Yêu cầu mua hàng và Đơn đặt hàng: Sự khác biệt

Được xuất bản lại bởi Plato

Người theo dõi: 0

Quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp của bạn là điều tối quan trọng để đạt được thành công về mặt tài chính - đó là điều hiển nhiên. Mặc dù kế toán dồn tích cho phép bạn điều chỉnh và điều chỉnh các số liệu thống kê để phản ánh các chi phí không dùng tiền mặt, nhưng tất cả các doanh nghiệp đều tồn tại và chết nhờ kế toán tiền mặt: sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có mang lại nhiều tiền mặt hơn số tiền bạn gửi đi không?

Mặc dù việc bán một dịch vụ hoặc sản phẩm ưu việt phụ thuộc vào các yếu tố ngoài tầm kiểm soát của bạn, như các yếu tố thị trường và kinh tế, bạn có thể quản lý dòng tiền ra của bạn ở mức độ hợp lý. Nhưng, giống như huyền thoại kinh doanh Peter Drucker đã nói, "Bạn không thể quản lý những gì bạn không đo lường."

Quản lý đúng cách dòng tiền ra của bạn trước tiên đòi hỏi sự hiểu biết ai đang tốn kém gì trong tổ chức của bạn. Việc thiết lập các hướng dẫn rõ ràng cho các yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng là bước quan trọng đầu tiên trong việc đo lường những gì bạn dự định quản lý.

Đơn đặt hàng so với Yêu cầu mua hàng: Sự khác biệt là gì?

Yêu cầu mua hàng (PR) và đơn đặt hàng (PO) đều là những bước quan trọng trong Chiến lược mua sắm. Sự khác biệt nằm ở thứ tự của chúng trong quy trình mua sắm của công ty bạn. Sự khác biệt giữa PO và PR rất đơn giản:

Yêu cầu mua hàng được sử dụng nội bộ và liên kết người dùng cuối (nhân viên) sản phẩm hoặc dịch vụ với cơ quan phê duyệt thông qua tài liệu nêu chi tiết chi phí.
Một đơn đặt hàng bắt nguồn từ yêu cầu và được chuyển đến nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu.

Cả hai đều phục vụ các chức năng quan trọng, bao gồm quản lý tài liệu, kiểm soát ngân sách và kiểm tra các chức năng tài chính của doanh nghiệp bạn.

Yêu cầu mua hàng là gì?

Yêu cầu mua hàng có thể phức tạp hoặc đơn giản tùy theo nhu cầu của bạn, với các tổ chức lớn hơn thường cần kiểm tra và xử lý nhiều hơn trong quy trình làm việc của PR so với các cửa hàng nhỏ hơn chỉ có một số ít nhân viên. Tuy nhiên, trong cả hai trường hợp, bản chất cốt lõi của PR đều giống nhau: mục đích của nó là phục vụ như một yêu cầu chính thức của nhân viên để mua hoặc mua hàng hóa hoặc dịch vụ được chuyển qua quy trình làm việc của bạn.

Tại sao bạn cần yêu cầu mua hàng?

Hãy nhớ rằng, bạn không thể quản lý những gì bạn không đo lường được và việc đo lường chi phí của bạn bắt đầu bằng sự hiểu biết chắc chắn về cách tiền chảy ra ngoài. Trừ khi bạn đích thân thực hiện mọi giao dịch mua hàng trong tổ chức của mình mà không có sự tham gia của nhân viên (không chắc), bạn sẽ cần phải theo dõi chặt chẽ ai đang đặt hàng gì, Cho mục đích gì, Và cho bao nhiêu. Yêu cầu mua hàng đáp ứng tất cả các tiêu chí này, kết thúc bằng bước kiểm tra cuối cùng của nhân viên được chỉ định nhằm ngăn chặn gian lận, lãng phí và lạm dụng tài chính trong doanh nghiệp của bạn.

Bạn cũng cần duy trì hồ sơ chi phí chính xác cho hệ thống quản lý tài chính của mình trong trường hợp IRS yêu cầu kiểm toán. Trong cả hai trường hợp, quy trình yêu cầu mua hàng được thực hiện tốt sẽ tự động xây dựng và duy trì một hệ thống kế toán toàn diện về chi phí của công ty.

Yêu cầu mua hàng hoạt động như thế nào?

Như tôi đã nói, quy trình công việc cụ thể khác nhau giữa các công ty. Đối với quy trình công việc này, chúng ta sẽ xem xét cách một doanh nghiệp cỡ trung bình có 100 nhân viên có thể định tuyến yêu cầu mua hàng. Tùy thuộc vào quy mô và phạm vi của bạn, quy trình yêu cầu mua hàng của bạn có thể được sắp xếp hợp lý hơn hoặc dài hơn và phức tạp hơn nhiều.

Dưới đây là phác thảo cơ bản về trình tự yêu cầu mua hàng điển hình:

Nhân viên xác định nhu cầu - dù là thường lệ hay trường hợp đặc biệt - và gửi biểu mẫu yêu cầu mua hàng. Mẫu đơn thường bao gồm:
1. Tên nhân viên hoặc bộ phận
2. Vị trí (nếu các văn phòng cách xa nhau về mặt địa lý hoặc bạn chủ yếu làm việc từ xa)
3. Số lượng và chủng loại mặt hàng yêu cầu
4. Tên và địa chỉ doanh nghiệp của người bán
5. Giá chính xác hoặc ước tính
6. Ngày đáo hạn/thời điểm cần đến mặt hàng hoặc dịch vụ đó
Người quản lý hoặc cơ quan đề xuất phê duyệt đầu tiên xác nhận rằng sản phẩm hoặc mặt hàng chưa có trong kho của bạn/không có sẵn và gửi yêu cầu đến nhóm quản lý tài chính.
Bộ phận tài chính đảm bảo nhà cung cấp tuân thủ các tiêu chuẩn và thông lệ của công ty bạn, đảm bảo tồn tại nhu cầu hợp lệ để chứng minh chi phí và yêu cầu trưng dụng phù hợp với ngân sách của bạn.

Một khi được ban phước nhờ tài chính, bạn sẽ tạo ra một đơn đặt hàng để thỏa mãn yêu cầu.

Đơn đặt hàng là gì?

Đơn đặt hàng là một yêu cầu chính thức được gửi tới nhà cung cấp về hàng hóa hoặc dịch vụ được nêu trong yêu cầu trưng dụng. Đơn đặt hàng thường phức tạp hơn nhiều so với mua hàng trong phạm vi và bao gồm ngôn ngữ pháp lý để ràng buộc mỗi bên trong giao dịch theo hợp đồng. Nó cũng được tổ chức theo hệ thống quản lý nội bộ của bạn. Nếu nhà cung cấp đủ lớn hoặc bạn có mối quan hệ đang diễn ra, mối quan hệ đó có thể được định dạng theo các công cụ CRM của họ.

Tại sao bạn cần đơn đặt hàng?

Đơn đặt hàng tồn tại để yêu cầu chính thức và hợp pháp hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp. Thỏa thuận pháp lý này ràng buộc mỗi bên trong giao dịch và đảm bảo sự hiểu biết chung về những gì được mong đợi, với số tiền bao nhiêu và khi nào cần thiết. Điều này giúp tránh những bất ngờ về hóa đơn và giúp mọi người tham gia mua sắm có trách nhiệm và trung thực với nhau đồng thời tránh thông tin sai lệch hoặc lỗi của con người thường xảy ra trong các giao dịch bằng lời nói hoặc thỏa thuận bắt tay.

Và, giống như các yêu cầu mua hàng, một đơn đặt hàng tồn tại để phục vụ như một dấu vết giấy tờ có thể kiểm tra được cho ban quản lý nội bộ của bạn hoặc trong trường hợp một cơ quan bên ngoài kiểm tra bạn.

Đơn đặt hàng hoạt động như thế nào?

Sau khi yêu cầu trưng dụng được phê duyệt, bộ phận tài chính của bạn sẽ hoàn thành đơn đặt hàng và tiếp tục quy trình mua sắm.

Nhóm tài chính gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp và nhận được hóa đơn. Từ đó, các nhà cung cấp được thanh toán ngay lập tứchoặc hóa đơn được giữ trong các tài khoản phải trả trong một khoảng thời gian xác định hoặc cho đến khi đơn đặt hàng được thực hiện (tùy thuộc vào mặt hàng, quy trình nội bộ của bạn và thỏa thuận với nhà cung cấp).
1. Một phần quan trọng trong quá trình thẩm định của nhóm tài chính của bạn là kết hợp ba bên. Đây là các khoản phải trả chức năng của bộ phận kiểm tra chéo đơn đặt hàng, hóa đơnvà biên lai giao hàng để xác nhận rằng không có gian lận hoặc lỗi của con người có thể gây ra chi phí ngoài dự kiến.
Sau khi mặt hàng được giao hoặc dịch vụ được cung cấp, bên chịu trách nhiệm (người yêu cầu ban đầu hoặc nhóm tài chính) sẽ tạo biên nhận và nộp biên lai cùng với các tài khoản phải trả để tạo điều kiện thuận lợi cho việc khớp ba bên và chứng minh rằng đơn đặt hàng đã được đáp ứng.

Kết luận

Đây là bản phân tích rất cơ bản về yêu cầu mua hàng và quy trình đặt hàng. Trên thực tế, quá trình yêu cầu và nhận hàng từ nhà cung cấp bên ngoài qua lại rất tốn công sức và có thể kéo dài. Đó là lý do tại sao việc tạo ra một quy trình vận hành tiêu chuẩn cho các yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng là chìa khóa để đảm bảo quá trình mua hàng diễn ra suôn sẻ và lưu trữ hồ sơ chất lượng.

Và, giống như nhiều chức năng hành chính kinh doanh, các khía cạnh mua sắm này ngày càng được số hóa hoặc tự động hóa. Đó là tin tuyệt vời cho chủ doanh nghiệp và nhân viên – mặc dù quy trình làm việc được tối ưu hóa có thể tăng tốc mọi thứ nhưng bạn không thể tối ưu hóa tốc độ bàn giao giấy tờ qua lại, đặc biệt là khi thiết lập cơ chế làm việc từ xa hoặc nếu trụ sở chính và văn phòng của bạn bị chuyển địa điểm.

Hiệu quả tự động hóa các khoản phải trả các công cụ bao gồm yêu cầu mua hàng toàn diện và quản lý đơn đặt hàng. Những đổi mới trong quy trình làm việc bao gồm:

Các công cụ sàng lọc được hỗ trợ bởi AI để tạo ra các yêu cầu chính thức từ email của nhân viên hoặc tin nhắn Slack.
Phê duyệt AP tự động đối với một số danh mục hoặc yêu cầu nhất định với số tiền nhất định mà không cần sàng lọc con người.
Đồng bộ hóa với phần mềm kế toán của bạn để di chuyển các yêu cầu, lập hóa đơn và biên lai nhằm cho phép đối chiếu và đối chiếu ba chiều một cách nhanh chóng.
Lưu trữ dữ liệu dài hạn trong đám mây an toàn đảm bảo bạn tuân thủ và sẵn sàng kiểm tra.

Đây chỉ là một số cải tiến trong việc định hình hoạt động mua sắm, nhưng mỗi cải tiến đều hợp lý hóa quy trình yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng của bạn một cách độc đáo. Và bạn càng phát triển và nuôi dưỡng quản lý mua sắm đấu thầu và Tự động hóa AP, hệ sinh thái bạn xây dựng càng lớn – và bạn càng có thể quản lý các nhiệm vụ hành chính dễ dàng hơn nếu không làm giảm trọng tâm hoạt động của bạn.

Bất kể trình độ của bạn tự động hóa tài chính, hiểu rõ đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng là bước đầu tiên để quản lý chi tiêu và duy trì tiền mặt – nếu bạn quản lý những gì hiện tại bạn có thể đo lường được.