Tầm quan trọng của kế hoạch quản lý thay đổi

Trong thời điểm không chắc chắn trong bối cảnh kinh doanh toàn cầu, các tổ chức được nhanh chóng thích nghi và đáp ứng với sự thay đổi là những người sống sót sau các cuộc khủng hoảng như đại dịch. Trong XNUMX năm qua và đặc biệt là trong thời kỳ đại dịch, các tổ chức toàn cầu đã phải chịu áp lực rất lớn trong việc áp dụng chuyển đổi kỹ thuật số để tồn tại. Sự thật là để một doanh nghiệp triển khai thành công mô hình hoạt động kỹ thuật số, doanh nghiệp đó phải “quản lý” sự thay đổi. Nếu không tạo và kết hợp kế hoạch quản lý thay đổi, sáng kiến ​​chuyển đổi kỹ thuật số có thể sẽ thất bại. 

Đối với những người có thể chưa quen với chuyển đổi kỹ thuật số và quản lý thay đổi, đây là đánh giá nhanh về cả hai khái niệm:

Chuyển đổi kỹ thuật số liên quan đến sử dụng tài sản kỹ thuật số chẳng hạn như các công nghệ và công cụ kỹ thuật số để chuyển đổi các quy trình và hệ thống kinh doanh hiện có. Do đó, chuyển đổi kỹ thuật số khá khó đạt được nếu không hiểu trước cách thức công nghệ kỹ thuật số có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. 

Quản lý thay đổi là quá trình tài liệu để thực hiện bất kỳ thay đổi nào, dù lớn hay nhỏ, đối với quy trình hoặc hệ thống kinh doanh hiện tại. Các bước quản lý thay đổi được thực hiện tốt có thể cải thiện đáng kể kết quả kỹ thuật số. 

Quản lý Thay đổi và Chuyển đổi Kỹ thuật số: Cả hai đều cần thiết cho Chuyển đổi Doanh nghiệp 

Quản lý thay đổi và chuyển đổi kỹ thuật số, dù không giống nhau, nhưng thường cần đến nhau để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.  

Trong một doanh nghiệp hiện đại, thay đổi hoặc chuyển đổi không thể xảy ra nếu không sử dụng dữ liệu và công nghệ kỹ thuật số. Trong chuyển đổi kỹ thuật số, các công nghệ và công cụ kỹ thuật số được sử dụng để chuyển đổi mô hình kinh doanh. Và quản lý thay đổi, thông qua cách tiếp cận có hệ thống để quản lý thay đổi, hỗ trợ quá trình chuyển đổi kỹ thuật số trong việc lập kế hoạch, thực hiện và triển khai các thay đổi cần thiết trong toàn tổ chức. 

Ý tưởng đằng sau việc quản lý thay đổi là dự đoán các vấn đề, giảm thiểu lỗi, quản lý khả năng kháng cự, đo lường tác động và điều phối việc áp dụng để quá trình chuyển đổi diễn ra liền mạch cho tất cả người dùng. Có một kế hoạch quản lý thay đổi đảm bảo rằng các tác động bất lợi của chuyển đổi kỹ thuật số là tối thiểu.  

In chuyển đổi kỹ thuật số, các công nghệ kỹ thuật số được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực kinh doanh – dẫn đến những thay đổi cơ bản trong cách vận hành kinh doanh và mang lại giá trị cho khách hàng. 

Số hóa liên quan đến các tác động sâu hơn, rộng hơn của con người được kết nối với những thay đổi, không chỉ các hệ thống và quy trình mới đang được triển khai. Thông thường, khi các doanh nghiệp thực hiện các sáng kiến ​​chuyển đổi kỹ thuật số, họ tham gia quản lý thay đổi tổ chức (OCM) để hỗ trợ. OCM có thể giúp quản lý rủi ro về phía con người liên quan đến những thay đổi được đề xuất.

Quản lý thay đổi là một thành phần cốt lõi của chuyển đổi kỹ thuật số

A thay đổi quản lý kế hoạch đáp ứng các bước sau trong sáng kiến ​​chuyển đổi kỹ thuật số:

• Đánh giá tình trạng kinh doanh hiện tại để xác định các lỗ hổng trong quy trình và hệ thống
• Xác định các mục tiêu và mục đích dự định của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số
• Giúp vạch ra kế hoạch chi tiết hoặc lộ trình để hoàn thành tất cả các bước trong quá trình chuyển đổi
• Giúp quản lý (giám sát) và thực hiện chuyển đổi (thay đổi) ở mọi giai đoạn 

Quản lý thay đổi, thông qua việc sử dụng hợp lý thực hành tốt nhất, giúp giảm thiểu các rủi ro đã xác định và thực hiện các thay đổi một cách an toàn.

Tham khảo William McKnight's hội thảo trực tuyến về quản lý thay đổi, được thiết kế để hướng dẫn các công ty cách mang lại những thay đổi về hiệu suất với sự trợ giúp của công nghệ. 

Quản lý thay đổi trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số 

Là một chuyển đổi kỹ thuật số sáng kiến ​​được thực hiện tại một tổ chức có thể là thách thức và khó khăn, thay đổi quản lý đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng toàn bộ quá trình diễn ra suôn sẻ bằng cách:

• Là tuyến phòng thủ đầu tiên chống lại sự kháng cự của tổ chức
• Nắm vững tất cả các mục tiêu và mục tiêu đã xác định của chuyển đổi kỹ thuật số
• Truyền đạt các vấn đề, vấn đề, mối quan tâm và cả lợi ích trong tương lai cho mọi người ở mọi giai đoạn 
• Đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi không diễn ra trong một sớm một chiều mà dần dần, theo từng giai đoạn
• Cung cấp hỗ trợ và đào tạo đầy đủ cho nhân viên kinh doanh để nắm bắt sự thay đổi. 

Ưu điểm và nhược điểm của quản lý thay đổi

Việc triển khai kế hoạch quản lý thay đổi cho phép các nhóm lãnh đạo lập chiến lược và quản lý hiệu quả các thay đổi được đề xuất đối với các quy trình hoặc hệ thống kinh doanh. Đây là những gì có thể nhìn thấy ưu điểm và nhược điểm của quản lý thay đổi:

Ưu điểm bao gồm:

• Quản lý thay đổi cung cấp một khuôn khổ để hỗ trợ và hiểu được sự thay đổi cũng như tác động của nó đối với một tổ chức, ví dụ: Mô hình của Lewin của quản lý thay đổi.
• Nếu các thành viên trong nhóm kinh doanh được tin tưởng, họ sẽ thúc đẩy các thay đổi chiến lược của riêng mình thay vì bị ban quản lý buộc phải chấp nhận thay đổi.
• Nhóm quản lý thay đổi sẽ đảm bảo rằng các thay đổi đã được triển khai chính xác và nhân viên kinh doanh đã được đào tạo phù hợp để sử dụng các hệ thống hoặc quy trình mới.
• Trong quá trình thay đổi tổ chức, nhân viên kinh doanh sẽ có thể đạt được các kỹ năng mới, theo đuổi các cơ hội mới và phát huy khả năng sáng tạo của họ theo những cách mang lại lợi ích cuối cùng cho tổ chức. 

Nhược điểm bao gồm:

• Thay đổi có thể hoàn toàn không hiệu quả khi một chiến lược không được phát triển hoặc không đủ mạnh. 
• Nếu lực lượng lao động chống lại sự thay đổi không được xử lý hiệu quả ở giai đoạn đầu, nó có thể làm hỏng và gây hại cho bất kỳ nỗ lực quản lý thay đổi nào. 
• Nếu không có sự tham gia của toàn doanh nghiệp, nhân viên kinh doanh sẽ chỉ xem các thay đổi dưới dạng cập nhật hoặc quy trình thay thế, chứ không phải là một hướng đi hoàn toàn mới cho tổ chức.
• Quản lý thay đổi có thể có khả năng tạo ra những thay đổi nhỏ trong hiện trạng, nhưng nó không thể đưa doanh nghiệp đi theo một hướng hoàn toàn mới. 
• Để giảm thiểu các khía cạnh tiêu cực của quản lý thay đổi, nhóm quản lý thay đổi phải đảm bảo các kế hoạch được xây dựng tốt và các chiến lược hiệu quả và không ngừng cải tiến. 

Các công cụ chính để giải quyết những nhược điểm trên là thông tin liên lạc trung thực và kịp thời về giá trị cảm nhận so với giá trị thực của bất kỳ thay đổi nào.

Ưu điểm và nhược điểm của chuyển đổi kỹ thuật số 

Chuyển đổi kỹ thuật số doanh nghiệp là điều cần thiết trong thế giới đang thay đổi nhanh chóng ngày nay và nó có thể giúp tung ra sản phẩm mới, tiếp cận khách hàng mới và mở rộng sang các phân khúc thị trường khác nhau. Trong khi các công ty có chương trình nghị sự kỹ thuật số và đang tìm cách số hóa lực lượng lao động, mức độ năng lực số hóa của nhân viên và động lực cho những thay đổi rất khác nhau.

Ưu điểm bao gồm:

• Có một loạt các lợi ích chuyển đổi số, bao gồm trải nghiệm khách hàng, mô hình kinh doanh và cộng tác tốt hơn cũng như tăng năng suất, sự linh hoạt, đổi mới và minh bạch. 
• Lợi ích lớn nhất của chuyển đổi số là tự động hóa các công việc thường xuyên chiếm quá nhiều thời gian và sức lao động của con người.
• Các công nghệ kỹ thuật số cho phép các doanh nghiệp sử dụng dữ liệu để có được thông tin chuyên sâu có thể hành động và thông tin tình báo cạnh tranh để đạt được lợi ích kinh doanh.
  Số hóa toàn doanh nghiệp cũng cho phép cộng tác, tư vấn và làm việc theo nhóm từ xa ngay lập tức giữa các đơn vị kinh doanh khác nhau. 
  Chuyển đổi kỹ thuật số trong sản xuất dẫn đến việc tích hợp các cảm biến và thiết bị IoT để theo dõi sản xuất theo thời gian thực; tự động hóa các quy trình thủ công như quản lý hàng tồn kho và dự trữ; và sử dụng phân tích dữ liệu để phát hiện ra sự thiếu hiệu quả của chuỗi cung ứng cần được cải thiện.
• Các kênh truyền thông kỹ thuật số (web, di động, xã hội) trao quyền cho các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng của họ, tương tác trực tiếp với họ và nâng cao trải nghiệm của khách hàng. 
• Lý tưởng nhất (khi được thực hiện đúng), bất kỳ sáng kiến ​​chuyển đổi kỹ thuật số nào cũng tạo cơ hội để đánh giá và tối ưu hóa các hệ thống và quy trình kinh doanh, nhằm đảm bảo rằng chúng tương thích và đủ linh hoạt để mang lại hiểu biết sâu sắc về kinh doanh và định vị một doanh nghiệp để đạt được thành công trong tương lai.

Nhược điểm bao gồm:

• Bởi vì chuyển đổi kỹ thuật số thường yêu cầu các doanh nghiệp xem xét lại các quy trình và thủ tục hiện có, nên chi phí đáng kể liên quan đến việc đánh giá và thực hiện các thay đổi. 
• Một nhược điểm tiềm ẩn khác của chuyển đổi kỹ thuật số là mất niềm tin của khách hàng, điều này có thể xảy ra khi các doanh nghiệp thực hiện các thay đổi trong hệ thống hoặc quy trình của họ. 
• Thất bại trong quá trình triển khai là không thể tránh khỏi, vì vậy các nhóm chuyển đổi kỹ thuật số phải tìm cách giảm thiểu rủi ro thất bại bằng cách xác định những gì cần chuyển đổi và tại sao, xác định các bộ kỹ năng cần thiết, thử nghiệm công nghệ mới trước khi triển khai, đào tạo nhân viên hỗ trợ và thúc đẩy văn hóa ưu tiên kỹ thuật số trong toàn doanh nghiệp. 
• Các công nghệ mới liên tục xuất hiện và các công nghệ hiện có liên tục nâng cấp, do đó, các tổ chức cần phải đủ linh hoạt để nắm bắt các công nghệ mới khi cần thiết. 

Lưu ý cuối

Các mục tiêu kinh doanh của bạn, kết hợp với kế hoạch quản lý thay đổi được cân nhắc kỹ lưỡng và sự trợ giúp từ các chuyên gia chuyên về chuyển đổi kỹ thuật số, là những chiến lược tốt nhất để chuyển đổi sang kỹ thuật số. Nếu tổ chức của bạn đang bắt tay vào một dự án lớn đại tu kỹ thuật số, chẳng hạn như khởi chạy một nền tảng thương mại điện tử mới hoặc chuyển sang trải nghiệm khách hàng được kết nối đầy đủ, điều quan trọng là phải suy nghĩ về cách bạn sẽ thiết kế một thay đổi chiến lược quản lý.

Để thúc đẩy đổi mới và đầu ra, các doanh nghiệp cần phải có một nền tảng kỹ thuật số, trong đó tạo điều kiện giao tiếp và hợp tác giữa tất cả các phòng ban trong công ty. Khi thông tin liên lạc nội bộ được số hóa, năng suất, trách nhiệm giải trình và khả năng sáng tạo sẽ tăng lên trong khi vẫn duy trì được lợi thế cạnh tranh rất cần thiết. Với sức mạnh của môi trường kinh doanh được hỗ trợ kỹ thuật số, doanh nghiệp của bạn sẽ có thể dự đoán các thách thức và tạo ra các giải pháp trước để duy trì khả năng tồn tại trong những năm tới.

Hình ảnh được sử dụng theo giấy phép từ Shutterstock.com

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Khuếch đại kiến ​​thức. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://www.dataversity.net/the-importance-of-a-change-management-plan/