Thám tử chuỗi cung ứng™ và trường hợp các quy trình toàn cầu bị hỏng!

Được xuất bản lại bởi Plato

Người theo dõi: 0

Tôi vừa tới hiện trường. Nhìn bề ngoài, những nhà lãnh đạo điều hành mà tôi gặp đến từ Châu Mỹ, Châu Âu và Châu Á đều là những người rất thông minh. Nhưng tôi sớm biết rằng mỗi vùng có cách làm việc khác nhau ở địa phương. Tuy nhiên, từ góc độ rộng hơn, chỉ có những quy trình toàn cầu bị hỏng.

Nói rằng có những quy trình toàn cầu bị hỏng là hơi sai lầm. Thực tế là không có quá trình “toàn cầu” thực sự nào cả. Mỗi địa điểm đều có cách thực hiện công việc riêng ngay cả trong một khu vực, do đó thậm chí không có quy trình thực tế theo khu vực.

Rõ ràng phải có cách tốt hơn để làm việc. Đây là một trường hợp khác cho Thám tử chuỗi cung ứng ™!

Thiết lập cảnh

Công ty có hơn hai chục cơ sở trên khắp thế giới. Mỗi cơ sở thực hiện các nhiệm vụ gần như giống nhau.

Họ nhận hàng vào kho/trung tâm phân phối của mình. Họ đã cất giữ những hàng hóa đó. Họ thực hiện một số hoạt động sản xuất nhẹ để biến những vật liệu đó thành sản phẩm sẵn sàng để bán ở cửa hàng bán lẻ thông qua nhiều kênh khác nhau. Và sau đó họ vận chuyển những hàng hóa đó theo đơn đặt hàng của khách hàng đến các cơ sở đó.

Một số cơ sở tiến hành kinh doanh cho cùng một khách hàng. Một số cơ sở có khách hàng chỉ dành riêng cho địa điểm đó. Một số khách hàng chung đã điều hành công việc kinh doanh của họ với chúng tôi theo cách giống nhau đối với tất cả các cơ sở, trong khi những khách hàng chung khác lại kinh doanh khác nhau với từng cơ sở mà họ kinh doanh.

Một số vật liệu có nguồn gốc từ khách hàng và quản lý. Việc tìm nguồn cung ứng và quản lý nhà cung cấp các vật liệu khác vẫn được giao cho các cơ sở của chúng tôi.

Mỗi lãnh đạo cơ sở báo cáo cho một Phó Giám đốc Điều hành Khu vực, một người phụ trách Châu Á, Châu Âu và Bắc Mỹ.

Nhìn bề ngoài, nó giống như một hoạt động sản xuất, hậu cần hoặc phân phối điển hình.

Nhưng hiệu suất hoạt động tổng thể của tổ chức rất không nhất quán. Hiệu suất giao hàng, chất lượng, chi phí vận hành, lợi nhuận, vòng quay hàng tồn kho, dòng tiền và lợi tức đầu tư đều rất khác nhau tùy theo cơ sở, trong khu vực và giữa các khu vực.

Sự hài lòng của khách hàng bị ảnh hưởng và tinh thần của nhân viên lên xuống bất kể văn hóa hay địa lý. Và nếu nhìn lướt qua các so sánh điểm chuẩn với các đối thủ cạnh tranh, bạn sẽ thấy công ty đang tụt lại phía sau ở hầu hết mọi chỉ số.

Tại một cuộc họp quản lý toàn công ty diễn ra vào ngày tôi bắt đầu, tôi có cơ hội được gặp và nói chuyện rất nhanh với nhiều lãnh đạo thực tế của công ty. Tôi nhận được một hoặc hai tai.

Những lời phàn nàn về hiệu suất không nhất quán, cách thực hiện khác nhau, kết quả khác nhau và các vấn đề với khách hàng rất nhiều. Không ai hài lòng về cách mọi việc đã được thực hiện. Rõ ràng người tiền nhiệm của tôi không biết nhiều về hoạt động và không thể đưa ra bất kỳ hướng dẫn hay lãnh đạo nào trong nhiệm kỳ của mình, khiến tổ chức trở nên mất kiểm soát.

Các nhà quản lý từ tất cả các bộ phận của tổ chức đang cầu xin sự giúp đỡ của tôi và có lẽ hoài nghi về việc liệu mọi việc có thực sự được thực hiện dựa trên kinh nghiệm trong quá khứ của họ hay không.

Có điều gì đó rất không ổn.

Đã đến lúc bắt đầu một cuộc điều tra!

Điều tra

Cách duy nhất để biết chuyện gì đang xảy ra là đến thăm từng cơ sở để tận mắt chứng kiến. Sẽ không đủ nếu ngồi sau bàn làm việc ở trụ sở công ty, nhìn vào biểu đồ và nói chuyện với mọi người qua điện thoại hoặc qua email. Tận mắt chứng kiến là cách duy nhất để xử lý mọi việc.

Và việc thăm quan từng cơ sở phải có chiều sâu và rất chi tiết. Tôi cần phải xem và xem xét thực tế mọi phần của mọi hoạt động. Tôi cần nói chuyện trực tiếp với các nhân viên trong nhà kho. Tôi cần phải điều tra!

Có quá nhiều Giám đốc điều hành đến thăm các cơ sở và thực hiện chuyến tham quan “Hoàng gia” hoặc chuyến tham quan “Du lịch”. Ban quản lý cơ sở chuẩn bị cho những chuyến thăm kiểu đó bằng cách sơn thêm lớp sơn mới, dọn dẹp đồ đạc và giữ cho du khách tránh xa những khu vực mà họ không muốn bị nhìn thấy. Những chuyến thăm này chỉ là lướt qua và hời hợt. Bất kỳ nhà điều hành hoạt động nào có uy tín đều có thể nhanh chóng nhìn ra những nỗ lực này và phá vỡ các biện pháp này.

Tôi đã yêu cầu từng Phó Chủ tịch Khu vực sắp xếp chuyến thăm từng cơ sở. Tôi sẽ dành khoảng 2 tuần ở mỗi khu vực để tham quan từng hoạt động. Những khó khăn của loại hình du lịch căng thẳng, đầy hành động này chỉ là thứ yếu so với nhiệm vụ chính của tôi. Các Phó Chủ tịch cũng được thông báo rằng trong những chuyến thăm này, chúng tôi cần phải bỏ mọi thủ tục. Chúng tôi đã đi sâu vào việc xem xét mọi khía cạnh của mọi cơ sở.

Tôi bắt đầu cuộc điều tra khi đến thăm các cơ sở của chúng tôi trên khắp Hoa Kỳ và Mexico.

Ở Florida, tôi gặp một nhóm hoạt động rất hiệu quả. Họ có một vài khách hàng thực sự là đối thủ cạnh tranh nên hoạt động của họ phải tách biệt về mặt vật lý và được bảo mật. Nhóm đã cho tôi cái nhìn sâu sắc về hoạt động của họ, điều gì hiệu quả và điều gì không. Họ cởi mở với một số gợi ý ban đầu của tôi. Tôi để lại ấn tượng với đội.

Cơ sở tiếp theo ở Mid West để lại ấn tượng khá khác biệt. Đội ngũ quản lý có phần bác bỏ và trịch thượng. Sự không thành thật của họ đã tỏa sáng. Họ đã cố gắng cho tôi một chuyến tham quan “Hoàng gia” nhưng tôi nhanh chóng làm hỏng kế hoạch đó và tìm hiểu mọi khía cạnh của hoạt động. Rõ ràng hoạt động này cần một cuộc đại tu từ trên xuống dưới.

Khi tôi tiếp tục đi du lịch khắp châu Mỹ, tôi gặp thêm nhiều hoạt động giống như ở Florida và chỉ có một hoạt động khác giống như ở Trung Tây. Nhìn chung, các kết quả đều khác nhau nhưng tôi đã có cảm giác tốt về tình trạng hiện tại của mọi thứ, điều mà tôi sẽ không bao giờ phải ngồi sau bàn làm việc tại Corporate.

Tiếp theo tôi tiếp tục đi du lịch Châu Á, thăm quan các địa điểm ở 6 quốc gia khác nhau. Chỉ có một hoạt động có vẻ khá kém. Các đội châu Á rất nhiệt tình, lắng nghe tốt và nhìn chung để lại cho tôi ấn tượng rằng mọi thứ đều được kiểm soát chặt chẽ, bất chấp mọi cơ hội cải tiến trong tương lai.

Cuối cùng tôi đã tới Châu Âu. 5 quốc gia khác đã có mặt trong hành trình. Tất cả các thao tác đều được tinh chỉnh, ngoại trừ một thao tác rõ ràng là yếu. Họ đang tự mình thực hiện một số sáng kiến rất sáng tạo. Tư duy tiến bộ và tầm nhìn xa của họ đều bắt nguồn từ tư duy của vị Phó chủ tịch khu vực rất thông minh của họ.

Khi trở về nhà, tôi có rất nhiều điều phải suy nghĩ. Tôi đã hoàn thành cuộc điều tra của mình. Vì vậy, bây giờ tôi phải nhìn lại tất cả thông tin và quan sát mà tôi đã tích lũy, tiếp thu tất cả, tiếp thu nó và xác định xem chúng tôi cần thực hiện bất kỳ hành động nào.

Giải quyết vụ việc

Chuyến đi vòng quanh thế giới không chỉ giúp tôi hiểu rõ hơn những gì đang thực sự diễn ra trong hoạt động của chúng tôi mà còn cho phép tôi nhanh chóng gặp gỡ và phát triển mối quan hệ với toàn bộ nhóm điều hành trên toàn cầu, ở mọi cấp độ từ nhà kho đến văn phòng và sự quản lý.

Tôi đã phát triển ý thức về mức độ cởi mở với sự thay đổi và đổi mới cũng như mức độ phản kháng và phản kháng. Bây giờ tôi đã biết ai mạnh mẽ, ai có tiềm năng lớn, ai cần giúp đỡ để phát triển và ai sẽ phải đấu tranh để tiếp tục cuộc hành trình.

Khi tôi suy ngẫm về tất cả những thông tin tôi đã thu thập được, một ý nghĩ quan trọng nhất hiện lên trong tôi.

Bất kể hoạt động đang hoạt động tốt như thế nào, cơ sở đang phục vụ khách hàng nào, cơ sở được đặt ở đâu hay đội ngũ quản lý hiệu quả đến mức nào, thì các hoạt động cốt lõi chi phối cách mọi cơ sở được vận hành đều hoàn toàn giống nhau.

Mọi cơ sở đều phải nhận hàng, lưu trữ, nhận đơn đặt hàng của khách hàng, xử lý các đơn đặt hàng đó, chọn và đóng gói hàng hóa đó và vận chuyển theo chỉ dẫn của khách hàng. Bất kể hàng hóa là gì hay khách hàng là ai, mọi quy trình đó đều phải được thực hiện.

Mỗi cơ sở hoạt động như một hòn đảo, thậm chí trong từng khu vực. Không có sự chia sẻ thông tin chính thức hoặc thậm chí không chính thức hoặc chia sẻ thực tiễn tốt nhất giữa các cơ sở. Họ đứng một mình và giữ nguyên như vậy, và chưa bao giờ có bất kỳ sự khuyến khích nào để nhìn ra ngoài bốn bức tường của chính họ.

Điều tôi nhận ra là mặc dù các quy trình đó giống nhau nhưng cách thức thực hiện từng quy trình đó ở mỗi cơ sở lại khác nhau, thậm chí trong cùng một khu vực. Mọi cơ sở đều đã tùy chỉnh các quy trình đó theo thời gian để phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ.

Kết quả là không có quy trình nào trong số đó được tối ưu hóa trên toàn bộ công ty. Đối với nhiều cơ sở mà chúng tôi có thì có rất nhiều cách khác nhau để thực hiện các quy trình chung đó. Ngay cả đối với các hoạt động được vận hành tốt về mặt lý thuyết, cũng không có gì đảm bảo rằng cách họ thực hiện bất kỳ một quy trình nào là cách tốt nhất có thể. Đó chỉ đơn thuần là cách họ chọn để thực hiện quá trình đó.

Và đó chính là vấn đề cơ bản của các quy trình toàn cầu bị phá vỡ. Mặc dù tất cả các quy trình đó đều hoạt động nhưng chúng không được tối ưu hóa. Trên thực tế, các quy trình này đã bị phá vỡ từ góc độ tối ưu hóa toàn cầu.

Tôi sẽ không bao giờ có được sự hiển linh này khi ngồi sau bàn làm việc. Chỉ bằng cách đến thăm từng địa điểm, tôi mới tích lũy đủ kinh nghiệm để đạt được cái nhìn sâu sắc đó.

Xác định tương lai

Tôi nhận ra rằng đối với bất kỳ quy trình đơn lẻ nào cũng cần có một cách tốt nhất để thực hiện quy trình đó. Nếu tôi có 24 cơ sở tiếp nhận thì phải có cách thức tối ưu để tiến hành quá trình tiếp nhận. Hơn nữa, nếu tôi có thể xác định được cách tiếp nhận tốt nhất thì chúng tôi có thể triển khai nó cho mọi hoạt động. Điều này sẽ làm cho mọi người làm việc hiệu quả và hiệu quả hơn. Nó rất có ý nghĩa.

Tôi đã thảo luận tầm nhìn của mình về sáng kiến này, hay đúng hơn là mang tính cấp thiết, với các Phó chủ tịch khu vực của tôi. Chúng tôi cần khởi động một Sáng kiến “Quy trình xuất sắc toàn cầu”.

Sẽ có một nhóm cho mỗi quy trình (tổng cộng 12 quy trình khác nhau đã được xác định. Mỗi nhóm sẽ có đại diện từ mỗi khu vực, cho phép các thành viên trong nhóm tham gia vào trải nghiệm đổi mới toàn cầu.

Mỗi nhóm quy trình sẽ có nhiệm vụ xác định quy trình tốt nhất trong lớp, thực hiện đo điểm chuẩn và phát triển kế hoạch hành động để triển khai quy trình tốt nhất trong toàn bộ hoạt động toàn cầu. Họ sẽ hành động dưới sự ủy quyền trực tiếp của tôi và được trao quyền rộng rãi để thực hiện những thay đổi cần thiết.

Tôi đã thêm một mức độ quản trị để đảm bảo rằng mỗi nhóm luôn có tiến bộ. Tôi sẽ gặp mọi đội hai tuần một lần. Điều này cho nhóm thấy rằng điều này quan trọng đối với tôi và đối với tổ chức. Đó không phải “chỉ là một chương trình khác”. Kết quả thực sự đã được mong đợi.

Những cuộc họp quản trị này cũng cho phép tôi đảm bảo rằng các nhóm luôn đi đúng hướng. Tôi có thể loại bỏ bất kỳ khối hoặc con bò thiêng liêng nào mà họ gặp phải Thay đổi lãnh đạo. Tôi có thể cung cấp cho họ một số cố vấn và hướng dẫn nếu họ cần. Và nó cho phép tôi truyền đạt những chuẩn mực và niềm tin văn hóa mà chúng tôi cần để biến văn hóa của mình thành một tổ chức có hiệu suất cao.

Và vì vậy những nỗ lực của chúng tôi bắt đầu sửa chữa những quy trình toàn cầu bị hỏng này.

Kết quả

Trong vòng 6 tháng, chúng tôi đã thấy và nhận thấy những cải tiến đáng kể về năng suất trên hầu hết các quy trình. Giống như mọi thứ đều tiến triển nhanh hơn ở một số khu vực và chậm hơn những khu vực khác. Nhưng mọi người đều đang tiến về phía trước với một tốc độ nào đó.

Một nhóm cụ thể đã tạo ra một số kết quả đẳng cấp thế giới, dẫn đầu ngành là nhóm thực hiện đơn hàng chọn và đóng gói của chúng tôi. Họ đã tạo và triển khai quy trình thực hiện đơn hàng Thương mại điện tử cho phép họ chọn và đóng gói đơn đặt hàng của khách hàng trong vòng 4 phút khi nhận được đơn đặt hàng đó. Vào thời điểm đó, điều đó tốt hơn bất kỳ công ty nào khác trên thế giới, BAO GỒM Amazon.

Một nhóm khác tập trung vào hiệu suất luân chuyển hàng tồn kho cũng có kết quả phi thường. Trong vòng 9 tháng chúng tôi đã có NHÂN ĐÔI doanh thu hàng tồn kho của chúng tôi. Điều này đã đưa công ty từ vị trí tụt hậu trong ngành lên vị trí dẫn đầu ngành.

Kết luận

Cuộc điều tra của chúng tôi không chỉ tiết lộ một vấn đề tiềm ẩn với các quy trình toàn cầu bị hỏng mà lẽ ra không thể nhìn thấy được, mà còn chứng minh rằng một cuộc điều tra thăm dò nhằm tìm kiếm vấn đề có thể dẫn đến những kết quả phi thường.

Cách tiếp cận điều tra và năng lực của The Supply Chain Detective™ đã dẫn đến việc tạo ra các quy trình toàn cầu tốt nhất, không chỉ mang lại lợi ích cho công ty mà còn nỗ lực thúc đẩy và phát triển nhân viên, đồng thời mang lại sự gia tăng đáng kể về sự hài lòng của khách hàng.