Quản lý chi tiêu SaaS là ​​gì?

Ngành công nghiệp SaaS toàn cầu đang dự sẽ tăng từ 251.17 tỷ USD vào năm 2022 lên 883.34 tỷ USD vào năm 2029, với tốc độ CAGR là 19.7%. Các doanh nghiệp thường xuyên mua đăng ký SaaS để quản lý các hoạt động khác nhau, điều này dẫn đến chi phí riêng của doanh nghiệp.

Việc mua hàng có thể được thực hiện riêng lẻ với nhóm mua sắm hoặc tài chính, dẫn đến khả năng hiển thị và trách nhiệm giải trình thấp. Do đó, chi tiêu cho SaaS có thể tăng nhanh, dẫn đến ROI kém và các rủi ro kinh doanh khác.

Khi các doanh nghiệp ngày càng dựa vào các giải pháp Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) để hợp lý hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả, quản lý chi tiêu SaaS đã trở thành một thành phần quan trọng trong chiến lược tài chính của công ty.

Trong bài đăng blog này, chúng ta sẽ khám phá những gì SaaS quản lý chi tiêu là lý do tại sao nó lại cần thiết và chia sẻ các phương pháp hay nhất để tối ưu hóa chi tiêu SaaS của tổ chức bạn. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu giải pháp Nanonets để giúp bạn quản lý chi phí SaaS của mình hiệu quả hơn.

Quản lý chi tiêu SaaS là ​​gì?

Quản lý chi tiêu SaaS là quá trình theo dõi, phân tích và tối ưu hóa hiệu quả các chi phí liên quan đến việc mua lại, sử dụng và gia hạn đăng ký SaaS trong một tổ chức.

Khi các doanh nghiệp tiếp tục áp dụng nhiều giải pháp SaaS hơn để nâng cao hoạt động của mình, nhu cầu về một cách tiếp cận toàn diện và chủ động để quản lý các chi phí này đã trở nên quan trọng.

Quản lý chi tiêu SaaS bao gồm một số thành phần chính:

1. Mua sắm: Điều này liên quan đến việc lựa chọn và mua lại các giải pháp SaaS phù hợp với nhu cầu, mục tiêu và hạn chế về ngân sách của tổ chức. Bằng cách tập trung hóa các quy trình mua sắm và thiết lập quy trình phê duyệt rõ ràng, doanh nghiệp có thể đánh giá tốt hơn giá trị và sự cần thiết của các đăng ký SaaS mới đồng thời giảm thiểu rủi ro chi tiêu quá mức hoặc sao chép các công cụ hiện có.
2. Tối ưu hóa: Quản lý chi tiêu SaaS hiệu quả yêu cầu giám sát liên tục việc sử dụng và hiệu suất của từng ứng dụng SaaS. Bằng cách phân tích dữ liệu về mức độ tương tác của người dùng, việc áp dụng tính năng và hiệu quả chi phí, doanh nghiệp có thể xác định các cơ hội để tối ưu hóa danh mục SaaS của mình, chẳng hạn như hợp nhất các công cụ chồng chéo, phân bổ lại tài nguyên cho các giải pháp chưa được sử dụng đúng mức hoặc đàm phán lại hợp đồng để có mức giá tốt hơn.
3. Đổi mới: Quản lý chi tiêu SaaS cũng bao gồm việc gia hạn và chấm dứt đăng ký SaaS. Bằng cách thường xuyên xem xét hiệu suất và giá trị của từng giải pháp SaaS, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sáng suốt về việc nên gia hạn, nâng cấp, hạ cấp hoặc hủy đăng ký, cuối cùng đảm bảo rằng chi tiêu SaaS của họ phù hợp với mục tiêu chiến lược và mang lại lợi tức đầu tư tốt nhất có thể (ROI).

Tóm lại, quản lý chi tiêu SaaS là ​​một cách tiếp cận toàn diện để quản lý chi phí liên quan đến đăng ký SaaS, cho phép các tổ chức tối đa hóa giá trị khoản đầu tư vào phần mềm của họ đồng thời giảm thiểu các chi phí và khoản dư thừa không cần thiết.

Tầm quan trọng của quản lý chi tiêu

Doanh nghiệp có thể chi tiêu tới 51% ngân sách triển khai phần mềm của họ trên các công cụ SaaS. Dựa theo TechCrunch, Tỷ lệ lạm phát SaaS cao gấp bốn lần so với tỷ lệ lạm phát trên thị trường, đặc biệt là ở Anh và Úc. Đối với các công ty đang tìm cách thúc đẩy tăng trưởng trong thời kỳ suy thoái kinh tế, chi phí phần mềm tăng cao là vấn đề cần quan tâm.

Do đó, không thể phóng đại tầm quan trọng của việc quản lý chi tiêu SaaS vì nó đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các tổ chức duy trì sự ổn định tài chính và đạt được các mục tiêu chiến lược của họ. Dưới đây là một số lý do tại sao quản lý chi tiêu SaaS lại quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện đại:

1. Cải thiện việc kiểm soát chi phí và quản lý ngân sách: Khi số lượng đăng ký SaaS trong một tổ chức tăng lên thì độ phức tạp trong việc quản lý các chi phí liên quan cũng tăng theo. Quản lý chi tiêu SaaS cho phép doanh nghiệp thiết lập một cái nhìn tổng quan rõ ràng về chi phí SaaS của họ, giúp họ phân bổ ngân sách hiệu quả hơn và xác định các lĩnh vực có thể tiết kiệm chi phí.
2. Nâng cao khả năng hiển thị về việc sử dụng và chi tiêu SaaS: Quản lý chi tiêu SaaS cung cấp cho các tổ chức sự hiểu biết toàn diện về cách sử dụng các công cụ SaaS của họ và các chi phí phát sinh. Khả năng hiển thị này cho phép những người ra quyết định đưa ra các lựa chọn dựa trên dữ liệu và tối ưu hóa khoản đầu tư phần mềm của họ dựa trên mô hình và nhu cầu sử dụng thực tế.
3. Đưa ra quyết định tốt hơn thông qua những hiểu biết dựa trên dữ liệu: Bằng cách phân tích một cách có hệ thống dữ liệu và chi phí sử dụng SaaS, các tổ chức có thể khám phá các xu hướng và hiểu biết sâu sắc giúp cung cấp thông tin cho các chiến lược mua sắm, tối ưu hóa và đổi mới phần mềm của họ. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này để quản lý chi tiêu SaaS giúp doanh nghiệp xác định các cơ hội cải tiến và đưa ra quyết định sáng suốt hơn về đầu tư phần mềm của họ.

Lợi ích của Quản lý chi tiêu SaaS

Việc triển khai các biện pháp quản lý chi tiêu SaaS hiệu quả có thể mang lại nhiều lợi ích tác động tích cực đến lợi nhuận và hiệu quả hoạt động của tổ chức. Một số lợi ích này bao gồm:

1. Tiết kiệm chi phí và cải thiện ROI: Bằng cách tối ưu hóa danh mục SaaS và loại bỏ những khoản dư thừa, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí phần mềm và tối đa hóa lợi tức đầu tư từ đăng ký SaaS của mình. Quản lý chi tiêu SaaS giúp các tổ chức đảm bảo rằng họ chỉ trả tiền cho những công cụ họ thực sự cần và mang lại giá trị cao nhất.
2. Quản lý nhà cung cấp hợp lý: Với cái nhìn tổng quan toàn diện về đăng ký SaaS của mình, doanh nghiệp có thể quản lý tốt hơn mối quan hệ với nhà cung cấp của mình và hợp nhất các công cụ chồng chéo. Cách tiếp cận hợp lý này để quản lý nhà cung cấp không chỉ giúp giảm thời gian và nguồn lực cần thiết để quản lý nhiều hợp đồng mà còn giảm thiểu rủi ro dư thừa tốn kém và kém hiệu quả.
3. Đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý và hợp đồng: Thực tiễn quản lý chi tiêu SaaS giúp các tổ chức duy trì sự tuân thủ các quy định của ngành và nghĩa vụ hợp đồng bằng cách cung cấp hồ sơ rõ ràng về việc sử dụng phần mềm, phân bổ giấy phép và điều khoản đăng ký. Sự minh bạch này có thể giúp tránh các hình phạt có thể xảy ra và đảm bảo rằng các doanh nghiệp vẫn giữ được vị thế tốt với các nhà cung cấp phần mềm và cơ quan quản lý của họ.

Bằng cách áp dụng quản lý chi tiêu SaaS, các tổ chức có thể thu được những lợi ích đáng kể về tài chính và hoạt động, giúp họ đạt được thành công trong bối cảnh kinh doanh cạnh tranh ngày nay.

Các phương pháp hay nhất về quản lý chi tiêu SaaS

Để tận dụng tối đa khoản đầu tư SaaS và tối ưu hóa chi phí của bạn, hãy làm theo các phương pháp hay nhất sau để quản lý chi tiêu SaaS:

Tập trung mua sắm và quản lý đăng ký SaaS

Tạo một hệ thống tập trung để mua sắm và quản lý các đăng ký SaaS, giúp ngăn chặn các công cụ dư thừa, hợp lý hóa quy trình phê duyệt và đảm bảo tất cả các bên liên quan đều có thể nhìn thấy được chi phí SaaS.

Thiết lập các chính sách và quy trình phê duyệt rõ ràng

Phát triển và thực thi các chính sách nêu rõ tiêu chí lựa chọn và phê duyệt các công cụ SaaS mới. Điều này giúp duy trì tính nhất quán trong toàn tổ chức và đảm bảo chỉ thu được những đăng ký cần thiết.

Liên tục theo dõi và tối ưu hóa việc sử dụng SaaS

Thường xuyên theo dõi mức độ tương tác của người dùng, việc áp dụng tính năng và hiệu quả chi phí trên danh mục SaaS của bạn. Sử dụng dữ liệu này để xác định các cơ hội tối ưu hóa, chẳng hạn như phân bổ lại nguồn lực hoặc hợp nhất các công cụ.

Thường xuyên xem xét và đàm phán lại hợp đồng

Định kỳ đánh giá hiệu suất và giá trị của từng giải pháp SaaS và đàm phán lại hợp đồng để có mức giá hoặc điều khoản tốt hơn. Điều này có thể giúp bạn tối đa hóa giá trị khoản đầu tư SaaS của mình và giảm thiểu các chi phí không cần thiết.

Tự động hóa và tối ưu hóa quản lý chi tiêu SaaS với Nanonets

Nanonets cung cấp các giải pháp tự động hóa và trích xuất dữ liệu tiên tiến dựa trên AI có thể cải thiện đáng kể việc quản lý chi tiêu SaaS bằng cách hợp lý hóa việc thu thập và phân tích dữ liệu. Bằng cách tích hợp Nanonet vào quy trình quản lý chi tiêu SaaS của mình, bạn có thể hưởng lợi từ:

1. Khai thác dữ liệu tự động: Khả năng trích xuất dữ liệu được hỗ trợ bởi AI của Nanonets có thể tự động thu thập và xử lý thông tin từ các đăng ký, hóa đơn và hợp đồng SaaS của bạn. Tính năng tự động hóa này giúp loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian cho nhóm của bạn.
2. Tích hợp liền mạch với hệ thống tài chính: Giải pháp của Nanonets có thể dễ dàng tích hợp với các hệ thống tài chính và mua sắm hiện tại của bạn, cho phép luồng dữ liệu và thông tin chi tiết liền mạch giữa các nền tảng. Việc tích hợp này đảm bảo rằng quy trình quản lý chi tiêu SaaS của bạn được phối hợp tốt và hiệu quả.
3. Phân tích nâng cao: Bằng cách tận dụng các phân tích do AI điều khiển, Nanonet có thể giúp bạn xác định xu hướng, khám phá các cơ hội tiết kiệm chi phí và dự đoán các mô hình chi tiêu SaaS trong tương lai. Điều này cho phép bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và tối ưu hóa khoản đầu tư vào phần mềm của mình.
4. Cải thiện khả năng hiển thị và báo cáo: Giải pháp của Nanonets cung cấp các công cụ báo cáo và trực quan hóa toàn diện giúp bạn có cái nhìn tổng quan rõ ràng về chi phí và mô hình sử dụng SaaS của mình. Với khả năng hiển thị tăng lên này, bạn có thể xác định những điểm thiếu hiệu quả, giám sát việc tuân thủ và đảm bảo rằng các khoản đầu tư SaaS của bạn phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Kết luận

Trong bối cảnh kinh doanh kỹ thuật số ngày nay, việc quản lý chi tiêu SaaS hiệu quả là rất quan trọng để các tổ chức tối ưu hóa khoản đầu tư của mình, duy trì tính cạnh tranh và đảm bảo sự ổn định tài chính. Bằng cách triển khai các phương pháp hay nhất và tận dụng các giải pháp như Nanonet, doanh nghiệp có thể kiểm soát chi tiêu SaaS của mình, thúc đẩy việc ra quyết định tốt hơn và cuối cùng là vượt trội so với đối thủ cạnh tranh.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Khuếch đại kiến ​​thức. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/what-is-saas-spend-management/