Εξαγωγή δεδομένων τιμολογίου: Ένας πλήρης οδηγός

Εξαγωγή δεδομένων τιμολογίου: Ένας πλήρης οδηγός

Χρονική σήμανση: 8 Ιανουαρίου 2024 5:41 π.μ.
Κόμβος πηγής: 3051173

Εισαγωγή

Στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον, οι ομάδες πληρωτέων λογαριασμών πρέπει να είναι σε θέση να επεξεργάζονται τιμολόγια και πληρωμές όσο το δυνατόν γρηγορότερα και αποτελεσματικότερα. Καθώς ο οργανισμός μεγαλώνει, αυξάνεται και ο αριθμός των τιμολογίων που πρέπει να διεκπεραιωθούν, απαιτώντας μεγαλύτερο μέγεθος ομάδας και μεγαλύτερους χρόνους διεκπεραίωσης. Επιπλέον, η χειροκίνητη εξαγωγή και επεξεργασία δεδομένων τιμολογίων είναι επίσης αρκετά επιρρεπής σε σφάλματα και οδηγεί σε μεγαλύτερη επένδυση πόρων από ό,τι απαιτείται. Ένα από τα πιο σημαντικά βήματα στην επεξεργασία τιμολογίων είναι η εξαγωγή δεδομένων τιμολογίου. Εάν γίνει χειροκίνητα, αυτό το βήμα δεν είναι μόνο το πιο χρονοβόρο αλλά και το πιο επιρρεπές σε σφάλματα. Η λύση, ως εκ τούτου, δεν είναι να προσλάβετε μια μεγαλύτερη ομάδα για να το κάνει αυτό χειροκίνητα, αλλά μάλλον να επενδύσετε σε αυτοματοποιημένη εξαγωγή δεδομένων τιμολογίων. Σε αυτήν την ανάρτηση ιστολογίου, θα μάθετε τι είναι η εξαγωγή δεδομένων τιμολογίου, πώς να το κάνετε και μερικές από τις δημοφιλείς μεθόδους εξαγωγής δεδομένων τιμολογίων.

Πριν ξεκινήσουμε την εξαγωγή δεδομένων τιμολογίου, ας καταλάβουμε πρώτα τι είναι τιμολόγιο.

Το τιμολόγιο είναι ένα έγγραφο που περιγράφει τις λεπτομέρειες μιας συναλλαγής μεταξύ ενός αγοραστή και ενός πωλητή, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας της συναλλαγής, των ονομάτων και των διευθύνσεων του αγοραστή και του πωλητή, μια περιγραφή των παρεχόμενων αγαθών ή υπηρεσιών, την ποσότητα των αντικειμένων, την τιμή ανά μονάδα και το συνολικό οφειλόμενο ποσό.

Τα τιμολόγια περιέχουν σημαντικές πληροφορίες, όπως στοιχεία πελάτη και πωλητή, πληροφορίες παραγγελίας, τιμές, φόρους κ.λπ. Πληροφορίες που πρέπει να εξαχθούν και να αντιστοιχιστούν με άλλα έγγραφα, όπως φόρμες παραγγελίας, τιμολόγιο αγαθών κ.λπ. πριν από την επεξεργασία της πληρωμής.

Αν και ακούγεται απλό, η εξαγωγή δεδομένων από τιμολόγια μπορεί να είναι πολύ χρονοβόρα, καθώς τα τιμολόγια διατίθενται σε διαφορετικές μορφές. Επιπλέον, τα τιμολόγια περιέχουν επίσης δομημένα και μη δομημένα δεδομένα, τα οποία μπορεί να είναι δύσκολο να εξαχθούν με μη αυτόματο τρόπο και θα απαιτούσαν αυτοματοποιημένο λογισμικό εξαγωγής δεδομένων τιμολογίων, όπως π. Νανοδίκτυα για να μπορείτε να επεξεργάζεστε γρήγορα τιμολόγια.

Αυτοματοποιήστε τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων χρησιμοποιώντας το λογισμικό OCR της Nanonet που βασίζεται σε AI. Λήψη δεδομένων από τιμολόγια άμεσα. Μειώστε τους χρόνους επαναφοράς και εξαλείψτε τη χειροκίνητη προσπάθεια.

Η εξαγωγή δεδομένων τιμολογίου παρουσιάζει μια σειρά από προκλήσεις για τις ομάδες AP, επειδή τα τιμολόγια διατίθενται σε διάφορα πρότυπα και μπορεί να περιέχουν μια σειρά πληροφοριών, ορισμένες από τις οποίες μπορεί να είναι ή να μην είναι σημαντικές για την ομάδα AP για την επεξεργασία του τιμολογίου. Μερικές από τις προκλήσεις παρατίθενται παρακάτω:

  • Διαφορετικές μορφές τιμολογίων – Τα τιμολόγια διατίθενται σε διάφορες μορφές, όπως έντυπη, PDF, EDI κ.λπ., γεγονός που μπορεί να δυσχεράνει την εξαγωγή και την επεξεργασία των τιμολογίων.
  • Στυλ προτύπου τιμολογίων – Εκτός από τις μορφές, τα τιμολόγια διατίθενται και σε διάφορα πρότυπα. Ορισμένα τιμολόγια μπορεί να περιέχουν μόνο τις πιο βασικές πληροφορίες, ενώ άλλα μπορεί να έχουν επίσης πολλές ανεπιθύμητες πληροφορίες. Επιπλέον, σημεία δεδομένων ενδέχεται να υπάρχουν σε διαφορετικά σημεία του τιμολογίου, καθιστώντας έτσι εξαιρετικά χρονοβόρα τη μη αυτόματη εξαγωγή δεδομένων.
  • Ποιότητα και ακρίβεια δεδομένων – Η μη αυτόματη εξαγωγή δεδομένων τιμολογίου μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερήσεις και ανακρίβειες στις εξαγόμενες πληροφορίες.
  • Μεγάλος όγκος δεδομένων – Συνήθως οι οργανισμοί πρέπει να επεξεργάζονται έναν τεράστιο αριθμό τιμολογίων καθημερινά. Το να το κάνετε αυτό με το χέρι είναι εξαιρετικά χρονοβόρο και δαπανηρό για αυτές τις εταιρείες.
  • Διαφορετικές γλώσσες – Οι διεθνείς προμηθευτές συνήθως μοιράζονται τιμολόγια σε διαφορετικές γλώσσες, κάτι που θα μπορούσε να είναι δύσκολο για την ομάδα AP να επεξεργαστεί με μη αυτόματο τρόπο, εάν δεν γνωρίζουν τη γλώσσα. Αυτά τα τιμολόγια είναι δύσκολο να επεξεργαστούν και για απλό λογισμικό αυτοματισμού.

Η προετοιμασία των δεδομένων πριν από την εξαγωγή αποτελεί μια κρίσιμη φάση στην επεξεργασία των τιμολογίων. Αυτό το βήμα είναι ζωτικής σημασίας για τη διασφάλιση της ακρίβειας και της αξιοπιστίας των δεδομένων, ειδικά κατά το χειρισμό σημαντικών ποσοτήτων δεδομένων ή την αντιμετώπιση μη δομημένων δεδομένων που μπορεί να περιλαμβάνουν σφάλματα, ασυνέπειες ή άλλους παράγοντες που μπορούν να επηρεάσουν την ακρίβεια της διαδικασίας εξαγωγής.

Μια βασική τεχνική για την προετοιμασία των δεδομένων τιμολογίων για εξαγωγή είναι ο καθαρισμός και η προεπεξεργασία δεδομένων.

Μια σημαντική μέθοδος για την προετοιμασία των δεδομένων τιμολογίων για εξαγωγή είναι μέσω του καθαρισμού και της προεπεξεργασίας δεδομένων. Αυτή η διαδικασία συνεπάγεται την αναγνώριση και τη διόρθωση σφαλμάτων, ασυνεπειών και διαφόρων ζητημάτων εντός των δεδομένων πριν από την έναρξη της διαδικασίας εξαγωγής. Για το σκοπό αυτό μπορούν να χρησιμοποιηθούν διάφορες τεχνικές, οι οποίες περιλαμβάνουν:

  • Ομαλοποίηση δεδομένων: Μετατροπή δεδομένων σε μια κοινή μορφή που μπορεί να υποβληθεί σε πιο εύκολη επεξεργασία και ανάλυση. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την τυποποίηση της μορφής ημερομηνιών, ωρών και άλλων στοιχείων δεδομένων, καθώς και τη μετατροπή δεδομένων σε συνεπή τύπο δεδομένων, όπως αριθμητικά ή κατηγορικά δεδομένα.
  • Καθαρισμός κειμένου: Περιλαμβάνει την αφαίρεση ξένων ή άσχετων πληροφοριών από τα δεδομένα, όπως λέξεις τερματισμού, σημεία στίξης και άλλους μη κειμενικούς χαρακτήρες. Αυτό μπορεί να συμβάλει στη βελτίωση της ακρίβειας και της αξιοπιστίας των τεχνικών εξαγωγής που βασίζονται σε κείμενο, όπως το OCR και το NLP.
  • Επικύρωση δεδομένων: Αυτό περιλαμβάνει τον έλεγχο των δεδομένων για σφάλματα, ασυνέπειες και άλλα ζητήματα που μπορεί να επηρεάσουν την ακρίβεια της διαδικασίας εξαγωγής. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη σύγκριση των δεδομένων με εξωτερικές πηγές, όπως βάσεις δεδομένων πελατών ή καταλόγους προϊόντων, για να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα είναι ακριβή και ενημερωμένα.
  • Αύξηση δεδομένων: Προσθήκη ή τροποποίηση δεδομένων για τη βελτίωση της ακρίβειας και της αξιοπιστίας της διαδικασίας εξαγωγής. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την προσθήκη πρόσθετων πηγών δεδομένων, όπως τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή τα δεδομένα ιστού, για τη συμπλήρωση των δεδομένων τιμολογίου ή τη χρήση τεχνικών μηχανικής εκμάθησης για τη δημιουργία συνθετικών δεδομένων για τη βελτίωση της ακρίβειας της διαδικασίας εξαγωγής.

Υπάρχουν πολλές διαφορετικές μέθοδοι εξαγωγής δεδομένων. Η επιλογή της σωστής μεθόδου εξαγωγής δεδομένων τιμολογίου είναι πολύ σημαντική για να μπορεί μια ομάδα AP να λειτουργεί αποτελεσματικά.

Χειροκίνητη εξαγωγή δεδομένων τιμολογίου: Η μη αυτόματη εξαγωγή δεδομένων τιμολογίου περιλαμβάνει έναν άνθρωπο που διέρχεται φυσικά από το τιμολόγιο και με μη αυτόματο τρόπο και εισάγει τις σχετικές πληροφορίες στο λογιστικό λογισμικό, όπου στη συνέχεια μπορούν να αντιστοιχιστούν και να υποβληθούν σε περαιτέρω επεξεργασία πριν από την πληρωμή. Αυτή η διαδικασία είναι εξαιρετικά χρονοβόρα και μπορεί να είναι επιρρεπής σε ανθρώπινα λάθη. Συνήθως, η μη αυτόματη εξαγωγή δεδομένων τιμολογίου μπορεί να προκαλέσει καθυστερήσεις και πληρωμές και να προκαλέσει περιττές τριβές προμηθευτών.

  • Ηλεκτρονικά εργαλεία εξαγωγής δεδομένων: Εάν πρέπει να εξαγάγετε πληροφορίες από έναν συγκεκριμένο τύπο εγγράφου όπου οι πληροφορίες και η μορφή παραμένουν σε μεγάλο βαθμό τα ίδια, υπάρχουν πολλά διαθέσιμα εργαλεία που μπορούν να βοηθήσουν στην αντιμετώπιση μιας συγκεκριμένης περίπτωσης χρήσης. Για παράδειγμα, εάν χρειάζεται να μετατρέψετε PDF σε κείμενο, πολλά διαδικτυακά εργαλεία μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα του AP να βελτιστοποιήσει αυτή τη διαδικασία. Το λογισμικό μετατροπής παρέχει μια πιο αξιόπιστη και ακριβή μέθοδο εξαγωγής. Ωστόσο, παρέχουν ελάχιστες έως καθόλου δυνατότητες αυτοματισμού για συνήθεις ή πολύπλοκες διαδικασίες εξαγωγής δεδομένων τιμολογίων.
  • Εξαγωγή δεδομένων τιμολογίου βάσει προτύπων: Η εξαγωγή δεδομένων τιμολογίων βάσει προτύπων βασίζεται στη χρήση προκαθορισμένων προτύπων για την εξαγωγή δεδομένων από ένα συγκεκριμένο σύνολο δεδομένων, η μορφή για την οποία παραμένει σε μεγάλο βαθμό η ίδια. Για παράδειγμα, όταν ένα τμήμα AP χρειάζεται να επεξεργαστεί πολλαπλά τιμολόγια της ίδιας μορφής, μπορεί να χρησιμοποιηθεί εξαγωγή δεδομένων βάσει προτύπων, καθώς τα δεδομένα που πρέπει να εξαχθούν θα παραμείνουν σε μεγάλο βαθμό τα ίδια στα τιμολόγια.

    Αυτή η μέθοδος εξαγωγής δεδομένων είναι εξαιρετικά ακριβής, εφόσον η μορφή παραμένει η ίδια. Το πρόβλημα προκύπτει όταν υπάρχουν αλλαγές στη μορφή του συνόλου δεδομένων. Αυτό μπορεί να προκαλέσει προβλήματα στην εξαγωγή δεδομένων βάσει προτύπων και μπορεί να απαιτεί μη αυτόματη παρέμβαση.
    λογισμικό

  • Αυτοματοποιημένη εξαγωγή δεδομένων τιμολογίου με χρήση OCR: Εάν έχετε πολλούς τύπους τιμολογίων ή μεγάλο αριθμό τιμολογίων για εξαγωγή δεδομένων, βάσει τεχνητής νοημοσύνης Λογισμικό OCR, αρέσει Νανοδίκτυα, παρέχει την πιο βολική λύση. Τέτοια εργαλεία παρέχουν τεχνολογία OCR (Optical Character Recognition) για την αναγνώριση κειμένου από σαρωμένα έγγραφα ή εικόνες.

    Αυτά τα εργαλεία είναι εξαιρετικά γρήγορα, αποτελεσματικά, ασφαλή και επεκτάσιμα. Χρησιμοποιούν έναν συνδυασμό AI, ML, OCR, Νότια Αφρική, αναγνώριση κειμένου και μοτίβων και πολλές άλλες τεχνικές για να βεβαιωθείτε ότι τα εξαγόμενα δεδομένα είναι ακριβή και αξιόπιστα. Όχι μόνο αυτό, αυτά εργαλεία εξαγωγής δεδομένων μπορεί να υποστηρίξει εξαγωγή κειμένου από πολλαπλές πηγές όπως εξαγωγή κειμένου από εικόνες, ακόμη και εξαγωγή χειρόγραφου κειμένου από εικόνες.

Συμπέρασμα

Συμπερασματικά, η αυτοματοποίηση της εξαγωγής δεδομένων τιμολογίων είναι ζωτικής σημασίας για όλες τις ομάδες AP ώστε να μπορούν να επεξεργάζονται αποτελεσματικά και αποδοτικά τα τιμολόγια. Είναι σημαντικό να μπορείτε να επεξεργάζεστε τιμολόγια εντός ενός καθορισμένου χρονικού πλαισίου, έτσι ώστε οι πληρωμές του προμηθευτή να μπορούν να πραγματοποιηθούν στον υποσχεμένο χρόνο και να αποφευχθούν περιττές τριβές.

Η τεχνική και ο τύπος εξαγωγής δεδομένων τιμολογίου που χρησιμοποιείται από την ομάδα AP εξαρτάται από τις πηγές εισόδου και τις συγκεκριμένες ανάγκες της επιχείρησης και πρέπει να αξιολογηθεί προσεκτικά πριν από την εφαρμογή. Διαφορετικά, μπορεί να οδηγήσει σε άσκοπη σπατάλη χρόνου και πόρων.

Εξαλείψτε τα σημεία συμφόρησης που δημιουργούνται από τις μη αυτόματες διαδικασίες εξαγωγής δεδομένων τιμολογίων. Μάθετε πώς τα Nanonets μπορούν να βοηθήσουν την επιχείρησή σας να βελτιστοποιήσει την εξαγωγή δεδομένων τιμολογίων εύκολα.

Σφραγίδα ώρας:

Περισσότερα από AI και μηχανική μάθηση