Từ việc giám sát công suất kho hàng đến việc giám sát mức tồn kho của bạn đến tổ chức mạng lưới phân phối của bạn bao gồm nhiều nhà vận chuyển và nhà cung cấp dịch vụ hạ nguồn, vận hành hiệu quả chuỗi cung ứng không phải là vấn đề đơn giản. Và, nó có thể khiến các công ty tiêu tốn đáng kể thời gian, năng lượng và nguồn lực để duy trì và hoạt động, khiến họ mất tập trung khỏi năng lực cốt lõi của mình.
Không có gì ngạc nhiên khi nhiều công ty ngày nay đang chuyển sang sử dụng các giải pháp thuê ngoài để giúp họ đối phó với nhu cầu ngày càng tăng trong chuỗi cung ứng của họ. Dịch vụ hậu cần thuê ngoài có thể giúp giảm chi phí, cải thiện dịch vụ khách hàng và hợp lý hóa các hoạt động của bạn, từ khâu nhập kho đến khâu thực hiện.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ xem xét mọi thứ bạn cần biết về cách thuê ngoài các giải pháp hậu cần và ý nghĩa của chúng đối với doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi thậm chí sẽ đề cập đến các mẹo sẽ giúp bạn tìm được các công ty dịch vụ hậu cần phù hợp để thuê ngoài sẽ cung cấp các giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
Gia công phần mềm hậu cần là gì?
Chúng tôi sẽ cho rằng bạn đã quen với việc thuê ngoài. Trong trường hợp đó, gia công phần mềm hậu cần là khi một công ty sử dụng nhà cung cấp bên thứ ba để xử lý hậu cần và quản lý chuỗi cung ứng của mình.
Như bạn có thể biết, hậu cần bao gồm toàn bộ các hoạt động hàng ngày, chẳng hạn như phân phối, lưu kho, vận chuyển, giao tiếp với các hãng vận tải khác nhau, v.v. Khi bạn thuê ngoài các hoạt động hậu cần, công ty bạn thuê ngoài thường sẽ tiếp quản hầu hết hoặc tất cả các chức năng này.
Điều này bao gồm các vai trò và nhiệm vụ hậu cần khác nhau liên quan đến quản lý chuỗi cung ứng, chẳng hạn như kế toán, lập hóa đơn, hỗ trợ khách hàng, bảo hiểm, tuân thủ, v.v.
Ngày nay, các thuật ngữ hậu cần thuê ngoài và hậu cần bên thứ ba được sử dụng thay thế cho nhau. Nhà cung cấp thường còn được gọi là 3PL
Các loại dịch vụ hậu cần của bên thứ ba
Là một lĩnh vực rộng lớn như vậy, không có gì ngạc nhiên khi có nhiều loại dịch vụ hậu cần khác nhau mà bạn có thể thuê ngoài để lên và xuống chuỗi cung ứng. Các nhà cung cấp chuyên về các khía cạnh khác nhau có thể cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng khác nhau hoặc cải thiện hiệu suất trong các bối cảnh nhất định.
Mặc dù nó không nhất thiết phải được thống nhất trên toàn cầu, nhưng đây là bốn danh mục lớn mà 3PL có thể được chia thành:
- Vận chuyển hợp đồng chuyên dụng: Cung cấp thiết bị vận chuyển và nhân lực (chẳng hạn như tài xế) để tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển.
- Quản lý Vận tải Nội địa (DTM): Cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng không dựa trên tài sản khi liên quan đến quản lý vận tải. Đổi lại, họ thường thuê ngoài một mạng lưới phân phối các công ty môi giới vận chuyển hàng hóa trong một khu vực cụ thể, ví dụ: Bắc Mỹ.
- Quản lý Vận tải Quốc tế (ITM): Tương tự như DTM, nhưng với mạng lưới phân phối và vận chuyển quốc tế.
- Kho và Phân phối Giá trị Gia tăng (VAWD): Đây là một dịch vụ chuỗi cung ứng đầu cuối. Các nhà cung cấp này cung cấp dịch vụ trên toàn bộ lĩnh vực hậu cần, bao gồm kho bãi, quản lý hàng tồn kho, phân phối, vận chuyển, giao hàng chặng cuối, v.v. Thông thường, họ có không gian kho riêng với nhiều trung tâm phân phối.
Vì vậy, như bạn có thể thấy, các doanh nghiệp muốn thuê ngoài dịch vụ hậu cần của họ thực sự có rất nhiều lựa chọn khi nói đến loại dịch vụ nào có sẵn trên thị trường. Các 3PL khác nhau có thể bao gồm các lĩnh vực khác nhau của chuỗi cung ứng, hoặc thậm chí cung cấp các giải pháp đầu cuối như một phần của dịch vụ của họ.
Lợi ích của việc thuê ngoài dịch vụ logistics là gì?
Từ kho hàng đến sự hài lòng của khách hàng cuối, từ việc giảm chi phí đến việc mở ra tiềm năng tăng trưởng - dịch vụ hậu cần thuê ngoài có thể mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là những lý do quan trọng nhất mà các công ty chuyển sang sử dụng dịch vụ thuê ngoài và tại sao điều đó lại quan trọng:
Tập trung vào năng lực cốt lõi của bạn
Quản lý chuỗi cung ứng là một quá trình kinh doanh phức tạp, sử dụng nhiều nguồn lực và thời gian. Chắc chắn, bạn có thể phải hy sinh một số quyền kiểm soát đối với việc phân phối, vận chuyển, lưu kho, hàng tồn kho và các khía cạnh khác của quản lý hậu cần.
Tuy nhiên, điều này giúp bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các hoạt động cốt lõi của mình. Đặc biệt quan trọng, nó sẽ cho phép bạn tập trung vào chiến lược và hiệu quả kinh doanh, đặc biệt là khi quy mô doanh nghiệp của bạn ngày càng phát triển.
Ví dụ: bạn có thể dồn toàn bộ sức lực của mình vào việc thúc đẩy tiếp thị và thúc đẩy doanh số bán hàng mà không cần lo lắng về việc bạn sẽ mở rộng chuỗi cung ứng của mình như thế nào để theo kịp với nhu cầu ngày càng tăng.
Dịch vụ giá trị gia tăng
Các công ty hậu cần bên thứ ba chuyên hoạt động trong chuỗi cung ứng. Trong nhiều trường hợp, lực lượng lao động của họ bao gồm các chuyên gia cao nhất trong ngành với vô số kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực hậu cần và tất cả các lĩnh vực phụ của nó, chẳng hạn như quản lý vận tải, dịch vụ kho bãi, công nghệ hậu cần, lô hàng, v.v.
Hầu hết các công ty đang hoạt động trong các ngành khác sẽ không có khả năng tương tự, cụ thể là về các giải pháp hậu cần. 3PL có khả năng sẽ xác định các cách để cải thiện chuỗi cung ứng của bạn, cho dù đó là bằng cách sử dụng hiệu quả hơn không gian nhà kho, vận hành với chi phí thấp hơn hay thực hiện các hoạt động tinh gọn. Nếu bạn thuê ngoài, đó là một cách để có được những bộ óc vĩ đại nhất trong lĩnh vực tham gia vào hoạt động của bạn.
Thông qua tham vấn, họ có thể đưa ra lời khuyên từ chuyên gia về cách quản lý hậu cần tốt hơn và cải thiện chiến lược tổng thể của bạn. Ví dụ: họ có thể giúp bạn thực hiện phân tích rủi ro kỹ lưỡng để thử và hạn chế khả năng xảy ra mối đe dọa trong chuỗi cung ứng của bạn hoặc các khoản nợ có thể xảy ra.
Giảm bớt các hoạt động tại văn phòng
Thông thường, các hoạt động 3PL có năng lực về nhân lực để chăm sóc tất cả các nhu cầu của khách hàng và chuyển đổi nguồn lực giữa các khách hàng khi cần thiết. Vì vậy, nếu bạn thuê ngoài các loại dịch vụ này, nó có thể sẽ là một giải pháp hậu cần hoàn chỉnh bao gồm đội ngũ nhân viên cần thiết, hệ thống phần cứng & phần mềm, chẳng hạn như hệ thống quản lý vận tải và thậm chí cả phần còn lại của lực lượng lao động, chẳng hạn như người vận chuyển, tài xế, vv, ngay cả khi đó là từ các nhà cung cấp hạ nguồn. Đổi lại, điều này sẽ giúp giảm vô số chi phí thứ cấp.
Cải thiện sự hài lòng của khách hàng
Ngoài quản lý kho hàng, hàng tồn kho, chuỗi cung ứng và vận chuyển, các dịch vụ hậu cần còn liên quan đến việc tương tác với các nhà cung cấp, hãng vận chuyển và khách hàng. Việc xử lý tất cả các hoạt động hậu cần của bạn trong nhà có thể tạo thêm gánh nặng đáng kể cho đội ngũ làm hài lòng khách hàng hiện tại của bạn.
Nhiều công ty 3PL cũng có thể xử lý mặt đối mặt với người tiêu dùng này của công ty bạn. Vì họ thường đi đầu trong lĩnh vực hậu cần, họ cũng có thể cải thiện trải nghiệm của người tiêu dùng, chẳng hạn như bằng cách hoàn thành lô hàng trong thời gian ngắn hơn, triển khai công nghệ thân thiện với người dùng và phản ứng với xu hướng thị trường.
Cải thiện quản lý rủi ro và ít nợ phải trả hơn
Xếp hạng an toàn. Bảo hiểm. Lập hóa đơn cho nhiều nhà cung cấp dịch vụ. Bạn đặt tên cho nó - hậu cần đi đôi với rất nhiều khoản nợ tiềm tàng. Ngay cả việc quản lý yếu kém lành tính cũng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về tài chính hoặc hoạt động. Là trọng tâm duy nhất của họ, các dịch vụ hậu cần thuê ngoài thường được chuẩn bị để vượt qua tất cả những thách thức này mà không để chúng ảnh hưởng đến việc cung cấp dịch vụ.
Quản lý hàng tồn kho tốt hơn cũng có thể dẫn đến chi phí hoạt động ít hơn. Ví dụ, bằng cách tối ưu hóa việc sử dụng không gian nhà kho, cân bằng cung với cầu và tránh gián đoạn hàng trong kho.
Khả năng mở rộng và tăng trưởng
Tại bất kỳ thời điểm nào, nhà cung cấp dịch vụ hậu cần thường có khả năng tiếp cận với nhiều nhân viên và nguồn lực nội bộ hơn mức cần thiết. Điều này cho phép họ giải quyết một cách linh hoạt nhu cầu của khách hàng, cho phép họ tận dụng lợi thế của quy mô kinh tế. Đây là một trong những lợi ích chính của hầu hết mọi loại giải pháp thuê ngoài.
Quản lý hậu cần nội bộ trong khi phát triển doanh nghiệp của bạn đòi hỏi bạn cũng phải liên tục đầu tư và mở rộng quy mô đến các nguồn lực xung quanh khác, chẳng hạn như công nghệ, nhân sự, biên chế, v.v. hoạt động mở rộng quy mô lên hoặc xuống. Nếu bạn thuê ngoài cho một công ty hậu cần bên thứ ba, bạn sẽ có thể thích ứng với ít khó khăn ngày càng tăng.
Mẹo cho hoạt động hậu cần thuê ngoài
Khi bạn thuê bên ngoài cho các dịch vụ hậu cần, bạn sẽ tin tưởng rất nhiều vào khả năng của họ trong việc xử lý các hoạt động quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, điều quan trọng nhất là bạn phải thẩm định kỹ lưỡng các nhà cung cấp tiềm năng và chọn một nhà cung cấp có thể cung cấp dịch vụ phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Trước khi thuê bất kỳ ai, bạn nên lập một kế hoạch thuê ngoài chi tiết. Bạn chỉ muốn thuê ngoài dịch vụ hậu cần cho một địa điểm cụ thể? Mục tiêu chính của bạn là gì, chẳng hạn như giảm chi phí hậu cần? Bạn có muốn thuê ngoài toàn bộ việc quản lý chuỗi cung ứng của mình hay chỉ các hoạt động cụ thể, chẳng hạn như vận chuyển, kho bãi, lập hóa đơn, v.v.? Bạn muốn kiểm soát bao nhiêu phần trăm trong nhà so với phương pháp cắm và chạy hơn?
Không phải tất cả các nhà cung cấp đều cung cấp các giải pháp giống nhau hoặc có cùng trình độ chuyên môn trong các lĩnh vực cụ thể. Vì vậy, biết chính xác những gì bạn cần là bước đầu tiên để thuê ngoài thành công.
Khi bạn biết mình mong đợi gì từ giải pháp hoặc nhà cung cấp 3PL, đây là các yếu tố khác bạn nên xem xét để giúp bạn quyết định nhà cung cấp nào là đối tác phù hợp:
Phân tích khả năng hiện tại và nhu cầu thuê ngoài của bạn
Sau khi bạn đã tự tiến hành phân tích hệ thống của mình, bạn cũng nên nhận được một cuộc kiểm tra thích hợp từ một bên thứ ba không thiên vị. Một nhà cung cấp 3PL có uy tín cũng phải có khả năng tiến hành phân tích thích hợp về hậu cần của bạn, bao gồm phân tích lỗ hổng, phân tích chi phí, cũng như đánh giá kho bãi, vận chuyển, hãng vận chuyển, công nghệ và các hệ thống khác của bạn.
Xác định Khả năng của Nhà cung cấp Dịch vụ Logistics
Trước hết, bạn nên cố gắng xác định xem nhà cung cấp 3PL có đủ năng lực để xử lý các hoạt động hậu cần của bạn hay không, cả về quy mô và chuyên môn. Họ có mạng lưới phân phối thích hợp với các nhà cung cấp dịch vụ có uy tín không? Họ có đủ cơ sở vật chất, bao gồm cả văn phòng và kho chứa, chẳng hạn như kho chứa hàng không? Họ có nhân lực cần thiết và được đào tạo đầy đủ, chẳng hạn như lái xe hoặc công nhân kho hàng không?
Chuyên môn thực tế có thể chứng minh
Kinh nghiệm thực tế và kiến thức chuyên môn rất quan trọng đối với khả năng của nhà cung cấp để có thể quản lý hậu cần đúng cách và cung cấp các dịch vụ chất lượng cao. Nếu họ đã làm việc với các hợp đồng lớn khác trước đây, thì bạn sẽ có thể tìm thấy các đánh giá hoặc phản hồi trên trang web, diễn đàn, các trang đánh giá của họ như Capterra.
Nếu họ có kinh nghiệm cung cấp dịch vụ hậu cần thuê ngoài trong ngành hoặc thị trường mục tiêu cụ thể của bạn, đó cũng là một điểm cộng rất lớn. Yêu cầu thông tin chi tiết về các giải pháp họ đã thực hiện trước đây và liệu họ có bất kỳ chỉ số thành công nào cho họ hay không.
Thực hiện phân tích đối thủ cạnh tranh
Như đã đề cập, có rất nhiều nhà cung cấp 3PL khác nhau trên mạng. Chỉ vì bạn đã nhận được đề xuất cá nhân hoặc một nhà cung cấp cụ thể là kết quả đầu tiên trong Google không có nghĩa là họ là tốt nhất cho công ty của bạn.
Hãy thử và đưa ra một danh sách rút gọn các ứng viên thuê ngoài và so sánh chúng về tỷ lệ chi phí-lợi ích tiềm năng, phản hồi của khách hàng, mức độ chuyên môn và năng lực, tỷ lệ xuất hiện, chỉ số hiệu suất, v.v. Một lần nữa, bạn không chỉ đơn giản là duyệt trang web của nhà cung cấp nhưng hãy thực sự cố gắng và tìm kiếm các nguồn thông tin khách quan.
Kết luận
Là một trong những hoạt động hậu cần quan trọng nhất của bạn, một chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru là điều bắt buộc. Tuy nhiên, quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng của bạn có thể là một cơn ác mộng về hậu cần. Chi phí có thể nhanh chóng vượt ngoài tầm kiểm soát, không chỉ về mặt tài chính mà còn ảnh hưởng đến khả năng đưa ra các quyết định quan trọng và cung cấp dịch vụ đặc biệt của bạn.
Từ quản lý hàng tồn kho đến kho bãi đến dịch vụ khách hàng để thay đổi theo xu hướng thị trường - nhu cầu là vô tận.
Điều này buộc nhiều doanh nghiệp phải lựa chọn giữa việc tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ hoặc hoạt động hậu cần với chi phí còn lại. Tuy nhiên, điều này không nhất thiết phải như vậy.
Khi bạn thuê ngoài một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài, họ có thể giúp bạn cải thiện hậu cần của mình trên một số mặt. Với chuyên môn trong ngành, họ có thể cung cấp cho từng khía cạnh trong chuỗi cung ứng của bạn với sự quan tâm xứng đáng, cho dù đó là kho bãi, quản lý chi phí hay dịch vụ khách hàng.
