Chúng ta đã phát triển quá mức về phần mềm?

Đã hơn một thập kỷ kể từ khi Marc Andreesen nổi tiếng tuyên bố rằng phần mềm đang ăn mòn thế giới. Anh ấy đã đúng. Bây giờ, chúng ta đang ở một giai đoạn mới: Chúng ta nhìn thấy phần mềm mạnh mẽ ở mọi nơi và chúng tôi đã tiêu thụ it mà không quan tâm nhiều đến tác động lâu dài. Nhiều đến mức hôm nay chúng ta phải đối mặt với một câu hỏi mỉa mai: Chúng ta đã ăn quá nhiều phải không? 

Đĩa của chúng tôi chắc chắn chứa đầy mọi loại ứng dụng có thể tưởng tượng được và tất cả chúng đều rất hấp dẫn. Bạn có biết mình đã đăng ký bao nhiêu ứng dụng không? Có thể là hàng chục, thậm chí hàng trăm? Số lượng ứng dụng trung bình được triển khai trên mỗi khách hàng Okta đã tăng 22% 4 năm qua. Những người đứng đầu bộ phận CNTT mà tôi nói chuyện thường nói đùa rằng công ty của họ có nhiều ứng dụng SaaS hơn nhân viên.

T có thể là một vấn đề và bạn nên quan tâm đến điều này. Các tổ chức để cho nhu cầu của mình ngày càng tăng mà không được kiểm soát sẽ phải đối mặt với ba rủi ro chính:

• Chi phí: Khi công việc từ xa trở thành tiêu chuẩn, chúng tôi thấy phần mềm trở thành dòng chi phí lớn thứ hai đối với nhiều công ty. Tuy nhiên, lên tới 25% ứng dụng SaaS và giấy phép không được sử dụng. Nếu hai chi phí hàng đầu của công ty bạn là con người và công nghệ thì bạn đang lãng phí rất nhiều tiền vào một trong những chi phí hàng đầu của mình.
• Rủi ro tuân thủ: Để bán phần mềm dựa trên đám mây hoặc lưu trữ dữ liệu khách hàng trên đám mây, bạn cần phải trở thành hoặc duy trì tuân thủ SOC2-, ISO 27001- hoặc thậm chí là SOX. Hãy nghĩ về công ty của bạn và dữ liệu của nó như một lâu đài. Bạn cần chứng minh với kiểm toán viên rằng nó được bảo vệ tốt. Bây giờ, hãy hình dung mọi ứng dụng dưới dạng cửa sổ, ô cửa, cây cầu hoặc điểm vào lâu đài của bạn. Càng nhiều ứng dụng, bạn càng nhận được nhiều sự giám sát từ kiểm toán viên.
• Hiệu quả hoạt động: Sự khác biệt giữa một đầu bếp giỏi và một đầu bếp đẳng cấp thế giới nằm ở cách họ quản lý nhân viên của mình để xử lý tất cả các nguyên liệu trong tay. Nhóm của bạn chắc chắn không cộng tác tốt khi họ sử dụng nhiều loại ứng dụng giống nhau, chẳng hạn như Thứ Hai, Jira, Asana hoặc ClickUp. Ngoài ra, phiếu hỗ trợ nội bộ tăng theo cấp số nhân với số lượng ứng dụng được sử dụng.

Tuy nhiên (và để đẩy phép ẩn dụ về thực phẩm tiến thêm một bước), thực tế nhiều ứng dụng mà công ty bạn sử dụng đang những yếu tố tạo nên một sản phẩm tuyệt vời. Suy cho cùng, việc xây dựng một công ty công nghệ rất phức tạp. Và để làm điều đó một cách hiệu quả, bạn cần có các thành phần và công cụ phù hợp. Tuy nhiên, mẹo để tận dụng chúng - để trở thành nhà hàng phần mềm 3 sao Michelin - là nghĩ cách quản lý thành thạo tất cả phần mềm của bạn. 

Một phương pháp để thực hiện điều này, nhằm khai phá toàn bộ tiềm năng của công ty bạn thông qua công nghệ, là thay đổi các ưu tiên về CNTT, bảo mật và mua sắm — các nhóm thường quan tâm đến hoạt động của phần mềm. Thay vì bắt họ phải khắc phục sự cố (ví dụ: giải quyết các yêu cầu về CNTT), hãy giúp họ tạo cơ sở hạ tầng cho phép nhân viên tự vận hành phần mềm và trở thành chuyên gia. lực lượng lao động tự quản.

Sản phẩm ứng dụngngày tận thế. Hoặc là nó …?

Nhưng trước tiên: Làm thế nào chúng ta đến được đây, cho đến ngày nay khi các công ty đang sống trên SaaS và sống qua cái mà tôi gọi đùa là ứng dụngngày tận thế? Nguyên nhân gây nghiện phần mềm của chúng ta là gì?

Trải nghiệm người dùng tốt hơn của phần mềm hiện đại đã loại bỏ phần mềm doanh nghiệp truyền thống

Nhân viên ngày càng sử dụng nhiều ứng dụng chuyên biệt hơn để thành công trong công việc. Chúng tôi đã từng sử dụng các sản phẩm của Microsoft cho hầu hết mọi thứ. Bây giờ, chúng ta sử dụng Airtable thay cho Excel, Notion thay cho Word, Pitch thay cho PowerPoint. Để đưa ra một số con số đằng sau những gì nhiều người trong chúng ta nhìn thấy trong cuộc sống hàng ngày: Hơn 42% khách hàng Office365 của Okta hiện cũng triển khai Zoom thay vì chỉ sử dụng Microsoft Teams và 26% trong số họ cũng sử dụng Box mặc dù có OneDrive.

Các cá nhân đang sử dụng nhiều ứng dụng hơn do việc áp dụng dễ dàng và miễn phí

Theo truyền thống, các sản phẩm doanh nghiệp được bán từ trên xuống: CIO quyết định mua Salesforce hoặc Microsoft Office và chúng trở thành mặc định cho toàn bộ công ty. Nhưng những công ty khởi nghiệp như Slack và Dropbox tăng trưởng phổ biến từ dưới lên, và hômnay, 67% công ty phát triển (ví dụ Datadog hoặc AWS) có gói hoặc bản dùng thử miễn phí. Chúng tôi không cần phải thiết lập cuộc gọi với nhân viên bán hàng hoặc xin phép bộ phận CNTT nữa - chúng tôi chỉ cần đăng ký phiên bản miễn phí của công cụ.

Tóm lại: Ứng dụng ở đây, ở đó, ở mọi nơi. Nhưng chúng ta đã làm quá sức phải không? Trên thực tế, có phải chúng ta đang sử dụng quá nhiều ứng dụng? Tôi không nghĩ vậy. Ngược lại, phần mềm có thể mang lại cho chúng ta sức mạnh siêu nhiên để thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển nhanh hơn. 

Coi công nghệ như động lực kinh doanh

Hãy nghĩ về chiếc xe của bạn. Nó yêu cầu phần 30,000 để tạo ra chỉ một chiếc ô tô. Nhưng thay vì giảm số lượng bộ phận, các nhà sản xuất ô tô đã phát triển phương pháp hiệu quả nhất để lắp ráp ô tô. Sự đổi mới đến từ cách họ kết hợp các bộ phận khác nhau lại với nhau. Ví dụ, Hệ thống sản xuất Toyota, còn được gọi là “sản xuất tinh gọn”, đã trở thành điểm khác biệt cạnh tranh cốt lõi của Toyota. Một nguyên tắc là giảm thiểu lãng phí và liên tục cải thiện hoạt động bằng cách nhanh chóng phát hiện ra các vấn đề. Việc phát triển phần mềm linh hoạt và phương pháp “khởi nghiệp tinh gọn” được lấy cảm hứng từ hệ thống “xây dựng, đo lường, học hỏi” của Toyota. 

Tương tự như Toyota, các công ty nên nghĩ về cách thay đổi nguyên tắc hoạt động của họ xung quanh phần mềm và biến chúng thành một sự khác biệt cạnh tranh. Cách tiếp cận truyền thống để quản lý công nghệ là không đủ. Các công ty thường nghĩ rằng tập trung hóa là câu trả lời nhưng trong trường hợp này thì không phải vậy. Đơn giản là có quá nhiều ứng dụng phải đối mặt, bên cạnh các yếu tố khác như bảo mật và tuân thủ.

Quản trị phần mềm tập trung là kẻ thù

Năm 1944, Cục Tình báo Trung ương xuất bản một hướng dẫn về cách phá hoại nơi làm việc của bạn. Điểm số 1 là không bao giờ đi đường tắt và luôn đi qua một “kênh” tập trung. Hãy nghĩ về lần cuối cùng bạn cần quyền truy cập vào một ứng dụng hoặc quyền. Bạn phải đi qua một kênh được tạo bởi vé CNTT và bị mắc kẹt trong việc chờ đợi. Hoặc lần cuối cùng bạn cần mua một phần mềm mới thì sao? Nó có thể mất 2 đến 3 tháng cho đến khi bạn nhận được tất cả sự phê duyệt cần thiết để mua ứng dụng. 

Đây là lý do tại sao việc tập trung hóa không hiệu quả và tại sao các phương pháp khắc phục nó có thể không đạt mục tiêu.

Tập trung hóa tạo ra nút thắt

Hơn một nửa số ứng dụng được mua và quản lý bởi các chuyên gia về chủ đề thuộc các nhóm khác nhau - nhiều người trong số họ chỉ muốn có được công cụ của họ và bắt đầu làm việc. Tuy nhiên, các bộ phận như CNTT, bảo mật hoặc mua sắm cần trợ giúp hầu hết các yêu cầu đó. Từ những gì chúng ta đang thấy, khoảng 40% đến 60% tổng số yêu cầu CNTT có liên quan đến các sự cố truy cập phần mềm, trung bình mất khoảng 19 giờ để giải quyết. Nhân viên phải chờ đợi và quản trị viên đang bị đè bẹp bởi công việc bận rộn như tạo tài khoản. Chi phí quản lý tăng lên với mỗi ứng dụng bổ sung. 

Tập trung hóa dẫn đến xô bị rò rỉ

Các công ty cũng tập trung giám sát để giảm thiểu rủi ro về chi phí, tuân thủ hoặc bảo mật. Logic hợp lý là nhân viên không nên mua phần mềm trùng lặp hoặc nhận quá nhiều quyền quản trị viên. Tuy nhiên, việc xem xét hàng trăm ứng dụng và hàng nghìn tài khoản không thể mở rộng quy mô bằng cách tiếp cận tập trung — nó tạo ra các nhóm rò rỉ, nơi nhân viên vẫn nhận và giữ quyền truy cập không cần thiết vào ứng dụng mà không ai biết. Ví dụ, 25% phần mềm trở lên không được sử dụng ở hầu hết các công ty. Hoặc, nhóm bảo mật của Segment đã cho thấy vào năm ngoái rằng 60% trong số 669 vai trò quản trị viên đã không được sử dụng tích cực.

Tăng số lượng nhân viên không phải là giải pháp

Thông thường, các nhóm vận hành phản đối rằng họ không được tài trợ tốt như các bộ phận khác, điều này khiến họ tiến triển chậm hơn so với thực tế họ muốn. Vậy tại sao chúng ta không liên tục tăng số lượng quản trị viên theo số lượng ứng dụng mà chúng ta đang sử dụng? Tuy nhiên, vấn đề nằm chính xác ở câu hỏi đó và với giả định rằng vấn đề chỉ có thể được giải quyết bằng cách tập trung trợ giúp và giám sát. Đó là một giải pháp không có quy mô.

Tập trung quản lý phần mềm là một điều kỳ lạ. Nó cố gắng làm cho mọi thứ trở nên dễ dàng hơn nhưng bằng cách nào đó, nó lại khiến mọi thứ trở nên tồi tệ hơn đối với mọi người khi số lượng ứng dụng tăng lên. Vì thế, làm thế nào chúng ta có thể hình dung lại vai trò của các đội quan tâm đến hoạt động của phần mềm - cụ thể là CNTT, bảo mật và mua sắm?

Biến con đường tuân thủ thành con đường dễ dàng

Hãy đối mặt với sự thật: nhân viên hầu như luôn chọn con đường dễ dàng nhất để đạt được giá trị. Nếu cách tiếp cận quản lý phần mềm của bạn vẫn tập trung với nhiều điểm nghẽn, thì nhân viên sẽ tiếp tục lách các chính sách của bạn bằng cách thực hiện những việc như bí mật mua phần mềm. Đó là một vòng luẩn quẩn. Để nhiều cá nhân hành động có trách nhiệm — và thay đổi mối quan hệ giữa CNTT/bảo mật/mua sắm và phần còn lại của tổ chức — con đường tuân thủ cần phải trở thành con đường thuận tiện nhất. 

Tự quản trị là cách tiếp cận mới để quản lý phần mềm

Việc giải quyết sự phức tạp này chỉ có thể xảy ra nếu chúng ta trao lại quyền kiểm soát và trách nhiệm cho nhân viên và nhóm của họ. Thay vì đưa thức ăn cho mọi người, bạn dạy mọi người cách nấu ăn mà không bị bỏng. Về cơ bản, mục tiêu là tìm ra cách điều chỉnh các biện pháp khuyến khích để những nhân viên hành động theo cách tiết kiệm chi phí và an toàn nhất cũng giải quyết được vấn đề của chính họ một cách nhanh chóng nhất. 

Chúng ta đã có điều kiện để tự mình thực hiện việc mua thực phẩm và gas — và thậm chí làm thủ tục chuyến bay — vậy tại sao không quản lý phần mềm doanh nghiệp? Thay vì yêu cầu bộ phận CNTT hỗ trợ (hoặc làm việc thông qua “các kênh”, như CIA đã mô tả trong hướng dẫn về phá hoại nơi làm việc), bộ phận CNTT có thể cho phép nhân viên tự giúp mình một cách nhanh chóng và có trách nhiệm. Thay vì là cánh tay thực thi tập trung, bảo mật, mua sắm và CNTT cần trở thành nền tảng nội bộ của công ty cho phép nhân viên có cơ sở hạ tầng phù hợp.

Tự động hóa là một tính năng tuyệt vời nhưng nó yêu cầu sự hỗ trợ tập trung và không thể mở rộng quy mô với hàng trăm ứng dụng.

Việc áp dụng một quy trình và cơ cấu để tự quản lý là một vấn đề quan trọng cần giải quyết vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả cuối cùng. Các tổ chức không tập trung vào việc phát triển từ cơ chế tập trung hóa hệ thống sang cơ chế tự phục vụ có nguy cơ lãng phí số tiền lớn vào phần mềm không sử dụng, cản trở đợt kiểm tra tuân thủ tiếp theo và khiến toàn bộ tổ chức hoạt động không hiệu quả. nó là một ưu tiên lãnh đạo để thay đổi cách tổ chức của bạn hoạt động, để tổ chức có thể phát huy hết tiềm năng của mình bằng cách sử dụng các ứng dụng của bên thứ ba một cách chiến lược thay vì bị chúng lấn át.

Câu hỏi mà các công ty nên tự hỏi mình là cách mã hóa dịch vụ tự phục vụ ở nhiều nơi nhất có thểe. Ví dụ:

• Sau khi bộ phận CNTT tạo quy trình làm việc xung quanh việc ai sẽ phê duyệt ứng dụng nào, nhân viên có thể yêu cầu ứng dụng, quyền, công cụ nội bộ hoặc thậm chí là tài nguyên dành cho nhà phát triển mà không cần trợ giúp về bộ phận CNTT. 
• Nếu hoạt động thu mua xây dựng một hệ thống xoay quanh những người cần phê duyệt loại mua phần mềm nào thì nhân viên có thể tiếp tục và sử dụng hệ thống tự phục vụ đó. 
• Nếu bộ phận bảo mật triển khai cách cấp quyền truy cập vào các ứng dụng hoặc quyền nhạy cảm chỉ trong một khoảng thời gian nhất định thì họ sẽ không cần phải luôn xem xét tập trung quyền truy cập.

Kết hợp quyền tự quản vào mục tiêu của bạn

Tất cả những ví dụ này cho thấy cách vai trò của nhóm vận hành phần mềm có thể thay đổi: Thay vì giải quyết các phiếu hỗ trợ hoặc cảnh báo, họ có thể tập trung vào việc mã hóa hệ thống theo đúng cách và huấn luyện toàn bộ tổ chức trong quá trình thực hiện. Ngoài ra, một cách tiếp cận khác để thay đổi quản lý công nghệ thông qua lực lượng lao động tự quản là khuyến khích tất cả các trưởng nhóm của bạn trên toàn tổ chức của bạn để kết hợp dịch vụ tự phục vụ vào OKR or V2MOM quá trình. 

Ví dụ: CNTT thường có mục tiêu xoay quanh việc giảm yêu cầu về số lượng nhân viên vận hành thông qua tự động hóa. Tự động hóa là một tính năng tuyệt vời nhưng nó yêu cầu sự hỗ trợ tập trung và không thể mở rộng quy mô với hàng trăm ứng dụng. Thay vào đó, CNTT có thể cố gắng giảm yêu cầu về số lượng nhân viên vận hành thông qua hoạt động tự phục vụ. Hoặc, CNTT đôi khi bổ sung thêm mục tiêu xoay quanh việc giảm thời gian phản hồi yêu cầu. Một lần nữa, mục tiêu này được thực hiện với giả định rằng sự trợ giúp cần phải được tập trung hóa. Thay vào đó, hãy thử thêm mục tiêu để giảm tỷ lệ phần trăm yêu cầu không yêu cầu sự tiếp xúc đầu tiên từ bộ phận CNTT.

Up đến 25% ứng dụng SaaS và giấy phép không được sử dụng. Nếu hai chi phí hàng đầu của công ty bạn là con người và công nghệ thì bạn đang lãng phí rất nhiều tiền vào một trong những chi phí hàng đầu của mình.

Tự quản lý cũng có thể bắt đầu bằng bài tập nhỏ để giảm chi tiêu SaaS. Quản lý tập trung hàng trăm nhà cung cấp là điều không thể, nhưng bạn có thể làm một việc đơn giản như gửi cho mọi người dùng Outreach.io hoặc Smartsheet một email giải thích rằng bạn đang cố gắng tiết kiệm chi tiêu cho phần mềm. Yêu cầu 👍 nếu họ không sử dụng phần mềm nữa để bạn có thể lấy lại giấy phép.

Hoặc, yêu cầu tất cả quản trị viên ứng dụng của bạn giúp giảm bội chi. Tạo bảng tính chung về các ứng dụng phần mềm và chi phí hàng năm, sau đó yêu cầu họ giảm chi phí nhiều nhất có thể bằng cách xóa giấy phép hoặc hủy hoàn toàn ứng dụng. Để biến điều này thành một thử thách cho nhóm và điều chỉnh các biện pháp khuyến khích, hãy trao giải thưởng cho mỗi ứng dụng không được sử dụng hoặc dư thừa mà họ xóa, đồng thời khuyến khích bằng tiền cho ba quản trị viên hàng đầu giảm mức chi tiêu SaaS nhiều nhất. Cách tiếp cận này giúp bạn có cái nhìn đầu tiên về ý nghĩa của việc có một lực lượng lao động tự quản.

Chúng ta đã no chưa?

Xây dựng một công ty công nghệ rất phức tạp — đặc biệt là ngày nay. Thay vì than phiền về tất cả các công cụ chúng ta đang sử dụng, việc sử dụng năng lượng tốt hơn có thể tạo ra một cách hiệu quả để quản lý cả công cụ của bạn và các quy trình cơ bản của chúng. Trao quyền cho nhóm và nhân viên của bạn thông qua khả năng tự quản trị có thể trở thành yếu tố tạo nên sự khác biệt trong cạnh tranh. Nhân viên không chỉ cảm thấy mình là một phần không thể thiếu của quy trình và do đó có vai trò trong sự thành công của quy trình, mà những người trong lĩnh vực CNTT, bảo mật và mua sắm sẽ trở thành những người hỗ trợ thực sự thay vì những người giải quyết yêu cầu hoặc cảnh báo. 

Vì vậy, vâng, chúng tôi có thể có một bữa tiệc buffet SaaS ăn thỏa sức trước mặt, nhưng chúng tôi có các công cụ và kiến ​​​​thức để thỏa mãn cơn thèm ăn của mình và khiến tất cả những lựa chọn đó có lợi cho chúng tôi. Chỉ cần có ý chí để thay đổi mối quan hệ của chúng ta với phần mềm.

Đăng vào tháng 9 27, 2022