PDF в QBO - витягуйте дані з PDF-файлів у Quickbooks

PDF в QBO – витягуйте дані з PDF-файлів у Quickbooks

Мітка часу: 8 червня 2023 3:11
Вихідний вузол: 2712815

Вступ до Quickbooks

З моменту свого заснування в 1983 році QuickBooks від Intuit кардинально змінив спосіб, у який малий і середній бізнес, підприємці та самозайняті особи справляються зі своїми завданнями фінансового управління. Це універсальне бухгалтерське програмне забезпечення, доступне як у версіях для настільних комп’ютерів, так і як хмарна система, стало невід’ємним інструментом, що дозволяє користувачам спростити, оптимізувати та автоматизувати свої фінансові операції.

Головний принцип QuickBooks полягає в його здатності надавати комплексні бухгалтерські рішення. Здебільшого користувачі використовують QuickBooks для керування доходами та витратами. За допомогою простого інтерфейсу люди можуть записувати транзакції, відстежувати рахунки-фактури та контролювати фінансовий стан свого бізнесу. Це усуває необхідність ручного введення записів у бухгалтерську книгу, роблячи бухгалтерію доступною навіть для тих, хто не має досвіду бухгалтерського обліку.

Чим хороший Quickbooks?

QuickBooks пропонує набагато більше, ніж просто бухгалтерські інструменти. Його складні функції поширюються на керування рахунками та кредиторською заборгованістю. Власники бізнесу можуть призначати постачальників, відстежувати непогашені рахунки та встановлювати нагадування про терміни оплати, гарантуючи, що вони ніколи не пропустять платіж. Ретельно відстежуючи відтік грошових коштів, компанії можуть оптимізувати свої витрати та підтримувати більш здорові норми прибутку.

Важливим аспектом, у якому QuickBooks сяє, є його функція керування заробітною платою. Роботодавці можуть автоматизувати процеси нарахування заробітної плати, розраховувати та декларувати податки із заробітної плати, а також гарантувати, що всі винагороди працівників точно реєструються та виплачуються. Ці функції звільняють дорогоцінний час і ресурси, які можна перенаправити на більш стратегічні аспекти бізнесу.

Програмне забезпечення також чудово генерує корисну інформацію про бізнес завдяки надійній функції звітування. QuickBooks надає понад 50 типів готових звітів, включаючи звіти про прибутки та збитки, баланси та звіти про рух грошових коштів. Візуалізуючи свої фінансові дані, користувачі можуть приймати більш обґрунтовані рішення та визначати потенційні сфери зростання чи вдосконалення.

Однією з найбільших переваг QuickBooks є його можливості інтеграції. Програмне забезпечення може підключатися до сотень сторонніх додатків, таких як PayPal, Square і Shopify, забезпечуючи безперебійний потік даних. Така сумісність усуває надмірність даних і забезпечує точні та актуальні фінансові записи.

QuickBooks також адаптується до мінливих потреб бізнесу. У міру розвитку бізнесу вимоги до фінансового менеджменту стають дедалі складнішими. QuickBooks дозволяє користувачам масштабувати свої послуги, пропонуючи більш просунуті версії, такі як QuickBooks Premier і Enterprise, які надають спеціальні функції для галузі.

Примітно, що QuickBooks також цінується за простий у використанні мобільний додаток. Це дозволяє користувачам знімати та зберігати квитанції, відстежувати пробіг і надсилати рахунки-фактури на ходу. Ця доступність гарантує, що підприємства можуть контролювати свої фінанси навіть у дорозі.

Широкий набір функцій та інструментів, які надає QuickBooks, призвів до його широкого впровадження в різних галузях. Від ресторанів до роздрібних торговців, від консультантів до підрядників, підприємства використовують QuickBooks, щоб підтримувати порядок у своїх фінансах. Це спрощує складний і часто надто великий світ фінансів, роблячи його керованим і зрозумілим.

Таким чином, QuickBooks успішно демократизував фінансовий менеджмент. Його простота та універсальність зробили його потужним інструментом у руках мільйонів користувачів, що дозволяє їм контролювати свої фінанси. Оскільки бізнес продовжує розвиватися, QuickBooks також розвивається, постійно вдосконалюючи свої пропозиції відповідно до мінливих фінансових ландшафтів своїх користувачів.

Отримання даних із PDF-файлів та інтеграція їх у QuickBooks традиційно було проблемою для багатьох користувачів. Цей процес часто вимагає ручного введення, що може зайняти багато часу та бути схильним до помилок людини. Природа PDF-файлів така, що вони створені для збереження цілісності макета та форматування, що ускладнює маніпулювання ними та вилучення з них інформації.

Передача даних із PDF-документів, таких як рахунки-фактури, квитанції чи банківські виписки, у QuickBooks передбачає відкриття кожного файлу окремо, визначення відповідних полів даних і введення їх у відповідні поля в QuickBooks вручну. Цей дуже повільний і схильний до помилок процес знижує продуктивність і може призвести до неточностей у фінансових даних. Ці неточності можуть спричинити значні проблеми, наприклад неправильні фінансові звіти, пропущені платежі або неправильні дані про доходи.

Крім того, величезний обсяг фінансових документів, з якими працює бізнес, може загострити ці проблеми. Із зростанням бізнесу зростає і обсяг документів, які їм потрібно опрацьовувати. Обробка цього збільшеного обсягу вручну може стати нежиттєздатною практикою, яка споживає надто багато часу та ресурсів.

Крім того, PDF-документи не стандартизовані. Вони мають різні формати з різним розташуванням полів даних, що робить процес вилучення даних ще складнішим. Відсутність стандартизації ускладнює автоматизацію процесу за допомогою традиційних методів, створюючи потребу в більш інноваційному рішенні.

Інтеграція NanoNets із QuickBooks: спрощення та автоматизація вилучення даних із документів

NanoNets пропонує надійне вирішення проблем, які виникають під час вилучення даних із PDF-файлів у QuickBooks. Використовуючи технології штучного інтелекту (AI) і машинного навчання (ML), NanoNets може розпізнавати та витягувати відповідні поля даних із різноманітних форматів PDF, значно скорочуючи час і ресурси, необхідні для введення даних.

Завдяки інтеграції QuickBooks NanoNets дозволяє безперешкодно передавати витягнуті дані безпосередньо в систему QuickBooks. Він розумно зіставляє дані з PDF-файлів із відповідними полями QuickBooks, усуваючи потребу в ручному введенні даних. Результатом є значне скорочення часу, витраченого на введення даних, і суттєве зменшення помилок при введенні даних.

Крім того, NanoNets може обробляти великі обсяги документів, що робить його ідеальним рішенням для зростаючих компаній, які обробляють великі обсяги даних. Його здатність навчатися та адаптуватися до різних форматів документів додає додатковий рівень ефективності, гарантуючи, що він може впоратися з різними макетами PDF.

Інтеграція також полегшує створення автоматизованих робочих процесів документів. Отримавши документ, він автоматично обробляється NanoNets, дані витягуються, а потім заповнюються в QuickBooks без втручання людини. Цей робочий процес не тільки прискорює процес, але й забезпечує цілісність і точність фінансових даних.

По суті, інтеграція NanoNets із QuickBooks змінює те, як підприємства керують своїми фінансовими документами. Завдяки спрощенню та автоматизації процесу вилучення даних із PDF-файлів NanoNets дозволяє компаніям більше зосереджуватися на стратегічних завданнях і менше на ручному введенні даних, сприяючи загальній продуктивності та ефективності управління фінансами.

Перегляньте цю демонстрацію, щоб побачити інтеграцію Nanonets Quickbooks у дії.

[Вбудоване вміст]

Приклади інтеграції Nanonets Quickbooks

Це кілька прикладів того, як можна використовувати інтеграцію Nanonets Quickbooks для створення автоматизованих робочих процесів документів.

1. Надсилання даних до QuickBooks Workflow

Розглянемо приклад надсилання даних рахунків-фактур до QuickBooks. Припустімо, що ваша компанія отримує рахунок-фактуру постачальника у форматі PDF. Рахунок-фактура містить такі важливі поля даних, як номер рахунку-фактури, дата, назва постачальника, опис товарів, кількість, ціни за одиницю та загальна сума. З інтеграцією NanoNets QuickBooks:

  1. Рахунок-фактура завантажується на платформу NanoNets.
  2. NanoNets використовує свої алгоритми на основі штучного інтелекту для розпізнавання та вилучення всіх відповідних полів даних із рахунку-фактури.
  3. Потім витягнуті дані автоматично передаються в QuickBooks.
  4. QuickBooks створює новий рахунок-фактуру постачальника, використовуючи заповнені дані.

Цей безперебійний робочий процес гарантує, що ваша система QuickBooks завжди буде оновлена ​​з останніми рахунками-фактурами, без необхідності ручного введення даних.

2. Робочий процес двостороннього зіставлення

У двосторонньому процесі зіставлення замовлення на купівлю зіставляються з рахунками-фактурами для забезпечення точності. Для цього робочого процесу:

  1. Ви завантажуєте замовлення на купівлю та рахунок-фактуру постачальника до NanoNets.
  2. NanoNets витягує відповідні дані з обох документів, такі як номер замовлення/рахунка-фактури, деталі постачальника та деталі позиції.
  3. Потім він порівнює два набори даних на наявність розбіжностей.
  4. Будь-які невідповідності позначаються для вашого перегляду.

Цей робочий процес спрощує процес розрахунків із кредиторами та гарантує, що ви оплачуєте лише товари чи послуги, отримані відповідно до замовлення на купівлю.

3. Робочий процес автоматизації облікової заборгованості

Для кредиторської заборгованості робочий процес може виглядати приблизно так:

  1. Рахунки-фактури, отримані від постачальників, завантажуються в NanoNets.
  2. NanoNets витягує відповідні дані рахунків-фактур і надсилає їх до QuickBooks.
  3. QuickBooks використовує ці дані для створення нового рахунку, який потім планується для оплати відповідно до умов рахунку-фактури.
  4. Після здійснення платежу статус у QuickBooks оновлюється, а NanoNets отримує цей оновлений статус.

Цей автоматизований робочий процес забезпечує своєчасну оплату всіх рахунків-фактур постачальників, покращуючи відносини з постачальниками та усуваючи ризик комісії за прострочення платежу.

Висновок

Підсумовуючи, ера введення даних вручну та пов’язані з цим проблеми вилучення даних із PDF-файлів у QuickBooks ефективно вирішуються за допомогою інноваційних інструментів, таких як NanoNets. Поєднання надійних облікових функцій QuickBooks і вдосконалених методів вилучення даних на основі штучного інтелекту NanoNets призвело до суттєвих змін у методах управління фінансами.

Інтеграція NanoNets QuickBooks автоматизує та спрощує процес надсилання, отримання та пошуку даних, забезпечуючи ефективне двостороннє зіставлення та автоматизацію робочих процесів кредиторської заборгованості. Безпроблемно заповнюючи QuickBooks даними, витягнутими з PDF-документів, компанії тепер можуть насолоджуватися спрощеним робочим процесом, заощаджуючи дорогоцінний час і ресурси та значно зменшуючи людські помилки. Цей новий рівень автоматизації дозволяє компаніям більше зосереджуватися на стратегічних рішеннях і менше на введенні даних вручну, тим самим підвищуючи продуктивність і операційну ефективність.

Будь то надсилання даних рахунків-фактур, створення звітів, перевірка платежів або автоматизація всього процесу розрахунків із заборгованістю, інтеграція NanoNets із QuickBooks забезпечує зручне, точне та ефективне рішення. Оскільки компанії продовжують використовувати цифрову трансформацію у своїх фінансових операціях, потужна комбінація NanoNets і QuickBooks знаменує собою важливу віху на шляху до розумнішого, автоматизованого та ефективнішого управління фінансами.

Часова мітка:

Більше від ШІ та машинне навчання