Αντιστοίχιση τιμολογίου

Μια σημαντική δραστηριότητα στις διαδικασίες πληρωτέων λογαριασμών (AP) είναι η Αντιστοίχιση τιμολογίων. Οι παραδοσιακές προσεγγίσεις σε αυτό το βασικό έργο μπορεί να κοστίσουν χρόνο, προσπάθεια και ανθρώπινο δυναμικό σε μια επιχείρηση. Η χρήση καινοτόμων τεχνολογιών και αυτοματοποιημένων εργαλείων μπορεί να βελτιστοποιήσει την αντιστοίχιση τιμολογίων για να προσφέρει επιπλέον μόχλευση και αξία σε μια επιχείρηση.

Αυτό το άρθρο παρέχει μια λεπτομερή εικόνα σχετικά με την αντιστοίχιση τιμολογίων, τους διαφορετικούς τύπους, την ανάγκη για απρόσκοπτη χρήση επεξεργασία τιμολογίων or διαχείριση τιμολογίωνκαι τα ποικίλα οφέλη του.

Τι είναι η αντιστοίχιση τιμολογίων;

Η αντιστοίχιση τιμολογίων είναι ένα διαδικασία πληρωτέων λογαριασμών που επικυρώνει και συγκρίνει πληροφορίες για το παραγγελία αγοράς (PO) με αυτό του τιμολογίου πωλητή και των αποδείξεων προϊόντων.

Όταν ένας οργανισμός θέλει να χρησιμοποιήσει τα αγαθά ή τις υπηρεσίες ενός πωλητή, θέτει μια παραγγελία αγοράς με λεπτομερείς απαιτήσεις. Κατά την παράδοση των απαιτούμενων αγαθών ή υπηρεσιών, εκδίδεται απόδειξη προϊόντος από τον αγοραστή. Στη συνέχεια, ο πωλητής εκδίδει το τιμολόγιο για εκκαθάριση πληρωμής. Τότε λαμβάνει χώρα η αντιστοίχιση τιμολογίων.

Η αντιστοίχιση τιμολογίων διασφαλίζει ότι δεν υπάρχουν σφάλματα ή ασυνέπειες μεταξύ της ΟΠ και του τιμολογίου. Διευκολύνει την ταχύτερη διευθέτηση των οφειλών του πωλητή και αποτρέπει τον κίνδυνο απάτη πωλητή & πληρωμή για δόλια τιμολόγια.

Τι είναι η Απόκλιση;

Αναφέρεται ως εξαιρέσεις τιμολογίου, μια απόκλιση προκύπτει όταν υπάρχει αναντιστοιχία μεταξύ των στοιχείων του τιμολογίου και των εγγράφων επικύρωσής του, όπως η ΟΠ ή η απόδειξη αγαθών/προϊόντων.

Οι αποκλίσεις μπορεί να είναι δύο τύπων – ποσότητα και τιμή

• Απόκλιση ποσότητας: αναφέρεται στην ασυμφωνία μεταξύ του ποσού ή του αριθμού των ειδών στην ΟΠ και του τιμολογημένου τιμολογίου
• Απόκλιση τιμής: αναφέρεται σε αναντιστοιχία μεταξύ του κόστους που αναφέρεται στην ΟΠ και της αξίας που αναφέρεται στο τιμολόγιο.

Ο εντοπισμός και ο συμβιβασμός των αποκλίσεων μπορεί να είναι μια αποθαρρυντική εργασία για το τμήμα AP. Οι αποκλίσεις θα πρέπει να αξιολογούνται για να διαπιστωθεί εάν εμπίπτουν στα όρια ανοχής για να προχωρήσουμε επεξεργασία τιμολογίων ή επαναφέρετε το τιμολόγιο στον προμηθευτή για διορθώσεις.

Το επίπεδο ανοχής αναφέρεται σε μικρές διακυμάνσεις που μπορεί να προκύψουν σε ποσοστά ή ποσά σε ένα τιμολόγιο. Τα τιμολόγια που υπερβαίνουν τα επίπεδα ανοχής τίθενται «σε αναμονή» και αποστέλλονται για διόρθωση στον πωλητή.

---

Θέλετε να αυτοματοποιήσετε τις μη αυτόματες διαδικασίες AP; Κάντε κράτηση για μια ζωντανή επίδειξη διάρκειας 30 λεπτών για να δείτε πώς τα Nanonets μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα σας να εφαρμόσει από άκρο σε άκρο Αυτοματισμός AP.

Προγραμματίστε ένα Demo

[Ενσωματωμένο περιεχόμενο]

---

Ανάγκη αντιστοίχισης τιμολογίων

Ας μάθουμε γιατί η επαλήθευση ή η αντιστοίχιση τιμολογίων είναι τόσο σημαντική για μια επιχείρηση.

Η αντιστοίχιση τιμολογίων διασφαλίζει ότι τα τιμολόγια προμηθευτών μπορούν να επαληθευτούν έναντι των δικαιολογητικών πριν από την αποδέσμευση πληρωμών. Αυτό βοηθά τις επιχειρήσεις να:

• Επιβεβαιώστε ότι οι πληρωμές πραγματοποιούνται μόνο για έγκυρα αγαθά ή υπηρεσίες που λαμβάνονται από τον πωλητή
• Διατηρήστε ταχύτερες και ακριβείς αποδεσμεύσεις πληρωμών
• Διευκολύνετε την καλύτερη διαφάνεια εξαλείφοντας τα σφάλματα και τις διπλές πληρωμές
• Παρακολουθήστε αρχεία πληρωμών για πολλούς προμηθευτές
• Να είστε καλύτερα προετοιμασμένοι για εταιρικούς ελέγχους

Διαφορετικές επιχειρήσεις μπορούν να ακολουθήσουν διαφορετικούς τρόπους αντιστοίχισης τιμολογίων, όπως αναλύεται στην επόμενη ενότητα παρακάτω.

Τρόποι αντιστοίχισης τιμολογίων

Η διαδικασία αντιστοίχισης τιμολογίων στους οργανισμούς γίνεται συνήθως με τους ακόλουθους τρόπους: αντιστοίχιση 2 κατευθύνσεων, αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων και, τέλος, αντιστοίχιση 4 κατευθύνσεων.

Τα τιμολόγια επικυρώνονται έναντι άλλων σχετικών ροές εργασιών εγγράφων που μπορεί να περιλαμβάνει ΕΝΤΟΛΕΣ ΑΓΟΡΑΣ, παραλαβή εμπορευμάτων και δελτία ελέγχου. Αυτοί οι τρόποι αντιστοίχισης ελέγχουν επίσης για αποκλίσεις τιμολογίων και επίπεδα ανοχής που πρέπει να επιλυθούν πριν εκκαθαριστεί το τιμολόγιο για πληρωμή.

Αντιστοίχιση 2 τρόπων

Η αντιστοίχιση διπλής κατεύθυνσης είναι ένας απλός και συνηθισμένος τρόπος επαλήθευσης τιμολογίων. Περιλαμβάνει αντιστοίχιση τιμολογίων με παραγγελίες αγοράς καθώς και έλεγχο για ανοχές. Εάν το τιμολόγιο πληροί τα απαιτούμενα κριτήρια, τότε προγραμματίζεται η πληρωμή του.

Αντιστοίχιση 3 τρόπων

Αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων είναι η πιο δημοφιλής μέθοδος αντιστοίχισης τιμολογίων. Αυτό περιλαμβάνει μια διαδικασία τριών σταδίων. Το τιμολόγιο ελέγχεται για την ακρίβεια στα στοιχεία που αναγράφονται στην παραγγελία αγοράς καθώς και στην παραλαβή των εμπορευμάτων. Μόλις τα επίπεδα ανοχής είναι εντάξει, το τιμολόγιο είναι έτοιμο για πληρωμή.

Αντιστοίχιση 4 τρόπων

Πιο περίπλοκη από την αντιστοίχιση 2 και 3 κατευθύνσεων, η αντιστοίχιση 4 κατευθύνσεων περιλαμβάνει ένα άλλο βήμα επικύρωσης. Απαιτεί επίσης τα αντίστοιχα τιμολόγια για παραγγελίες αγοράς, αποδείξεις εμπορευμάτων και δελτία ελέγχου.

Κατά την παράδοση των εμπορευμάτων, το τμήμα παραλαβής ελέγχει την ποσότητα και εκδίδει ένα δελτίο επιθεώρησης που αναγνωρίζει ότι η ποσότητα που παραλήφθηκε είναι ακριβής. Ως εκ τούτου, μόνο ένα τιμολόγιο που αντιστοιχεί στην PO, την απόδειξη εμπορευμάτων, τις ανοχές και το δελτίο ελέγχου θεωρείται κατάλληλο για πληρωμή.

Αυτοί οι τρόποι αντιστοίχισης τιμολογίων διασφαλίζουν ότι οι εταιρείες πληρώνουν μόνο για τα αγαθά/υπηρεσίες που παραγγέλθηκαν και παραλήφθηκαν. Προστατεύει επίσης από ψευδή τιμολόγια και σφάλματα πληρωμής, δίνοντας τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να έχουν καλύτερη συγκράτηση στις συναλλαγές τους με τρίτους.

---

Ρυθμίστε ροές εργασίας AP χωρίς επαφή και απλοποιήστε τη διαδικασία των πληρωτέων λογαριασμών σε δευτερόλεπτα. Κάντε τώρα κράτηση για μια ζωντανή επίδειξη διάρκειας 30 λεπτών.

Προγραμματίστε ένα Demo

---

Αντιστοίχιση τιμολογίων με συμβόλαια

Εκτός από τις μεθόδους αντιστοίχισης τιμολογίων, ορισμένες αγορές μπορούν να γίνουν χρησιμοποιώντας μια διαδικασία αντιστοίχισης συμβολαίων. Αναφέρεται επίσης ως τιμολόγηση χωρίς PO, αυτός ο τύπος τιμολογίου χρησιμοποιείται για επαναλαμβανόμενες πληρωμές ή πληρωμές κοινής ωφέλειας που πραγματοποιούνται σε έναν κύκλο.

Στην αντιστοίχιση συμβολαίων, το τιμολόγιο συγκρίνεται και επαληθεύεται με ένα υπάρχον συμβόλαιο. Παραδείγματα τέτοιων αγορών με σύμβαση μπορεί να είναι μηνιαίοι λογαριασμοί κοινής ωφελείας (ηλεκτρικό ρεύμα, νερό, κ.λπ.), έξοδα ενοικίασης κτιρίων και συντήρησης, έξοδα διαφήμισης, νομικές ή συμβουλευτικές υπηρεσίες και άλλα.

Αυτός ο τύπος αντιστοίχισης υπόκειται σε εσωτερική διαδικασία έγκρισης τιμολογίου. Εάν το συμβόλαιο ταιριάζει και δοθεί έγκριση, τότε το τιμολόγιο χωρίς PO προγραμματίζεται για πληρωμή.

Εξαλείφει την ανάγκη αντιστοίχισης τιμολογίων για παραγγελίες αγοράς και άλλα δικαιολογητικά. Διευκολύνει επίσης την έγκαιρη εκκαθάριση πληρωμών επαναλαμβανόμενης φύσης, εξοικονομώντας χρόνο, προσπάθεια και κόστος.

Τι είναι η αυτοματοποιημένη αντιστοίχιση τιμολογίων;

Η αυτόματη αντιστοίχιση τιμολογίων αναφέρεται στην ψηφιοποίηση της διαδικασίας αντιστοίχισης τιμολογίων μιας εταιρείας με τη βοήθεια προηγμένων εργαλείων και τεχνολογίας. τα τιμολόγια επεξεργάζονται αυτόματα χωρίς να απαιτείται ανθρώπινη παρέμβαση.

Η αυτοματοποιημένη τεχνολογία αντιστοίχισης τιμολογίων μπορεί να αλλάξει τον τρόπο λειτουργίας των τμημάτων AP. Τα τιμολόγια που λαμβάνονται σαρώνονται, μετατρέπονται σε ψηφιακή μορφή, αντιστοιχίζονται χρησιμοποιώντας αλγόριθμους και ελέγχονται με ρυθμίσεις ανοχής και, εάν εγκριθούν, υποβάλλονται σε επεξεργασία για πληρωμή — όλα αυτά χωρίς ανθρώπινη εξάρτηση.

Η επικύρωση ή η αντιστοίχιση τιμολογίων και η επεξεργασία τους με χρήση αυτοματισμού μπορεί να προσφέρει πολλά οφέλη. Οι τεχνολογίες αυτοματισμού που βασίζονται στο AI, όπως το OCR και το RPA, μπορούν να βελτιώσουν την επεξεργασία τιμολογίων χωρίς αφή, ώστε να είναι αποτελεσματική και χωρίς σφάλματα.

---

Κάντε κράτηση αυτής της ζωντανής επίδειξης διάρκειας 30 λεπτών για να είναι η τελευταία φορά που θα χρειαστεί να πληκτρολογήσετε με μη αυτόματο τρόπο δεδομένα από τιμολόγια ή αποδείξεις σε λογισμικό ERP.

Προγραμματίστε ένα Demo

---

Χρήση τεχνητής νοημοσύνης στην αυτοματοποιημένη αντιστοίχιση τιμολογίων

Η χρήση νοημοσύνης μηχανών για τον χειρισμό διαδικασιών μπορεί να κάνει την περίπλοκη κουραστική εργασία, απλή και εύκολη. Οι τεχνολογίες που βασίζονται στην τεχνητή νοημοσύνη, όπως το OCR και το RPA, μπορούν να αποτελέσουν αποτελεσματικά εργαλεία για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών AP και τη βελτίωση της επιχειρηματικής αποτελεσματικότητας.

Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων

Το OCR είναι μια τεχνολογία που διαβάζει και εξάγει πληροφορίες από ψηφιακά έγγραφα για επεξεργασία. Χρήσιμο για βιομηχανίες που ασχολούνται με μεγάλο όγκο δεδομένων, οι δυνατότητες OCR που χρησιμοποιούν τεχνητή νοημοσύνη είναι ένα όφελος για Αυτοματισμός AP.

Το OCR μπορεί να αποδώσει αποτελεσματικά συλλογή δεδομένων, εξαγωγή με εξαγωγή σχετικών δεδομένων. Στη συνέχεια, το δρομολογεί αυτόματα για αντιστοίχιση του τιμολογίου με το PO. Μετά από αυτό το στάδιο, η διαδικασία αντιστοίχισης τιμολογίων μπορεί να ολοκληρωθεί χρησιμοποιώντας αντιστοίχιση 2, 3 ή 4 κατευθύνσεων. Όλα αυτά μειώνουν τις προσπάθειες χειροκίνητης εργασίας, το χρόνο και το κόστος εξασφαλίζοντας καλύτερη απόδοση της διαδικασίας.

Όμως, ενώ το OCR μπορεί να συμβάλει τεράστια στη βελτιστοποίηση της αυτοματοποίησης των διαδικασιών AP, το OCR από μόνο του μπορεί να μην είναι αρκετό για να ολοκληρώσει τη διαδικασία αυτοματισμού. Η χρήση μιας άλλης ισχυρής τεχνολογίας σε συνδυασμό με το OCR μπορεί να αποδειχθεί πιο ωφέλιμη για την επίτευξη πλήρους αυτοματισμού διεργασιών.

Αυτοματοποίηση ρομποτικών διαδικασιών

Η ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών είναι μια δημοφιλής και χρήσιμη τεχνολογία λογισμικού που μπορεί να λειτουργήσει ως εικονικός βοηθός σε συνδυασμό με το OCR για την αυτοματοποίηση των ψηφιακών διαδικασιών. Το λογισμικό επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν «bots» που μιμούνται ανθρώπινες ενέργειες.

Αυτά τα αξιόπιστα ρομπότ χρησιμοποιούνται σε πολλές βιομηχανίες για να λειτουργούν 24/7 με υψηλή ταχύτητα και ακρίβεια. Με την αλληλεπίδραση με τις εφαρμογές του συστήματος, αυτά τα bot μπορούν να λειτουργούν αυτόματα σύλληψη γνωστικών δεδομένων, εξάγουν και αναλύουν δεδομένα όπως κάνουν οι άνθρωποι. Εκτός από αυτό, μπορούν να επικοινωνούν και να δρομολογούν τα εξαγόμενα δεδομένα σε κατάλληλες διεργασίες για να ξεκινήσουν ακριβείς ενέργειες μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.

Το RPA με OCR μπορεί να βοηθήσει μια διαδικασία αντιστοίχισης τιμολογίου AP με ταχύτητα, ακρίβεια και συντομευμένο χρονικό πλαίσιο από τη στιγμή που λαμβάνεται το τιμολόγιο. Ανεβάζει, σαρώνει, εκτελεί εξαγωγή πληροφοριών, ξεκινά την αντιστοίχιση 2, 3 ή 4 κατευθύνσεων, ελέγχει για καθορισμένες ανοχές και επισημαίνει τιμολόγια για διόρθωση ή επεξεργασία πληρωμής.

Οφέλη από την αυτοματοποιημένη αντιστοίχιση τιμολογίων

Η αυτοματοποίηση αντιστοίχισης τιμολογίων βοηθά στην ευκολότερη επεξεργασία των τιμολογίων για πληρωμές. Με την εξάλειψη της ανάγκης για ανθρώπινη παρέμβαση, αποκλείονται επίσης οι επιπλοκές της διατήρησης της γραφειοκρατίας και των χειρωνακτικών επικυρώσεων.

Μερικά από τα αξιοσημείωτα οφέλη που προσφέρει η επεξεργασία τιμολογίων χωρίς αφή είναι:

• Εξοικονόμηση χρόνου – Η μη αυτόματη αντιστοίχιση τιμολογίων είναι κουραστική και χρονοβόρα. Ο μεμονωμένος έλεγχος των λεπτομερειών τιμολογίου και η επικύρωση με διαδικασίες 2,3 ή 4 κατευθύνσεων απαιτεί πολύ χρόνο. Ως εκ τούτου, επιτρέπει στους υπαλλήλους της εταιρείας να αφιερώνουν τον πολύτιμο χρόνο τους σε άλλες βασικές εργασίες και να βελτιώνουν τη συνολική παραγωγικότητα.
• Ακρίβεια – Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας AP μειώνει τη συχνότητα των σφαλμάτων και διασφαλίζει την ομαλή ροή εργασίας μεταξύ των διαδικασιών. Αναντιστοιχίες ή αποκλίσεις εντοπίζονται εύκολα και μόνο όταν ένα τιμολόγιο εκκαθαριστεί σε όλα τα επίπεδα, προγραμματίζεται η πληρωμή του.
• Προστασία από διπλότυπα και δόλια τιμολόγια – Η αυτοματοποίηση αντιστοίχισης τιμολογίων συνεπάγεται συνεπή επικύρωση μεταξύ τιμολογίων και δικαιολογητικών. Τυχόν εξαιρέσεις επίσης εντοπίζονται και επισημαίνονται για μη αυτόματη επαλήθευση. Αυτό εξασφαλίζει προστασία από δόλια ή διπλά τιμολόγια και καλύτερο επιχειρηματικό έλεγχο.
• Προωθεί τις σχέσεις προμηθευτών – Η αυτοματοποιημένη επεξεργασία τιμολογίων μπορεί να αντιστοιχίσει γρήγορα τα τιμολόγια με τις παραγγελίες αγοράς και να επιταχύνει την ταχύτερη πληρωμή στους προμηθευτές για να τους κρατήσει ικανοποιημένους. Με τη σειρά της, η επιχείρηση μπορεί επίσης να επωφεληθεί από καλύτερες προσφορές συμβολαίων και εκπτώσεις έγκαιρων πληρωμών για αυξημένη κερδοφορία.
• Αποτελεσματική ανάλυση κόστους – Η επεξεργασία τιμολογίων χωρίς αφή παρέχει πληροφορίες για μεμονωμένα στοιχεία γραμμής που βοηθούν στον εντοπισμό αυτών που προσφέρουν την υψηλότερη αξία. Αυτά τα αξιόπιστα δεδομένα βοηθούν στην καλύτερη ανάλυση κόστους και στην επιλογή των σχετικών προμηθευτών για να προσδώσουν μεγαλύτερη αξία στην εταιρεία.
• Καλό για ελέγχους – Τα τιμολόγια με άλλα δικαιολογητικά είναι υποχρεωτικά για ελέγχους. Η χρήση αυτοματοποιημένης αντιστοίχισης τιμολογίων διασφαλίζει ότι οι παραγγελίες αγοράς, οι αποδείξεις αγαθών, τα δελτία ελέγχου και τα τιμολόγια είναι διαθέσιμα σε μια ψηφιακά κεντρική τοποθεσία, στην οποία μπορείτε να έχετε εύκολη πρόσβαση κατά τη διάρκεια των ελέγχων για να επιταχύνετε τη διαδικασία.

Συμπέρασμα

Η αντιστοίχιση και η επεξεργασία τιμολογίων πληρωτέων λογαριασμών είναι μια πολύπλοκη διαδικασία. Η τεχνολογία με δυνατότητα AI μπορεί να προσφέρει μόχλευση στις επιχειρήσεις μέσω προσαρμόσιμου αυτοματισμού. Με την αυτοματοποίηση, οι εταιρείες μπορούν να αναζητήσουν την απρόσκοπτη ενσωμάτωση ροή εργασιών διαχείρισης εγγράφων διαδικασιών, δημιουργία καλύτερης διαφάνειας, διατήρηση καλών επιχειρηματικών σχέσεων για βελτιστοποιημένη επιχειρηματική αποδοτικότητα και ανάπτυξη.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/