Tài khoản phải trả là gì?
Các khoản phải trả (AP) đề cập đến số tiền mà một công ty nợ các nhà cung cấp, nhà cung cấp và chủ nợ đối với hàng hóa và dịch vụ đã nhận nhưng chưa được thanh toán. Đó là một khoản nợ trên bảng cân đối kế toán của công ty, thể hiện nghĩa vụ của công ty trong việc thanh toán cho các chủ nợ.
Quá trình tài khoản phải trả thường bắt đầu khi một công ty nhận được hóa đơn từ người bán hàng hoặc nhà cung cấp cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã được giao. Hóa đơn thường bao gồm số lượng, giá cả và mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được. Sau đó, công ty sẽ xác minh hóa đơn để đảm bảo rằng hóa đơn chính xác và khớp với hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được. Quá trình này có thể liên quan đến việc so sánh hóa đơn với đơn đặt hàng, biên lai hoặc tài liệu khác để đảm bảo rằng hóa đơn là hợp pháp.
Khi hóa đơn đã được xác minh, công ty ghi lại số tiền còn nợ trong sổ cái tài khoản phải trả. Sổ cái này theo dõi tất cả các hóa đơn chưa thanh toán và số tiền nợ của từng nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp. Sau đó, công ty sẽ thanh toán cho người bán hoặc nhà cung cấp khi hóa đơn đến hạn, thường là trong một khoảng thời gian xác định, được gọi là thời hạn thanh toán. Thời hạn thanh toán thường được thương lượng giữa công ty và người bán hoặc nhà cung cấp và có thể từ vài ngày đến vài tháng.
Các khoản phải trả là một phần quan trọng trong quản lý tài chính và dòng tiền của công ty. Bằng cách quản lý hợp lý các khoản phải trả, một công ty có thể đảm bảo rằng họ có đủ tiền mặt để thanh toán các hóa đơn đúng hạn và tận dụng các khoản chiết khấu khi thanh toán sớm. Nó cũng giúp các công ty duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và nhà cung cấp của họ bằng cách thanh toán cho họ đúng hạn và đầy đủ.
Quy trình phải trả tài khoản
Dưới đây là các bước của quy trình công việc tài khoản phải trả điển hình theo thứ tự -
- Tạo đơn đặt hàng (PO): Đây là bước đầu tiên trong quy trình tài khoản phải trả. Bộ phận mua hàng tạo đơn đặt hàng cho hàng hóa hoặc dịch vụ được mua từ nhà cung cấp.
- Hàng hóa hoặc Dịch vụ Nhận được: Sau khi đơn đặt hàng được tạo, nhà cung cấp sẽ gửi hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Bộ phận tiếp nhận xác nhận việc nhận hàng hóa hoặc dịch vụ và xác nhận đối với PO.
- Tạo hóa đơn: Sau khi nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ, nhà cung cấp sẽ tạo hóa đơn cho khoản thanh toán. Hóa đơn thường bao gồm các chi tiết như số đơn đặt hàng, ngày tháng, mô tả hàng hóa/dịch vụ, giá cả và điều khoản thanh toán.
- Phê duyệt hóa đơn: Hóa đơn sau đó được gửi đến người hoặc bộ phận thích hợp để phê duyệt. Điều này có thể bao gồm người quản lý bộ phận, người quản lý ngân sách hoặc nhân viên được ủy quyền khác. Sau khi được phê duyệt, hóa đơn đã sẵn sàng để xử lý.
- Xử lý hóa đơn: Bộ phận tài khoản phải trả sau đó xử lý hóa đơn. Điều này liên quan đến việc xác minh tính chính xác của hóa đơn, kiểm tra mọi sai lệch hoặc sai sót và nhập thông tin vào hệ thống kế toán.
- Ủy quyền thanh toán: Khi hóa đơn đã được xử lý, thanh toán được ủy quyền. Điều này có thể bao gồm người quản lý bộ phận, người quản lý ngân sách hoặc nhân viên được ủy quyền khác. Quá trình ủy quyền thanh toán có thể liên quan đến việc xác minh rằng có sẵn tiền để thanh toán.
- Thanh toán chế biến: Sau khi thanh toán đã được ủy quyền, bộ phận tài khoản phải trả sẽ xử lý thanh toán. Điều này thường liên quan đến việc in séc hoặc bắt đầu thanh toán điện tử.
- Đối chiếu Thanh toán: Sau khi thanh toán đã được xử lý, bộ phận tài khoản phải trả đối chiếu khoản thanh toán với hóa đơn gốc và xác minh rằng khoản thanh toán đã được thực hiện với số tiền chính xác.
- Đối chiếu tài khoản nhà cung cấp: Bộ phận tài khoản phải trả đối chiếu định kỳ các tài khoản của nhà cung cấp để đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn đã được thanh toán và không có số dư chưa thanh toán.
- Báo cáo và Phân tích: Cuối cùng, bộ phận tài khoản phải trả tạo báo cáo để theo dõi các khoản thanh toán và phân tích hoạt động của nhà cung cấp. Điều này có thể bao gồm báo cáo chi tiêu của nhà cung cấp, báo cáo lịch sử thanh toán và các phân tích tài chính khác.
Bạn đang tìm cách tự động hóa Tài khoản phải trả bằng OCR? Đừng tìm đâu xa! Dùng thử miễn phí Quy trình công việc OCR tài khoản phải trả tự động của Nanonets.
OCR cho các khoản phải trả
Công nghệ Nhận dạng ký tự quang học (OCR) có thể được sử dụng để tự động hóa một số bước trong quy trình xử lý tài khoản phải trả, mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức. Công nghệ OCR cho phép máy tính trích xuất và giải thích dữ liệu văn bản từ hình ảnh được quét, tệp PDF hoặc các tài liệu điện tử khác, có thể được sử dụng để tự động hóa mục nhập dữ liệu và các tác vụ thủ công khác liên quan đến quy trình thanh toán tài khoản.
Dưới đây là một số cách sử dụng OCR trong quy trình tài khoản phải trả có thể giúp tự động hóa quy trình và mang lại lợi ích:
- Xử lý nhanh hơn: Công nghệ OCR có thể trích xuất dữ liệu từ hóa đơn hoặc đơn đặt hàng nhanh hơn nhiều so với khả năng của con người. Điều này cho phép các tổ chức xử lý hóa đơn và đơn đặt hàng nhanh hơn, giảm thời gian cần thiết để hoàn thành quy trình công việc tài khoản phải trả.
- Giảm lỗi: Nhập dữ liệu thủ công dễ bị lỗi, điều này có thể dẫn đến sự không chính xác trong quy trình tài khoản phải trả. Công nghệ OCR giảm rủi ro sai sót bằng cách tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn và đơn đặt hàng rồi nhập dữ liệu đó vào các trường thích hợp trong hệ thống kế toán.
- Chi phí thấp hơn: Tự động hóa quy trình tài khoản phải trả bằng công nghệ OCR có thể giúp các tổ chức tiết kiệm tiền bằng cách giảm nhu cầu lao động thủ công. Điều này có thể bao gồm việc giảm số lượng nhân viên cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu, cũng như giảm số lượng lỗi và chi phí liên quan.
- Cải thiện độ chính xác của dữ liệu: Công nghệ OCR có thể giúp cải thiện độ chính xác của dữ liệu bằng cách loại bỏ các lỗi do con người có thể xảy ra trong quá trình nhập dữ liệu. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng hóa đơn và đơn đặt hàng được xử lý chính xác và các khoản thanh toán được thực hiện với số tiền chính xác.
- Nâng cao năng suất: Tự động hóa quy trình tài khoản phải trả bằng công nghệ OCR có thể giải phóng thời gian của nhân viên để tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn, chẳng hạn như phân tích dữ liệu và cải thiện quy trình. Điều này có thể giúp cải thiện năng suất và hiệu quả tổng thể trong bộ phận tài khoản phải trả.
- Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp: Bằng cách tự động hóa quy trình tài khoản phải trả bằng công nghệ OCR, các tổ chức có thể xử lý hóa đơn và thanh toán nhanh hơn và chính xác hơn, điều này có thể giúp cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp. Điều này có thể dẫn đến các điều khoản và điều kiện tốt hơn từ các nhà cung cấp và cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp.
- Quản lý dòng tiền tốt hơn: Bằng cách tự động hóa quy trình tài khoản phải trả bằng công nghệ OCR, các tổ chức có thể xử lý hóa đơn và thanh toán nhanh hơn, điều này có thể giúp cải thiện việc quản lý dòng tiền. Điều này có thể giúp các tổ chức quản lý dòng tiền hiệu quả hơn, giảm rủi ro về các vấn đề về dòng tiền và cải thiện sự ổn định tài chính.
- Cải thiện tuân thủ: Công nghệ OCR có thể giúp cải thiện việc tuân thủ các yêu cầu quy định và chính sách nội bộ bằng cách đảm bảo rằng hóa đơn và thanh toán được xử lý chính xác và phù hợp với quy trình đã thiết lập.
Bạn đang tìm cách tự động hóa Tài khoản phải trả bằng OCR? Đừng tìm đâu xa! Dùng thử miễn phí Quy trình công việc OCR tài khoản phải trả tự động của Nanonets.
Nanonet cho tự động hóa các khoản phải trả
Chúng ta hãy xem lại từng bước của quy trình xử lý tài khoản phải trả được liệt kê trong phần trên và thảo luận về cách Nanonets OCR có thể giúp tự động hóa các quy trình –
- Tạo đơn đặt hàng (PO): Nanonets có thể giúp hợp lý hóa quy trình tạo đơn đặt hàng bằng cách tự động trích xuất dữ liệu từ các yêu cầu mua hàng hoặc các tài liệu nguồn khác. Sử dụng các thuật toán học máy, Nanonets có thể trích xuất thông tin liên quan như tên nhà cung cấp, mô tả mặt hàng và thông tin về giá rồi nhập dữ liệu đó vào các trường thích hợp trong mẫu đơn đặt hàng.
- Hàng hóa hoặc Dịch vụ Nhận được: Các mạng nano có thể giúp tự động hóa việc xác thực hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được đối với PO bằng cách sử dụng công nghệ nhận dạng hình ảnh. Ví dụ: Nanonets có thể xử lý hình ảnh của phiếu đóng gói hoặc biên lai giao hàng và so sánh thông tin với PO tương ứng để đảm bảo rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được nhận như mong đợi.
- Tạo hóa đơn: Nanonets có thể giúp tự động hóa quy trình tạo hóa đơn bằng cách trích xuất dữ liệu từ đơn đặt hàng hoặc các tài liệu nguồn khác. Sử dụng các thuật toán học máy, Nanonets có thể trích xuất thông tin liên quan như tên nhà cung cấp, mô tả mặt hàng và thông tin về giá rồi nhập dữ liệu đó vào mẫu hóa đơn.
- Phê duyệt hóa đơn: Nanonets có thể giúp hợp lý hóa quy trình phê duyệt hóa đơn bằng cách sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để trích xuất dữ liệu từ tài liệu hóa đơn và định tuyến chúng đến người phê duyệt thích hợp. Ví dụ: Nanonets có thể phân tích nội dung của hóa đơn và tự động gửi hóa đơn đó đến người quản lý bộ phận chịu trách nhiệm phê duyệt hóa đơn cho nhà cung cấp cụ thể đó.
- Xử lý hóa đơn: Nanonets có thể giúp tự động hóa quá trình xử lý hóa đơn bằng cách trích xuất dữ liệu từ hóa đơn và nhập dữ liệu đó vào hệ thống kế toán. Ví dụ: Nanonets có thể trích xuất thông tin liên quan như số hóa đơn, tên nhà cung cấp, mô tả mặt hàng và thông tin về giá cả rồi nhập dữ liệu đó vào các trường thích hợp trong hệ thống kế toán.
- Ủy quyền thanh toán: Nanonets có thể giúp hợp lý hóa quy trình ủy quyền thanh toán bằng cách tự động định tuyến các khoản thanh toán tới người phê duyệt phù hợp dựa trên các quy tắc được xác định trước. Ví dụ: Nanonets có thể phân tích số tiền thanh toán và định tuyến số tiền đó đến người quản lý ngân sách chịu trách nhiệm phê duyệt các khoản thanh toán trong bộ phận cụ thể đó.
- Thanh toán chế biến: Flow by Nanonets có thể giúp tự động hóa quá trình xử lý thanh toán bằng cách trích xuất dữ liệu từ hóa đơn và tạo thanh toán. Ví dụ: Nanonets có thể trích xuất thông tin liên quan như số tiền thanh toán, tên nhà cung cấp và điều khoản thanh toán, đồng thời tạo séc hoặc bắt đầu thanh toán điện tử.
- Đối chiếu Thanh toán: Nanonets có thể giúp tự động hóa quy trình đối chiếu thanh toán bằng cách khớp các khoản thanh toán với hóa đơn gốc và xác định bất kỳ sự khác biệt hoặc lỗi nào. Ví dụ: Nanonets có thể phân tích dữ liệu thanh toán và xác định các hóa đơn chưa được thanh toán hoặc đã được thanh toán vượt mức.
- Đối chiếu tài khoản nhà cung cấp: Nanonets có thể giúp tự động hóa việc đối chiếu tài khoản của nhà cung cấp bằng cách phân tích dữ liệu thanh toán và xác định mọi số dư chưa thanh toán hoặc chênh lệch. Ví dụ: Nanonets có thể phân tích dữ liệu thanh toán và xác định các nhà cung cấp có số dư chưa thanh toán hoặc hóa đơn chưa được thanh toán.
Tóm lại, việc sử dụng Nanonets OCR trong quy trình xử lý tài khoản phải trả có thể giúp tự động hóa một số bước trong quy trình, mang lại các lợi ích như xử lý nhanh hơn, giảm lỗi, giảm chi phí, cải thiện độ chính xác của dữ liệu, nâng cao năng suất, cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp, quản lý dòng tiền tốt hơn và cải thiện sự tuân thủ. Bằng cách tận dụng công nghệ OCR, các tổ chức có thể sắp xếp hợp lý các quy trình phải trả tài khoản của họ, tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời cải thiện hiệu suất và hiệu quả tổng thể.
Bạn đang tìm cách tự động hóa Tài khoản phải trả bằng OCR? Đừng tìm đâu xa! Dùng thử miễn phí Quy trình công việc OCR tài khoản phải trả tự động của Nanonets.
- Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Khuếch đại kiến thức. Truy cập Tại đây.
- nguồn: https://nanonets.com/blog/ocr-for-accounts-payable/
- :là
- $ LÊN
- a
- ở trên
- Tài khoản
- Kế toán
- Trợ Lý Giám Đốc
- các khoản phải trả
- chính xác
- chính xác
- chính xác
- mua lại
- hoạt động
- Lợi thế
- Sau
- chống lại
- thuật toán
- Tất cả
- cho phép
- số lượng
- số lượng
- phân tích
- phân tích
- và
- thích hợp
- phê duyệt
- phê duyệt
- LÀ
- AS
- liên kết
- ủy quyền
- tự động hóa
- Tự động
- tự động
- tự động hóa
- có sẵn
- Cân đối
- Cân đối kế toán
- số dư
- dựa
- BE
- Lợi ích
- Hơn
- giữa
- Hóa đơn
- mang lại
- Đưa
- ngân sách
- by
- CAN
- tiền mặt
- dòng tiền
- tính cách
- nhận dạng nhân vật
- kiểm tra
- kiểm tra
- Các công ty
- công ty
- so sánh
- so sánh
- hoàn thành
- tuân thủ
- máy tính
- điều kiện
- nội dung
- Tương ứng
- Chi phí
- tạo ra
- tạo ra
- tạo
- chủ nợ
- dữ liệu
- nhập dữ liệu
- Ngày
- Ngày
- giao
- giao hàng
- bộ
- Mô tả
- chi tiết
- giảm giá
- thảo luận
- tài liệu hướng dẫn
- tài liệu
- suốt trong
- mỗi
- Đầu
- hiệu quả
- hiệu quả
- hiệu quả
- điện tử
- thanh toán điện tử
- loại bỏ
- nhúng
- nâng cao
- đảm bảo
- đảm bảo
- nhập
- lỗi
- thành lập
- ví dụ
- dự kiến
- trích xuất
- khai thác
- nhanh hơn
- vài
- Lĩnh vực
- Cuối cùng
- tài chính
- quản lý tài chính
- ổn định tài chính
- Tên
- dòng chảy
- Tập trung
- Trong
- Miễn phí
- từ
- Full
- quỹ
- tạo ra
- tạo
- tạo ra
- tốt
- hàng hóa
- tay
- Có
- giúp đỡ
- giúp
- lịch sử
- Độ đáng tin của
- HTTPS
- Nhân loại
- Con người
- xác định
- xác định
- hình ảnh
- Nhận dạng hình ảnh
- hình ảnh
- quan trọng
- nâng cao
- cải thiện
- cải thiện
- in
- bao gồm
- bao gồm
- thông tin
- bắt đầu
- đầu vào
- nội bộ
- xử lý hóa đơn
- liên quan
- tham gia
- IT
- ITS
- nổi tiếng
- nhân công
- Ngôn ngữ
- dẫn
- học tập
- Ledger
- tận dụng
- trách nhiệm
- Liệt kê
- Xem
- máy
- học máy
- thực hiện
- duy trì
- làm cho
- LÀM CHO
- quản lý
- quản lý
- giám đốc
- quản lý
- nhãn hiệu
- phù hợp
- tiền
- tháng
- chi tiết
- tên
- Tự nhiên
- Ngôn ngữ tự nhiên
- Xử lý ngôn ngữ tự nhiên
- Cần
- cần thiết
- nlp
- con số
- số
- nhiều
- nhiều lợi ích
- OCR
- of
- on
- gọi món
- đơn đặt hàng
- tổ chức
- nguyên
- Nền tảng khác
- nổi bật
- tổng thể
- nợ
- thanh toán
- một phần
- riêng
- Trả
- trả tiền
- thanh toán
- xử lý thanh toán
- đối chiếu thanh toán
- thanh toán
- thực hiện
- thời gian
- người
- Nhân viên
- plato
- Thông tin dữ liệu Plato
- PlatoDữ liệu
- PO
- Chính sách
- giá
- giá
- vấn đề
- thủ tục
- quá trình
- Quy trình
- xử lý
- năng suất
- đúng
- cung cấp
- mua
- đơn đặt hàng
- mua
- số lượng, lượng
- Mau
- phạm vi
- sẵn sàng
- biên lai
- nhận
- nhận
- nhận
- công nhận
- hòa giải
- hồ sơ
- Giảm
- làm giảm
- giảm
- đề cập
- nhà quản lý
- Mối quan hệ
- có liên quan
- Báo cáo
- đại diện
- Yêu cầu
- chịu trách nhiệm
- Nguy cơ
- Route
- quy tắc
- s
- Lưu
- Phần
- DỊCH VỤ
- một số
- một số
- nguồn
- quy định
- tiêu
- Tính ổn định
- Nhân sự
- Bước
- Các bước
- Chiến lược
- hợp lý hóa
- như vậy
- đủ
- TÓM TẮT
- nhà cung cấp
- hệ thống
- Hãy
- mất
- nhiệm vụ
- Công nghệ
- mẫu
- về
- điều khoản và điều kiện
- việc này
- Sản phẩm
- thông tin
- cung cấp their dịch
- Them
- thời gian
- đến
- theo dõi
- điển hình
- thường
- us
- thường
- xác nhận
- nhà cung cấp
- nhà cung cấp
- xác minh
- xác minh
- Vimeo
- Đường..
- cách
- TỐT
- cái nào
- với
- ở trong
- quy trình làm việc
- Luồng công việc
- trên màn hình
- youtube
- zephyrnet