việc không có mã
Bảo vệ bằng mật khẩu, Vai trò Dựa trên quyền truy cập tài liệu
Lưu trữ tài liệu an toàn
Trích xuất dữ liệu từ các bản ghi với độ chính xác> 95%
Giao diện dễ sử dụng - học cách sử dụng nó trong 30 phút hoặc ít hơn
Mẫu và các tùy chọn tùy chỉnh dễ dàng

Nhược điểm:

Không có tùy chọn tạo tài liệu
Không thể được sử dụng cho chữ ký tài liệu

Hơn 30,000 người dùng sử dụng Nanonet để tự động hóa hơn 30 triệu quy trình tài liệu. Nanonets là sự lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa các quy trình tài liệu của họ với một nền tảng mạnh mẽ, an toàn và không có mã.

Bạn có một trường hợp sử dụng trong tâm trí? Thực hiện một cuộc gọi ngắn trong 10 phút với các chuyên gia tự động hóa của chúng tôi để tối ưu hóa quản lý tài liệu trong tổ chức của bạn.

#2. Tệp M

M-Files là một hệ thống quản lý tài liệu điện tử dễ sử dụng giúp quản lý tài liệu hiệu quả. Nó giảm thời gian lưu trữ và chia sẻ tệp và tài liệu, giúp tăng năng suất của tổ chức.

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử M-Files giúp theo dõi các thay đổi trong tệp và tài liệu một cách hiệu quả và dễ dàng. Cuối cùng, nó cho phép người dùng dùng thử miễn phí phần mềm trước khi mua gói.

nguồn

Ưu điểm:

Cho phép người dùng truy cập tài liệu từ mọi thiết bị
Cho phép người dùng theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với tệp

Nhược điểm:

Bạn cần tải phần mềm về để sử dụng
Cấu hình GUI phức tạp
Có những hạn chế về số lượng trong kho tiền
Công cụ quản trị phức tạp
Nó sẽ tăng cường giao diện người dùng.

#3. tạm thời

Templafy là một nền tảng tạo tài liệu cung cấp các mô-đun quản lý tài liệu điện tử cho các doanh nghiệp đang tìm cách tổ chức các tài liệu kinh doanh.

Templafy cung cấp nhiều công cụ để tạo tài liệu, cộng tác nội dung, chữ ký số và theo dõi tài liệu. Với lưu trữ đám mây, Templafy cho phép người dùng truy cập tài liệu dễ dàng từ bất kỳ thiết bị di động nào.

Ưu điểm:

Các tùy chọn theo dõi và tạo tài liệu dễ dàng
Tích hợp tạo tài liệu tuyệt vời

Nhược điểm:

Có thể mất thêm thời gian để tải tài liệu
Có thể gặp sự cố khi đăng nhập
Đôi khi nó có thể gặp sự cố tương thích
Nó có thể tốn kém cho các tổ chức nhỏ

# 4. Tài liệu logic

Phần mềm quản lý tài liệu điện tử Logical Doc là một hệ thống mã nguồn mở dựa trên Java giúp tự động hóa quy trình kinh doanh.

LogicalDoc cho phép người dùng và tổ chức tổ chức, lập chỉ mục, truy xuất, kiểm soát và phân phối các tài liệu kinh doanh quan trọng một cách an toàn và đáng tin cậy, tập trung vào tự động hóa quy trình kinh doanh và truy xuất nội dung nhanh chóng.

Giao diện Logical Doc EDMS — Tài liệu logic EDMS giao diện

Ưu điểm:

Tuyệt vời cho quản lý thông tin
Các plug-in mã nguồn mở có sẵn

Nhược điểm:

Giao diện người dùng lỗi thời
Đắt tiền cho các tổ chức nhỏ
Tùy chỉnh yêu cầu Kiến thức lập trình
Khó học cho người mới bắt đầu
Không hỗ trợ điện thoại

# 5. Hệ thống Ascensio OnlyOffice

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Ascensio System OnlyOffice rất đơn giản để sử dụng EDMS cho các doanh nghiệp nhỏ. Nó giúp chia sẻ tập tin và tài liệu; bạn cũng có thể dễ dàng quản lý các tác vụ bằng cách tích hợp các tệp, email, liên kết URL, v.v. vào hệ thống của mình.

Hơn nữa, hệ thống quản lý tài liệu này hỗ trợ CIFS (Hệ thống tệp giao diện chung), cho phép khả năng tương thích của các tệp và tài liệu với OS (hệ điều hành) như Unix, v.v. Ngoài ra, hệ thống quản lý tài liệu này hoạt động với sự hỗ trợ của hỗ trợ API.

Ưu điểm:

Tương thích với các dịch vụ đám mây
Tính năng lưu trữ và chia sẻ dễ dàng
Tốt cho việc tạo tài liệu

Nhược điểm:

Thiếu tự động hóa tài liệu
Lưu trữ tài liệu đám mây rất ít
Truy cập dựa trên vai trò khó giám sát
Giao diện người dùng khó khăn

Nanonets – Một EDMS hoàn chỉnh cho doanh nghiệp của bạn

[Nhúng nội dung]

Nanonets là một hệ thống quản lý tài liệu điện tử có nhiều tính năng hoạt động như phần mềm tài khoản phải trả. Nanonets có phần mềm OCR tích hợp, giải pháp thanh toán & tự động hóa quy trình làm việc nâng cao.

Do sự kết hợp này, Nanonets có thể giải quyết các nhiệm vụ kinh doanh khác nhau như tự động tải lên tài liệu, phân loại, xác định các tài liệu trùng lặp, thanh toán cho nhà cung cấp, quản lý phê duyệt tài liệu, Và nhiều hơn nữa.

Nanonets đơn giản hóa việc quản lý tài liệu. Ngay khi một tài liệu đi vào hệ sinh thái của bạn, bạn có thể tự động gửi tài liệu tới Nanonets. Nền tảng sẽ đọc, trích xuất thông tin liên quan, phân loại và tài liệu chỉ mục, sau đó gửi tài liệu vào bộ lưu trữ sau khi hoàn thành các bước kiểm tra liên quan bằng trình kích hoạt quy trình làm việc. Nền tảng cũng chuyển đổi tài liệu thành các tệp PDF có thể tìm kiếm, giúp tìm kiếm tài liệu của bạn dễ dàng hơn bằng cách tìm kiếm từ khóa đơn giản.

Ví dụ: hóa đơn chạm vào hộp thư đến của bạn. Nanonet sẽ

trích xuất dữ liệu từ hóa đơn,
kiểm tra trùng lặp,
khớp với đơn đặt hàng, đơn đặt hàng và hóa đơn,
phân loại chi tiêu bằng mã GL,
nhận được phê duyệt thanh toán, và
cuối cùng, thực hiện thanh toán.

Tất cả những điều này có thể được thiết lập trong Nanonets mà không cần viết một dòng mã nào.

Bạn cũng có thể sử dụng Nanonets như một giải pháp nhãn trắng trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử hiện có của bạn. Bạn đang tìm kiếm một quan hệ đối tác tương tự? Hãy liên hệ với chúng tôi.

5 lý do bạn nên sử dụng Nanonet

[Nhúng nội dung]

Lợi ích của Nanonets không chỉ là một nền tảng dễ sử dụng với nhiều trường hợp sử dụng. Dưới đây là năm lý do bạn nên cân nhắc sử dụng Nanonet để quản lý tài liệu điện tử của mình một cách hiệu quả.

Nanonets có loại tốt nhất trong lớp Phần mềm OCR, nhận dạng và trích xuất các điểm dữ liệu từ tài liệu của bạn mà không cần bất kỳ mẫu nào. Bạn có thể tạo mô hình OCR tùy chỉnh của mình sau 15 phút trên nền tảng.

Nền tảng này hoạt động với hơn 200 ngôn ngữ và có thể dễ dàng trích xuất thông tin từ nhiều ngôn ngữ, nhiều trang, cấu trúc, hoặc là khai thác dữ liệu phi cấu trúc từ tài liệu. Bạn có thể sử dụng dữ liệu được trích xuất để kích hoạt quy trình công việc.

Trích xuất dữ liệu từ tài liệu trên Nanonets

nguồn hóa đơn

Có một tài liệu? Chỉ cần tải tài liệu lên và trích xuất dữ liệu từ đó khi đang di chuyển.

Tự động hóa quy trình thủ công không có quy trình công việc mã

Quy trình công việc dễ sử dụng, không cần mã và có thể tùy chỉnh của Nanonets có thể tự động hóa quy trình tài liệu, xử lý hóa đơn, quy trình phê duyệt, yêu cầu bảo hiểm, và nhiều hơn nữa.

Bạn có thể sử dụng quy trình làm việc Nanonets để tự động hóa

Và nhiều hơn nữa. Khả năng là vô tận.

Có một trường hợp sử dụng tự động hóa quy trình công việc trong tâm trí? Bắt đầu dùng thử miễn phí or liên hệ với nhóm của chúng tôi để thiết lập quy trình làm việc của bạn.

Tích hợp dễ dàng với hơn 5000 tùy chọn tích hợp

Nanonets tích hợp với ngăn xếp công nghệ hiện có của bạn một cách dễ dàng với tích hợp API & vượt trội. Đảm bảo luồng dữ liệu liền mạch đến và đi từ Nanonets và các ứng dụng kinh doanh của bạn.

Không có mã & Bắt đầu sử dụng từ Ngày 1

Nanonets cực kỳ dễ thiết lập. Tất cả những gì bạn cần làm là bắt đầu dùng thử miễn phí, tải tài liệu của bạn lên trích xuất dữ liệuvà kết nối với các tích hợp cần thiết. Đó là nó.

Bạn có thể bắt đầu sử dụng nền tảng từ ngày đầu tiên.

Bảo vệ các tài liệu nhạy cảm với quyền truy cập dựa trên vai trò và lưu trữ an toàn

Bảo vệ tài liệu kinh doanh của bạn với quyền truy cập hạn chế và lưu trữ tài liệu trong bộ lưu trữ đám mây an toàn. Nanonets tuân thủ GDPR, được chứng nhận SOC2 và có sẵn trong dịch vụ lưu trữ tại chỗ, cho phép bạn sửa đổi Nanonets theo yêu cầu bảo mật của mình.

Ngoài những điều trên, Nanonets nổi bật so với các đối thủ cạnh tranh với những điều sau:

Có một quản lý tài liệu trường hợp sử dụng trong tâm trí? Hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa quy trình tài liệu. Hãy liên hệ với nhóm chuyên gia của chúng tôi để chúng tôi có thể hướng dẫn bạn cách quản lý tài liệu hiệu quả trên quy mô lớn.

Kết luận

Những lợi ích của hệ thống quản lý tài liệu điện tử làm cho nó trở nên quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu của mình. Chọn phần mềm tốt nhất cho yêu cầu của bạn đòi hỏi rất nhiều nghiên cứu.

Hãy để nhóm của chúng tôi đơn giản hóa quyết định của bạn. Hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi để xem cách bạn có thể sử dụng Nanonets để giải quyết các yêu cầu kinh doanh và tự động hóa các nhiệm vụ quản lý tài liệu điện tử thông thường của bạn.

Lvà chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa các quy trình quản lý tài liệu của mình. Đặt một cuộc gọi tư vấn miễn phí để xem làm thế nào bạn có thể tiết kiệm 80% chi phí & 90% thời gian với tự động hóa Nanonets.

Đọc thêm về quản lý tài liệu: