Bộ phận Tài khoản phải trả (AP) của công ty có trách nhiệm rất quan trọng trong việc truy tìm những gì doanh nghiệp nợ các nhà cung cấp và nhà cung cấp cũng như xác minh rằng các khoản thanh toán đã được phê duyệt và thực hiện cho các đối tác này. Nếu không có bộ phận AP, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc theo dõi tất cả các hóa đơn nhận được từ nhà cung cấp và đảm bảo đáp ứng các nghĩa vụ này. Những khoản nợ ngắn hạn mà công ty có là các khoản phải trả và là nghĩa vụ quan trọng mà doanh nghiệp phải thực hiện.
Tài khoản phải trả là gì?
Tài khoản phải trả chỉ đơn giản là khoản nợ hiện tại mà doanh nghiệp nợ nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp. Nói chung, bộ phận AP cần phải thanh toán các khoản phải trả trong khoảng 30 ngày. Tổng số tiền tài khoản phải trả xuất hiện trên bảng cân đối kế toán của công ty trong phần nợ ngắn hạn.
Một tài khoản phải trả thể hiện số tiền còn nợ; nó không phải là một giao dịch đã được thanh toán bằng tiền mặt. Đó là số tiền nợ cho việc mua hàng mà công ty đã thực hiện bằng tín dụng.
Một khoản phải trả không phải là một hóa đơn. Hóa đơn là một văn bản giấy hoặc tài liệu kỹ thuật số tính phí cho doanh nghiệp khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp đã thực hiện. Các khoản phải trả là số tiền nợ. Tài khoản phải trả cũng không phải là tài khoản phải thu, là số tiền mà doanh nghiệp nợ đối với hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp đó đã bán cho doanh nghiệp khác theo điều khoản tín dụng.
Bộ phận tài khoản phải trả là gì?
Bởi vì các khoản phải trả rất quan trọng đối với sự thành công và ổn định của doanh nghiệp nên hầu hết các công ty sẽ có bộ phận AP chuyên dụng. Nhiệm vụ chính của nhóm tài khoản phải trả là đảm bảo rằng tất cả các khoản nợ phát sinh của doanh nghiệp đều được ghi chép và thanh toán hợp lý.
Nếu chức năng thanh toán tài khoản này không được bộ phận AP thực hiện, nhà cung cấp và nhà cung cấp sẽ không được thanh toán. Trong tình huống này, mối quan hệ xấu sẽ xảy ra giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng mua sắm hàng hóa và dịch vụ cần thiết của doanh nghiệp trong tương lai.
Bên cạnh việc đảm bảo rằng mọi người đều được trả lương đúng hạn, các bộ phận AP còn có nhiệm vụ đảm bảo rằng không xảy ra sai sót kế toán nào. Nó phải để mắt đến gian lận, cố gắng tránh sai lầm và điều chỉnh mọi khác biệt được tìm thấy.
Một chức năng tài khoản phải trả khác mà các bộ phận AP có là được giảm giá khi thanh toán sớm trên hóa đơn. Nhiều nhà cung cấp đưa ra các khoản chiết khấu như vậy khi các khoản thanh toán được thực hiện trước ngày đến hạn trên hóa đơn, do đó bộ phận tài khoản phải trả có thể giúp giảm chi phí chung trong doanh nghiệp, tất nhiên đây là mối quan tâm thường xuyên của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Các vai trò trong Bộ phận AP
Có rất nhiều trách nhiệm của bộ phận tài khoản phải trảvà các nhiệm vụ này được phân chia cho nhiều nhân viên trong bộ phận thanh toán. Một doanh nghiệp nhỏ chỉ có thể có Thư ký Tài khoản phải trả. Một hoạt động lớn hơn có thể có những công nhân sau trong bộ phận tài khoản phải trả:
- Điều phối viên tài khoản phải trả
- Hóa đơn cho người quản lý thanh toán
- Quản lý tài khoản phải trả
- Chuyên gia tài khoản phải trả
- Trợ lý kế toán
Một công ty rất lớn cũng có thể có Nhân viên tài khoản phải trả, người phụ trách toàn bộ bộ phận AP. Nhiệm vụ chính xác được giao cho từng vai trò trong bộ phận tài khoản phải trả sẽ khác nhau tùy theo công ty và quy mô hoạt động.
Quy trình làm việc trong các Khoa AP
Trong mỗi bộ phận AP, đều có một quy trình làm việc mô tả hành trình từ đầu đến cuối của việc mua sắm dịch vụ và hàng hóa, sau đó xử lý các hóa đơn liên quan đến các giao dịch mua đó và đảm bảo mọi người đều được thanh toán đúng hạn. Quy trình từng bước này có thể là kỹ thuật số hoặc thủ công, với định dạng kỹ thuật số cung cấp phương pháp dễ dàng hơn và ít tốn thời gian hơn. Trong cả hai trường hợp, quy trình làm việc của nhóm tài khoản phải trả thường sẽ theo dõi sơ đồ sau:
#1) Chụp hóa đơn. Hóa đơn, dù là vật lý hay điện tử, cần được nhập vào chương trình phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Như đã đề cập, việc này có thể được thực hiện bởi con người hoặc nhân viên kỹ thuật số.
#2) Phê duyệt. Sau khi hóa đơn đã được lập danh mục hợp lý, nó phải được phê duyệt. Một lần nữa, bước này có thể là thủ công hoặc tự động.
#3) Quyền thanh toán. Việc thanh toán hóa đơn phải được ủy quyền tại thời điểm này. Trách nhiệm của bộ phận tài khoản phải trả là phải xin phép bên thích hợp trong doanh nghiệp.
#4) Truyền tải. Sau khi thanh toán đã được ủy quyền, nó cần phải được gửi và xác minh. Mặc dù các phương thức thanh toán vật lý như séc hoặc tiền mặt vẫn có thể được sử dụng trong một số trường hợp, thanh toán kỹ thuật số đang trở nên phổ biến, đặc biệt là các phương thức có thể tích hợp với Phần mềm AP.
Điều quan trọng là bộ phận thanh toán phải giám sát chặt chẽ quy trình làm việc từ đầu đến cuối. Nếu chức năng thanh toán tài khoản này không được thực hiện chính xác, lỗi có thể xuất hiện, điều này sẽ gây thêm căng thẳng cho nhóm AP.
Chức năng của Phòng AP
Có một số trách nhiệm quan trọng của bộ phận tài khoản phải trả mà nhóm AP phải siêng năng thực hiện. Nói chung, chúng có xu hướng rơi vào một trong các loại sau:
#1) Đối chiếu báo cáo tài chính. Các bộ phận AP phải ngăn chặn các khoản phí không có thật và điều chỉnh mọi chênh lệch để hiển thị trong báo cáo ngân hàng hoặc các tài liệu tài chính khác.
#2) Giải quyết vấn đề với dữ liệu hóa đơn. Nhóm tài khoản phải trả phải xác định mọi điểm không nhất quán trong dữ liệu xuất hiện trên hóa đơn và nhanh chóng sửa thông tin.
#3) Xử lý hóa đơn. Hóa đơn doanh nghiệp nhận được từ nhà cung cấp phải được xử lý bởi bộ phận tài khoản phải trả để họ có thể được thanh toán kịp thời.
#4) Thanh toán hóa đơn. Một chức năng quan trọng của tài khoản phải trả là thanh toán trên hóa đơn.
#5) Thanh toán nội bộ. Bên cạnh việc thanh toán hóa đơn, bộ phận thanh toán cũng phải quản lý các khoản thanh toán nội bộ cho những thứ như vật tư văn phòng và chi phí bưu điện.
#6) Lưu trữ hóa đơn và đối chiếu chúng. Hóa đơn phải khớp với đơn đặt hàng của họ. Chúng cũng phải được lưu trữ dưới dạng vật lý hoặc điện tử, phương pháp thứ hai mang lại phương pháp hiệu quả nhất cho việc nghiên cứu và truy xuất.
#7) Duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp. Duy trì mối quan hệ kinh doanh-nhà cung cấp là một nhiệm vụ quan trọng của bộ phận AP. Khi hóa đơn được thanh toán đúng hạn và thông tin được làm rõ và lưu trữ nhanh chóng, các giao dịch trong tương lai sẽ không gặp rắc rối.
Tổ chức nhóm tài khoản phải trả
Bộ phận thanh toán càng được tổ chức tốt thì nó càng có giá trị đối với doanh nghiệp. Với sự tổ chức hợp lý, quy trình làm việc cũng sẽ hiệu quả hơn. Dưới đây là một số mẹo để cấu trúc bộ phận AP theo cách hiệu quả nhất:
#1) Ghi lại mọi thứ. Đảm bảo mọi giao dịch mua hàng của công ty đều có đơn đặt hàng (PO) để có thể tạo hồ sơ. Nhật ký mã số thuế cũng phải được lưu giữ.
#2) Lưu trữ hồ sơ để dễ dàng truy xuất. Các tài liệu có đóng dấu ngày tháng phải được lưu giữ ở một vị trí dễ lấy.
#3) Kiểm tra kỹ. Yêu cầu các thành viên nhóm AP khác nhau kiểm tra kỹ lẫn nhau để ngăn chặn gian lận và sai sót.
#4) Đối chiếu tài khoản thường xuyên. Tốt nhất là hàng ngày hãy xác minh rằng hóa đơn khớp với PO. Giữ một sổ đăng ký về bất kỳ sự khác biệt nào và cách giải quyết chúng.
#5) Sử dụng thanh toán kỹ thuật số. Các hình thức thanh toán điện tử ngày nay, bao gồm Hệ thống thanh toán bù trừ tự động (ACH), rất hiệu quả và dễ dàng. Thông thường, chúng không tốn nhiều tiền hơn thanh toán bằng giấy và dễ theo dõi hơn.
#6) Tự động hóa nhóm AP. Bên cạnh thanh toán, nhiều chức năng tài khoản phải trả có thể được số hóa. Làm như vậy có nhiều ưu điểm, bao gồm cả việc tránh được lỗi nhập dữ liệu.
Tự động hóa có thể mang lại lợi ích như thế nào cho các bộ phận AP
Các nhóm tài khoản phải trả nâng cấp lên phần mềm mới nhất hiện nay sẽ thu được vô số lợi ích. Cách cũ hơn, thủ công dựa trên giấy tờ để thực hiện các chức năng phải trả tài khoản tốn nhiều thời gian và công sức. Các bộ phận AP chuyển sang tự động hóa hoàn toàn bằng phần mềm tiên tiến sẽ có thể xử lý hóa đơn nhanh hơn với ít sai sót và thông tin không chính xác hơn. Và bởi vì các chương trình AP tốt nhất hiện nay đều có Trí tuệ nhân tạo (AI), cần ít sự can thiệp của con người cho nhiều nhiệm vụ.
Ví dụ: phần mềm AP tiên tiến ngày nay có thể đọc email, quét hóa đơn và tự động nắm bắt các chi tiết quan trọng từ các tài liệu này. Thông báo theo thời gian thực có thể được gửi đến các thành viên nhóm AP khi cần chú ý hơn. Bởi vì hệ thống này hoạt động theo chế độ lái tự động nên nhân viên cần ít nỗ lực hơn.
Phần mềm AP cũng có thể kết hợp các quy tắc cho quy trình làm việc. Ví dụ: một chương trình có thể chuyển hóa đơn đến đúng bộ phận để phê duyệt. Kiểm soát thanh toán có thể được kết hợp để thanh toán hóa đơn và các kiểm soát này có thể được chỉnh sửa bởi nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như số tiền thanh toán. Một khoản thanh toán có thể tự động được ghi nợ từ tài khoản ngân hàng của công ty. AI tự thực hiện tất cả các nhiệm vụ này. Và với học máy, AI có thể học hỏi kinh nghiệm.
Mọi thứ mà chương trình thực hiện đều được ghi lại vào sổ cái và hồ sơ này có thể được kiểm tra theo ý muốn. Một lần nữa, vì quá trình kiểm tra này được tạo tự động bởi một chương trình phần mềm nên cần ít nhân công hơn.
Phần mềm được thiết kế cho các bộ phận AP cũng có thể tích hợp với các công cụ kế toán kỹ thuật số khác, tạo ra một hệ thống kế toán điện tử hoàn toàn toàn diện giúp các chức năng thanh toán tài khoản trở nên dễ dàng hơn và ít tốn thời gian hơn cho nhân viên.
Đậy nút lại
Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn thành công đều cần có bộ phận AP làm việc hiệu quả với thiết bị phù hợp. Các bộ phận tài khoản phải trả dựa vào công nghệ dựa trên giấy tờ lỗi thời có nguy cơ bị các đối thủ cạnh tranh bỏ lại phía sau. Các công cụ kỹ thuật số phức tạp ngày nay mang lại nhiều lợi ích cho các bộ phận phải trả lương, trong đó ít nhất là giảm bớt công sức của con người và thời gian xử lý nhanh hơn.
- Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
- PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
- Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
- PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
- nguồn: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- : có
- :là
- :không phải
- $ LÊN
- 30
- a
- có khả năng
- Có khả năng
- Giới thiệu
- có thể truy cập
- Tài khoản
- Kế toán
- Trợ Lý Giám Đốc
- các khoản phải trả
- đau
- tiên tiến
- lợi thế
- ảnh hưởng đến
- Sau
- một lần nữa
- AI
- Tất cả
- Đã
- Ngoài ra
- Mặc dù
- trong số
- số lượng
- an
- và
- bất kì
- xuất hiện
- thích hợp
- phê duyệt
- phê duyệt
- LÀ
- nhân tạo
- trí tuệ nhân tạo
- AS
- giao
- liên kết
- At
- hy vọng
- sự chú ý
- kiểm toán
- ủy quyền
- Tự động
- tự động
- Tự động hóa
- lái tự động
- tránh
- Bad
- Cân đối
- Cân đối kế toán
- Ngân hàng
- tài khoản ngân hàng
- cơ sở
- BE
- bởi vì
- được
- trước
- sau
- hưởng lợi
- Lợi ích
- ngoài ra
- BEST
- Hơn
- kinh doanh
- các doanh nghiệp
- by
- CAN
- nắm bắt
- trường hợp
- trường hợp
- tiền mặt
- đố
- phí
- tải
- kiểm tra
- làm rõ
- Thanh toán bù trừ
- chặt chẽ
- Đến
- Các công ty
- công ty
- Của công ty
- đối thủ cạnh tranh
- Liên quan
- điều khiển
- sửa chữa
- đúng
- Phí Tổn
- Chi phí
- có thể
- đối tác
- khóa học mơ ước
- tạo ra
- Tạo
- tín dụng
- Current
- tiền thưởng
- dữ liệu
- Ngày
- Ngày
- Nợ
- dành riêng
- phân phối
- bộ
- phòng ban
- mô tả
- thiết kế
- chi tiết
- khác nhau
- khó khăn
- kỹ thuật số
- Thanh toán kỹ thuật số
- số hóa
- giảm giá
- Chia
- tài liệu
- tài liệu
- làm
- làm
- thực hiện
- tăng gấp đôi
- xuống
- hai
- mỗi
- Đầu
- dễ dàng hơn
- dễ dàng
- dễ dàng
- hiệu quả
- nỗ lực
- hay
- điện tử
- điện tử
- xuất hiện
- nhân viên
- Cuối cùng đến cuối
- đảm bảo
- đảm bảo
- vào
- Doanh nghiệp
- Toàn bộ
- Trang thiết bị
- ERP
- lỗi
- đặc biệt
- Mỗi
- mọi người
- ví dụ
- thi hành
- kinh nghiệm
- mắt
- các yếu tố
- Rơi
- Thời trang
- nhanh hơn
- ít hơn
- tài chính
- tiếp theo
- Trong
- định dạng
- các hình thức
- tìm thấy
- gian lận
- từ
- Full
- chức năng
- chức năng
- tương lai
- đạt được
- nói chung
- nhận được
- đi
- tốt
- hàng hóa
- Có
- cho sức khoẻ
- giúp đỡ
- tại đây
- toàn diện
- House
- HTTPS
- Nhân loại
- ID
- xác định
- if
- quan trọng
- in
- Bao gồm
- mâu thuẫn
- kết hợp
- Hợp nhất
- phát sinh
- thông tin
- đầu vào
- ví dụ
- tích hợp
- Sự thông minh
- nội bộ
- trong
- hóa đơn
- hoá đơn
- IT
- ITS
- chính nó
- cuộc hành trình
- Giữ
- giữ
- nhân công
- lớn
- lớn hơn
- mới nhất
- LEARN
- học tập
- ít nhất
- Ledger
- trái
- ít
- nợ phải trả
- Lượt thích
- Có khả năng
- ít
- địa điểm thư viện nào
- đăng nhập
- máy
- học máy
- thực hiện
- làm cho
- LÀM CHO
- Làm
- quản lý
- nhãn hiệu
- nhiều
- Trận đấu
- phù hợp
- Có thể..
- Các thành viên
- đề cập
- hoàn tất
- phương pháp
- phương pháp
- sai lầm
- tiền
- Màn Hình
- chi tiết
- hiệu quả hơn
- hầu hết
- nhiều
- phải
- vô số
- cần thiết
- cần thiết
- nhu cầu
- Không
- thông báo
- số
- nghĩa vụ
- nghĩa vụ
- được
- of
- cung cấp
- cung cấp
- Office
- Nhân viên văn phòng
- thường
- cũ
- on
- hàng loạt
- ONE
- đang diễn ra
- có thể
- hoạt động
- or
- gọi món
- đơn đặt hàng
- cơ quan
- Tổ chức
- Nền tảng khác
- ra
- đề cương
- nợ
- thanh toán
- Giấy
- dựa trên giấy
- bên
- Trả
- trả tiền
- thanh toán
- phương thức thanh toán
- thanh toán
- thực hiện
- biểu diễn
- thực hiện
- cho phép
- vật lý
- Thể chất
- lập kế hoạch
- plato
- Thông tin dữ liệu Plato
- PlatoDữ liệu
- PO
- Điểm
- phổ biến
- PoS
- ngăn chặn
- chính
- vấn đề
- thủ tục
- quá trình
- xử lý
- xử lý
- cung cấp
- sản xuất
- chương trình
- Khóa Học
- đúng
- đúng
- cho
- mua
- đơn đặt hàng
- mua hàng
- đặt
- Mau
- Đọc
- thời gian thực
- gặt hái
- tóm tắt
- phải thu
- nhận
- ghi
- ghi lại
- hồ sơ
- giảm
- ghi danh
- thường xuyên
- quan hệ
- mối quan hệ
- dựa
- đại diện cho
- cần phải
- nghiên cứu
- tài nguyên
- tháo vát
- trách nhiệm
- trách nhiệm
- thu hồi
- ngay
- Nguy cơ
- Vai trò
- quy tắc
- chạy
- quét
- Phần
- gởi
- DỊCH VỤ
- một số
- tấm
- thời gian ngắn
- nên
- hiển thị
- đơn giản
- tình hình
- Kích thước máy
- nhỏ
- doanh nghiệp nhỏ
- So
- Phần mềm
- bán
- động SOLVE
- một số
- tinh vi
- nói
- báo cáo
- Bước
- Vẫn còn
- hàng
- lưu trữ
- cấu trúc
- thành công
- thành công
- như vậy
- nhà cung cấp
- nhà cung cấp
- vật tư
- chắc chắn
- Công tắc điện
- hệ thống
- Nhiệm vụ
- nhiệm vụ
- thuế
- nhóm
- Thành viên của nhóm
- đội
- Công nghệ
- có xu hướng
- về
- hơn
- việc này
- Sản phẩm
- Tương lai
- thông tin
- cung cấp their dịch
- Them
- sau đó
- Đó
- Kia là
- họ
- điều
- điều này
- những
- thời gian
- mất thời gian
- hợp thời
- thời gian
- lời khuyên
- đến
- hôm nay
- quá
- công cụ
- Tổng số:
- Truy tìm
- theo dõi
- Theo dõi
- đường mòn
- giao dịch
- Giao dịch
- thử
- sự hiểu biết
- Unsplash
- nâng cấp
- sử dụng
- đã sử dụng
- Quý báu
- khác nhau
- khác nhau
- nhà cung cấp
- nhà cung cấp
- xác minh
- xác minh
- xác minh
- rất
- muốn
- Đường..
- TỐT
- Điều gì
- khi nào
- cái nào
- CHÚNG TÔI LÀ
- sẽ
- với
- ở trong
- không có
- công nhân
- công nhân
- quy trình làm việc
- sẽ
- zephyrnet