Proceso de adquisición

El funcionamiento de cualquier negocio depende de la adquisición de bienes y servicios esenciales de terceros proveedores. Si bien hay dos participantes en un proceso de adquisición: el comprador y el vendedor, es el acto de adquisición por parte del comprador lo que se conoce como proceso de adquisición. La adquisición es fundamental para el negocio del comprador porque decide la calidad de los bienes / servicios que utilizará el negocio y los beneficios de costos asociados con él.

Veamos qué es el proceso de adquisición y por qué la digitalización del proceso ofrece ventajas.

Que es un proceso de adquisicion

El proceso de adquisiciones, también conocido como gestión de adquisiciones, es el término general para los pasos mediante los cuales una organización adquiere los bienes / servicios necesarios para su funcionamiento. La gestión de adquisiciones difiere entre las empresas según las necesidades, la escala y las operaciones de la organización.

El proceso de adquisición podría incluir planificación de compras, determinación de estándares, investigación de proveedores, selección de proveedores, negociación de precios, financiamiento, pedidos, recibos y control de inventario. El proceso puede involucrar a varios departamentos, como el departamento de compras, el departamento de finanzas, etc. Las grandes empresas suelen tener un departamento de adquisiciones centralizado con sus propios empleados y procedimientos.

Un proceso de adquisición bien diseñado y administrado ahorra costos, ayuda al cumplimiento y evita retrasos y errores que podrían ser perjudiciales para los resultados de la empresa. En los últimos tiempos, las empresas también están utilizando los flujos del proceso de adquisiciones para lograr objetivos no financieros como la sostenibilidad y el cumplimiento medioambiental.

Diferencia entre aprovisionamiento y compra

Si bien la adquisición parece ser lo mismo que la compra, son diferentes en el contexto comercial.

• La compra es una función transaccional que implica el abastecimiento y la adquisición de productos y servicios.
• La adquisición es un proceso estratégico que implica investigar las necesidades de la empresa, buscar proveedores / fuentes, negociar y planificar los procesos de compra y seguimiento.

En otras palabras, la compra es el proceso sencillo de comprar los bienes / servicios de los proveedores, mientras que la adquisición implica los pasos que se toman antes, durante y después del proceso de compra y maneja todos los pasos del proceso. Ciclo de compra a pago. Por lo tanto, la compra puede considerarse un subconjunto del proceso de adquisición.

Tipos de adquisiciones

Hay tres tipos de adquisiciones para cualquier negocio:

1. Adquisición directa: es la adquisición de bienes, materiales y / o servicios con fines de fabricación. Por ejemplo, maquinaria, materias primas, productos químicos, etc. Suelen ser materiales de stock que se utilizan para impulsar la producción del negocio.
2. Adquisición indirecta: Implica la adquisición de productos y servicios que son utilizados internamente por la empresa. Algunos ejemplos son los servicios públicos, el material de oficina, los viajes y otros consumibles y perecederos. Son cosas que la empresa necesita para sus operaciones diarias.
3. Adquisición de servicios: como sugiere el nombre, esto implica la adquisición de mano de obra, servicios y consultorías. Esto también puede incluir servicios profesionales, subcontratación, suscripciones de software, etc.

Pasos del proceso de adquisiciones

El proceso de adquisición depende de factores como el tamaño de la empresa, el modelo comercial, la ubicación, la estructura del negocio, el presupuesto, los recursos humanos, etc. A pesar de las diferencias entre los pasos reales, todos los procesos de adquisición se componen de tres unidades esenciales: reglas, participantes y Mantenimiento de registros.

Las reglas son las condiciones que son exclusivas de la empresa y que deben seguirse al realizar pedidos, obtener y pagar los bienes / servicios necesarios. Cuanto más reglas, más complejo es el proceso de contratación.

Los participantes son el personal de la empresa que tiene interés en la adquisición del producto o servicio y tiene una responsabilidad específica en el proceso de adquisición. Cuanto mayor sea el valor del producto / servicio que se adquirirá, mayor será el círculo de partes interesadas en el ciclo de adquisiciones.

Mantenimiento de registros: El mantenimiento de registros meticuloso y preciso es esencial para un proceso de adquisición fluido. El mantenimiento de registros también es esencial para fines de referencia, auditoría y presupuestación.

Algunos pasos típicos que se observan en un ciclo de compra a pago son los siguientes:

1. Identificación de la necesidad interna: cuando un departamento o unidad de negocio requiere algún producto o servicio para su funcionamiento, el departamento de adquisiciones se incorpora al circuito. Si otra unidad de negocio requiere el mismo producto / servicio, los requisitos de ambos departamentos se consolidan para una mejor gestión y costeo.
2. Identificación y evaluación del proveedor: Dependiendo de la escala de operaciones y el valor del producto / servicio requerido, el proveedor puede ser elegido mediante una simple búsqueda en la web o mediante complicados procesos RFP / RFI / Tender. Una vez que se ha identificado un conjunto de proveedores, se compara la calidad, el precio, la confiabilidad, el servicio al cliente y otros criterios que la empresa considera importantes. El departamento de adquisiciones selecciona al mejor proveedor o proveedores después de esta comparación.
3. Negociaciones con proveedores: se puede decir que el proceso de contratación comienza en este punto. El contrato puede ser simplemente una solicitud de cotización, emitir órdenes de compra y obtener el artículo. Por otro lado, también puede implicar negociaciones de ida y vuelta para fijar la calidad, la cantidad y los plazos para la compra.
4. Generación y aprobación de la solicitud de compra: Este paso se da en las grandes empresas, en donde, el departamento o unidad que requiere el producto / servicio, elabora el solicitud de compra. Este es un documento / formulario inter o intradepartamental que define la necesidad, el costo asociado con esa necesidad y otra información pertinente. La solicitud es revisada y aprobada por el jefe de departamento o la entidad responsable del pago del producto / servicio.
5. Generación y emisión de la orden de compra: Una vez que la solicitud de compra de bienes / servicios ha sido aprobada por los departamentos correspondientes, la orden debe ser colocada con el proveedor. A orden de compra especifica la calidad y cantidad de los bienes / servicios necesarios, el marco de tiempo del pedido y el precio / costos involucrados. La orden de compra es un documento legalmente vinculante entre la empresa y el proveedor.
6. Recepción de la factura: en respuesta a la orden de compra planteada por la empresa, el proveedor genera una factura con una lista de los artículos pedidos junto con los precios y las fechas de vencimiento del pago. De acuerdo con los términos negociados, el pago lo realiza la empresa antes o después de la entrega del producto.
7. Recibo del producto: el producto / servicio es suministrado por el proveedor a la empresa. La empresa realiza una emparejamiento de tres vías de la orden de compra, la factura y el recibo, para garantizar que se haya entregado el producto / servicio correcto en el momento estipulado y al precio correcto. Se notifica al proveedor en caso de discrepancias para tomar medidas adicionales.

Desafíos en el proceso de gestión de adquisiciones

El proceso de adquisición se ocupa de una serie de pasos enumerados anteriormente, y con el aumento de la escala de operaciones, el proceso podría volverse aún más complejo y fragmentado. Algunos desafíos específicos que luego surgirían en el proceso de gestión de adquisiciones son:

• Desglose de la estrategia: sin cohesión entre los distintos pasos y las partes interesadas, lo que se supone que es un proceso estratégico puede convertirse en una actividad de mosaico, que puede tener serios resultados en las operaciones de la empresa y, finalmente, en el resultado final.
• Problemas de gestión de proveedores: la gestión de adquisiciones fragmentada dificultaría la vinculación y la retención de proveedores confiables que entreguen bienes y servicios de calidad a tiempo. Una gestión deficiente de las adquisiciones da como resultado una gestión deficiente de los proveedores, lo que a su vez hace que el equipo de adquisiciones pierda un tiempo valioso en la lucha contra los problemas de los proveedores.
• Retrasos: La mala gestión o la mala gestión del proceso de adquisiciones pueden resultar en retrasos en la adquisición de productos y servicios que son importantes para el funcionamiento de la empresa. Las ineficiencias en los procesos de adquisiciones pueden provocar retrasos, incumplimiento de los plazos del proyecto y pérdidas para la empresa.
• Problemas de inventario: una gestión deficiente de las adquisiciones puede crear un exceso o un suministro insuficiente de inventario e incluso puede provocar que los compromisos no se cumplan a tiempo.
• Inseguridad de los datos: un proceso de adquisición deficiente puede resultar en un mantenimiento de registros deficiente y datos poco confiables, lo que puede traducirse en malas decisiones en operaciones futuras. Algunos riesgos de adquisiciones que pueden resultar de la inseguridad de los datos son la exageración o subestimación de la necesidad, cronogramas y cronogramas poco realistas y presupuestos deficientes.
• Compras inconformistas: un proceso de adquisición fragmentado y mal administrado puede hacer que los empleados eludan los procedimientos establecidos al realizar compras. Esto puede resultar en problemas presupuestarios y desviaciones de los estándares de cumplimiento.
• Gestión de recursos humanos: una gestión deficiente de las adquisiciones podría resultar en trabajo adicional para los empleados en la búsqueda del papeleo y la organización del inventario / presupuesto. Esto da como resultado una pérdida de tiempo y esfuerzo humano que podría dedicarse a actividades más rentables.

Automatización de la gestión de adquisiciones

A medida que una empresa crece en tamaño y operaciones, los procesos de adquisiciones manuales no son capaces de satisfacer las crecientes demandas. La digitalización y la automatización del flujo del proceso de adquisiciones pueden ayudar a superar muchos de los desafíos descritos anteriormente.

Algunas ventajas específicas de automatizar el proceso de gestión de adquisiciones son:

• Ahorro de tiempo: el uso de herramientas digitales para almacenar, analizar y recuperar datos ayuda a realizar operaciones más rápidas y sin errores en comparación con los procesos manuales. A encuesta del 2018 de más de 280 empresas encontraron que los gerentes dedican al menos 8 horas a la semana en promedio a tareas de datos manuales y que el 25 por ciento de todos los trabajadores dedica 20 horas a la semana a tareas mundanas de administración de datos. Con la digitalización, las partes interesadas pueden recibir sus productos / servicios requeridos a tiempo y no necesitan perder tiempo persiguiendo pedidos a través de la jerarquía de procesos. La digitalización también puede eliminar la práctica de compras inconformistas.
• Ahorro de costos: la automatización del proceso de gestión de adquisiciones puede ayudar a rastrear las necesidades de varias unidades de la empresa, hacer un seguimiento del inventario y optimizar el proceso de PO-Factura-Recibo para evitar demoras, lo que a su vez puede eliminar los cargos por pagos atrasados. y mantener mejores relaciones con los proveedores. Esto, a su vez, puede traducirse en descuentos y ofertas del proveedor.
• Análisis de datos: los datos que se almacenan en el dominio digital pueden ayudar a optimizar los niveles de inventario y permitir el análisis, los cuales pueden mejorar la eficiencia. Por ejemplo, las herramientas de digitalización e inteligencia artificial pueden ayudar a la detección oportuna de la demanda de un producto / servicio e inducir respuestas proactivas de los participantes. En la actualidad, 30% de los minoristas y fabricantes consideran que la previsión de las necesidades futuras es su mayor desafío.

• Transparencia: la automatización del proceso de adquisiciones mejora la transparencia en los niveles de inventario, los precios y las relaciones con los proveedores. También puede mejorar el cumplimiento de las políticas externas o de la empresa y mitigar los riesgos de la cadena de suministro, los riesgos corporativos y el fraude.

Cómo digitalizar el proceso de adquisiciones

Si bien las herramientas digitales están ampliamente disponibles para la actividad de compras transaccionales, el uso de software a lo largo de todo el ciclo de compras está ganando importancia gradualmente. Un software integral que maneja todos los aspectos del proceso de adquisiciones puede acelerar los ahorros del gasto empresarial. También puede permitir una colaboración fluida con todas las partes interesadas y proporcionar una base de datos completa de información para fines de planificación.

La automatización del proceso de adquisición requiere una planificación meticulosa para obtener el máximo beneficio de ella. La planificación podría incluir algunas o todas las siguientes actividades:

• Mapeo del flujo de trabajo de adquisiciones existente para comprender el modus operandi de la organización y las necesidades de las partes interesadas involucradas en el proceso. Se pueden utilizar procesos como la notación de modelado de procesos de negocio (BPMN) para representar visualmente los pasos del flujo de trabajo. La creación de un flujo de trabajo de adquisiciones ayudará en una transición fluida hacia la automatización y evitará la pérdida de tiempo para adaptarse al nuevo flujo de trabajo.

• Una auditoría cuidadosa del proceso de adquisiciones existente ayudaría a identificar los cuellos de botella que existen. Es importante saber esto para conocer las características requeridas del software.
• Elegir el software de adquisiciones que mejor se adapte a las necesidades de la empresa. La ubicación de almacenamiento de datos puede ser local, centralizada o basada en la nube, según las necesidades específicas de la empresa.
• Evaluación continua: incluso después de la instalación y ejecución de las herramientas de automatización de adquisiciones, las evaluaciones constantes del rendimiento del software ayudarían a optimizar el sistema y evitar errores.

La digitalización del proceso de adquisición podría involucrar un software simple que automatice el proceso transaccional o puede incluir tecnologías de alto impacto como ML e IA para todo el proceso estratégico. La elección de la herramienta digital para el proceso de contratación debe realizarse en base a los siguientes factores:

• Presupuesto: la escala del negocio, el resultado final y el potencial de inversión de la empresa son los principales impulsores de los tipos de herramientas de digitalización / automatización que se emplearán para la gestión de adquisiciones.
• Facilidad de uso: Debe recordarse que los gastos de capacitación y configuración son los bloques más importantes para implementar cualquier tipo de automatización en un flujo de trabajo de proceso. El nivel de habilidad de los empleados que utilizan el software decidirá qué tan fácil de usar debe ser la interfaz del software y el nivel de soporte técnico que brindará el desarrollador.
• Coincidencia entre la herramienta y la necesidad: es importante comprobar si existe una coincidencia entre las necesidades del proceso de adquisición de la empresa y las funciones que ofrece la herramienta, como la creación de formularios digitales, el enrutamiento complejo y las aprobaciones en línea.
• Operación colaborativa: esto nuevamente depende de la escala de la empresa. Si varios departamentos están involucrados en la adquisición de productos / servicios, todas las partes interesadas deben tener acceso al flujo del proceso. Dicha operación también requiere una disposición para incluir varios niveles de aprobaciones en el proceso de adquisiciones.
• Integración con los otros sistemas utilizados en la empresa: El software debe integrarse con los otros sistemas como las herramientas de gestión contable que ya se utilizan en la empresa. El software de abastecimiento y adquisición independiente que no se integra con las herramientas digitales utilizadas en los departamentos de contabilidad y marketing daría lugar a una mala gestión de los datos y pérdida de tiempo.

Conclusión

El aprovisionamiento es una función estratégica de cualquier organización y tiene un amplio impacto comercial. Un proceso de adquisición digital eficiente puede integrar a la perfección el proceso estratégico de adquisición con la actividad de compra transaccional.

La gestión de adquisiciones automatizada es clave para seguir siendo competitivo en el mundo empresarial. Las herramientas digitales como las nanorredes pueden ayudar a las empresas a automatizarse fácilmente y, por lo tanto, les permiten centrarse en sus competencias básicas y mejorar los resultados finales.

Fuente: https://nanonets.com/blog/procurement-process/