Möchten Sie den alltäglichen und mechanischen Invoice-to-Pay-Prozess automatisieren? Versuchen Nanonetze™ KI-basierte OCR-Lösung zur Automatisierung des Invoice-to-Pay-Prozesses in Ihrem Unternehmen!
Einleitung
Der Invoice-to-Pay-Prozess ist eine andere Bezeichnung für den Procure-to-Pay-Prozess eines Unternehmens. Es ist die wichtigste Aufgabe des Kreditorenbuchhaltungsprozesses. Mit der Zunahme des Transaktionsvolumens und der zunehmenden Bedeutung papierloser und Online-Transaktionen in der heutigen Zeit hat die Automatisierung des Rechnungs-zu-Zahlungs-Zyklus für Unternehmen an Bedeutung gewonnen.
Lassen Sie uns mehr über den Rechnung-zu-Pay-Prozess und seine Automatisierung erfahren.
Eine Geschichte des Rechnungs-zu-Zahlungs-Prozesses
Eine Rechnung ist ein Dokument, das ein Anbieter/Verkäufer/Verkäufer an einen Kunden/Käufer sendet und in dem die von diesem gekauften Produkte oder Dienstleistungen sowie deren Geldwert aufgeführt sind. Bei der Rechnungszahlung handelt es sich um die Zahlung des Käufers an den Verkäufer zur Begleichung der vom Käufer ausgestellten Rechnung.
Es ist vielleicht nicht ganz wahr zu behaupten, dass Menschen das geschriebene Wort nur erfunden haben, um den Überblick über die von ihnen gekauften oder verkauften Gegenstände zu behalten. Vor mehr als viertausend Jahren nutzten sumerische Priester offenbar Tonrechnungen, um Transaktionen im Zusammenhang mit landwirtschaftlichen Erzeugnissen und Wein zu verfolgen und aufzuzeichnen. Man kann sich vorstellen, dass es bei nicht rechtzeitigem Zahlungseingang verlockend gewesen wäre, die Rechnungen selbst zu nutzen, um dem Säumigen zu drohen oder ihm Schaden zuzufügen.
Vor relativ kurzer Zeit soll Hieronymus Bosch im Jahr 1504 n. Chr. eine Rechnung an König Philipp den Schönen von Kastilien für sein Gemälde mit dem Titel „Das Jüngste Gericht“ geschickt haben. Ob König Phillip die Rechnung bezahlte, ist aufgrund der schlechten Rechnungsverwaltungspraktiken in diesen dunklen Zeiten finanzieller Ignoranz nicht bekannt.
Der Rechnungsstellungsprozess wurde seitdem besser verwaltet, und es herrscht Konsens über die einfache Gleichung „Rechnung erhalten – Rechnung bezahlen“. Heutzutage gibt es kein einziges Unternehmen, das sich nicht mit Rechnungen und Rechnungen befasst, und da der Wert und das Volumen der Transaktionen zunimmt, werden ganze Abteilungen mit der Bezeichnung „Kreditorenbuchhaltung“ geschaffen, um den Zyklus von der Rechnung bis zur Zahlung zu verwalten.
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Der Prozess zur Zahlung der Rechnung
Der Prozess zur Bezahlung der Rechnung beginnt in der Regel mit dem Erhalt der Rechnung vom Lieferanten/Verkäufer. Rechnungen könnten auch als Verkaufsrechnungen dienen. Rechnungen werden auf verschiedene Weise gesendet und empfangen – als Papierkopie per Post (das ist schnell ausgestorben), als Faxrechnung (43.8 Prozent der Rechnungen auch heute noch per Fax), digitalisierte Rechnungsdokumente, die per E-Mail versendet werden, und digitalisierte Rechnungsformulare in den Lieferantenportalen.
Der zweite Schritt im Rechnungs-zu-Pay-Zyklus ist die Prüfung der Gültigkeit der Rechnung. Eine Rechnung kann mit einer Bestellung (PO) verbunden sein, die der Kunde dem Verkäufer erteilt. Die Daten in der Rechnung, einschließlich der Art des bestellten Produkts/der bestellten Dienstleistung, des vereinbarten Preises, des Lieferdatums usw., werden mit der ursprünglichen Bestellung verglichen. Manchmal werden Rechnungen nach der Lieferung des Produkts/der Dienstleistung ausgestellt und in solchen Fällen werden die Rechnungsdetails mit den Details auf dem Lieferschein abgeglichen.
Jede Abweichung in den Rechnungsdaten wird als Ausnahme gekennzeichnet und es kommt zu einem Hin und Her zwischen Käufer und Verkäufer, um das Problem zu beheben. Nach Behebung der Ausnahme wird die Rechnung vom Lieferanten erneut ausgestellt, die Rechnung wird neu erfasst und der Validierungsprozess wird wiederholt.
Abhängig von den Richtlinien des Unternehmens können die Validierungs- und Genehmigungsprozesse mehrere hierarchische Ebenen durchlaufen. Beispielsweise verlangen einige Unternehmen möglicherweise Genehmigungen auf Managementebene für Rechnungswerte, die einen bestimmten Schwellenwert überschreiten.
Nach der Genehmigung wird die Rechnung gemäß den mit dem Verkäufer ausgehandelten Bedingungen bezahlt. Die Zahlung erfolgt in Form von Bargeld, Schecks, Banküberweisungen oder anderen Methoden gemäß den vorher festgelegten Bedingungen und Konditionen. Obwohl es keine allgemeinen Beschränkungen hinsichtlich der Dauer des Rechnungszahlungsprozesses gibt, stellen viele Käufer den Kunden spezifische Angaben zur erwarteten Zahlung zur Verfügung. Einige typische Begriffe, die in der Rechnung verwendet werden, um die erwartete Zahlungsart anzugeben, sind:
PIA – Zahlung per Vorkasse: Eine PIA in einer Rechnung weist darauf hin, dass der Käufer das Produkt/die Dienstleistung vollständig bezahlen muss, bevor es geliefert wird.
CIA – Vorauszahlung: Eine Unterkategorie der PIA, bei der die Vorauszahlung unbedingt in bar erfolgen muss.
50 Prozent im Voraus: Der Käufer muss die Hälfte des in der Rechnung ausgewiesenen Wertes vor Lieferung der Dienstleistung/des Produkts bezahlen
EOM – Monatsende: Der Käufer muss bis zum Ende des Monats bezahlen, in dem die Rechnung eingegangen ist.
*15 MFI – Monat nach der Rechnung: Der Käufer muss spätestens am 15. des auf das Rechnungsdatum folgenden Monats bezahlen.
NEt 7 (oder NEt21 oder NEt30): Der Käufer muss innerhalb von 7 (oder 21 oder 30) Tagen nach Eingang der Rechnung bezahlen.
Sobald die Zahlung erfolgt ist, wird die jeweilige Rechnungsspur geschlossen und die Transaktion als abgeschlossen erfasst. Die Rechnungs- und Zahlungsdetails werden für zukünftige Prüfungen archiviert.
Viele kleine Unternehmen verlassen sich bei der Verwaltung von Rechnungen auf vorhandenes Personal. Wenn das Unternehmen jedoch größer wird, kann es sein, dass spezialisierte Mitarbeiter benötigt werden, die sich vom Eingang bis zur Zahlung um die Rechnungen kümmern. Immer mehr Unternehmen greifen mittlerweile auf automatisierte Rechnungsverwaltungssysteme zurück, um den Rechnung-zu-Pay-Prozess reibungslos zu verwalten.
Automatisierung des Rechnungs-zu-Zahlungsprozesses
Es wird angenommen, dass der digital verbesserte Rechnungs-zu-Zahlungs-Workflow im Jahr 1978 mit Visical begann, der ersten Tabellenkalkulationssoftware, die für die Kontenverwaltung verwendet werden konnte. Es folgte eine ähnliche Software, die Unternehmen bei der Computerisierung ihrer Buchhaltung unterstützen konnte.
Durch die Automatisierung des Invoice-to-Pay-Prozesses entfallen viele der Geschwindigkeitseinbußen, die mit der herkömmlichen manuellen Rechnungsverarbeitung einhergehen. Es rationalisiert den Kaufprozess, reduziert den Papierkram, erhöht die Transparenz des Rechnungswegs, spart Zeit und Geld, steigert die Mitarbeiterproduktivität und verbessert die Lieferantenbeziehungen.
Die Automatisierung der Rechnungsabwicklung bietet dem Unternehmen die folgenden Vorteile:
- Schnelle Bearbeitung von Rechnungen, wodurch Zahlungsverzögerungen vermieden werden
- Bessere Lieferanten-Kunden-Beziehung durch pünktliche Zahlungen
- Vermeidung von Fehlern und Datenverlust
- Aufrechterhaltung der Lieferkettenbewegung
- Betrugsprävention
- Umleitung von Arbeitskräften auf lohnendere Aufgaben
- Mehr Transparenz, Kontrolle und Compliance
- Umweltfreundlichkeit und Vermeidung von Papierkram
- Methodische Archivierung aller Kaufbelege für Prüfungs- und Steuerzwecke
Heutzutage umfasst die Automatisierung des Rechnungs-zu-Zahlungsprozesses die Erfassung von Rechnungsdaten, die Kodierung von Rechnungen mit dem richtigen Konto und der richtigen Kostenstelle, die Genehmigung von Rechnungen, den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und deren Buchung zur Zahlung.
1. Erhalt und Digitalisierung der Rechnung: Die Rechnung kann als E-Mail-Anhang oder als Online-Formulardaten angefordert werden. Im ersteren Fall können die E-Mail-Anhänge in Form von gescannten Bildern, PDFs, Textverarbeitungsdateien, Tabellenkalkulationen usw. vorliegen. Die Automatisierung kann dabei helfen, diese Rechnungen je nach Typ zu klassifizieren, was bei der anschließenden Datenextraktion hilfreich wäre.
2. Datenextraktion: Dies ist typischerweise der häufigste Schritt, bei dem Automatisierung zum Einsatz kommt. Einige Schlüsselfelder, die von der OCR einer Rechnung erfasst werden müssen, sind:
Angaben zum Anbieter: Name des Verkäufers, Adresse des Verkäufers, Telefonnummer des Verkäufers, E-Mail-Adresse des Verkäufers, Bankkontodaten des Verkäufers
Rechnungs-Details: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Fälligkeitsdatum der Zahlung, Net_D, Bestellnummer, Währung
Käuferdetails: Adresse des Käufers, Name des Käufers
Steuerdetails: Steuerbetrag, Tax_ID
Tischdetails: Produktbeschreibung, Menge, Preis, Zeilenbetrag
Software zur optischen Zeichenerkennung (OCR) erkennt wichtige Datenfelder in der digitalisierten Rechnung. Diese Erkennung basiert auf ihrer Position in der Rechnung, die durch vom Entwickler entworfene Regeln und Vorlagen angegeben wird. Moderne Tools wie Nanonets nutzen ausgefeiltere KI-fähige Rechnungslesegeräte, um relevante Daten mit minimalen Fehlern durch einen kontinuierlichen Lernprozess intelligent zu erfassen.
3. Validierung und Zulassungen: Software kann einen automatischen Drei-Wege-Abgleich zwischen Rechnung, Bestellung und Beleg durchführen, indem sie die extrahierten Daten vergleicht und sie mit Daten aus einer bereits vorhandenen Datenbank abgleicht. Das Automatisierungstool kann auch Entscheidungen treffen, wie z. B. das Weiterleiten der Transaktion, das Markieren von Fehlern oder das Auslösen von Ausnahmen. Fortschrittliche Software, insbesondere solche wie Nanonets, die von einer KI-Engine gesteuert wird, kann markierte Rechnungen für weitere Maßnahmen umleiten.
4. Weiterleitung der Rechnungsgenehmigung: Mithilfe einer Rechnungsverwaltungssoftware wie Nanonets kann die Rechnung automatisch von einer Phase zur nächsten weitergeleitet und Erinnerungen zur Genehmigung eingerichtet werden. Durch die Einbeziehung von Eventualverbindlichkeiten und Erinnerungen in den Arbeitsablauf können Engpässe vermieden werden. Durch die Integration elektronischer Signaturen und digitaler Formulare können Genehmigungen von unterwegs durch verschiedene Prozessbeteiligte ermöglicht werden
5. Zahlungsabwicklung: Ein vollständig automatisierter Rechnungs-zu-Zahlungsprozess würde auch den Zahlungsabschluss umfassen, bei dem eine genehmigte Rechnung automatisch digital bezahlt wird. Trotz der Möglichkeit der automatischen Zahlung sehen viele Unternehmen, die den automatisierten Invoice-to-Payment-Prozess nutzen, aus Gründen der finanziellen Sicherheit hier einen manuellen Eingriffsschritt vor.
6. Speicherung und Archivierung von Daten: Ein gutes Tool zur Automatisierung von Rechnungen und Zahlungen speichert nicht nur alle Daten in einer klar definierten Datenbank, sondern kann auch eine Vielzahl von Finanzberichten erstellen, darunter Cashflow-Berichte, Bilanzen, Steuerinformationen, Inventar und Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung.
Gemäß einer aktuelle Umfrage, hier sind die wichtigsten automatisierten Rechnungsverarbeitungslösungen, die viele Unternehmen gerne implementieren würden:
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Nanonetze für intelligente Rechnungs- und Zahlungsprozesse
Nanonets ist eine KI-basierte Software, mit der Sie die Rechnungsverarbeitungsschritte Ihres Unternehmens automatisieren und rationalisieren können.
Daten können aus einer Vielzahl von Rechnungsdateitypen fehlerfrei erfasst werden. Die KI-Engine von Nanonets kann mit tatsächlichen Rechnungen trainiert werden, ohne dass eine Codierung erforderlich ist, wodurch sie an das Unternehmen anpassbar ist.
Es verfügt außerdem über integrierte hochmoderne Algorithmen und eine starke Infrastruktur für mehrstufige Genehmigungen. Die Rechnungsverarbeitungssoftware von Nanonets kann in andere Systeme wie die MySQL-Datenbank, QuickBooks oder Salesforce integriert werden und ist plattformunabhängig. Es ist genau und skalierbar, spart Zeit und Geld für Ihr Kreditorenbuchhaltungs-Rechnungsbearbeitungsteam und steigert die Produktivität.
Einige spezifische Merkmale, die Nanonets zur idealen Lösung für die Automatisierung des Prozesses „Rechnung bis Zahlung“ machen, sind:
- Möglichkeit zum Anpassen – Sie können Ihre Daten zum vorab trainierten Rechnungsmodell hinzufügen und benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um ein Modell zu trainieren – alles auf der Benutzeroberfläche
- Auf dem Gelände – Sie können Nanonets lokal über einen Docker ausführen. Nanonet ist DSGVO-konform
- Sparen Sie Zeit und Geld – Reduzieren Sie die Bearbeitungszeit (TAT) von Tagen auf Minuten und die Kosten für die Dokumentenverarbeitung um 90 %
- Unterstützung – Die On-Chat-Unterstützung für die Lösung von Anfragen in Echtzeit hilft Benutzern, sich in der manchmal komplizierten Welt der Rechnungserfassung zurechtzufinden.
- API-Dokumentation – In der Dokumentation finden Sie einsatzbereite Codebeispiele in Shell, Ruby, Golang, Java, C# und Python sowie detaillierte API-Spezifikationen für verschiedene Endpunkte.
Die Rechnungserfassungssoftware von Nanonets kann Datenquellen wie E-Mail, Google Drive usw. mit der API verbinden, die die erfassten Daten direkt in Ihr CRM/WMS/DB einspeist.
Zusammenfassung
Die Automatisierung des Prozesses „Rechnung bis Zahlung“ bringt überzeugende Vorteile wie Zeit- und Kosteneinsparungen, einen optimierten Kreditorenbuchhaltungsprozess und letztendlich ein besseres Endergebnis mit sich. Die Wahl eines Tools zur Rechnungs-zu-Zahlungsautomatisierung hängt vom Grad der Automatisierung ab, den das Unternehmen gewährleistet, und von der Fähigkeit der Software, sich in die Praktiken und Richtlinien des Unternehmens einzufügen.
Die zu verwendende Software hängt auch von der Budgetzuweisung des Unternehmens ab, die die Größe des Unternehmens, das Endergebnis und das Investitionspotenzial des Unternehmens berücksichtigt.
Weitere Faktoren, die bei der Wahl eines Tools zur Automatisierung des Rechnungsmanagements berücksichtigt werden müssen, sind Benutzerfreundlichkeit, technischer Support, Datenspeicheranforderungen des Unternehmens und Integration mit vorhandenen digitalen Tools, die das Unternehmen verwendet.
Es muss daran erinnert werden, dass jede Rechnungs-zu-Zahlungssoftware ein synergetisches Werkzeug ist, das es menschlichen Mitarbeitern ermöglicht, sich auf weniger alltägliche, höherwertige Aufgaben wie Geschäftsentwicklung und andere Aktivitäten zu konzentrieren, die zum Unternehmenswert beitragen.
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