Email là một phương tiện liên lạc thiết yếu trong thế giới ngày nay. Cho dù bạn là chủ doanh nghiệp, nhân viên hay người làm việc tự do, bạn có thể nhận được hàng chục, thậm chí hàng trăm email mỗi ngày. Việc trả lời tất cả những email này có thể tốn thời gian và đôi khi liên quan đến việc thực hiện các công việc lặp đi lặp lại. Điều này trở nên cồng kềnh, đặc biệt là trong giờ làm việc khi bạn có những nhiệm vụ quan trọng khác phải làm.
Hướng dẫn này cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách tự động hóa phản hồi email có thể cách mạng hóa chiến lược truyền thông của bạn, làm cho chiến lược này hiệu quả và phản hồi nhanh hơn. Chúng ta sẽ tìm hiểu cách trực tiếp thiết lập phản hồi email tự động trong Gmail và Outlook. Chúng ta cũng sẽ xem xét một số mẫu thực tế và thảo luận về các phương pháp hay nhất.
Tiếp theo, chúng tôi sẽ giới thiệu Quy trình làm việc Nanonets, một nền tảng dựa trên AI giúp đưa tính năng tự động hóa email lên một tầm cao mới bằng cách tạo các quy trình công việc phức tạp, nhận biết theo ngữ cảnh để tự động hóa phản hồi email. Chúng tôi sẽ đi sâu vào cách nền tảng này có thể tích hợp với Gmail và Outlook để tạo quy trình phản hồi email tự động có thể sắp xếp các câu trả lời email được cá nhân hóa phù hợp với trường hợp sử dụng của bạn và phù hợp với phong cách viết cũng như nghi thức của bạn.
Khi nào nên tự động trả lời email?
Tự động hóa phản hồi email có thể cực kỳ hiệu quả trong việc duy trì hiệu quả và tính nhất quán trong giao tiếp. Dưới đây là một số tình huống chính mà nó có thể đặc biệt có lợi:
1. Khi bạn không thể trả lời cá nhân
Trả lời tự động được sử dụng phổ biến nhất khi bạn không thể trả lời email cá nhân. Điều này có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau như:
- Kỳ nghỉ: Việc cho những người liên hệ của bạn biết rằng bạn đi vắng và khi nào bạn sẽ quay lại có thể giúp quản lý những kỳ vọng của họ về thời gian phản hồi.
- Tham dự một hội nghị hoặc sự kiện: Nếu bạn bận rộn với một sự kiện mà bạn không thể kiểm tra email thường xuyên thì thư trả lời tự động có thể thông báo cho người gửi về tình trạng tạm thời không có mặt của bạn.
- Thời gian không sẵn sàng kéo dài: Trong những thời điểm bạn không thể kiểm tra email trong thời gian dài hơn, phản hồi tự động sẽ đảm bảo rằng người gửi không bị bỏ sót.
2. Đối với các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và các câu hỏi chung
Tự động phản hồi cho các tác vụ lặp đi lặp lại là một cách thông minh để xử lý email hiệu quả. Điêu nay bao gôm:
- Hỏi đáp về: Nếu địa chỉ email của bạn nhận được nhiều truy vấn về các chủ đề phổ biến (ví dụ: “làm cách nào để đặt lại mật khẩu?”), việc thiết lập phản hồi tự động cho các chủ đề này có thể cung cấp câu trả lời ngay lập tức và giảm khối lượng công việc.
- Xác nhận nhận email: Tự động xác nhận việc nhận email có thể khiến người gửi yên tâm và là một nhiệm vụ dễ dàng tự động hóa.
- Cung cấp thông tin cơ bản: Nếu bạn thường xuyên nhận được email yêu cầu thông tin như giờ làm việc, địa điểm hoặc dịch vụ được cung cấp, việc thiết lập trả lời tự động để giải quyết các truy vấn này có thể rất hiệu quả.
Tự động trả lời email không chỉ là vấn đề thuận tiện mà còn là công cụ chiến lược để nâng cao hiệu quả giao tiếp. Nó đặc biệt hữu ích khi các phản hồi cá nhân không khả thi và để quản lý các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Bằng cách áp dụng tự động hóa email một cách thông minh, bạn có thể duy trì các tiêu chuẩn liên lạc cao ngay cả khi cá nhân bạn không sẵn sàng trả lời.
Khi nào không nên tự động trả lời email?
Mặc dù việc tự động trả lời email có thể hiệu quả trong nhiều trường hợp, nhưng có những tình huống mà việc thể hiện sự liên lạc cá nhân hoặc sự chú ý cụ thể sẽ thích hợp hơn. Dưới đây là một số trường hợp mà tự động hóa có thể không phải là cách tiếp cận tốt nhất:
1. Xử lý các vấn đề nhạy cảm hoặc phức tạp
Phản hồi tự động có thể không đáp ứng được nhu cầu giải quyết các vấn đề nhạy cảm hoặc phức tạp đòi hỏi sự đồng cảm, thấu hiểu hoặc giải quyết vấn đề một cách chi tiết. Ví dụ:
- Khiếu nại của khách hàng: Khách hàng bày tỏ sự không hài lòng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ có thể cảm thấy bị bỏ rơi hoặc bị đánh giá thấp nếu họ nhận được phản hồi tự động. Sự chú ý cá nhân trong những trường hợp như vậy là rất quan trọng.
- Các vấn đề cá nhân nhạy cảm: Trong các tình huống như xử lý khiếu nại của khách hàng về một dịch vụ đã tác động đến họ về mặt cảm xúc, phản hồi tự động có vẻ thiếu tế nhị.
2. Xử lý các yêu cầu riêng biệt hoặc tùy chỉnh
Một số email yêu cầu phản hồi riêng mà hệ thống tự động không thể cung cấp. Điêu nay bao gôm:
- Đề xuất kinh doanh cụ thể: Nếu một khách hàng tiềm năng gửi đề xuất hoặc yêu cầu chi tiết, phản hồi tự động có thể tạo ấn tượng rằng nhu cầu cụ thể của họ không được xem xét.
- Truy vấn hỗ trợ kỹ thuật phức tạp: Các câu hỏi liên quan đến khắc phục sự cố chuyên sâu hoặc hỗ trợ kỹ thuật thường cần câu trả lời phù hợp.
3. Trong cuộc trò chuyện đang diễn ra
Trong trường hợp có cuộc trò chuyện qua email đang diễn ra, việc chuyển sang trả lời tự động có thể làm gián đoạn luồng và mối quan hệ. Ví dụ:
- Đàm phán hoặc thảo luận: Trong quá trình đàm phán kinh doanh qua email, việc đưa ra các phản hồi tự động có thể cản trở quá trình đàm phán và tạo ấn tượng về sự không quan tâm hoặc thiếu chuyên nghiệp.
4. Khi cá nhân hóa là chìa khóa
Một số tương tác nhất định đòi hỏi cách tiếp cận cá nhân hóa để duy trì mối quan hệ. Điều này đặc biệt đúng với:
- Khách hàng có giá trị cao: Đối với những khách hàng có đóng góp đáng kể cho doanh nghiệp của bạn, phản hồi tự động có thể có vẻ khách quan và có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ kinh doanh.
- Truyền thông kinh doanh nhạy cảm: Giao tiếp với các đối tác, các bên liên quan hoặc nhà đầu tư thường đòi hỏi một cách tiếp cận phù hợp và chu đáo hơn.
5. Tình huống khẩn cấp
Trong trường hợp khẩn cấp hoặc tình huống khẩn cấp, phản hồi tự động có thể gây trở ngại hơn là trợ giúp. Ví dụ:
- Yêu cầu hỗ trợ khẩn cấp: Nếu ai đó gửi email yêu cầu trợ giúp hoặc hỗ trợ ngay lập tức, phản hồi tự động có thể trì hoãn hành động quan trọng.
Về bản chất, mặc dù tự động hóa email có thể nâng cao hiệu quả trong nhiều lĩnh vực, nhưng điều quan trọng là phải đánh giá bản chất của từng email và quyết định xem phản hồi được cá nhân hóa có phù hợp hơn hay không. Cân bằng tự động hóa với sự tiếp xúc của con người đảm bảo rằng trong khi bạn được hưởng lợi từ hiệu quả của công nghệ, bạn cũng duy trì chất lượng và sự đồng cảm trong tương tác giữa con người với nhau, điều này rất quan trọng trong việc xây dựng và duy trì niềm tin cũng như các mối quan hệ.
Tạo quy trình làm việc để tự động hóa phản hồi email bằng trình tạo quy trình làm việc dựa trên AI của chúng tôi, được Nanonets thiết kế cho bạn và nhóm của bạn.
Trả lời email tự động trong Gmail
Bật trả lời tự động trong Gmail là một quá trình đơn giản có thể được thực hiện chỉ trong vài bước. Quá trình này áp dụng các mẫu email dưới dạng phản hồi tự động.
Chúng ta hãy lấy ví dụ về một nhân viên bán hàng thiết lập trả lời tự động cho bất kỳ cuộc gọi bán hàng nào được khách hàng tiềm năng lên lịch.
- Kích hoạt mẫu email trong Gmail: Bắt đầu bằng cách đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn. Điều hướng đến góc trên bên phải và nhấp vào biểu tượng Cài đặt hình bánh răng. Chọn “Xem tất cả cài đặt” rồi đi tới tab “Nâng cao” ở đầu trang. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy phần “Mẫu”; hãy chắc chắn để bật nó lên.
- Tạo mẫu trả lời tự động của bạn: Sau khi bật mẫu, hãy quay lại trang Gmail chính và nhấn “Soạn thư” để tạo email mới. Viết thư trả lời tự động dự định của bạn trong bản nháp email này. Nhân viên bán hàng của chúng tôi John Doe soạn một email như dưới đây.
- Lưu mẫu của bạn: Sau đó, nhấp vào menu ba chấm ở cuối cửa sổ email, chọn “Mẫu”, sau đó chọn “Lưu bản nháp dưới dạng mẫu” và chọn “Lưu làm mẫu mới”. Đặt tên cho mẫu mới của bạn và lưu nó.
- Chọn Bộ lọc để Trả lời Tự động: Cuối cùng, để đảm bảo rằng thư trả lời tự động của bạn được gửi đi trong những điều kiện cụ thể, chúng tôi sẽ tạo một bộ lọc. Chúng tôi bắt đầu bằng cách nhấp vào thanh Tìm kiếm ở đầu trang Gmail. Sau đó, chúng tôi lọc dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau như chủ đề, người gửi hoặc từ khóa trong nội dung thư. Các cuộc gọi bán hàng của John được lên lịch với chủ đề là “Cuộc gọi giới thiệu:” theo sau là tên của những người tham dự cuộc họp.
- Lưu bộ lọc: Sau khi tiến hành tìm kiếm để xác nhận bộ lọc hoạt động như dự định, hãy quay lại các tùy chọn tìm kiếm và chọn “Tạo bộ lọc”. Trong cài đặt bộ lọc, chọn hành động “Gửi mẫu” và chọn mẫu đã tạo trước đó của bạn. Hoàn tất cài đặt của bạn bằng cách nhấp vào “Tạo bộ lọc”.
Với các bước này, John đã thiết lập thành công tính năng trả lời tự động trong Gmail, đảm bảo rằng khách hàng tiềm năng nhận được tin nhắn cài sẵn của anh ấy và được cung cấp thông tin tốt hơn trước các cuộc gọi bán hàng của họ.
Phản hồi email tự động trong Outlook
Tạo phản hồi email tự động trong Outlook (thường được gọi là phản hồi “Vắng mặt” hoặc “Trả lời tự động”) có thể nâng cao đáng kể hiệu quả email của bạn, đặc biệt là khi bạn không thể phản hồi ngay lập tức. Tuy nhiên, Outlook hiện không cung cấp tính năng thiết lập bộ lọc cho trả lời tự động, có nghĩa là bạn chỉ có thể giới hạn trả lời tự động của mình ở những câu trả lời mà bạn muốn gửi cho tất cả mọi người - ví dụ: trả lời tự động ngoài văn phòng.
Các bước để thiết lập phản hồi email tự động trong Outlook Live
- Đăng nhập vào Outlook Live:
- Truy cập trang web Outlook Live.
- Nhập thông tin đăng nhập của bạn để đăng nhập vào tài khoản của bạn.
- Truy cập Menu Cài đặt:
- Sau khi đăng nhập, hãy tìm và nhấp vào biểu tượng bánh răng 'Cài đặt', thường thấy ở góc trên cùng bên phải của trang.
- Tìm tùy chọn trả lời tự động:
- Trong menu Cài đặt, cuộn xuống và tìm liên kết 'Xem tất cả cài đặt Outlook' ở dưới cùng.
- Nhấp vào 'Thư', sau đó điều hướng đến 'Trả lời tự động'.
- Bật trả lời tự động:
- Trong phần Trả lời tự động, hãy bật tùy chọn 'Bật trả lời tự động'.
- Bạn có thể chọn đặt phạm vi thời gian cụ thể để trả lời tự động hoạt động hoặc để nó không xác định.
- Tùy chỉnh trả lời tự động của bạn:
- Viết phản hồi tự động của bạn vào hộp văn bản được cung cấp. Đây là tin nhắn sẽ được gửi để phản hồi lại bất kỳ email nào bạn nhận được.
- Bạn có thể định dạng văn bản và thêm chi tiết như ngày trở về, thông tin liên hệ thay thế hoặc bất kỳ thông tin thích hợp nào khác.
- Đặt câu trả lời cho người gửi bên ngoài (Tùy chọn):
- Nếu bạn muốn gửi trả lời tự động cho người gửi bên ngoài tổ chức của mình, hãy chọn tùy chọn 'Gửi trả lời bên ngoài tổ chức của tôi'.
- Bạn có thể chọn gửi thư trả lời cho tất cả người gửi bên ngoài hoặc chỉ những người trong danh sách liên hệ của bạn.
- Tùy chỉnh tin nhắn cho người gửi bên ngoài, nếu nó khác với tin nhắn dành cho người liên hệ nội bộ.
- Lưu cài đặt:
- Khi bạn đã định cấu hình cài đặt của mình, hãy nhấp vào 'Lưu' để kích hoạt trả lời tự động.
- Kiểm tra và vô hiệu hóa (Khi cần thiết):
- Hãy nhớ tắt tính năng trả lời tự động khi quay lại hoặc không cần nữa.
- Chỉ cần quay lại cài đặt Trả lời tự động và tắt tùy chọn.
Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể quản lý hiệu quả hoạt động liên lạc qua email của mình trong Outlook Live, đặc biệt là trong những thời điểm bạn không sẵn sàng phản hồi ngay lập tức. Tính năng này hữu ích để quản lý kỳ vọng và duy trì tính chuyên nghiệp trong giao tiếp qua email của bạn.
Để thiết lập quy trình làm việc trả lời tự động tùy chỉnh hơn, bạn có thể sử dụng tích hợp Nanonets Outlook để gửi email có điều kiện dựa trên các điều kiện đặt trước và thậm chí quản lý nội dung email một cách linh hoạt bằng cách sử dụng AI và LLM tổng hợp trong quy trình công việc Nanonets Outlook của bạn.
Tạo quy trình làm việc để tự động hóa phản hồi email bằng trình tạo quy trình làm việc dựa trên AI của chúng tôi, được Nanonets thiết kế cho bạn và nhóm của bạn.
Ví dụ thực tế về tự động phản hồi email
Trong phần này, chúng ta sẽ khám phá một số ví dụ thực tế, thực tế về việc thiết lập phản hồi email tự động trong Gmail (hoặc trong Outlook bằng Quy trình làm việc Nanonets). Những ví dụ này sẽ cho thấy tính linh hoạt của tính năng này và cách nó có thể được điều chỉnh cho phù hợp với các tình huống khác nhau.
1. Trả lời tất cả email khi vắng mặt
Ca sử dụng: Tự động thông báo cho những người liên hệ về việc bạn không có mặt trong kỳ nghỉ hoặc kỳ nghỉ.
Filter: Áp dụng cho tất cả các email đến. Không có điều kiện bộ lọc nào được thêm vào khi tạo bộ lọc.
Nội dung email mẫu:
Subject: Out of Office: [Your Name]
Hello,
Thank you for your email. I am currently out of the office with no access to email. I will be returning on [Return Date]. If you need immediate assistance during my absence, please contact [Alternate Contact Name] at [Alternate Contact Email].
Best regards,
[Your Name]
2. Hướng dẫn đặt lại mật khẩu
Ca sử dụng: Cung cấp hướng dẫn tự động cho người dùng cần đặt lại mật khẩu.
Filter: Email có dòng chủ đề “Đặt lại mật khẩu” hoặc “Quên mật khẩu”.
Nội dung email mẫu:
Subject: Password Reset Instructions
Hello,
We received your request to reset your password. Please follow the instructions in the link below to set a new password:
[Password Reset Link]
If you did not request a password reset, please ignore this email or contact support@email.com for assistance.
Best regards,
[Your Company's Support Team]
3. Tự động trả lời đơn xin việc với tệp đính kèm sơ yếu lý lịch
Ca sử dụng: Gửi xác nhận tự động tới những người xin việc đã gửi sơ yếu lý lịch của họ.
Cấu hình bộ lọc:
- Có các từ: “đơn xin việc”, “sơ yếu lý lịch”, “CV”
- Có tập tin đính kèm: Kiểm tra
Nội dung email mẫu:
Subject: Job Application Received
Dear [Applicant's Name],
We have received your job application and resume. Thank you for your interest in joining our team. We are currently reviewing applications and expect to begin the interview process within the next two weeks. If your qualifications meet our needs, we will contact you to schedule an interview.
Best regards,
[Your Company's HR Department]
4. Tự động ghi nhận phản hồi của khách hàng
Ca sử dụng: Xác nhận đã nhận được phản hồi của khách hàng và đảm bảo hành động tiếp theo.
Filter: Email có chủ đề chứa “Phản hồi”, “Đánh giá” hoặc “Trải nghiệm khách hàng”.
Nội dung email mẫu:
Subject: Thank You for Your Feedback
Hello,
We appreciate you taking the time to provide your valuable feedback. Your insights are important to us, and we are committed to using them to improve our services. A member of our team will review your feedback and, if necessary, follow up with you shortly.
Thank you for helping us improve.
Best regards,
[Your Company's Customer Service Team]
5. Tự động trả lời email giới thiệu của khách hàng
Ca sử dụng: Cung cấp lời xác nhận nhanh chóng và được cá nhân hóa cho các email từ những khách hàng hiện tại gửi lời giới thiệu, nhấn mạnh sự đánh giá cao và các bước tiếp theo.
Cấu hình bộ lọc:
Nội dung email mẫu:
Subject: Thank You for Your Referral
Dear [Client's Name],
I'm grateful for the trust you have placed in us by referring [Referral's Name]. It's clients like you who help our business grow. We will reach out to [Referral's Name] promptly and ensure they receive the same high standard of service that you've experienced with us.
As a token of our appreciation, we would like to offer you [any referral benefits, if applicable].
Thank you once again for your support.
Warm regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company's Name]
Mỗi ví dụ trong số này minh họa các mẫu có thể được triển khai để hợp lý hóa hoạt động liên lạc và đảm bảo phản hồi kịp thời và phù hợp cho các loại yêu cầu qua email khác nhau.
Lợi ích của việc tự động trả lời email
Tự động trả lời email là điều cần thiết để duy trì liên lạc với những người liên hệ khi bạn không thể trả lời ngay lập tức. Dưới đây là tổng quan về những lợi ích mà chúng mang lại:
1. Hiệu quả thời gian
Trả lời tự động giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tự động trả lời tin nhắn đến. Điều này đặc biệt hữu ích cho những câu hỏi thông thường hoặc khi bạn không sử dụng hộp thư đến của mình, cho phép bạn tập trung vào các tác vụ khác mà không để lại email chưa được xác nhận.
2. Giao tiếp nhất quán
Bằng cách sử dụng trả lời tự động, bạn đảm bảo phản hồi nhất quán cho email. Sự nhất quán này giúp quản lý kỳ vọng và duy trì hình ảnh chuyên nghiệp. Nó cũng đảm bảo rằng không có email nào không được trả lời, điều này có thể rất quan trọng đối với dịch vụ khách hàng và quan hệ khách hàng.
3. Phản hồi có điều kiện
Đối với doanh nghiệp, trả lời tự động có thể gửi phản hồi dựa trên người gửi hoặc chủ đề. Ví dụ: email từ khách hàng VIP hoặc chứa từ khóa cụ thể có thể kích hoạt trả lời tự động ngay lập tức, đảm bảo rằng những người liên hệ này biết thư của họ quan trọng và sẽ được xử lý kịp thời.
4. Nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng
Trả lời tự động có thể nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng bằng cách cung cấp sự tương tác ngay lập tức. Việc xác nhận đã nhận được yêu cầu hoặc đơn đăng ký bán hàng có thể tạo ấn tượng tích cực ban đầu và giữ chân khách hàng tiềm năng cho đến khi bạn có thể trả lời cá nhân.
5. Giảm khối lượng công việc
Bằng cách xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại, trả lời tự động sẽ giảm khối lượng công việc cho nhân viên. Đối với các nhóm làm việc trực tiếp với khách hàng nhận được nhiều câu hỏi tương tự, tính năng trả lời tự động đảm bảo rằng mỗi khách hàng đều nhận được phản hồi ngay lập tức và phù hợp, do đó giảm áp lực cho nhóm trong việc trả lời từng tin nhắn riêng lẻ.
6. Cải thiện sự hài lòng của khách hàng
Trả lời nhanh chóng, thậm chí là trả lời tự động, có thể cải thiện đáng kể sự hài lòng của khách hàng. Biết rằng tin nhắn của họ đã được nhận và sẽ được quan tâm có thể làm giảm bớt những lo lắng của khách hàng và nâng cao trải nghiệm chung của họ với công ty bạn.
8. Giảm lỗi
Lỗi của con người trong giao tiếp có thể được giảm thiểu bằng tính năng trả lời tự động. Bằng cách đảm bảo rằng thông tin phù hợp được gửi đi để đáp ứng các yếu tố kích hoạt cụ thể, bạn sẽ giảm nguy cơ thông tin không chính xác được truyền đạt hoặc một số email nhất định bị bỏ qua.
Các cá nhân và doanh nghiệp có thể gặt hái những lợi ích này, dẫn đến nâng cao hiệu quả, sự hài lòng của khách hàng và tiêu chuẩn giao tiếp chuyên nghiệp hơn.
Tạo quy trình làm việc để tự động hóa phản hồi email bằng trình tạo quy trình làm việc dựa trên AI của chúng tôi, được Nanonets thiết kế cho bạn và nhóm của bạn.
Tầm quan trọng của phản hồi được cá nhân hóa và tương tác giữa con người với nhau
Mặc dù việc tự động trả lời email giúp hợp lý hóa việc quản lý email nhưng giá trị của giao tiếp được cá nhân hóa vẫn là điều tối quan trọng. Những tin nhắn tự động này, hữu ích cho việc trả lời thông thường, thiếu sự liên lạc cá nhân rất quan trọng để xây dựng các kết nối sâu sắc hơn.
- Chấp nhận cá nhân hóa. Phản hồi email tùy chỉnh thể hiện sự quan tâm đến nhu cầu cá nhân, thúc đẩy niềm tin và sự tín nhiệm. Sự liên lạc cá nhân này là chìa khóa trong việc củng cố mối quan hệ với khách hàng, khách hàng và đồng nghiệp.
- Sự tiếp xúc của con người trong giao tiếp. Tương tác cá nhân trong email, được đặc trưng bởi sự đồng cảm và thấu hiểu, tạo được tiếng vang sâu sắc hơn với người nhận. Điều quan trọng là sử dụng trả lời tự động cho các liên hệ ban đầu và các câu hỏi cơ bản, nhưng hãy chuyển sang trả lời cá nhân cho các vấn đề phức tạp hoặc nhạy cảm.
- Cân bằng tự động hóa và cá nhân hóa. Quản lý email hiệu quả bao gồm việc sử dụng tính năng trả lời tự động để đạt hiệu quả trong khi vẫn dành các phản hồi được cá nhân hóa cho các tình huống cần có sự can thiệp của con người. Sự cân bằng này đảm bảo rằng việc giao tiếp không chỉ nhanh chóng mà còn có ý nghĩa và hấp dẫn.
Vì vậy, việc tự động trả lời email là cách tuyệt vời để quản lý
- khối lượng lớn email một cách hiệu quả.
- email khi bạn không sẵn sàng trả lời.
Tuy nhiên, chúng nên được sử dụng một cách thận trọng. Những phản ứng được cá nhân hóa, thấm nhuần sự tiếp xúc và đồng cảm của con người, vẫn không thể thay thế được trong việc nuôi dưỡng các mối quan hệ bền chặt và lâu dài. Bằng cách cân bằng việc sử dụng trả lời tự động với giao tiếp được cá nhân hóa, bạn có thể tối ưu hóa chiến lược email của mình để đạt được hiệu quả và xây dựng mối quan hệ hiệu quả.
Trả lời email tự động với Nanonets AI
Trong thời đại kỹ thuật số, việc quản lý email hiệu quả là rất quan trọng để duy trì năng suất và đảm bảo liên lạc nhanh chóng. Mặc dù các chức năng trả lời email tự động trong Gmail và Outlook cung cấp khả năng tự động hóa cơ bản nhưng chúng thiếu khả năng cá nhân hóa và có tiềm năng lớn để nâng cao chức năng này bằng cách sử dụng AI và LLM tổng hợp để phân tích và viết email.
Enter Nanonets Workflows – một nền tảng tự động hóa quy trình làm việc cách mạng hóa cách chúng ta tương tác với email. Bằng cách tích hợp công nghệ do AI điều khiển, Quy trình công việc Nanonets cho phép tạo ra các quy trình công việc trả lời tự động tinh vi, nhận biết theo ngữ cảnh có thể tương tác với nhiều ứng dụng khác nhau, cung cấp cơ chế phản hồi liền mạch và thông minh.
Chúng ta hãy xem cách Callum, một nhân viên bán hàng khác trong nhóm của John sử dụng nó để tự động hóa tác vụ lặp đi lặp lại thủ công bằng cách tạo quy trình làm việc Nanonets.
Quy trình làm việc của Nanonets cung cấp các khả năng nâng cao trong bối cảnh quản lý và tự động hóa email. Hãy cùng khám phá một số ví dụ thực tế, thực tế về cách Quy trình công việc Nanonets có thể nâng trải nghiệm trả lời tự động email của bạn lên một tầm cao mới.
Quản lý phản hồi của khách hàng tự động
- Gmail – Email Mới: Được kích hoạt khi khách hàng gửi phản hồi đến địa chỉ email được chỉ định của bạn.
- Nanonets AI – Phân tích tình cảm: Phân tích nội dung email để xác định tâm lý khách hàng (tích cực, tiêu cực, trung tính).
- Salesforce – Ghi lại phản hồi: Ghi nhật ký chi tiết phản hồi và phân tích cảm tính trong Salesforce để lưu giữ hồ sơ và phân tích xu hướng.
- Gmail – Gửi trả lời: Tạo phản hồi được cá nhân hóa dựa trên cảm xúc của phản hồi, cảm ơn khách hàng đã đóng góp ý kiến.
Xử lý đơn xin việc hợp lý
- Gmail – Email Mới: Kích hoạt khi phát hiện một email mới dưới dạng đơn xin việc có đính kèm sơ yếu lý lịch.
- Nanonets OCR – Trích xuất dữ liệu: Quét sơ yếu lý lịch để trích xuất các chi tiết liên quan của ứng viên như tên, kỹ năng và kinh nghiệm.
- Airtable – Nhập cơ sở dữ liệu: Nhập dữ liệu đã trích xuất vào cơ sở Airtable để dễ dàng theo dõi và sắp xếp người đăng ký.
- Gmail – Gửi trả lời: Gửi xác nhận tự động đến người nộp đơn, đảm bảo họ được thông báo về việc nhận đơn đăng ký của họ.
Theo dõi việc tạo khách hàng tiềm năng động
- Gmail – Email Mới: Bắt đầu khi nhận được email từ khách hàng tiềm năng.
- Nanonets AI – Phân tích nội dung email: Đánh giá nội dung để hiểu yêu cầu hoặc thắc mắc của khách hàng tiềm năng.
- HubSpot – Cập nhật CRM: Cập nhật thông tin chi tiết về khách hàng tiềm năng và bản chất yêu cầu của họ trong HubSpot CRM.
- Gmail – Gửi trả lời: Soạn câu trả lời phù hợp cho khách hàng tiềm năng, giải quyết các nhu cầu hoặc câu hỏi cụ thể của họ bằng cách sử dụng cơ sở kiến thức do John tải lên và bao gồm lời kêu gọi hành động. Trong khi đó, John có thể tìm thời gian và trả lời chi tiết.
Giải quyết vấn đề hiệu quả để hỗ trợ khách hàng
- Gmail – Email Mới: Được kích hoạt bởi yêu cầu hỗ trợ khách hàng qua email.
- Zendesk – Tạo phiếu hỗ trợ: Tự động tạo phiếu mới trong Zendesk với truy vấn của khách hàng.
- Nanonets AI – Phân tích vấn đề: Phân tích vấn đề được mô tả trong email để phân loại và ưu tiên vấn đề đó.
- Slack – Thông báo nhóm: Thông báo cho nhóm hỗ trợ có liên quan trong Slack, cung cấp cho họ thông tin chi tiết về yêu cầu.
- Gmail – Gửi trả lời: Gửi phản hồi sơ bộ cho khách hàng, xác nhận đã nhận được thắc mắc của họ và cung cấp thời gian giải quyết ước tính.
Phản hồi lời mời sự kiện được cá nhân hóa
- Gmail – Email Mới: Kích hoạt khi nhận được email trả lời cho một sự kiện.
- Lịch Google – Kiểm tra tính khả dụng: Kiểm tra Lịch Google của bạn để phát hiện xung đột về lịch trình.
- Nanonets AI – Phân tích ý định: Hiểu bản chất của sự kiện và khả năng tham dự của bạn dựa trên các phản hồi trước đây.
- Gmail – Gửi trả lời: Soạn và gửi phản hồi, xác nhận sự tham dự của bạn hoặc từ chối một cách lịch sự, dựa trên tình trạng sẵn sàng và sự quan tâm của bạn.
Giao tiếp với nhà cung cấp trong mua sắm
- Gmail – Email Mới: Được kích hoạt khi nhận được thông tin liên quan đến hóa đơn từ nhà cung cấp.
- Nanonet OCR: Nếu có tệp đính kèm hóa đơn trong email đến, Nanonets OCR sẽ trích xuất thông tin hóa đơn.
- Quickbooks – Kiểm tra tài chính: Tham khảo Quickbooks dựa trên thông tin được trích xuất để xem xét hiện trạng và lịch sử giao dịch với nhà cung cấp.
- Nanonets AI – Phân tích nội dung: Phân tích email để biết các chi tiết chính như số đơn đặt hàng, ngày giao hàng hoặc điều khoản thanh toán.
- Gmail – Gửi trả lời: Tự động tạo phản hồi để xác nhận email và cung cấp thông tin liên quan hoặc hành động được thực hiện.
Trong các ví dụ này, Quy trình làm việc của Nanonet kết hợp với nhiều ứng dụng khác nhau như Gmail, Outlook, Salesforce, Airtable, HubSpot, Zendesk và Quickbooks để tạo quy trình làm việc tự động trả lời hợp lý, hiệu quả và nhận biết ngữ cảnh. Việc sử dụng AI và xử lý ngôn ngữ tự nhiên cho phép các quy trình công việc này hiểu, phân tích và phản hồi email với mức độ liên quan và cá nhân hóa cao. Bằng cách tích hợp Quy trình công việc Nanonets vào thiết lập trả lời tự động Email, bạn có thể nâng cao đáng kể hiệu suất và hiệu suất của các chiến lược giao tiếp qua email của mình.
Tạo quy trình làm việc để tự động hóa phản hồi email bằng trình tạo quy trình làm việc dựa trên AI của chúng tôi, được Nanonets thiết kế cho bạn và nhóm của bạn.
- Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
- PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
- Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
- PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
- nguồn: https://nanonets.com/blog/automate-email-responses/
- : có
- :là
- :không phải
- :Ở đâu
- $ LÊN
- 07
- 200
- 2000
- 35%
- 41
- a
- Giới thiệu
- truy cập
- Tài khoản
- công nhận
- Hoạt động
- hành động
- hoạt động
- thêm vào
- thêm
- địa chỉ
- giải quyết
- tôn trọng
- Nhận nuôi
- tiên tiến
- ảnh hưởng đến
- Sau
- một lần nữa
- tuổi
- trước
- AI
- cảnh báo
- Tất cả
- Cho phép
- cho phép
- Ngoài ra
- am
- an
- phân tích
- phân tích
- phân tích
- phân tích
- và
- Một
- câu trả lời
- bất kì
- áp dụng
- ứng viên
- Các Ứng Dụng
- các ứng dụng
- áp dụng
- Đăng Nhập
- đánh giá cao
- đánh giá cao
- phương pháp tiếp cận
- thích hợp
- ứng dụng
- LÀ
- khu vực
- AS
- yêu cầu
- đánh giá
- Hỗ trợ
- At
- hy vọng
- tham dự
- người tham dự
- tham dự
- sự chú ý
- tự động
- tự động hóa
- Tự động
- Tự động
- tự động
- tự động hóa
- Tự động hóa
- sẵn có
- có sẵn
- xa
- trở lại
- Cân đối
- cân bằng
- thanh
- cơ sở
- dựa
- cơ bản
- BE
- trở thành
- được
- bắt đầu
- được
- phía dưới
- mang lại lợi ích
- hưởng lợi
- Lợi ích
- BEST
- thực hành tốt nhất
- Hơn
- giữa
- thân hình
- cả hai
- đáy
- Hộp
- xây dựng
- Xây dựng
- kinh doanh
- Kinh doanh phát triển
- chủ doanh nghiệp
- các doanh nghiệp
- nhưng
- by
- Xem Lịch
- cuộc gọi
- Cuộc gọi
- CAN
- không thể
- khả năng
- trường hợp
- trường hợp
- nhất định
- đặc trưng
- kiểm tra
- Séc
- Chọn
- Nhấp chuột
- khách hàng
- khách hàng
- hợp tác
- đồng nghiệp
- COM
- cam kết
- Chung
- thông thường
- truyền đạt
- giao tiếp
- Giao tiếp
- Chiến lược truyền thông
- Truyền thông
- công ty
- khiếu nại
- hoàn thành
- phức tạp
- Mối quan tâm
- điều kiện
- điều kiện
- Tiến hành
- Hội nghị
- Cấu hình
- cấu hình
- Xác nhận
- xác nhận
- xung đột
- Kết nối
- Kết nối
- xem xét
- thích hợp
- liên lạc
- Liên hệ
- nội dung
- bối cảnh
- Góp phần
- thuận tiện
- Conversation
- Corner
- có thể
- tạo
- tạo ra
- tạo ra
- Tạo
- tạo
- Credentials
- tin tưởng
- tiêu chuẩn
- quan trọng
- CRM
- quan trọng
- cồng kềnh
- Current
- Hiện nay
- khách hàng
- khách hàng
- kinh nghiệm khach hang
- Sự hài lòng của khách hàng
- Dịch Vụ CSKH
- Hỗ trợ khách hàng
- khách hàng
- tùy chỉnh
- tối
- dữ liệu
- Cơ sở dữ liệu
- Ngày
- Ngày
- ngày
- xử lý
- kính thưa
- quyết định
- Suy giảm
- sâu sắc hơn
- Bằng cấp
- chậm trễ
- giao hàng
- đào sâu
- Nhu cầu
- chứng minh
- chứng minh
- bộ
- mô tả
- được chỉ định
- thiết kế
- chi tiết
- chi tiết
- chi tiết
- Xác định
- ĐÃ LÀM
- khác nhau
- kỹ thuật số
- thời đại kỹ thuật số
- trực tiếp
- khám phá
- thảo luận
- thảo luận
- Làm gián đoạn
- DOE
- làm
- làm
- thực hiện
- xuống
- hàng chục
- dự thảo
- hai
- thời gian
- suốt trong
- năng động
- mỗi
- dễ dàng
- dễ dàng
- Hiệu quả
- hiệu quả
- hiệu quả
- hiệu quả
- hiệu quả
- nỗ lực
- dễ dàng
- hay
- NÂNG
- tự động hóa email
- nhúng
- trường hợp khẩn cấp
- Đồng cảm
- nhấn mạnh
- Công nhân
- kích hoạt
- cho phép
- bền bỉ
- Tham gia
- tương tác
- nâng cao
- nâng cao
- tăng cường
- đảm bảo
- đảm bảo
- đảm bảo
- lôi
- đặc biệt
- bản chất
- thiết yếu
- ước tính
- Ether (ETH)
- Ngay cả
- Sự kiện
- Mỗi
- mỗi ngày
- ví dụ
- ví dụ
- hiện tại
- mong đợi
- mong đợi
- kinh nghiệm
- kinh nghiệm
- khám phá
- ngoài
- trích xuất
- Chất chiết xuất
- Rơi
- khả thi
- Đặc tính
- thông tin phản hồi
- cảm thấy
- vài
- lọc
- bộ lọc
- kết thúc
- Cuối cùng
- tài chính
- Tìm kiếm
- Tên
- dòng chảy
- Tập trung
- theo
- sau
- tiếp theo
- Trong
- hình thức
- định dạng
- bồi dưỡng
- tìm thấy
- từ
- chức năng
- chức năng
- xa hơn
- hộp số
- tạo
- thế hệ
- thế hệ
- Trí tuệ nhân tạo
- được
- gif
- Cho
- gmail
- Go
- Đi
- biết ơn
- tuyệt vời
- Phát triển
- hướng dẫn
- xử lý
- Xử lý
- Có
- cái đầu
- chiều cao
- giúp đỡ
- giúp đỡ
- giúp
- tại đây
- Cao
- trở ngại
- của mình
- lịch sử
- Đánh
- GIỜ LÀM VIỆC
- Độ đáng tin của
- Hướng dẫn
- Tuy nhiên
- hr
- HTTPS
- HubSpot
- Nhân loại
- Hàng trăm
- i
- ICON
- if
- bỏ qua
- hình ảnh
- lập tức
- ngay
- tác động
- thực hiện
- tầm quan trọng
- quan trọng
- nâng cao
- cải thiện
- in
- sâu
- bao gồm
- Incoming
- vô cùng
- hệ thống riêng biệt,
- Cá nhân
- báo
- thông tin
- thông báo
- ban đầu
- đầu vào
- đầu vào
- Yêu cầu
- yêu
- những hiểu biết
- ví dụ
- trường hợp
- ngay lập tức
- hướng dẫn
- tích hợp
- Tích hợp
- hội nhập
- Thông minh
- dự định
- ý định
- tương tác
- tương tác
- tương tác
- quan tâm
- nội bộ
- Phỏng vấn
- trong
- giới thiệu
- giới thiệu
- Các nhà đầu tư
- lời mời
- hóa đơn
- hóa đơn
- liên quan
- liên quan đến
- vấn đề
- IT
- Việc làm
- nhà vệ sinh
- JOHN DOE
- tham gia
- chỉ
- Key
- từ khóa
- Biết
- Biết
- kiến thức
- Thiếu sót
- Ngôn ngữ
- dẫn
- hàng đầu
- Dẫn
- LEARN
- Rời bỏ
- để lại
- trái
- cho phép
- để
- Cấp
- Lượt thích
- khả năng
- LIMIT
- dòng
- LINK
- Danh sách
- sống
- ll
- địa điểm thư viện nào
- đăng nhập
- đăng nhập
- còn
- Xem
- Rất nhiều
- Chủ yếu
- duy trì
- duy trì
- duy trì
- làm cho
- Làm
- quản lý
- quản lý
- quản lý
- nhãn hiệu
- nhiều
- phù hợp
- chất
- Vấn đề
- Có thể..
- có ý nghĩa
- có nghĩa
- Trong khi đó
- cơ chế
- Gặp gỡ
- cuộc họp
- hội viên
- Menu
- tin nhắn
- tin nhắn
- Might
- chi tiết
- hiệu quả hơn
- hầu hết
- my
- tên
- tên
- Tự nhiên
- Ngôn ngữ tự nhiên
- Xử lý ngôn ngữ tự nhiên
- Thiên nhiên
- Điều hướng
- cần thiết
- Cần
- nhu cầu
- tiêu cực
- Neutral
- Mới
- tiếp theo
- Không
- số
- nhiều
- dưỡng dục
- OCR
- of
- off
- cung cấp
- cung cấp
- Cung cấp
- Office
- thường
- on
- hàng loạt
- ONE
- những
- đang diễn ra
- có thể
- Tối ưu hóa
- Tùy chọn
- Các lựa chọn
- or
- gọi món
- cơ quan
- Nền tảng khác
- vfoXNUMXfipXNUMXhfpiXNUMXufhpiXNUMXuf
- ra
- Outlook
- bên ngoài
- kết thúc
- tổng thể
- tổng quan
- chủ sở hữu
- trang
- Paramount
- đặc biệt
- Đối tác
- Mật khẩu
- đặt lại mật khẩu
- Mật khẩu
- qua
- thanh toán
- kinh nguyệt
- người
- riêng
- cá nhân
- Cá nhân
- Cá nhân
- đặt
- lập kế hoạch
- nền tảng
- plato
- Thông tin dữ liệu Plato
- PlatoDữ liệu
- xin vui lòng
- xin vui lòng liên hệ
- vị trí
- tích cực
- tiềm năng
- Thực tế
- thực hành
- sơ bộ
- áp lực
- trước đây
- Ưu tiên
- có lẽ
- Vấn đề
- giải quyết vấn đề
- quá trình
- xử lý
- Sản phẩm
- năng suất
- chuyên nghiệp
- chuyên nghiệp
- đề nghị
- Đề xuất
- cho
- cung cấp
- cung cấp
- cung cấp
- bằng cấp
- chất lượng
- truy vấn
- Câu hỏi
- Nhanh chóng
- Quickbooks
- phạm vi
- RE
- đạt
- thế giới thực
- gặt hái
- lý do
- trấn an
- nhận
- nhận
- nhận
- nhận
- người nhận
- ghi
- lưu trữ hồ sơ
- giảm
- Giảm
- giảm
- Giới thiệu
- giới thiệu
- gọi
- về
- liên quan
- thường xuyên
- liên quan
- quan hệ
- mối quan hệ
- Mối quan hệ
- sự liên quan
- có liên quan
- vẫn
- vẫn còn
- lặp đi lặp lại
- trả lời
- yêu cầu
- yêu cầu
- yêu cầu
- Yêu cầu
- đòi hỏi
- Độ phân giải
- cộng hưởng
- Trả lời
- đáp ứng
- phản ứng
- phản ứng
- đáp ứng
- tiếp tục
- trở lại
- trở về
- xem xét
- xem xét
- cách mạng hóa
- cuộc cách mạng
- ngay
- Nguy cơ
- thường xuyên
- s
- bán hàng
- lực lượng bán hàng
- tương tự
- sự hài lòng
- Lưu
- quét
- kịch bản
- kịch bản
- lịch trình
- lên kế hoạch
- lập kế hoạch
- di chuyển
- liền mạch
- liền mạch
- Tìm kiếm
- Phần
- xem
- hình như
- chọn
- gửi
- người gửi
- gửi
- gửi
- nhạy cảm
- gởi
- tình cảm
- dịch vụ
- DỊCH VỤ
- định
- thiết lập
- thiết lập
- thiết lập
- ngắn
- Một thời gian ngắn
- nên
- giới thiệu
- đáng kể
- ký
- tương tự
- Đơn giản
- đơn giản hóa
- tình huống
- kỹ năng
- lún xuống
- thông minh
- Giải pháp
- một số
- Một người nào đó
- đôi khi
- tinh vi
- riêng
- Nhân sự
- các bên liên quan
- Tiêu chuẩn
- tiêu chuẩn
- Bắt đầu
- bắt đầu
- Trạng thái
- Các bước
- Vẫn còn
- Chiến lược
- chiến lược
- Chiến lược
- hợp lý hóa
- sắp xếp hợp lý
- tăng cường
- mạnh mẽ
- phong cách
- Tiêu đề
- trình
- Thành công
- như vậy
- hỗ trợ
- chắc chắn
- Công tắc điện
- đồng bộ hóa.
- hệ thống
- T
- phù hợp
- Hãy
- Lấy
- mất
- dùng
- Nhiệm vụ
- nhiệm vụ
- nhóm
- đội
- Kỹ thuật
- hỗ trợ kỹ thuật
- Công nghệ
- mẫu
- mẫu
- tạm thời
- về
- văn bản
- hơn
- cảm tạ
- việc này
- Sản phẩm
- cung cấp their dịch
- Them
- sau đó
- Đó
- Kia là
- họ
- điều này
- những
- Như vậy
- vé
- thời gian
- mất thời gian
- hợp thời
- thời gian
- đến
- bây giờ
- mã thông báo
- công cụ
- hàng đầu
- Chủ đề
- chạm
- Theo dõi
- Giao dịch
- khuynh hướng
- phân tích xu hướng
- kích hoạt
- được kích hoạt
- đúng
- NIỀM TIN
- XOAY
- hai
- loại
- không thể
- Dưới
- hiểu
- sự hiểu biết
- hiểu
- độc đáo
- cho đến khi
- Cập nhật
- Cập nhật
- tải lên
- trên
- khẩn cấp
- us
- sử dụng
- ca sử dụng
- đã sử dụng
- Người sử dụng
- sử dụng
- sử dụng
- thường
- kỳ nghỉ
- Quý báu
- giá trị
- khác nhau
- Lớn
- Ve
- nhà cung cấp
- tính linh hoạt
- rất
- thông qua
- Xem
- Vimeo
- VIP
- quan trọng
- khối lượng
- muốn
- ấm
- Đường..
- we
- webp
- Website
- tuần
- khi nào
- liệu
- cái nào
- trong khi
- CHÚNG TÔI LÀ
- sẽ
- cửa sổ
- với
- ở trong
- không có
- từ
- Công việc
- quy trình làm việc
- quy trình làm việc tự động hóa
- Luồng công việc
- công trinh
- thế giới
- sẽ
- viết
- viết
- bạn
- trên màn hình
- youtube
- Zendesk
- zephyrnet