Tự động hóa quy trình kinh doanh

Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) là việc sử dụng các công nghệ tiên tiến để tự động hóa các quy trình kinh doanh ngoài việc nhập, lưu trữ và thao tác dữ liệu đơn giản.

Tự động hóa không thực sự là một khái niệm mới. Ở Hy Lạp cổ đại, ô tô được sử dụng làm đồ chơi, đài phun nước, nỏ, cổng và thậm chí là cỗ máy chiến tranh. Tuy nhiên, tự động hóa quy trình đã phát triển như một công cụ kinh doanh trong thế kỷ XNUMX khi các công ty bắt đầu sử dụng máy tính để thực hiện các tác vụ và quy trình đơn giản, mở ra kỷ nguyên quản lý kinh doanh thông minh.

Ngày nay, Tự động hóa Quy trình Kinh doanh đã vượt ra khỏi phạm vi sản xuất và các nhiệm vụ thông thường đơn giản, và đang thâm nhập vào các hoạt động khác nhau của thế giới kinh doanh. Tự động hóa thông minh các nhiệm vụ doanh nghiệp theo hướng dữ liệu có thể đã bắt đầu từ những năm 1960 với sự ra đời của các hệ thống lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp và hiện đã phát triển để bao gồm AI, IDP và tự động hóa quy trình bằng robot.

BPA là gì

Tự động hóa quy trình kinh doanh liên quan đến việc tự động hóa các quy trình cốt lõi, quan trọng của sứ mệnh của một doanh nghiệp. Quy trình này có thể đơn giản như nắm bắt và tự động trả lời email và lên lịch theo dõi hoặc có thể bao gồm quy trình làm việc phức tạp, nhiều cấp của tổ chức. Một Khảo sát của McKinsey cho thấy rằng mặc dù rất ít nghề có thể tự động hóa hoàn toàn (1%), nhưng 60% của tất cả các nghề có thể tự động hóa ít nhất 34% nhiệm vụ / hoạt động của họ.

Lợi ích của Tự động hóa Quy trình Kinh doanh

Việc tự động hóa các tác vụ lặp lại thông thường có thể tăng tốc độ, độ chính xác và tính nhất quán của các hoạt động. Điều này dẫn đến cải thiện hiệu quả và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Các lợi ích của BPA đối với một tổ chức rất đa dạng:

1. Tiết kiệm thời gian và thời gian quay vòng nhanh hơn: Quy trình kinh doanh thủ công ngốn rất nhiều thời gian, không phân biệt bộ phận và tính chất công việc. Ví dụ: các tác vụ cấp thấp, có thể tự động hóa đã được báo cáo tiêu tốn 30% thời gian của bộ phận CNTT, 47% thời gian của bộ phận AP và 75% thời gian của nhân viên bộ phận Nhân sự và Biên chế. Điều này đương nhiên dẫn đến sự chậm trễ về thời gian và các hình phạt liên quan có ảnh hưởng xấu đến năng suất của nhóm và công ty. Quy trình kinh doanh tự động có thể giúp tránh những chậm trễ và tắc nghẽn như vậy trong hoạt động hàng ngày của công ty.
2. Tiết kiệm chi phí: Quy trình kinh doanh thủ công đòi hỏi nguồn nhân lực đáng kể. McKinsey đã chỉ ra rằng 45% các hoạt động được trả lương hiện tại có chi phí tương đương 2 nghìn tỷ đô la trong tổng tiền lương hàng năm, có thể được tự động hóa. Hơn nữa, việc thực hiện thủ công các nhiệm vụ dư thừa, có khả năng tự động hóa làm giảm năng suất của công ty và năng suất thấp có thể khiến người sử dụng lao động mất khoảng 1.8 tỷ USD mỗi năm. Mặc dù có vẻ như chi phí lắp đặt của quá trình tự động hóa có thể được coi là cao, nhưng việc tiết kiệm vận hành nhiều hơn là bù đắp cho nó.
3. Giảm lỗi: Các công việc thủ công có liên quan đến các lỗi phát sinh từ những việc đơn giản như kiệt sức hoặc bất cẩn, đến các vấn đề nghiêm trọng hơn như thiếu hiểu biết hoặc thờ ơ. Ngay cả những tác vụ có vẻ đơn giản cũng liên quan đến lỗi, khi được thực hiện theo cách thủ công - ví dụ: nhập dữ liệu theo cách thủ công vào bảng tính đơn giản đã được chứng minh là có liên quan đến lỗi của con người là 18% - 40%. Người ta nói rằng một con người có khả năng mắc 10 lỗi trong mỗi 100 bước khi thực hiện công việc thừa.
4. Tăng cường tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược: Một nghiên cứu toàn cầu về tự động hóa các quy trình cho thấy một công nhân trung bình dành hơn 3 giờ mỗi ngày cho các công việc lặp đi lặp lại, điều này làm giảm sự tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn liên quan đến việc lập chiến lược và lập kế hoạch của con người để cải thiện tổ chức . Một báo cáo của CIO nói rằng năng suất và sự hài lòng của nhân viên tăng lên khi họ dành thời gian cho những khía cạnh thú vị và bổ ích trong công việc của họ, và điều này làm giảm sự thay đổi của nhân viên và tăng cường khả năng giữ chân nhân viên.
5. Tính minh bạch: Khó theo dõi các tác vụ thủ công. Tự động hóa quy trình có thể tập trung hóa các quy trình và nâng cao tính minh bạch trên toàn diện đồng thời tích hợp một cách hợp lý các chức năng kinh doanh trải rộng trong tổ chức. Tự động hóa quy trình nghiệp vụ cũng thiết lập các biện pháp bảo mật và truy xuất nguồn gốc thông tin, đảm bảo tuân thủ tốt hơn các quy định liên quan.
6. Sẵn sàng đánh giá: Quy trình kinh doanh tự động không chỉ cho phép tiêu chuẩn hóa hoạt động mà còn đảm bảo duy trì hồ sơ của tất cả các giai đoạn của quy trình kinh doanh, do đó tạo ra một dấu vết đánh giá.
7. Hỗ trợ mở rộng: Khi cơ sở khách hàng và danh mục hoạt động mở rộng, việc quản lý kinh doanh thủ công có thể trở nên khó sử dụng và bất khả thi. Tự động hóa quy trình cho phép hợp lý hóa tất cả các quy trình kinh doanh, do đó cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô.

Các yếu tố của tự động hóa quy trình kinh doanh

Có ba yếu tố đối với BPA:

1. Quy tắc kinh doanh: Đây là các chính sách của doanh nghiệp được tuân theo trong hoạt động của nó thông qua logic nghiệp vụ và các bước hành động. Trong các hệ thống BPA, các quy tắc nghiệp vụ là cơ sở để xây dựng hệ thống tự động hóa.
2. Dữ liệu có cấu trúc. Đây là những dữ liệu được tổ chức có ý nghĩa đối với công ty và hoạt động của nó. Nó có thể bao gồm danh sách nhân viên, hóa đơn và thông tin bán hàng và dữ liệu tài chính thường được tham chiếu cho các hoạt động hàng ngày. Các công cụ BPA quản lý và tổ chức việc thu thập và tích hợp dữ liệu này vào các báo cáo hữu ích và ngắn gọn có thể được sử dụng hiệu quả cho các quy trình hạ nguồn.
3. Dữ liệu phi cấu trúc: Đây là những dữ liệu không tuân theo biểu mẫu có cấu trúc nhưng vẫn hữu ích cho công ty. Dữ liệu đó có thể là mô tả sản phẩm, trang web, bài đánh giá, mạng xã hội, email, v.v. và một BPA tốt quản lý và xử lý tốt những dữ liệu này để chúng được sử dụng cho công ty về mặt chiến lược và lập kế hoạch.

Một quy trình tự động hóa mạnh mẽ kết hợp nhuần nhuyễn ba yếu tố này để doanh nghiệp hoạt động trơn tru.

Các loại quy trình tự động hóa kinh doanh

Có bốn loại BPA có thể được sử dụng tùy thuộc vào nhu cầu của công ty:

1. Tự động hóa cơ bản liên quan đến việc số hóa và tự động hóa các công việc đơn giản trong một tổ chức và sắp xếp tất cả dữ liệu liên quan đến các công việc đơn giản này để dễ dàng truy cập. Công cụ nhắn tin hoặc nhóm làm việc bao gồm các nhân viên làm việc trong một dự án cụ thể, là một ví dụ về tự động hóa cơ bản.
2. Quy trình tự động hóa quản lý các nhiệm vụ, quy trình và dự án. Nó cũng có các điểm kiểm tra, phê duyệt và cập nhật tích hợp để chuyển tiếp liền mạch quy trình / dự án từ đầu đến cuối. Điều này cũng cung cấp sự minh bạch đầy đủ cho tất cả những người tham gia vào quá trình kinh doanh.
3. Tự động hóa tích hợp tiên tiến hơn ở chỗ nó thay thế phần lớn nhân viên của con người trong các nhiệm vụ lặp đi lặp lại nhất định; sự tham gia của con người chỉ dành cho việc thiết lập và giám sát quy tắc, và BPA đảm nhận công việc như được xác định bởi các quy trình công việc rõ ràng. Tự động hóa tích hợp thường thấy trong các nền tảng hỗ trợ khách hàng, trong đó các nhận xét / phản hồi của khách hàng được xử lý tự động và được phân loại / chú thích cho các hành động tiếp theo.
4. Tự động hóa AI là dạng BPA tiên tiến nhất trong đó các ứng dụng phần mềm máy tính đưa ra các quyết định giống như con người. Hệ thống AI BPA xử lý dữ liệu và thông tin theo cách mà nó đã được đào tạo, để bắt chước hành động của con người ở một mức độ lớn.

Các lĩnh vực sử dụng cho Tự động hóa quy trình kinh doanh trong một doanh nghiệp

Tự động hóa quy trình kinh doanh có thể được sử dụng ở hầu hết các phòng ban trong tổ chức, với các mức độ can thiệp khác nhau của con người. Một số lĩnh vực sử dụng cụ thể là:

Tài khoản Các ứng dụng phải trả

Những lợi thế của việc tự động hóa các khía cạnh tài chính trong hoạt động của một công ty đang ngày càng được các doanh nghiệp thừa nhận. Điều này đòi hỏi phải áp dụng tự động hóa trong cấu trúc quy trình tài chính. Điều này đặc biệt rõ ràng trong các hoạt động của Bộ phận phải trả cung cấp hỗ trợ tài chính, hành chính và văn thư cho quá trình mua hàng của một công ty. Các hoạt động của bộ phận AP phải tích hợp liền mạch các chức năng khác nhau của quy trình mua sắm trả tiền kéo dài quản lý đơn đặt hàng, giao tiếp với nhà cung cấp, quản lý hóa đơn, theo dõi sản phẩm và thanh toán. Tự động hóa các hoạt động của AP, chẳng hạn như quản lý hóa đơn và quản lý đơn đặt hàng, có thể giúp tổ chức quá trình mua sắm trong các công ty

Các công cụ BPA dựa trên AI như Nanonets có thể giúp tự động hóa các tác vụ AP như phê duyệt hóa đơn, để biến nó thành một quy trình đơn giản.

Tìm nguồn cung ứng và Mua sắm

Công nghệ và tự động hóa có thể tạo điều kiện cho sự liền mạch các hoạt động tìm nguồn cung ứng và mua sắm với khả năng đối chiếu dữ liệu / dữ kiện / thông tin / phân tích và cung cấp khả năng tiếp cận dễ dàng cho tất cả các bên liên quan. Tự động hóa có thể đảm bảo tính liên tục trong các mối quan hệ với nhà cung cấp, hỗ trợ việc ra quyết định phân tích, cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu trên toàn bộ cơ sở kinh doanh và nhà cung cấp, đồng thời đặt ra các chiến lược và điều kiện để tối đa hóa giá trị đồng tiền. Tự động hóa cũng có thể đảm bảo rằng khả năng tìm nguồn cung ứng chiến lược có thể được mở rộng để ngăn chặn sự chậm trễ và chậm trễ trong kết quả kinh doanh.

Kế toán

Tự động hóa quy trình kế toán bao gồm đối chiếu tài khoản kỹ thuật số, duy trì hồ sơ tài chính và tạo báo cáo tài chính với sự can thiệp tối thiểu của con người. Một số lợi ích liên quan đến tự động hóa kế toán là tính toàn vẹn của dữ liệu tốt hơn, cải thiện hiệu quả, khả năng kiểm toán và duy trì hồ sơ. Một phần mềm tự động hóa kế toán tốt cung cấp một loạt các chức năng khác nhau trùng lặp với các bộ phận khác như mua hàng, tài khoản phải trả, quản lý bảng lương và xử lý hồ sơ thuế / tài chính.

Nhân sự

Nhân sự bao gồm rất nhiều thủ tục giấy tờ và các quy trình tốn thời gian có thể được tự động hóa. HR BPA có thể bao gồm tự động hóa quản trị nhân viên, tính lương, chấm công và quản lý phúc lợi. Hệ thống tự động hóa nhân sự có thể tổ chức và lưu trữ dữ liệu như hồ sơ nhân viên, lịch trình, hồ sơ chấm công và các thông tin liên quan. Tự động hóa bảng lương có thể loại bỏ các sai sót trong tính toán bảng lương và duy trì hồ sơ bảng lương cho các mục đích thuế. Hệ thống đánh giá tự động có thể giúp nhân viên và người sử dụng lao động đánh giá hiệu suất và giúp thúc đẩy cải thiện hiệu suất và hợp tác.

Hỗ trợ khách hàng

Không thể loại bỏ hoàn toàn sự tham gia của con người trong việc hỗ trợ khách hàng. Tuy nhiên, tự động hóa quy trình có thể tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty và cải thiện mối quan hệ với khách hàng. McKinsey báo cáo rằng việc sử dụng tự động hóa để cải tiến trải nghiệm của khách hàng có thể tiết kiệm tới 40% chi phí dịch vụ. Tự động hóa có thể cho phép hỗ trợ khách hàng 24 × 7; hỗ trợ khách hàng suốt ngày đêm trong các hoạt động thủ công đòi hỏi phải tuyển thêm người cho công việc theo ca. Hơn nữa, tự động hóa dịch vụ khách hàng có thể giúp củng cố và sắp xếp các mối quan tâm của khách hàng đối với việc cải tiến sản phẩm và xây dựng thương hiệu. Tự động hóa dịch vụ khách hàng cũng có thể phục vụ cho những khách hàng trẻ tuổi, những người thích kênh kỹ thuật số để hỗ trợ khách hàng.

Quy trình bán hàng / CRM

Tự động hóa bán hàng có thể giảm chi phí bán hàng thông qua việc tiếp cận tốt hơn với khách hàng trong phễu bán hàng. Nó có thể tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình bán hàng giữa các nhóm bán hàng, đối tác, kênh phân phối và khách hàng, đồng thời có thể dễ dàng thực hiện các nhiệm vụ như cập nhật thông tin liên hệ, quản lý lịch và xử lý các cơ hội. Có thể tự động hóa các hoạt động như ghi nhật ký cuộc gọi, lập hồ sơ và xử lý để tiết kiệm thời gian. Thật vậy, McKinsey báo cáo rằng một phần ba các nhiệm vụ bán hàng và hoạt động bán hàng có thể được tự động hóa, điều này làm cho bán hàng trở thành một trong những chức năng hứa hẹn nhất về tiềm năng tự động hóa. Theo báo cáo, tự động hóa bán hàng có thể dẫn đến "giảm chi phí tổng thể từ 10 đến 15 phần trăm và giảm thời gian xử lý đơn đặt hàng - từ đơn đặt hàng đã xác nhận đến giao hàng được xác nhận - từ hai hoặc ba ngày xuống còn một hoặc hai giờ."

Quản lý truyền thông xã hội

Tự động hóa quy trình nội dung truyền thông xã hội của một công ty có thể tối ưu hóa các tương tác xã hội với khán giả, do đó mang lại khách hàng và giữ chân những người cũ. Tự động hóa phương tiện truyền thông xã hội có thể bao gồm việc lên lịch các bài đăng trên mạng xã hội trước thời hạn hoặc xuất bản lại các bài báo phổ biến theo định kỳ, để có thêm sức hút và xây dựng thương hiệu. Việc tự động hóa các nhiệm vụ quản lý truyền thông xã hội có thể phân bổ lại thời gian và nguồn lực cho các lĩnh vực tiếp thị khác đòi hỏi sự tham gia của con người, chẳng hạn như lập ngân sách và lập chiến lược.

Thiết lập hệ thống Tự động hóa Quy trình Kinh doanh

Việc thiết lập hệ thống BPA trong một tổ chức bắt đầu bằng việc đánh giá các quy trình kinh doanh của công ty và công nhận các cơ hội và lĩnh vực tự động hóa. Việc lựa chọn công cụ BPA phụ thuộc vào các yếu tố sau:

• Mức độ tự động hóa cần có:. Mỗi công ty có những yêu cầu và phong cách riêng khi nói đến quá trình mua hàng. Khả năng của phần mềm để kết hợp các thông lệ và chính sách của công ty phải được đánh giá. Một số câu hỏi hữu ích cần hỏi để đánh giá nhu cầu của công ty là:
  Hệ thống BPM sẽ phù hợp với các quy tắc tổng thể và hậu cần của doanh nghiệp bạn như thế nào?
  Những vai trò quan trọng trong BPM đã chọn là gì và ai sẽ lấp đầy chúng?
  Liệu BPM có phù hợp với văn hóa tổng thể của tổ chức không?
• Ngân sách: Số tiền đầu tư để thiết lập hệ thống tự động hóa quy trình phụ thuộc vào quy mô kinh doanh, lợi nhuận và tiềm năng đầu tư của công ty
• Tính dễ sử dụng: Ngay cả đối với các hệ thống tự động hóa quy trình tiên tiến, cần có sự can thiệp nhất định của con người trong quá trình thiết lập và thực hiện. Trình độ kỹ năng của nhân viên sử dụng phần mềm sẽ quyết định mức độ thân thiện với người dùng của giao diện người dùng phần mềm và mức độ hỗ trợ kỹ thuật sẽ được yêu cầu của nhà phát triển. Nhu cầu đào tạo và hỗ trợ công nghệ cũng phải được giải quyết trước khi lựa chọn công cụ phù hợp cho mục đích.
• Mức độ lan tỏa và cộng tác: Hầu hết các phòng ban / đội / đơn vị trong các công ty lớn đều có sự liên kết với nhau trong các hoạt động của họ. Công cụ phần mềm được sử dụng cho quá trình tự động hóa phải có khả năng cung cấp khả năng truy cập ở nhiều cấp độ khác nhau và cho phép hợp tác dễ dàng giữa tất cả những người tham gia. Cũng cần phải có điều khoản để bao gồm các cấp độ phê duyệt khác nhau trong quá trình này.
• Tích hợp với các hệ thống khác được sử dụng trong công ty: Công cụ BPA phải tích hợp với các hệ thống khác, chẳng hạn như các công cụ quản lý kế toán đã được sử dụng trong công ty. Các công cụ tự động hóa quy trình độc lập không tích hợp với các công cụ kỹ thuật số được sử dụng trong công ty sẽ dẫn đến việc quản lý dữ liệu kém và mất thời gian.

Một trong những thách thức chính trong việc thiết lập hệ thống BPM là thiết kế quy trình làm việc để tự động hóa. Một khi các quy trình được tự động hóa được xác định, mỗi bước trong quy trình phải được xác định rõ ràng để có thể tự động hóa hoàn toàn các quy trình một cách hiệu quả. Hơn nữa, tự động hóa quy trình phải được thực hiện theo từng giai đoạn để có thể kiểm tra kỹ lưỡng trước khi tích hợp cho toàn bộ doanh nghiệp. Việc giám sát liên tục cũng là điều cần thiết - đặt-và-quên không phải là một lựa chọn và việc thiếu giám sát có thể dẫn đến việc bỏ sót các chức năng.

Lấy đi

Tự động hóa Quy trình Kinh doanh đang nhanh chóng trở thành một công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp quản lý hoạt động và phát triển. Những lợi ích của các quy trình tự động như quy trình minh bạch hơn, giảm chi phí, cải thiện năng suất của nhân viên và sự hài lòng của khách hàng, khiến chúng trở nên lý tưởng để các công ty muốn mở rộng phạm vi kinh doanh và lợi nhuận của họ áp dụng. BPA không còn được coi là mối đe dọa đối với việc làm của con người mà được coi là một công cụ tổng hợp cho phép nhân viên của con người tập trung vào các nhiệm vụ ít tầm thường hơn, có giá trị cao hơn như phát triển kinh doanh và các hoạt động khác đóng góp vào giá trị doanh nghiệp.

Nguồn: https://nanonets.com/blog/what-is-business-process-automation/