¿Cuál es la fuente de pago? La guía definitiva de S2P

Reeditado por Platón

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Si tiene una tienda de suministros de oficina y decide que necesita comprar una gran cantidad de portátiles para abastecer su tienda, intentará encontrar los portátiles más asequibles y de mejor calidad que pueda comprar al por mayor. Examinará diferentes proveedores de portátiles, evaluará los costos de trabajar con cada uno, determinará si la calidad de sus productos coincide con lo que está buscando y luego determinará a quién comprarle los portátiles.

Al completar estas acciones, está iniciando el proceso de fuente a pago (S2P), que es algo por lo que todas las empresas pasan cuando trabajan con proveedores. Mantener los gastos bajos y al mismo tiempo mantener flujos de ingresos constantes es vital para el éxito de su negocio, y dominar el proceso S2P es una de las formas más efectivas de reducir los costos comerciales.

Aquí hay algunas preguntas que este artículo intenta responder:

¿Cuál es la fuente para pagar?
¿Cuál es la diferencia entre S2P y P2P?
¿Cuál es el proceso de origen a pago?
¿Cómo beneficia el origen del pago a su empresa?

¿Qué es la fuente de pago?

La fuente de pago, habitualmente denominada S2P, es todo el proceso de principio a fin para decidir si necesita un determinado producto o servicio, encontrar el mejor proveedor con el que trabajar, iniciar el proceso de adquisición a pago y realizar una compra. y recibir la mercancía en cuestión. Como la mayoría de los procesos comerciales actuales, navegar desde el origen hasta el proceso de pago con la solución de software S2P adecuada tiene numerosos beneficios. Notará una gestión más sencilla de las relaciones con los proveedores, plazos de entrega más rápidos y modelos de precios reducidos.

El proceso de origen a pago puede parecer muy transaccional, y partes de él lo son, pero también depende increíblemente de las relaciones con los proveedores, la elaboración de estrategias inteligentes y la mejora constante. Si usted o su equipo de abastecimiento pueden hacer del proceso S2P una prioridad, verá cuántos beneficios se pueden obtener de él.

S2P frente a adquirir para pagar

Quizás esté pensando: “¿Cuál es la fuente de pago? ¿Es lo mismo que procurar pagar?

S2P y P2P no son lo mismo; El proceso P2P está integrado en el proceso S2P. En resumen, el proceso S2P es más amplio; abarca más pasos que el proceso P2P. Sin embargo, el proceso P2P es un subconjunto de ciertos pasos dentro del proceso S2P.

S2P comienza en el momento en que un líder empresarial decide que un proveedor necesita un nuevo bien o servicio. Luego pasa a buscar proveedores, evaluar precios, enviar solicitudes de información, finalizar la selección de proveedores, crear órdenes de compra, recibir los productos y realizar los pagos de facturas. Puede llevar semanas o incluso meses completar el proceso de fuente a pago en su totalidad.

El proceso P2P, por otro lado, comienza después de que se ha seleccionado un proveedor. El equipo de adquisiciones recibe el relevo del equipo de abastecimiento y continúa trabajando a través del actividades de adquisiciones del proceso S2P. Estos incluyen la gestión Ordenes de compra y requisitos de compra, rastrear los plazos de entrega del producto, garantizar la recepción de los bienes y trabajar con el equipo de cuentas por pagar para completar el pago al proveedor asociado con el factura que coincida con la transacción.

Descripción general del proceso desde el origen hasta el pago

Si su equipo de abastecimiento esencialmente tiene una lista de verificación de todo lo que debe completarse durante el proceso de origen a pago, es menos probable que se pierdan algo, expongan su negocio a riesgos o pierdan una oportunidad de abastecimiento beneficiosa. Aún más, la estandarización de los elementos de acción desde el origen hasta el pago hace que sea más posible recortar el proceso, encontrar sinergias en su negocio e implementar un sistema desde el origen hasta el pago que permita la automatización y racionalización de los procesos. incorporación de proveedores.

Los pasos del proceso S2P son:

Identificar las necesidades comerciales

Sin la necesidad de un nuevo producto o servicio, una empresa simplemente no iniciaría el proceso de fuente a pago. Recuerde, en los negocios es necesario que haya demanda. En este caso, su necesidad de portátiles es la demanda. Una vez que esté establecido, comience a comparar precios.

Opciones de proveedores de abastecimiento

Hay muchos proveedores de portátiles por ahí. Encuentre varios que parezcan prometedores. ¿Te gusta la oferta que tienen? ¿Sus precios parecen justos? Puede utilizar un sistema de fuente a pago para ayudar a identificar proveedores potenciales, realizar un seguimiento del proceso S2P con cada uno y crear una base de datos de información si alguna vez vuelve a realizar este proceso (¡lo cual sucederá!).

Seleccionar un vendedor

Una vez que haya enviado solicitudes de información (RFI), propuestas (RFP) y cotizaciones (RFQ), recibirás una serie de respuestas de los proveedores a los que se las enviaste. Observará las respuestas, determinará qué proveedor se adapta mejor a sus necesidades y elegirá uno o varios proveedores con los que seguir adelante según sus necesidades de adquisición.

Finalización de contratos

Con la proveedores seleccionados, es hora de poner la pluma sobre el papel. Creará contratos legalmente vinculantes que describan la asociación con el proveedor, incorporará a los proveedores en su sistema de origen a pago e involucrará al equipo de adquisiciones para finalizar la sección P2P del proceso S2P.

Procura

El contrato anterior no es lo mismo que una orden de compra. Una vez establecido el contrato de proveedor, el equipo de adquisiciones creará una orden de compra para lo que necesita y se la enviará al proveedor. Una vez que el proveedor acepta la OC, ésta es legalmente vinculante para ambas partes. Finalmente, el proveedor enviará los cuadernos a su tienda de acuerdo con la orden de compra.

Procesamiento de factura de proveedor

Una vez enviados los productos, recibirá una factura del proveedor que detallará cuánto debe pagar para completar la transacción. Asegúrate de pasar por el combinación de tres vías proceso para garantizar que la factura coincida con la orden de compra y los artículos recibidos.

Completar el pago

En este punto, el equipo de cuentas por pagar completará el pago. Dependiendo del acuerdo con el proveedor, este podría utilizar Pagos EFT, ACH o EDI. software de automatización de puntos de acceso es una gran herramienta para simplificar la liquidación de facturas.

Beneficios del origen hasta el pago

El proceso de fuente a pago existe desde hace mucho tiempo. Aunque los pasos se han mantenido relativamente iguales, la forma en que se completan ha cambiado con el uso de herramientas digitales, software P2P y capacidades de automatización.

Dado que está más optimizado que nunca, las empresas están viendo innumerables beneficios de una gestión cuidadosa y optimizada desde el origen hasta el pago, como por ejemplo:

Las relaciones mejoradas con los proveedores son un resultado maravilloso del proceso S2P actual. Los pasos del proceso optimizados facilitan el trabajo conjunto y la tecnología puede ayudar a crear estructuras de acuerdos que hagan felices a todos.
Al encontrar los mejores proveedores a los mejores precios, su organización puede ahorrar dinero. Ya sea comprando al por mayor, aceptando un contrato de proveedor a largo plazo o cambiando un proveedor antiguo por uno nuevo, el principio de pago seguramente le ayudará a obtener ahorros con el tiempo.
El seguimiento de datos es mucho más preciso. Esto ayuda con las pistas de auditoría, el análisis de proveedores y la previsión empresarial en este espacio.
A medida que continúe su relación con cada proveedor, deberá asegurarse de que la asociación siga siendo favorable. El proceso desde el origen hasta el pago puede ayudarle a realizar un seguimiento de métricas específicas con facilidad, monitoreando el desempeño de sus proveedores y adelantándose a cualquier problema.
La colaboración interna está respaldada en cada paso. Su equipo de abastecimiento tiene que trabajar bien con las adquisiciones y, al final del proceso, las cuentas por pagar intervienen para llegar a la meta. Esta colaboración puede romper los silos funcionales e ilustrar los beneficios de trabajar juntos en diferentes capacidades.

Mirando hacia el futuro

El sistema de fuente a pago trae abastecimiento, adquisicionesy cuentas por pagar funciones juntas. Sin cada experto funcional haciendo su trabajo, el proceso se desmoronaría y pondría en peligro la salud de su negocio. Si tiene una tienda de suministros de oficina y parece que no puede mantener abastecidas las computadoras portátiles porque su equipo S2P está fallando, es muy posible que cierre el negocio. Aunque analizamos el proceso S2P de manera integral, se pueden encontrar oportunidades de mejora al profundizar en las responsabilidades y funcionalidades de cada función.

AP puede representar el final del proceso, pero garantizar que las facturas se paguen a tiempo es crucial para cumplir con su parte del trato. con el derecho Automatización AP software como Nanonetas, puede evitar errores comunes en el proceso S2P. Gestión eficaz de AP puede ayudar a mitigar los desafíos de S2P que conllevan los pagos atrasados, la gestión incorrecta de facturas y las relaciones con los proveedores en general. Cuando usted optimizar el proceso de pago a proveedores, todos ganan.

La tecnología es parte de los negocios hoy en día, sin importar en qué industria esté operando. ¿Cómo puede integrar la tecnología en procesos como S2P para facilitar la vida de sus empleados, construir mejores asociaciones externas y aprovechar al máximo su inversión? Si no está seguro de por dónde empezar, implementar un sistema de fuente a pago es el lugar perfecto.