Cách thiết lập kiểm soát tài chính khi khởi nghiệp

Được xuất bản lại bởi Plato

Người theo dõi: 0

Các công ty khởi nghiệp phải đối mặt với vô số thách thức khi họ tìm cách biến những ý tưởng sáng tạo của mình thành những hoạt động kinh doanh có lợi nhuận. Trong số những thách thức này, việc thiết lập các biện pháp kiểm soát tài chính hiệu quả thường bị bỏ qua trong cơn lốc hoạt động.

Tuy nhiên, việc thiết lập các biện pháp kiểm soát tài chính mạnh mẽ là nền tảng cho sự bền vững và tăng trưởng của bất kỳ công ty khởi nghiệp nào. Nó đảm bảo tính toàn vẹn tài chính, giảm thiểu rủi ro và hỗ trợ trong việc ra quyết định.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ hướng dẫn các bước cần thiết để thiết lập các biện pháp kiểm soát tài chính hiệu quả khi khởi nghiệp và cách tự động hóa và công nghệ có thể trợ giúp.

Kiểm soát tài chính là gì và tại sao chúng quan trọng?

Kiểm soát tài chính là các thủ tục, chính sách và phương tiện mà một tổ chức sử dụng để giám sát và quản lý doanh thu, chi phí, ngân sách, dòng tiền và các khía cạnh tài chính khác. Chúng được thực hiện để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của báo cáo tài chính, tuân thủ luật pháp và các quy định, ngăn chặn gian lận và chiếm dụng tài sản cũng như bảo vệ nguồn lực của tổ chức.

Thiết lập các biện pháp kiểm soát tài chính phù hợp là rất quan trọng đối với doanh nghiệp, vì báo cáo tài chính không chính xác có thể dẫn đến những phân tích không chính xác và ảnh hưởng đến việc ra quyết định, có khả năng dẫn đến những lựa chọn chiến lược kém và thua lỗ. Ted Baker, nhà bán lẻ thời trang đường phố cao cấp, đã phải đóng cửa một số cửa hàng và tái cơ cấu sau khoản lỗ 58 triệu bảng. kế toán lỗi vào tháng 2020 năm XNUMX. Một số doanh nghiệp thua lỗ nặng, thậm chí phải đóng cửa vì sai sót về tài chính, kế toán.

Tầm quan trọng của kiểm soát tài chính đối với các công ty khởi nghiệp

Mặc dù kiểm soát tài chính rất quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, nhưng chúng đặc biệt quan trọng đối với các công ty khởi nghiệp. Các công ty khởi nghiệp có đặc điểm là tăng trưởng nhanh, nguồn lực hạn chế và thiếu các quy trình đã được thiết lập. Điều này có thể tạo ra môi trường thuận lợi cho việc quản lý tài chính yếu kém hoặc sai phạm nếu không được kiểm soát đúng cách.

Mặt khác, việc thực hiện kiểm soát tài chính sớm có thể giúp các công ty khởi nghiệp:

Theo dõi và quản lý dòng tiền: Các công ty khởi nghiệp thường hoạt động với ngân sách eo hẹp và cần theo dõi cẩn thận dòng tiền của mình để đảm bảo có đủ trang trải chi phí hoạt động và đạt được mục tiêu đề ra.
Ngăn chặn gian lận và sai sót: Kiểm soát tài chính chặt chẽ giúp giảm nguy cơ sai sót có thể dẫn đến tổn thất tài chính và thiệt hại về danh tiếng. Trong quá trình này, chúng giúp ngăn chặn gian lận và đảm bảo tuân thủ quy định.
Đưa ra quyết định sáng suốt: Kiểm soát tài chính cung cấp thông tin và phân tích tài chính chính xác và kịp thời, có thể rất quan trọng để đưa ra các quyết định kinh doanh chiến lược.
Thu hút nhà đầu tư: Các nhà đầu tư có nhiều khả năng tin tưởng hơn vào các công ty khởi nghiệp có khả năng kiểm soát tài chính mạnh mẽ vì điều đó mang lại cho họ niềm tin vào sự ổn định tài chính và quản lý doanh nghiệp. Điều này cũng có thể giúp các công ty khởi nghiệp cải thiện danh tiếng, thu hút nhiều bên và nhà đầu tư, đồng thời cải thiện định giá và kết quả kinh doanh.

Trong môi trường năng động, nhịp độ nhanh của một công ty khởi nghiệp, việc thiết lập các biện pháp kiểm soát tài chính chặt chẽ có vẻ không phải là ưu tiên trước mắt. Trọng tâm thường là phát triển sản phẩm, nắm bắt thị trường và tăng trưởng nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu không có khuôn khổ kiểm soát tài chính vững chắc, các công ty khởi nghiệp có thể phải đối mặt với những rủi ro đáng kể, bao gồm quản lý tài chính yếu kém, không tuân thủ quy định và tiềm ẩn gian lận.

Việc thực hiện kiểm soát tài chính sớm trong vòng đời của một công ty khởi nghiệp có thể ngăn ngừa những vấn đề này, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển và thành công bền vững. Đây là cách nó có thể được thực hiện.

Thiết lập kiểm soát tài chính khi khởi nghiệp

Việc thiết lập các biện pháp kiểm soát tài chính trong một công ty khởi nghiệp bao gồm một cách tiếp cận toàn diện trải rộng trên nhiều khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp. Việc thực hiện các biện pháp kiểm soát này là một quy trình chiến lược bao gồm việc phân tích các chính sách hiện có, cập nhật dữ liệu và thực tiễn quản lý, xem xét tất cả các kịch bản hoạt động tiềm năng và đưa ra các dự báo và dự đoán sáng suốt.

Dưới đây là một số bước cụ thể để giúp bạn bắt đầu:

Xem lại dữ liệu tài chính hiện có

Khi thiết lập kiểm soát tài chính, bước đầu tiên bao gồm việc đánh giá kỹ lưỡng dữ liệu tài chính hiện có của bạn. Điều này bao gồm ngân sách tài chính, báo cáo, báo cáo lãi lỗ, bảng cân đối kế toán, v.v. Những tài liệu này cung cấp cái nhìn toàn diện về hiệu suất và hoạt động kinh doanh của bạn.

Xác định sự bất thường hoặc chồng chéo trong dữ liệu

Trong hệ thống tài chính hiện tại của bạn, hãy cố gắng xác định bất kỳ sự trùng lặp hoặc bất thường nào trong dữ liệu. Sự chồng chéo có thể chỉ ra các nhiệm vụ hoặc tài nguyên dư thừa. Những điều bất thường có thể gợi ý lỗi hoặc vấn đề cần được giải quyết.

Việc phát hiện những điều này không chỉ giúp bạn hiểu được tình trạng tài chính hiện tại của mình mà còn xác định chính xác mọi lỗ hổng trong khung quản lý cần được giải quyết.

Cập nhật kịp thời

Luôn cập nhật dữ liệu tài chính của bạn là rất quan trọng để kiểm soát tài chính hiệu quả. Điều này không chỉ dừng lại ở các tài liệu tài chính mà còn bao gồm các phương pháp quản lý và chính sách liên quan đến kiểm soát tài chính hiện có. Cập nhật thường xuyên đảm bảo rằng bạn đang làm việc với thông tin chính xác nhất, điều này cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Phân tích tất cả các kịch bản hoạt động có thể xảy ra

Trước khi quyết định chiến lược kiểm soát tài chính cụ thể, bạn nên đánh giá kỹ lưỡng tất cả các tình huống hoạt động có thể xảy ra. Điều này liên quan đến việc xem xét các khía cạnh khác nhau, chẳng hạn như lợi nhuận, chi tiêu, an toàn và quy mô sản xuất hoặc khối lượng.

Bằng cách này, bạn có thể hiểu rõ hơn về cách chính sách kiểm soát tài chính của bạn có thể hoạt động trong các trường hợp khác nhau và bạn có thể điều chỉnh nó để bao quát tất cả các khía cạnh hoạt động của tổ chức của mình.

Dự báo và lập dự báo

Khi bạn thực hiện chính sách kiểm soát tài chính của mình, điều quan trọng là phải nhìn về phía trước và xem xét các mục tiêu và mục tiêu trong tương lai của bạn. Dự báo và đưa ra dự đoán có thể giúp bạn tạo chính sách kiểm soát tài chính phù hợp với các mục tiêu này.

Cách tiếp cận hướng tới tương lai này không chỉ giúp ích trong việc hoạch định chính sách mà còn có thể đóng vai trò là chất xúc tác để đạt được mục tiêu của bạn. Bằng cách hiểu bạn muốn công ty khởi nghiệp của mình đi đến đâu, bạn có thể thiết lập các biện pháp kiểm soát tài chính hỗ trợ hành trình của mình đến đó.

Thực hiện kiểm soát tài chính trong công ty khởi nghiệp của bạn không phải là một nhiệm vụ nhỏ. Nó đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận, giám sát thường xuyên và điều chỉnh liên tục. Nhưng với những bước này, bạn có thể tạo nền tảng vững chắc cho việc kiểm soát tài chính nhằm hỗ trợ sự phát triển và thành công của công ty khởi nghiệp của bạn.

Thiết kế và thực hiện các quy trình tiêu chuẩn hóa

Khi các mục tiêu và ưu tiên kinh doanh được vạch ra, các quy trình được tiêu chuẩn hóa sẽ cung cấp lộ trình cho nhân viên tuân theo khi thực hiện các nhiệm vụ tài chính. Các thủ tục này phải bao gồm mọi thứ, từ cách xử lý hóa đơn đến cách xử lý các khoản hoàn trả chi phí, ai là cơ quan phê duyệt, cách lập ngân sách và cách đưa ra mọi quyết định tài chính. Những điều này sau đó phải được ghi lại rõ ràng và truyền đạt tới tất cả các nhân viên có liên quan.

Thiết lập kiểm toán tài chính thường xuyên

Kiểm toán tài chính thường xuyên là cần thiết để đảm bảo rằng các biện pháp kiểm soát tài chính tại chỗ đang hoạt động như dự kiến. Kiểm toán có thể giúp xác định bất kỳ lỗ hổng hoặc điểm yếu nào trong các biện pháp kiểm soát và đưa ra các khuyến nghị để cải thiện. Kiểm toán liên quan đến việc so sánh các tài liệu khác nhau để kiểm tra xem hồ sơ hóa đơn, chi phí, ngày tháng, người phê duyệt, v.v. có đúng thứ tự không. Việc xác định sự khác biệt ở giai đoạn này có thể giúp ngăn chặn hành động pháp lý và đảm bảo tuân thủ.

Triển khai phần mềm kiểm soát tài chính

Phần mềm kiểm soát tài chính có thể tự động hóa nhiều quy trình kiểm soát tài chính, giúp chúng hiệu quả hơn và giảm nguy cơ sai sót của con người. Ví dụ: Nanonet cung cấp các tính năng như xử lý hóa đơn tự động, trích xuất dữ liệu và xác thực dữ liệu có thể hợp lý hóa hoạt động tài chính của bạn và cải thiện khả năng kiểm soát tài chính của bạn.

Nhưng trước khi nói về cách sử dụng những công cụ đó, chúng ta hãy đề cập đến những cạm bẫy phổ biến mà các công ty khởi nghiệp gặp phải khi cố gắng thiết lập các biện pháp kiểm soát tài chính.

Vượt qua những thách thức chung trong việc thiết lập kiểm soát tài chính

Trong hành trình thiết lập các biện pháp kiểm soát tài chính mạnh mẽ, các công ty khởi nghiệp có thể gặp vô số trở ngại. Một số trong số này bao gồm thiếu chuyên môn tài chính, nguồn lực hạn chế và khả năng chống lại sự thay đổi. Hãy cùng đi sâu vào những thách thức này và khám phá các giải pháp tiềm năng, bao gồm cả vai trò của một công cụ như Nanonets trong quá trình này.

Thiếu kiến thức tài chính: Thông thường, các công ty khởi nghiệp được khởi xướng bởi những doanh nhân có ý tưởng kinh doanh tuyệt vời nhưng có thể thiếu sự nhạy bén về tài chính để quản lý hiệu quả khía cạnh tài chính của hoạt động. Sự thiếu chuyên môn này có thể là một trở ngại đáng kể trong việc thiết lập các biện pháp kiểm soát tài chính hợp lý.

Để khắc phục điều này, các công ty khởi nghiệp có thể xem xét thuê bên thứ ba đáng tin cậy để thuê bên ngoài quản lý tài chính hoặc thuê cố vấn tài chính. Theo thời gian, khi công ty khởi nghiệp phát triển, nó có thể mang chức năng này vào nội bộ. Hơn nữa, việc sử dụng các công cụ tự động hóa thân thiện với người dùng như Nanonets có thể đơn giản hóa các quy trình tài chính phức tạp, giúp các doanh nhân quản lý kiểm soát tài chính dễ dàng và hiệu quả hơn.

Nguồn tài nguyên giới hạn: Các công ty khởi nghiệp thường hoạt động với ngân sách eo hẹp và có thể không có đủ nguồn lực để đầu tư vào hệ thống kiểm soát tài chính đắt tiền hoặc thuê nhân sự tài chính có kinh nghiệm. Nhưng các nhà sáng lập và doanh nhân có thể tận dụng các công cụ hỗ trợ AI, tiết kiệm chi phí như Nanonet, cung cấp các giải pháp kiểm soát tài chính toàn diện mà không phải trả giá đắt. Điều này giúp các công ty khởi nghiệp có thể tự động hóa và hợp lý hóa quy trình tài chính của họ với ngân sách hạn chế.

Đề kháng với sự thay đổi: Giống như bất kỳ tổ chức nào, các công ty khởi nghiệp có thể gặp phải sự phản đối khi triển khai các hệ thống hoặc quy trình mới, đặc biệt là những thứ quan trọng và có khả năng gây rối như kiểm soát tài chính.

Nhưng truyền đạt rõ ràng về lợi ích và sự cần thiết của kiểm soát tài chính có thể giúp giảm thiểu sự phản kháng này. Điều quan trọng là phải có sự tham gia của tất cả các bên liên quan chính vào quá trình này, đảm bảo họ hiểu lý do đằng sau những thay đổi và những lợi ích mà chúng mang lại. Việc giới thiệu một công cụ trực quan và thân thiện với người dùng như Nanonets cũng có thể giúp quá trình chuyển đổi trở nên dễ dàng hơn vì nó giảm thiểu sự gián đoạn đối với quy trình công việc hiện tại đồng thời đảm bảo kiểm soát tài chính tốt hơn.

Cách tự động hóa có thể giúp thiết lập các biện pháp kiểm soát tài chính khi khởi nghiệp

Kiểm soát tài chính đạt được sự mạnh mẽ đáng kể nhờ tự động hóa. Các công ty khởi nghiệp, do nhu cầu về hiệu quả và hoạt động tinh gọn, có thể thu được những lợi ích đáng kể từ việc tự động hóa việc kiểm soát tài chính của họ.

Tự động hóa không chỉ hợp lý hóa các quy trình mà còn giảm thiểu lỗi của con người, đảm bảo tính chính xác và nhất quán. Dưới đây là thông tin tổng quan về cách tự động hóa, được hỗ trợ bởi các công cụ như Nanonet, có thể thay đổi cuộc chơi:

Khai thác và xác nhận dữ liệu chính xác: Tự động hóa có thể được triển khai để trích xuất dữ liệu từ nhiều tài liệu tài chính khác nhau và kiểm tra chéo dữ liệu đó với hệ thống kế toán của bạn. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu tài chính của bạn luôn chính xác và cập nhật. Một công cụ như Nanonets tăng cường quá trình này với khả năng xác thực dữ liệu một cách hiệu quả.
Xử lý tài liệu liền mạch: Với tự động hóa, nhiệm vụ rườm rà trong việc xử lý hóa đơn, hồ sơ chi phí và các tài liệu khác có thể được thực hiện hiệu quả. Các công cụ được hỗ trợ bởi AI như Nanonets có thể trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, xác minh chéo chúng với các đơn đặt hàng và cung cấp thông tin trực tiếp vào hệ thống kế toán của bạn. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian và giảm bớt nỗ lực thủ công mà còn giảm thiểu lỗi của con người.
Tích hợp với các hệ thống hiện có: Một trong những khía cạnh quan trọng của việc giới thiệu bất kỳ quy trình hoặc công cụ mới nào khi khởi nghiệp là khả năng tương thích của nó với các hệ thống hiện có. Các công cụ tự động hóa như Nanonets có thể tích hợp dễ dàng với hệ thống kế toán hiện tại của bạn, đảm bảo việc triển khai và sử dụng suôn sẻ, từ đó giúp việc chuyển đổi sang kiểm soát tài chính tự động trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn rất nhiều.

Kết luận

Thực hiện kiểm soát tài chính mạnh mẽ là một bước khó khăn nhưng rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ công ty khởi nghiệp nào. Làm theo các bước được nêu trong bài viết này có thể giúp quá trình này trở nên dễ quản lý hơn. Bằng cách triển khai các biện pháp kiểm soát này và tận dụng tự động hóa như Nanonet, các công ty khởi nghiệp có thể đảm bảo tính toàn vẹn tài chính của mình, đưa ra quyết định sáng suốt hơn và tăng cơ hội thành công. Đó là việc đặt nền tảng vững chắc cho hoạt động tài chính của bạn, nền tảng sẽ hỗ trợ công ty khởi nghiệp của bạn phát triển và lớn mạnh.