"Vanity không thanh toán các hóa đơn." - Robert Black (Tài khoản phải trả!)
Một phần không thể thiếu của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào (thực sự là bản thân cuộc sống) là thanh toán các hóa đơn. Hối phiếu đại diện cho tiền bạc, thời gian và nhân lực. Hoạt động hiệu quả của một tổ chức đòi hỏi phải quản lý cẩn thận các hóa đơn, hóa đơn và các khoản thanh toán.
Nhập Quy trình phải trả tài khoản. Các khoản phải trả là một thuật ngữ kế toán đề cập đến số tiền mà một công ty nợ một công ty khác - một nhà cung cấp hoặc một nhà cung cấp - vì đã tận dụng được các sản phẩm hoặc dịch vụ của họ.
Mục lục
- Tài khoản phải trả (AP) là gì
- Ví dụ về tài khoản phải trả
- Tầm quan trọng của tài khoản phải trả
- Các thành phần của quy trình Tài khoản Phải trả
- Bộ phận tài khoản phải trả thông thường
- Những thách thức đối với quy trình Tài khoản phải trả thủ công
- Lợi ích của việc tự động hóa Quy trình thanh toán tài khoản
- Tìm kiếm gì trong phần mềm Tài khoản Phải trả
- Kết luận
Tài khoản phải trả (AP) là gì
Khi một công ty mua sản phẩm / dịch vụ từ một nhà cung cấp / nhà cung cấp với thỏa thuận thanh toán sau, số tiền này được gọi là tài khoản phải trả, cho đến khi khoản thanh toán đã được thực hiện. Đây là một hình thức tín dụng do nhà cung cấp / nhà cung cấp cung cấp cho công ty đặt hàng, để hoãn thanh toán cho đến khi sản phẩm / dịch vụ đã đặt hàng được giao hoặc thậm chí muộn hơn.
Còn được gọi là hóa đơn phải trả, các khoản phải trả, trên thực tế, là khoản tiền mà một công ty nợ các nhà cung cấp / nhà cung cấp. Nó được hạch toán trong bảng cân đối kế toán của công ty là "nợ lặt vặt". Nó được ghi nhận như một tài khoản nợ phải trả và không phải là một tài khoản chi phí.
Tài khoản Phải trả được ghi nhận khi một hóa đơn được chấp thuận để thanh toán. Nó được ghi vào Sổ cái (hoặc sổ cái phụ AP) như một khoản thanh toán hoặc nợ phải trả chưa thanh toán cho đến khi số tiền được thanh toán. Các khoản phải trả có thể là Phải trả người bán (mua hàng hóa vật chất được ghi trong Hàng tồn kho) hoặc Phải trả chi phí (mua hàng hóa và dịch vụ được lập hóa đơn, ví dụ: quảng cáo, giải trí, du lịch, đồ dùng văn phòng và tiện ích).
AP thường bị nhầm lẫn với Khoản phải thu (AR). AR là những gì khách hàng của công ty nợ khi đã sử dụng được một số dịch vụ hoặc sản phẩm. Các khoản phải thu được ghi nhận là tài sản lưu động chứ không phải là nợ ngắn hạn. Điều này là do các khoản phải thu được chuyển đổi thành dòng tiền vào trong một khoảng thời gian xác định trước, thường là một năm, trong khi các khoản phải trả chỉ thành tiền mà các chủ nợ phải trả.
Ví dụ về tài khoản phải trả
Tiệm bánh ABC đặt hàng 50 lbs đường từ nhà bán lẻ bán buôn, XYZ Traders với tỷ giá 50 xu / pound. XYZ Traders cung cấp thời hạn tín dụng là 30 ngày sau khi giao hàng cho tiệm bánh, trong đó ABC sẽ thanh toán hóa đơn 25 đô la. Cho đến khi tiệm bánh thanh toán cho các thương nhân XYZ, số tiền $ 25 sẽ được gọi là khoản phải trả cho tài khoản và được hiển thị như là trách nhiệm pháp lý đối với các chủ nợ trong bảng cân đối kế toán của tiệm bánh.
25 đô la được ghi nhận như một tài sản trong bảng cân đối của các nhà giao dịch XYZ cho đến khi nhận được khoản thanh toán.
Các khoản phải trả bao gồm, ngoài tiền mua hàng hóa, các khoản sau:
- Giao thông vận tải
- Điện / Năng lượng / Nhiên liệu
- Cho thuê
- Cấp phép
- Dịch vụ (Lắp ráp / Hợp đồng phụ)
Tầm quan trọng của tài khoản phải trả
AP quan trọng vì những lý do sau:
Nó đảm bảo thanh toán các hóa đơn đúng hạn, do đó cải thiện xếp hạng tín dụng của công ty và mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp.
- Thanh toán hóa đơn kịp thời đảm bảo dòng cung cấp và dịch vụ không bị gián đoạn, dẫn đến hoạt động kinh doanh được thông suốt.
- Thanh toán đúng hạn tránh các khoản thanh toán quá hạn, tiền phạt và các khoản phí trả chậm khác.
- AP có tổ chức cho phép theo dõi có hệ thống các hóa đơn và thanh toán.
- AP giảm bớt dòng tiền bằng cách chỉ thanh toán khi đến hạn và sử dụng các phương tiện tín dụng do nhà cung cấp cung cấp.
- AP Stringent tránh gian lận nhà cung cấp và trộm cắp.
AP không phải là không có nhược điểm của nó. Nó thường được coi là gánh nặng tài chính đối với các nhà cung cấp, những người phải chờ thanh toán sau khi giao sản phẩm và dịch vụ. Về phía công ty, bảng cân đối kế toán với các khoản phải trả kéo dài cho thấy tình hình tiền mặt bấp bênh. Những hạn chế này có thể được khắc phục thông qua các quy trình AP có đạo đức, pháp lý và logic.
Các thành phần của quy trình Tài khoản Phải trả
Tài khoản phải trả là một quy trình gồm nhiều bước và bao gồm một số bước thiết yếu:
- AP bắt đầu bằng quyết định của công ty về việc mua sắm hàng hóa / dịch vụ trên hệ thống tín dụng.
- Lựa chọn nhà cung cấp cung cấp các tiện ích tín dụng.
- So sánh các chính sách tín dụng của nhà cung cấp về số ngày tín dụng được phép, phí chậm thanh toán, chiết khấu tiền mặt khi thanh toán trước hạn ... và lựa chọn nhà cung cấp với các điều khoản phù hợp nhất với công ty.
- Tiếp theo quy trình mua sắm - trưng cầu mua, đặt hàng, hóa đơn, biên nhận - của doanh nghiệp.
- Hạch toán các hóa đơn / hóa đơn trên sổ sách như Tài khoản Phải trả khi nhận hàng.
- Việc ghi sổ kế toán giúp thực hiện các cuộc kiểm toán nội bộ và bên ngoài trong công ty và phân tích các mô hình chi tiêu, do đó giúp lập kế hoạch tài chính và đáp ứng các tiêu chuẩn và quy định.
- Theo dõi ngày tháng trên hóa đơn để đảm bảo thanh toán trước hạn.
- Thanh toán trước hạn
- Liên lạc với nhà cung cấp rằng khoản thanh toán đã được thực hiện.
Tận dụng tối đa thời hạn tín dụng sẽ giúp quản lý dòng tiền hiệu quả. Tuy nhiên, cần phải nhớ rằng việc sử dụng các điều khoản tín dụng hiệu quả nhất là biết khi nào nên sử dụng các hóa đơn.
Bộ phận tài khoản phải trả thông thường
Một nhóm chịu trách nhiệm về các quy trình Tài khoản Phải trả thủ công chịu trách nhiệm ghi lại và xử lý các giao dịch tài chính liên quan đến mua sắm và nhà cung cấp. Một loạt các chuyên gia được tuyển dụng cho mục đích này:
- Người phân tích nhập dữ liệu nhập các hóa đơn vào hệ thống kỹ thuật số khi chúng được nhận.
- Nhà phân tích xử lý thanh toán chịu trách nhiệm thanh toán các hóa đơn vào ngày chúng đến hạn thanh toán
- Nhà phân tích ngoại lệ giải quyết sự khác biệt trong hóa đơn và xử lý các vấn đề thanh toán không thành công.
- Nhân viên bảo trì của nhà cung cấp tạo và quản lý cơ sở dữ liệu nhà cung cấp và tương quan nó với các hoạt động mua sắm khác nhau.
- Người quản lý Tài khoản phải trả phối hợp với nhóm để quản lý hóa đơn không có lỗi và liền mạch.
Tất cả các thành viên của nhóm đều hướng tới việc tạo ra và duy trì các mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp. Nhóm cũng phải theo dõi chặt chẽ các khoản chi tiêu của AP và duy trì các kiểm soát nội bộ để bảo vệ dòng tiền ra. Một bộ phận tài khoản phải trả hiệu quả và được quản lý tốt có thể giúp các công ty tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc liên quan đến quy trình AP.
Những thách thức đối với quy trình Tài khoản phải trả thủ công
Quy trình thanh toán tài khoản thủ công có các vấn đề sau:
- Các vấn đề liên quan đến nhập dữ liệu thủ công: Nhập hóa đơn thủ công vào hệ thống có thể tốn nhiều thời gian, không hiệu quả và dễ xảy ra sai sót. Tất cả những điều này có thể ảnh hưởng đến hoạt động và lợi nhuận của công ty.
- Chậm trễ trong việc thanh toán: Việc giám sát và nhầm lẫn thủ công có thể dẫn đến việc thanh toán chậm và nhà cung cấp không hài lòng. Nó cũng có thể ảnh hưởng đến xếp hạng tín dụng và uy tín của công ty với tư cách là khách hàng đối với nhà cung cấp.
- Nhân viên không hài lòng: Bản chất thường xuyên, lặp đi lặp lại của nhiều nhiệm vụ liên quan đến quy trình AP có thể dẫn đến sự không hài lòng trong công việc và các vấn đề liên quan bao gồm cả việc luân chuyển nhân viên.
- Thông tin khó sử dụng: Khi quy mô công ty phát triển và số lượng hóa đơn phải xử lý nhiều hơn, lượng thông tin liên quan đến nhà cung cấp, sản phẩm, dịch vụ, chi phí, giao hàng và ngày đến hạn có thể trở nên quá tải. Việc xác định tài liệu cũng trở nên khó khăn và việc ghi sổ kế toán có thể trở thành một cơn ác mộng.
- Độ mờ của dữ liệu: Theo dõi hóa đơn giấy và tài liệu AP vật lý có thể trở nên khó khăn nếu không muốn nói là không thể khi bộ phận AP phát triển về quy mô để giải quyết rất nhiều quy trình mua sắm.
- Khả năng gian lận: Việc thiếu khả năng hiển thị trong các hệ thống thanh toán tài khoản thủ công có thể khiến công ty của bạn gặp phải các lỗ hổng bảo mật và gian lận.
Lợi ích của việc tự động hóa Quy trình thanh toán tài khoản
Tự động hóa Quy trình phải trả tài khoản dẫn đến những lợi ích sau:
- Tiết kiệm thời gian: Người ta nói rằng 25% của một tuần làm việc được dành cho các nhiệm vụ quản lý hóa đơn thủ công thông thường, thời gian có thể được dành tốt hơn cho các hoạt động hiệu quả hơn.
- Tiết kiệm chi phí: Xử lý thủ công một hóa đơn có chi phí từ 12-15 đô la. Tự động hóa có thể loại bỏ phần lớn chi phí này. Ngoài ra, các giải pháp tự động theo dõi ngày đến hạn của hóa đơn và giúp thanh toán hóa đơn vào thời điểm tối ưu, do đó cải thiện dòng tiền, tránh phí thanh toán chậm và duy trì mối quan hệ tốt hơn với các nhà cung cấp.
- Tạo doanh thu: Các khoản thanh toán kịp thời được kích hoạt bởi tự động hóa không chỉ có thể tránh các khoản phí thanh toán chậm mà còn cải thiện xếp hạng tín dụng của công ty và giúp công ty có cơ hội nhận chiết khấu và giảm giá từ các nhà cung cấp.
- Giảm sai sót: Quản lý hóa đơn thủ công có liên quan đến sai sót do con người giám sát. Tự động hóa có thể loại bỏ nhiều lỗi liên quan đến quy trình thanh toán tài khoản thủ công.
- Tính linh hoạt của thanh toán: Tự động hóa có thể cho phép đưa ra quyết định về thời điểm và cách thức thanh toán hóa đơn (ví dụ: séc giấy, ACH hoặc thông qua thẻ ảo nơi bạn kiếm được các khoản chiết khấu hoàn tiền).
- Duy trì dữ liệu tốt hơn: Việc sàng lọc thủ công thông qua các thủ tục giấy tờ có thể rất khó khăn và dễ xảy ra lỗi. Việc duy trì cơ sở dữ liệu kỹ thuật số cho phép truy cập và truy xuất dữ liệu tốt hơn, do đó hợp lý hóa chu trình mua sắm - trả tiền. Việc quản lý như vậy cũng cho phép phân tích để báo cáo và theo dõi các giao dịch mua và dòng tiền của công ty.
- Bảo mật: Giải pháp tự động hóa các khoản phải trả có thể lưu trữ dữ liệu trong một máy chủ tập trung hoặc đám mây đảm bảo bảo mật
Tìm kiếm gì trong phần mềm Tài khoản Phải trả
Điều quan trọng là chọn một phần mềm tự động hóa AP mang lại lợi tức đầu tư tối đa. Một phần mềm tự động hóa tài khoản phải trả phải bao gồm thu thập dữ liệu, xử lý hóa đơn, phê duyệt tự động và thanh toán. Các tính năng cơ bản cần phải có khi tìm kiếm một phần mềm tự động hóa AP bao gồm:
- Thu thập dữ liệu hóa đơn chính xác: Việc chuyển đổi dữ liệu hóa đơn sang định dạng kỹ thuật số phổ biến là khía cạnh quan trọng nhất của việc tạo ra hiệu quả trong tự động hóa AP. Nhập dữ liệu thủ công tốn kém, dễ xảy ra sai sót và mất thời gian. Một công cụ OCR tốt cho phép thu thập dữ liệu có liên quan một cách thông minh mà không cần sự can thiệp của con người, do đó tiết kiệm thời gian, tiền bạc và lỗi của con người.
- Phê duyệt hóa đơn dễ dàng: Những người phê duyệt hóa đơn thường là những người quản lý và điều hành bận rộn và việc phê duyệt hóa đơn tự động phải dễ dàng, trực quan và thuận tiện cho những nhân viên đó. Người phê duyệt phải có thể xem và phê duyệt hóa đơn bằng một cú nhấp chuột bất kể thiết bị mà họ truy cập vào hóa đơn.
- Khả năng theo dõi hóa đơn AP trong thời gian thực: Các công cụ quy trình làm việc cũng phải cho phép bất kỳ bên liên quan nào dễ dàng theo dõi hóa đơn. Điều này sẽ tránh sự chậm trễ, thông tin sai lệch và quản lý kém trong quá trình xử lý tài khoản.
- Tích hợp với hệ thống kế toán hiện có: Công ty có thể sử dụng các nền tảng và phần mềm kỹ thuật số khác và công cụ AP phải có khả năng tích hợp với chúng để ngăn chặn sự sai lệch trong dữ liệu và hoạt động.
- Tự động hóa thanh toán: Bước cuối cùng trong quy trình AP là thanh toán. Sau khi tất cả các phê duyệt đã được ghi lại, phần mềm phải có khả năng bắt đầu và xử lý thanh toán cho nhà cung cấp để hoàn thành và đóng quy trình Tài khoản Phải trả cho việc mua sắm cụ thể đó.
- Lưu trữ dữ liệu: Tùy thuộc vào nhu cầu của công ty, tất cả dữ liệu AP có thể được lưu trữ trên máy chủ tập trung hoặc đám mây. Loại lưu trữ sẽ phải được quyết định bởi công ty trước khi khởi chạy trên hệ thống tự động hóa AP.
Kết luận
Tự động hóa các hoạt động xử lý tài khoản có thể loại bỏ các vấn đề liên quan đến quy trình thủ công, chẳng hạn như thời gian chậm trễ, lỗi và lãng phí công sức của con người. Phần mềm AP hiệu quả như Nanonets có thể kích hoạt quy trình mua sắm phải trả tốt hơn, đảm bảo tuân thủ thuế, ngăn chặn gian lận, hợp lý hóa dòng tiền, duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp và lưu trữ dữ liệu cho hậu thế. Tự động hóa tạo ra hiệu quả và có thể sắp xếp quy trình mua hàng để trả cho giá trị lâu dài. Kích hoạt kỹ thuật số quy trình AP sẽ thúc đẩy các chiến lược kinh doanh bằng cách biến mối quan hệ giữa nhà cung cấp và khách hàng thành một lợi thế cạnh tranh.
- truy cập
- Tài khoản
- Kế toán
- đau
- hoạt động
- Lợi thế
- Quảng cáo
- Tất cả
- phân tích
- phân tích
- AR
- tài sản
- Tài sản
- Tự động
- Tự động hóa
- BEST
- Hóa đơn
- Hóa đơn
- Đen
- Sách
- kinh doanh
- hoạt động kinh doanh
- tiền mặt
- dòng tiền
- phí
- tải
- đám mây
- Chung
- Các công ty
- công ty
- tuân thủ
- Chuyển đổi
- Chi phí
- Tạo
- tín dụng
- Current
- dữ liệu
- Cơ sở dữ liệu
- Ngày
- Ra quyết định
- sự chậm trễ
- giao hàng
- kỹ thuật số
- nền tảng kỹ thuật số
- Giảm giá
- tài liệu
- Đầu
- hiệu quả
- nhân viên
- năng lượng
- Giải trí
- vv
- giám đốc điều hành
- Không
- Tính năng
- Lệ Phí
- tài chính
- dòng chảy
- hình thức
- định dạng
- gian lận
- Full
- Tổng Quát
- tốt
- hàng hóa
- Độ đáng tin của
- Hướng dẫn
- HTTPS
- Bao gồm
- thông tin
- thiếu
- hàng tồn kho
- đầu tư
- tham gia
- các vấn đề
- IT
- dẫn
- Ledger
- Hợp pháp
- trách nhiệm
- Dòng
- Làm
- quản lý
- Các thành viên
- tiền
- OCR
- cung cấp
- Cung cấp
- mở
- Hoạt động
- gọi món
- đơn đặt hàng
- cơ quan
- Nền tảng khác
- nợ
- Giấy
- Trả
- thanh toán
- xử lý thanh toán
- thanh toán
- người
- Nhân viên
- vật lý
- lập kế hoạch
- Nền tảng
- Chính sách
- Sản phẩm
- Sản phẩm
- chuyên gia
- bảo vệ
- mua
- mua hàng
- phạm vi
- lý do
- quy định
- Mối quan hệ
- cửa hàng bán lẻ
- chạy
- tiết kiệm
- liền mạch
- an ninh
- DỊCH VỤ
- Kích thước máy
- Phần mềm
- Giải pháp
- tiêu
- tiêu chuẩn
- là gắn
- hàng
- nhà cung cấp
- hệ thống
- hệ thống
- thuế
- trộm cắp
- thời gian
- theo dõi
- Theo dõi
- thương mại
- Thương nhân
- Giao dịch
- đi du lịch
- tiện ích
- giá trị
- nhà cung cấp
- ảo
- khả năng hiển thị
- Lỗ hổng
- chờ đợi
- Đồng hồ đeo tay
- CHÚNG TÔI LÀ
- bán sỉ
- ở trong
- Công việc
- quy trình làm việc
- năm