Mejor sistema de gestión de documentos electrónicos en 2023

El mundo se ha vuelto digital, al igual que el papeleo de la oficina. Cada oficina crea, colabora, comparte y almacena miles de documentos electrónicos anualmente. Es fácil perderse en el caos. Y por lo tanto, tenemos un sistema de gestión de documentos electrónicos que organiza los documentos para que su equipo pueda acceder a documentos importantes sobre la marcha.  

Hay un montón de software de gestión de documentos electrónicos disponibles en línea. Las organizaciones deben elegir el software que se ajuste a sus necesidades y caso de uso. En este blog, veremos los 5 mejores sistemas de administración de documentos electrónicos en el mercado y destacaremos las características que los hacen destacar.

1. Nanonetas
2. Archivos M
3. Plantilla
4. Documento lógico
5. OnlyOffice

Ya sea propietario de una pequeña empresa, trabajador independiente o simplemente alguien que busca poner en orden sus archivos digitales, este blog lo ayudará a encontrar el EDMS perfecto para sus necesidades.

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Top EDMS en 2023

#1. nanoredes

Nanonets es un completo sistema electrónico sistema de gestión de documentos. Tiene una interfaz fácil de usar y funciones avanzadas para la documento automatizado .

Una de las características principales de la plataforma es que captura automáticamente datos de cualquier tipo de documento utilizando Tecnología OCR. También puede crear flujos de trabajo automatizados para completar tareas de documentos como clasificación de documentos, almacenamiento, indexación y control de documentos, o incluso crear flujos de trabajo de aprobación para validar los detalles del documento.

Con su interfaz sin código, más de 5000 integraciones y prueba gratuita de 15 días., Nanonets se puede usar desde el día 1 para administrar documentos comerciales y automatizar procesos manuales.

Pros:

• Interfaz fácil de usar sin código
• Excelente clasificador de documentos
• Atención al cliente 24 × 7
• 5000+ integraciones
• Automatice el proceso manual de documentos con flujos de trabajo sin código
• Protección con contraseña, función basada en el acceso al documento
• Almacenamiento seguro de documentos
• Extraiga datos de registros con >95 % de precisión
• Interfaz fácil de usar: aprenda a usarla en 30 minutos o menos
• Plantillas y opciones de personalización fáciles

Contras:

• Sin opciones de generación de documentos
• No se puede utilizar para la firma de documentos.

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¿Tiene un caso de uso en mente? Realice una breve llamada de 10 minutos con nuestros expertos en automatización para optimizar gestión de documentos en su organización.

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#2. Archivos M

M-Files es un sistema de administración de documentos electrónicos fácil de usar que ayuda a administrar los documentos de manera efectiva. Reduce el tiempo en almacenar y compartir archivos y documentos, lo que aumenta la productividad de la organización.

El sistema de gestión de documentos electrónicos M-Files ayuda a realizar un seguimiento de los cambios en los archivos y documentos de forma eficaz y sin esfuerzo. Finalmente, permite al usuario tener una prueba gratuita para probar el software antes de comprar el paquete.

Fuente

Pros:

• Permite al usuario acceder a los documentos desde cualquier dispositivo
• Permite a los usuarios realizar un seguimiento de los cambios realizados en los archivos.

Contras:

• Necesitas descargar el software para usarlo
• Configuración de GUI complicada
• Hay limitaciones en los conteos en bóvedas
• Herramienta de administración complicada
• Debería mejorar la interfaz de usuario.

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#3. Plantilla

Templafy es una plataforma de generación de documentos que proporciona módulos de gestión de documentos electrónicos para empresas que buscan organizar documentos comerciales.

Templafy ofrece muchas herramientas para la creación de documentos, colaboración de contenido, firma digital y seguimiento de documentos. Con almacenamiento en la nube, Templafy permite a los usuarios acceder a documentos fácilmente desde cualquier dispositivo móvil.

Pros:

• Fácil generación de documentos y opciones de seguimiento
• Excelentes integraciones de generación de documentos.

Contras:

• Puede llevar más tiempo cargar los documentos
• Puede enfrentar problemas al iniciar sesión
• Puede encontrar problemas de compatibilidad a veces
• Podría ser costoso para las organizaciones pequeñas

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#4. Documento lógico

El software de gestión de documentos electrónicos Logical Doc es un sistema de código abierto basado en Java que ayuda a automatización de procesos de negocio.

LogicalDoc permite que los usuarios y las organizaciones organicen, indexen, recuperen, controlen y distribuyan de manera segura y confiable documentos comerciales cruciales, centrándose en la automatización de procesos comerciales y la recuperación rápida de contenido.

Pros:

• Ideal para la gestión de la información.
• Los complementos de código abierto están disponibles

Contras:

• UI desactualizada
• Caro para organizaciones pequeñas
• La personalización requiere conocimientos de programación
• Difícil de aprender para principiantes.
• Sin la ayuda del teléfono

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#5. Solo sistema AscensioOficina

El sistema de administración de documentos electrónicos Ascensio System OnlyOffice es un EDMS fácil de usar para pequeñas empresas. Ayuda a compartir archivos y documentos; también es fácil administrar tareas al integrar archivos, correos electrónicos, enlaces URL, etc., en su sistema.

Además, este sistema de gestión de documentos es compatible con CIFS (Sistema de archivos de interfaz común), lo que permite la compatibilidad de archivos y documentos con SO (sistema operativo) como Unix, etc. Además, este sistema de gestión de documentos funciona con el soporte de API.

Pros:

• Compatible con servicios en la nube
• Fácil almacenamiento y funciones para compartir
• Bueno para la generación de documentos.

Contras:

• Carece de automatización de documentos
• Almacenamiento de documentos en la nube muy reducido
• El acceso basado en roles es difícil de monitorear
• Interfaz de usuario difícil

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Nanonets – Un EDMS completo para su negocio

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Nanonets es un sistema de gestión de documentos electrónicos repleto de funciones que funciona como software de cuentas por pagar. Nanonets tiene software OCR incorporado, solución de pago y automatización avanzada del flujo de trabajo.

Debido a esta combinación, Nanonets puede resolver varias tareas comerciales como la carga automática de documentos, clasificando, identificación de documentos duplicados, pagos de proveedores, gestión de aprobación de documentos, y más.

Nanonets simplifica la gestión de documentos. Tan pronto como un documento ingresa a su ecosistema, puede enviarlo automáticamente a Nanonets. La plataforma leerá, extraerá información relevante, categorizará y índice de documentosy, a continuación, envíe el documento al almacenamiento después de completar las comprobaciones pertinentes mediante activadores de flujo de trabajo. La plataforma también convierte documentos en archivos PDF con capacidad de búsqueda, lo que facilita la búsqueda de sus documentos con una simple búsqueda por palabra clave.

Por ejemplo, una factura toca su bandeja de entrada. Las nanoredes

• extraer datos de facturas,
• comprobar si hay duplicados,
• hacer coincidir la orden de compra, la orden de venta y la factura,
• categorizar el gasto usando códigos GL,
• obtener las aprobaciones de pago, y
• finalmente, hacer el pago.

Todo esto se puede configurar en Nanonets sin escribir una sola línea de código.

También puede utilizar Nanonets como solución de marca blanca en su actual sistema de gestión de documentos electrónicos. ¿Está buscando una asociación similar? Comuníquese con nosotros.

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5 razones por las que deberías usar Nanonets

[Contenido incrustado]

Los beneficios de Nanonets van más allá de ser una plataforma fácil de usar con múltiples casos de uso. Aquí hay cinco razones por las que debería considerar usar Nanonets para administrar sus documentos electrónicos de manera eficiente.

Nanonets tiene el mejor en su clase Software de OCR, que reconoce y extrae puntos de datos de sus documentos sin ninguna plantilla. Puede crear su modelo OCR personalizado en 15 minutos en la plataforma.

La plataforma funciona con más de 200 idiomas y puede extraer fácilmente información de varios idiomas, varias páginas, estructuradoo extracción de datos no estructurados de documentos Puede utilizar los datos extraídos para desencadenar flujos de trabajo.  

origen de la factura

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¿Tienes un documento? Simplemente cargue el documento y extraiga datos de él sobre la marcha.

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Automatice los procesos manuales sin flujos de trabajo de código

Los flujos de trabajo fáciles de usar, sin código y personalizables de Nanonets pueden automatizar procesos de documentos, procesamiento de factura, flujo de trabajo de aprobaciones, requisitos de seguro y más.

Puede utilizar los flujos de trabajo de Nanonets para automatizar

Y más. Las posibilidades son infinitas.

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¿Tiene en mente un caso de uso de automatización de flujo de trabajo? Comienza tu prueba gratuita or contacte a nuestro equipo para configurar su flujo de trabajo.

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Integre fácilmente con más de 5000 opciones de integración

Nanonets se integra fácilmente con su pila de tecnología existente con integraciones listas para usar y API. Garantice un flujo de datos continuo hacia y desde Nanonets y sus aplicaciones comerciales.  

Sin código y comience a usar desde el día 1

Las nanoredes son extremadamente fáciles de configurar. Todo lo que necesitas hacer es comienza tu prueba gratuita, sube tus documentos a extraer datosy conéctese a las integraciones requeridas. Eso es.

Puedes empezar a usar la plataforma desde el día 1.

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Proteja documentos confidenciales con acceso basado en funciones y almacenamiento seguro

Proteja sus documentos comerciales con acceso restringido y almacene documentos en un almacenamiento seguro en la nube. Nanonets cumple con GDPR, tiene certificación SOC2 y está disponible en alojamiento local, lo que le permite modificar Nanonets de acuerdo con sus requisitos de seguridad.

Aparte de lo anterior, Nanonets se diferencia de sus competidores por lo siguiente:

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Tiene una gestión de documentos caso de uso en mente? Permítanos ayudarlo a optimizar su procesos de documentos. Comuníquese con nuestro equipo de expertos para que podamos guiarlo sobre cómo administrar documentos de manera efectiva a gran escala.

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Conclusión

Los beneficios de los sistemas de gestión de documentos electrónicos hacen que sea crucial para cualquier empresa que busque optimizar sus procesos de gestión de documentos. Elegir el mejor software para sus necesidades requiere mucha investigación.

Deje que nuestro equipo simplifique su decisión. Comuníquese con nuestros expertos para ver cómo puede usar Nanonets para resolver los requisitos de su negocio y automatizar sus tareas mundanas de administración de documentos electrónicos.

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LPermítanos ayudarlo a optimizar sus procesos de gestión de documentos. Reserve una llamada de consulta gratuita para ver cómo puede ahorrar un 80 % de costos y un 90 % de tiempo con la automatización de Nanonets.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/top-electronic-document-management-system/