Cách tự động hóa nhập dữ liệu có thể tối ưu hóa quy trình làm việc

Tìm hiểu cách tự động hóa nhập dữ liệu có thể giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa quy trình làm việc. Loại bỏ các nút thắt cổ chai được tạo ra bởi các quy trình nhập dữ liệu thủ công. Nhấp vào bên dưới để tìm hiểu thêm về Ống nano Trình quét PDF.

---

Nhập dữ liệu

Nhập dữ liệu là quá trình trích xuất và nhập các thông tin liên quan vào một hệ thống máy tính hoặc phần mềm ERP. Đây là một quá trình thiết yếu trong các doanh nghiệp tìm cách tổ chức lại dữ liệu thành các định dạng thuận tiện cho quá trình xử lý bổ sung.

Ví dụ, nhóm Kế toán Phải trả trong các tổ chức phải trích xuất dữ liệu từ các trường quan trọng trong hóa đơn của nhà cung cấp. Đây quá trình trích xuất dữ liệu  sau đó là nhập dữ liệu vào phần mềm ERP cho mục đích kế toán hoặc báo cáo tài chính.

Nhập dữ liệu thường là một quy trình thủ công, lặp đi lặp lại và mất nhiều thời gian. Do đó, các công ty thường thuê ngoài các yêu cầu nhập dữ liệu của họ. Điều này cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ năng suất hơn có tác động trực tiếp đến lợi nhuận.

Cho dù được xử lý trong nhà hay thuê ngoài, việc nhập dữ liệu có xu hướng là một quy trình thủ công tốn thời gian, dễ xảy ra lỗi và phải làm lại. Dữ liệu thường được chia sẻ giữa các tổ chức ở các định dạng không chuẩn; và chúng thường chứa đầy thông tin thừa / không liên quan hoặc lỗi dữ liệu. Khi hoạt động ở quy mô lớn, những yếu tố này có thể gây ra sự chậm trễ nghiêm trọng và chi phí vượt mức.

Một nghiên cứu của Gartner ước tính rằng chỉ riêng lỗi nhập dữ liệu của con người trong các quy trình tài chính đã thêm vào khoảng “25000 giờ làm lại có thể tránh được với chi phí $ 878,000 mỗi năm ”. Nghiên cứu tiếp tục cho thấy cách tự động hóa nhập dữ liệu trong số các giải pháp khác có thể giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên một cách đáng kể!

---

Bạn muốn trích xuất dữ liệu từ các tài liệu tài chính? Kiểm tra Nanonets máy quét hóa đơn, nhận OCR & tự động hóa hóa đơn các giải pháp để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn.

---

Tự động nhập dữ liệu

Tự động hóa nhập dữ liệu đề cập đến các giải pháp dựa trên phần mềm có thể tối ưu hóa việc nhập dữ liệu bằng cách loại bỏ hoặc giảm bớt các quy trình thủ công. Phần mềm như vậy thường có thể trích xuất dữ liệu từ tệp PDF, tài liệu, hình ảnh, email hoặc trang web và chỉ trình bày thông tin liên quan ở định dạng có cấu trúc (csv, JSON, XML, v.v.).

Phần mềm nhập dữ liệu tự động tận dụng RPA & OCR trong số các công nghệ khác để xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại và "đọc" tài liệu trên quy mô lớn. Chúng chính xác, linh hoạt, có thể mở rộng và nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực quý báu.

Các giải pháp nhập dữ liệu tự động cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao tác động đến năng suất tổng thể trong khi tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại / tốn thời gian! Ví dụ: đây là một giải pháp tự động hiệu quả để đổi tên các tệp PDF dựa trên nội dung của chúng.

---

Muốn trích xuất dữ liệu từ PDF tài liệu hoặc chuyển đổi bảng PDF sang Excel? Kiểm tra trình quét PDF Nanonets hoặc trình phân tích cú pháp PDF sang quét dữ liệu PDF or phân tích cú pháp PDF ở quy mô!

---

Quy trình nhập dữ liệu tự động

Quy trình nhập dữ liệu tự động từ đầu đến cuối bao gồm các bước sau:

Tải lên hoặc thêm nguồn dữ liệu

Các tổ chức nhận dữ liệu phi cấu trúc thô dưới dạng tài liệu, hình ảnh hoặc tệp được quét. Chúng phải được nhập vào phần mềm / hệ thống tự động nhập dữ liệu.

Xử lý trước từng tệp hoặc tài liệu

Bước quan trọng này biến các tài liệu thành các định dạng máy có thể đọc được. Khả năng OCR, AI & ML nâng cao cho phép các thuật toán “đọc và hiểu” tài liệu.

Phần mềm tự động nhập dữ liệu chỉ nhận dạng và trích xuất các phần dữ liệu có liên quan. Thuật toán có thể được đào tạo để xác định các trường và điểm dữ liệu quan tâm.

Bước tùy chọn này cho phép xác minh thủ công hoặc bán tự động dựa trên các quy tắc xác thực. Dữ liệu được trích xuất có thể được kiểm tra độ chính xác và thậm chí có thể được cải thiện nếu cần.

Bước cuối cùng trong quy trình tự động hóa nhập dữ liệu là gửi dữ liệu đã trích xuất đến một đích thích hợp. Dữ liệu được trích xuất, được trình bày dưới dạng đầu ra có cấu trúc (csv, XML, JSON, Excel, v.v.), có thể được nhập vào phần mềm ERP một cách thuận tiện cho các quy trình làm việc bổ sung.

Hầu hết tất cả các quy trình và quy trình làm việc của tổ chức đều có thể được hưởng lợi từ tự động hóa nhập dữ liệu. Dưới đây là một số trường hợp sử dụng phổ biến:

• Lấy thông tin từ hóa đơn, PO, bảng sao kê ngân hàng hoặc biên lai cho các mục đích tài chính / kế toán.
• Lưu trữ thông tin khách hàng chính để phục vụ khách hàng hiệu quả.
• Thu thập dữ liệu từ hồ sơ xin việc cho quy trình làm việc của nhân sự.
• Tạo báo cáo từ dữ liệu kinh doanh chung.
• Quy trình xác minh ID & KYC.
• Scrap tài liệu hoặc trang web để thu thập dữ liệu.

Lợi ích của việc nhập dữ liệu tự động

Phần mềm nhập dữ liệu tự động (như Ống nano) loại bỏ sự kém hiệu quả và cực nhọc của việc nhập dữ liệu thủ công. Các doanh nghiệp đang ngày càng tự động hóa việc nhập dữ liệu để tập trung hoàn toàn vào việc xem xét dữ liệu và đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

Dưới đây là một số lợi ích của việc áp dụng tự động hóa nhập dữ liệu:

Độ chính xác cao hơn

Phần mềm nhập dữ liệu tự động như Nanonets tận dụng khả năng AI & ML để trích xuất dữ liệu một cách chính xác và giảm thiểu việc xử lý hậu kỳ. Các thuật toán như vậy được trang bị để xử lý các ràng buộc dữ liệu phổ biến và loại bỏ lỗi.

Giảm chi phí tổng thể

Giảm chi phí hoạt động và chi phí chung bằng cách loại bỏ các quy trình thủ công không hiệu quả. Tránh thuê ngoài hoặc thuê các chuyên gia nhập dữ liệu chuyên dụng.

Tiết kiệm thời gian

Nhập dữ liệu nhanh hơn cho phép cải thiện quy trình xử lý dữ liệu / tài liệu. Tiết kiệm hơn 75% thời gian nhập liệu thủ công.

Khả năng mở rộng cao

Xử lý khối lượng lớn dữ liệu và nhu cầu nhập dữ liệu tăng đột biến.

Tăng năng suất

Phân bổ nguồn lực và giờ công cho các nhiệm vụ hiệu quả có tác động trực tiếp đến lợi nhuận.

Tăng sự hài lòng của nhân viên

Việc giảm bớt hoặc loại bỏ sự đơn điệu của việc nhập dữ liệu thủ công lặp đi lặp lại ảnh hưởng tích cực đến sự tham gia của nhân viên.

Xử lý tài liệu một cách thông minh

Phần mềm dựa trên AI như Ống nano, có thể phân loại các loại tài liệu cụ thể một cách thông minh. Phần mềm như vậy có thể phân loại tài liệu một cách thông minh theo loại (hóa đơn, biên lai, hóa đơn, v.v.) hoặc nguồn (nhà cung cấp, nhà cung cấp, nội bộ, v.v.) để xử lý và nhập dữ liệu thêm.

---

Nanonet có thú vị trường hợp sử dụng và độc đáo câu chuyện thành công của khách hàng. Tìm hiểu cách Nanonet có thể thúc đẩy doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn.

Lập một cuộc gọi

---

Các tính năng chính trong phần mềm nhập dữ liệu tự động

Nếu bạn đang muốn chuyển sang phần mềm nhập dữ liệu tự động (như Ống nano) đây là một số tính năng chính cần chú ý:

• Khả năng phân loại / xác định nhiều dạng dữ liệu và dữ liệu tùy chỉnh
• Tích hợp với phần mềm ERP và các công cụ tự động hóa như Zapier, Workato, IFTTT, v.v.
• Quy tắc xác thực để cảnh báo người dùng khi dữ liệu cần được xem xét thủ công
• Giao diện xác thực dữ liệu cho các can thiệp thủ công (nếu cần)
• Thời gian thực kích hoạt để đồng bộ hóa và tự động hóa quy trình làm việc
• Môi trường mã thấp hoặc không mã không yêu cầu đội ngũ nhà phát triển duy trì
• Khả năng AI / ML nâng cao cho phép phần mềm tự động học và trở nên tốt hơn theo thời gian

Tự động nhập dữ liệu với Nanonet

Ống nano là phần mềm nhập dữ liệu tự động với khả năng AI/ML tiên tiến. Các trường hợp sử dụng xử lý tài liệu thông minh của Nanonets giúp các tổ chức áp dụng tự động hóa một cách liền mạch. Dưới đây là hai trường hợp nghiên cứu:

Tự động nhập dữ liệu khá đơn giản với Nanonet. Chọn từ bất kỳ tùy chọn nào trong số ba tùy chọn bên dưới tùy thuộc vào trường hợp sử dụng của bạn:

Mô hình nhập dữ liệu được đào tạo trước

Nếu bạn đang tìm cách tự động hóa việc nhập dữ liệu cho các quy trình liên quan đến hóa đơn, biên lai, hộ chiếu hoặc bằng lái xe thì hãy xem các mô hình được đào tạo trước của Nanonets. Mỗi mô hình này đã được đào tạo trên hàng triệu tài liệu và hoạt động rất tốt trên các loại tài liệu tương ứng.

• Đăng nhập vào Nanonets – Chọn một mô hình được đào tạo trước thích hợp – nếu không có mô hình nào phù hợp với trường hợp sử dụng của bạn, hãy chuyển sang phương pháp tiếp theo (Mô hình tùy chỉnh)
• Thêm các tệp nguồn – tải lên các tài liệu cần trích xuất dữ liệu
• Kiểm tra & xác minh – chạy mô hình Nanonets và xác minh dữ liệu được trích xuất
• Xuất – tải xuống dữ liệu được trích xuất ở định dạng có cấu trúc (csv, JSON, XML, v.v.)

Mô hình nhập dữ liệu tùy chỉnh

Nếu bạn đang tìm kiếm các yêu cầu nhập dữ liệu tùy chỉnh thì hãy xây dựng mô hình nhập dữ liệu tùy chỉnh với Nanonets. Thông thường, bạn có thể xây dựng, đào tạo và triển khai một mô hình cho bất kỳ loại tài liệu nào, bằng bất kỳ ngôn ngữ nào, tất cả chỉ trong vòng chưa đầy 25 phút.

• Đăng nhập vào Nanonets – Tạo mô hình OCR tùy chỉnh
• Thêm tệp đào tạo – Tải lên các tài liệu mẫu sẽ đóng vai trò là tập huấn luyện để Nanonets hiểu các yêu cầu nhập dữ liệu của bạn
• Chú thích văn bản/dữ liệu trên các tệp – “Dạy” AI của Nanonets xác định dữ liệu quan trọng (cụ thể theo yêu cầu của bạn) trong các tệp đào tạo này
• Huấn luyện mô hình nhập dữ liệu tùy chỉnh – Nanonets tận dụng khả năng học sâu để xây dựng các mô hình OCR khác nhau và kiểm tra chúng với nhau để chọn ra mô hình chính xác nhất.
• Kiểm tra và xác minh – Thêm một vài tệp để xác minh xem mô hình tùy chỉnh có phù hợp với yêu cầu/trường hợp sử dụng của bạn không
• Xuất – Nếu dữ liệu đã được nhận dạng, trích xuất và trình bày phù hợp thì xuất tệp sang định dạng có cấu trúc thuận tiện

API Nanonets

Dưới đây là một hướng dẫn chi tiết để đào tạo hoặc xây dựng phần mềm nhập dữ liệu tự động của riêng bạn bằng cách sử dụng API Nanonets. Trong tài liệu hướng dẫn, bạn sẽ thấy sẵn sàng kích hoạt các mẫu mã bằng Python, Shell, Ruby, Golang, Java và C #, cũng như các thông số kỹ thuật API chi tiết cho các điểm cuối khác nhau.

---

Cập nhật Tháng Sáu 2021: bài đăng này ban đầu được xuất bản trong Tháng Sáu 2021 và đã được cập nhật.

Đây là trang trình bày tóm tắt những phát hiện trong bài viết này. Đây là một phiên bản thay thế của bài đăng này.

Nguồn: https://nanonets.com/blog/data-entry-automation/