Vai trò và trách nhiệm quản trị dữ liệu – DATAVERSITY

Quản trị dữ liệu, một thông lệ chính thức thực thi và thực thi các chính sách dữ liệu trên toàn công ty, đã đạt được sức hút đáng kể trong vài năm qua. Kể từ năm 2022, 81.89% của những người tham gia trong một DATAVERSITY® Xu hướng trong quản lý dữ liệu (TDM) khảo sát đã triển khai chương trình Quản trị dữ liệu hoặc có kế hoạch bắt đầu một chương trình. Tuy nhiên, 54.63% những người được khảo sát liệt kê việc thiếu Quản trị dữ liệu là một thách thức lớn trong Quản lý dữ liệu. Rõ ràng hơn về vai trò và trách nhiệm hứa hẹn nhiều thành công hơn trong việc nhận được giá trị từ Quản trị dữ liệu.

Bob Seiner, chủ tịch và hiệu trưởng của Dịch vụ Giáo dục và Tư vấn KIK, gợi ý nên áp dụng tư duy rằng “mọi người đều là một người quản lý dữ liệu,” một người có trách nhiệm giải trình chính thức về mối quan hệ của họ với dữ liệu cho dù xác định, sản xuất hay sử dụng dữ liệu đó. Chìa khóa để Quản trị dữ liệu tốt là biết những gì một người làm và cần với tư cách là người quản lý dữ liệu. Đọc tiếp để biết thêm về cách xây dựng và hỗ trợ các vai trò và trách nhiệm Quản trị dữ liệu này.

Kích hoạt vai trò và trách nhiệm quản trị dữ liệu

Bằng cách kích hoạt ban đầu các vai trò hiện có thay vì chỉ định chúng, Seiner tin rằng các doanh nghiệp có lợi thế trong việc tác động đến sự chấp nhận của người lao động. Bằng cách đó, các tổ chức sẽ đánh giá những gì tồn tại trước khi bổ sung thêm công việc mà nhân viên có thể coi là gánh nặng.

Nhiều nhân viên đã thực hiện các nhiệm vụ Quản trị dữ liệu trước khi một công ty chính thức hóa nó. Ví dụ: mọi nhân viên làm việc với thông tin tài chính hoặc sức khỏe đều có quyền quản lý khi sử dụng thông tin đó để tuân thủ luật pháp Hoa Kỳ. Hơn nữa, một văn phòng bảo mật tạo và phân phối đào tạo xung quanh các nhiệm vụ này để bảo vệ dữ liệu.

Seiner khuyến nghị nên chọn những người chứng minh các hoạt động quản lý dữ liệu hiện có và thừa nhận đóng góp của họ cho Quản trị dữ liệu một cách chính thức. Trong quá trình này, hãy yêu cầu họ xác định chính họ trong mô hình Quản trị dữ liệu hoặc biểu đồ vị trí.

Ngay cả với các vai trò hiện có, đôi khi các công ty sẽ yêu cầu các trách nhiệm Quản trị dữ liệu bổ sung – chẳng hạn như trách nhiệm tích hợp các chính sách trong toàn tổ chức. Vì vậy, hãy chỉ định bất kỳ hoạt động mới nào và chỉ định chúng bằng cách mở rộng hoặc tạo vai trò mới trong công ty. Ngoài ra, hãy làm rõ mọi kỳ vọng, bao gồm:

• Họ sẽ cần phải cống hiến bao nhiêu thời gian?
• Họ sẽ gặp nhau bao lâu một lần?
• Đó là vai trò nhóm hay cá nhân?
• Ai báo cáo vị trí?
• Vị trí phối hợp với ai?

Xác định vai trò và trách nhiệm quản trị dữ liệu 

Sau khi các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hiểu cách thừa nhận các vai trò và trách nhiệm Quản trị dữ liệu hiện có và nhẹ nhàng bổ sung các trách nhiệm mới, họ có thể hiểu rõ hơn về các hoạt động Quản trị dữ liệu và cách thực hiện chúng. Bob Seiner đã tạo ra một “Mô hình Hoạt động về Vai trò và Trách nhiệm” để hướng dẫn thêm cho các công ty đó.

Khách hàng của anh ấy sử dụng sơ đồ của anh ấy làm điểm khởi đầu và thấy nó hữu ích. Xem hình ảnh dưới đây:

Trong hình, các vai trò của Quản trị dữ liệu bao gồm bốn cấp độ phân phối và trách nhiệm giải trình dự kiến: điều hành, chiến lược, chiến thuật và vận hành. Ngoài ra, các nhóm này có cấu trúc hỗ trợ quản trị và tư vấn cho họ, giúp các nhiệm vụ Quản trị dữ liệu trong toàn tổ chức trở nên dễ quản lý hơn.

Cấp điều hành

Các vai trò cấp điều hành bao gồm lãnh đạo trong C-suite ở cấp cao nhất của tổ chức. Theo Seiner, những người ở cấp điều hành hỗ trợ, tài trợ và hiểu Quản trị dữ liệu cũng như xác định thành công và lực kéo tổng thể của nó.  

Thông thường, những người quản lý này họp định kỳ với tư cách là một phần của ban chỉ đạo để bao quát rộng rãi những gì đang xảy ra trong tổ chức, vì vậy họ sẽ thêm Quản trị dữ liệu dưới dạng một mục hàng, Seiner đề xuất. Những nhà quản lý cấp cao này chịu trách nhiệm hiểu và hỗ trợ Quản trị dữ liệu. Họ luôn cập nhật tiến trình Quản trị dữ liệu thông qua các báo cáo và thông tin liên lạc trực tiếp từ những người ở cấp chiến lược.

cấp chiến lược

Những người ở cấp chiến lược đại diện cho từng chức năng kinh doanh và thường thành lập Hội đồng quản trị dữ liệu. Hội đồng này họp thường xuyên và thiết lập các chính sách dữ liệu. 

Theo Seiner, các thành viên chiến lược chịu trách nhiệm tìm hiểu về Quản trị dữ liệu, báo cáo với cấp điều hành về chương trình, nhận thức được các hoạt động và sáng kiến ​​của Quản trị dữ liệu, đồng thời tham dự các cuộc họp hoặc cử người thay thế.

Hơn nữa, nhóm này có quyền đưa ra quyết định kịp thời về các chính sách Quản trị dữ liệu và cách ban hành chúng. Những khả năng này cung cấp cho vai trò chiến lược phương tiện để xử lý Các vấn đề về quản trị dữ liệu do những người ở cấp chiến thuật đưa ra và đưa ra quyết định cuối cùng về những leo thang đó.

Các vai trò chiến lược cũng giao tiếp với đồng nghiệp và người quản lý về cách thức hoạt động của Quản trị dữ liệu đối với tổ chức và tương lai của tổ chức. Ngoài ra, nhóm này chịu trách nhiệm về giá trị tổng thể của nó.

cấp độ chiến thuật

Các chuyên gia về chủ đề (SME) chịu trách nhiệm về dữ liệu giữa các đơn vị kinh doanh bao gồm danh mục chiến thuật. Seiner gợi ý coi họ là “người hỗ trợ giải quyết các vấn đề về định nghĩa, sản xuất và sử dụng dữ liệu của đơn vị kinh doanh chéo”.

Tùy thuộc vào tổ chức, các thành viên chiến thuật có thể quyết định các vấn đề về Quản trị dữ liệu và thực hiện các đề xuất của họ. Tuy nhiên, nếu họ không có quyền lực đó, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần nâng cấp các vấn đề lên cấp độ chiến lược và đảm bảo chúng được ghi chép đầy đủ. Với bất kỳ giải pháp Quản trị dữ liệu nào, sự liên kết của SME với một đơn vị kinh doanh chỉ là thứ yếu.

Jimm Johnson, giám đốc quản trị dữ liệu tại HireRight, mô tả bốn chức năng SME bổ sung:

• Duy trì và chia sẻ kiến ​​thức nội bộ về “các quy trình dữ liệu của tổ chức” bằng cách huấn luyện hoặc đào tạo những người khác
• Phù hợp với các quy tắc và tiêu chuẩn để bảo trì Quản trị dữ liệu với nhu cầu kinh doanh 
• Áp dụng các quy tắc và tiêu chuẩn Quản trị dữ liệu để đáp ứng hoặc vượt quá ngưỡng chấp nhận được đối với Chất lượng dữ liệu
• Hỗ trợ người khác và thu hút sự ủng hộ khi một doanh nghiệp bắt tay vào các sáng kiến ​​mới 

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thành công có các đặc điểm kỹ thuật, xã hội và khả năng lãnh đạo mạnh mẽ khi thực hiện các trách nhiệm này. Kỹ năng và kinh nghiệm của mọi người thường bao gồm kinh doanh và CNTT, kết nối thông tin đơn giản và phức tạp. Ngoài ra, những người ở cấp độ chiến thuật thúc đẩy tổ chức áp dụng các hành vi mới bằng cách tạo ra sự phấn khích với dữ liệu.

Cấp độ hoạt động

Như Seiner giải thích, “Nhóm vận hành bao gồm tất cả những người có công việc ảnh hưởng đến dữ liệu của tổ chức – tất cả nhân viên và người quản lý dữ liệu, những người là tai mắt của dữ liệu.” 

Mọi nhân viên đều tham gia vào việc đảm bảo các định nghĩa và giá trị dữ liệu tốt, tuân theo các quy tắc để xác định và phân loại quyền truy cập dữ liệu, xác định và ghi lại các vấn đề pháp lý với dữ liệu, trao đổi kiến ​​thức với đồng nghiệp và người quản lý, đồng thời truyền đạt các yêu cầu kinh doanh mới/đã thay đổi cho các đơn vị kinh doanh bị ảnh hưởng và mối quan tâm cho những người ở cấp độ chiến thuật.

Trách nhiệm vận hành sẽ khác nhau tùy thuộc vào việc ai đó xác định, sản xuất hoặc sử dụng dữ liệu của tổ chức. Những người ở cấp độ hoạt động có thể có chức danh khác với người quản lý dữ liệu. Như Seiner nói, họ phải nhận ra rằng “nếu họ đang tính toán và bảo vệ dữ liệu, thì họ phải quản lý dữ liệu và phải chịu trách nhiệm về các hoạt động dữ liệu của mình”.

Mức hỗ trợ

Các thành viên hỗ trợ chạy chương trình Quản trị dữ liệu cùng với sự hỗ trợ từ các đối tác. Họ có thể bao gồm một vài người trong Văn phòng quản trị dữ liệu (DGO) hoặc quản trị viên, như CDO. 

Seiner nhấn mạnh rằng như một Trưởng nhóm quản trị dữ liệu hoặc người quản lý, vai trò này rất quan trọng để hoàn thành Quản trị dữ liệu. Mặc dù một nhóm chương trình cuối cùng sẽ xuất hiện để xác định cách xây dựng Quản trị dữ liệu, nhưng nhóm này không có các tài nguyên và chức năng giống như DGO để tham gia vào tất cả các hoạt động phát triển chương trình Quản trị dữ liệu và tạo điều kiện cho các cuộc họp của Hội đồng quản trị dữ liệu và các nhóm hướng tới giải quyết các vấn đề.

Ngoài ra, DGO hoặc quản trị viên báo cáo kết quả (chẳng hạn như chỉ số Chất lượng dữ liệu hoặc áp dụng Quản trị dữ liệu) cho cấp chiến lược. Họ làm việc với các đối tác được đầu tư vào các hoạt động Quản trị dữ liệu, có thể bao gồm:

• Bảo mật
• Công nghệ thông tin (CNTT)
• Quản lý dự án (PMO) 
• Nhóm quy định và tuân thủ
• Kiểm toán/pháp lý
• truyền thông doanh nghiệp
• Nguồn nhân lực (HR)

Hãy coi các đối tác là một phần của nhóm lập kế hoạch quản trị lớn hơn trong đó Quản trị dữ liệu là một khía cạnh trong vai trò của họ và cần sự hỗ trợ từ DGO hoặc quản trị viên.

Tùy chỉnh vai trò và trách nhiệm quản trị dữ liệu

Không phải mọi công ty đều có các nguồn lực hoặc cấu trúc giống nhau cho các vai trò và trách nhiệm Quản trị dữ liệu. Ví dụ: một tổ chức nhỏ hơn có thể không có văn phòng truyền thông công ty hoặc một nhóm đại diện cho các trách nhiệm chiến lược và chiến thuật. Thay vào đó, một người đảm nhận cả hai vai trò.

Seiner thừa nhận những khác biệt này và khuyến khích các tổ chức tùy chỉnh Mô hình Hoạt động về Vai trò và Trách nhiệm của mình khi cần thiết. Tuy nhiên, anh ấy đề nghị giữ quyền sở hữu dữ liệu với bất kỳ doanh nhân nào và giữ định dạng nhất quán khi sửa đổi sơ đồ của mình. 

Ngoài ra, anh ấy khuyên nên giữ một định dạng tương tự bằng cách sử dụng khoảng cách của từng cấp độ trong kim tự tháp của mình để biểu thị trạng thái ra quyết định trực tiếp với dữ liệu của công ty. Anh ấy cũng gợi ý nên giữ màu sắc nhất quán cho từng nhóm để khi một cấp độ được kéo ra cho một bài thuyết trình khác, khán giả có thể xác định được cấp độ đó.

Kết luận

Thu hút đúng người tham gia vào các hoạt động phù hợp sẽ làm tăng thành công của công ty với Quản trị dữ liệu. Trong nhiều trường hợp, vai trò và trách nhiệm với Quản trị dữ liệu đã tồn tại nhưng cần được công nhận. 

Thừa nhận bất kỳ vai trò và trách nhiệm mới nào trước khi chỉ định mọi người cho họ. Đảm bảo họ có những kỳ vọng rõ ràng và sự hỗ trợ từ DGO, quản trị viên hoặc mức lương cập nhật để đảm nhận bất kỳ khối lượng công việc bổ sung nào.

Với sự hỗ trợ phù hợp, các vai trò và trách nhiệm của Quản trị dữ liệu hoạt động ở bốn cấp độ: điều hành, chiến lược, chiến thuật và vận hành. Mặc dù mỗi nhóm trong Mô hình Hoạt động về Vai trò và Trách nhiệm này thực hiện một chức năng quan trọng, nhưng một tổ chức có thể thay đổi các chi tiết cho phù hợp với nhu cầu của mình. 

Hình ảnh được sử dụng theo giấy phép từ Shutterstock.com

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoAiStream. Thông minh dữ liệu Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Đúc kết tương lai với Adryenn Ashley. Truy cập Tại đây.
• Mua và bán cổ phần trong các công ty PRE-IPO với PREIPO®. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://www.dataversity.net/data-governance-roles-and-responsibilities/