QuickBooks là một trong những ứng dụng được sử dụng rộng rãi nhất để ghi sổ kế toán và cung cấp một cách thuận tiện để đối chiếu thẻ tín dụng mà không cần các công cụ bên ngoài.
Trong bài viết này, chúng tôi hướng dẫn bạn quy trình đối chiếu thẻ tín dụng trong QuickBooks, giải quyết các vấn đề thường gặp và cung cấp các mẹo hữu ích để đơn giản hóa quy trình.
Trong thanh menu trợ giúp trên cùng, hãy tìm kiếm 'Hòa giải'. Sau đó, chọn tài khoản bạn muốn đối chiếu. Đối với phần trình diễn này, chúng tôi sẽ sử dụng tài khoản được liên kết với thẻ tín dụng của nhân viên.
Bước 2: Đối chiếu số dư đầu kỳ
Số dư đầu kỳ và ngày được tự động phát hiện dựa trên số dư cuối kỳ và ngày đối chiếu trước đó.
Đối với các đối chiếu QuickBooks Trực tuyến (QBO) lần đầu tiên, các giao dịch sẽ được liệt kê từ khi bắt đầu tài khoản. Để truy cập thông tin về các lần đối chiếu trước đó, bao gồm cả ngày kết thúc sao kê, hãy điều hướng đến phần 'Tóm tắt'.
Bước 3: Đối chiếu số dư cuối kỳ
Số dư cuối kỳ & Ngày: Vui lòng nhập số dư cuối kỳ và ngày kết thúc. Ngày kết thúc thường dựa trên ngày sao kê thẻ tín dụng. Tuy nhiên, nếu bạn báo cáo báo cáo tài chính theo ngày, bạn có thể đặt ngày kết thúc là cuối tháng.
Phí tài chính: Nếu phí tài chính không được ghi lại trong tài khoản QuickBooks Online của bạn, bạn có thể thêm chúng theo cách thủ công. Vui lòng bao gồm ngày, số tiền và tài khoản chi phí. Nếu bạn đang sử dụng thẻ bằng loại tiền tệ khác, bạn cũng phải thêm tỷ giá hối đoái.
Bước 4: So khớp và xóa các giao dịch thẻ tín dụng
Màn hình đối chiếu QBO hiển thị dấu tích và nền xám cho các giao dịch đã được xóa, trong khi các giao dịch chưa khớp không có dấu tích.
Bây giờ, trước tiên chúng ta hãy hiểu phần tóm tắt ở trên cùng:
Sao kê số dư cuối kỳ: Đây là số dư cuối kỳ chúng ta đã nhập ở màn hình trước.
Số dư đã thanh toán – Điều này bắt đầu từ số dư đầu kỳ ở màn hình trước cộng với mọi khoản phí tài chính được thêm vào, cùng với tất cả các khoản tiền gửi đã xóa trừ đi các khoản thanh toán đã xóa. Bảng phân tích số dư đã thanh toán được cung cấp dưới đây.
Sau khi hoàn tất quá trình đối chiếu, số dư đã thanh toán phải khớp với số dư cuối kỳ sao kê, dẫn đến chênh lệch bằng 0.
Giao dịch khớp:
- Chọn các giao dịch chưa khớp và tìm giao dịch khớp trên bảng sao kê thẻ tín dụng.
- Nếu số tiền và các chi tiết khác khớp nhau, hãy xóa giao dịch.
- Lặp lại quá trình này cho đến khi tất cả các giao dịch được khớp.
Việc này có thể khá tốn thời gian, vì vậy chúng tôi đã đưa ra một số mẹo để đơn giản hóa việc này ở cuối bài viết. Sau khi tất cả các giao dịch được khớp, chênh lệch sẽ bằng 0 và bạn có thể chuyển sang Bước 5.
Tuy nhiên, nếu chênh lệch không bằng 0, bạn phải xác định các giao dịch không được ghi trong QuickBooks. Điều này có thể là do lỗi kế toán, các khoản phí không được hạch toán hoặc giao dịch trái phép. Hãy xem cách bạn có thể khắc phục sự cố này:
Xác định sai sót trong việc hòa giải
Nếu bạn có các giao dịch chưa khớp, điều này có thể là do:
- Ngày hoặc Số tiền không khớp: Điều này có thể là do lỗi nhập dữ liệu, sự chậm trễ của ngân hàng hoặc lỗi ngân hàng. Bạn sẽ được yêu cầu tìm giao dịch dựa trên các chi tiết khác như tài khoản nhà cung cấp và gần ngày tham chiếu.
- Thanh toán trùng lặp: Tìm kiếm trong các giao dịch đã xóa của bạn nếu bạn có thể tìm thấy bản ghi tương tự. Bạn có thể tìm kiếm dựa trên người nhận thanh toán và số tiền.
Cũng có thể có những khoản phí bị bỏ sót trong kế toán của bạn. Bạn có thể tìm kiếm bảng sao kê thẻ tín dụng của mình và tìm thấy bất kỳ giao dịch nào không có kết quả trùng khớp. Một số lý do phổ biến cho việc này có thể là:
- Phí thẻ tín dụng: Thẻ tín dụng có toàn bộ danh sách các khoản phí ẩn có thể dễ dàng bị bỏ qua. Ví dụ: chuyển khoản ngoại tệ phải chịu phí xử lý và chênh lệch tỷ giá hối đoái. Việc này phải được ghi vào sổ cái của công ty.
- Giao dịch trái phép, gian lận hoặc trộm cắp: Thẻ tín dụng là nguyên nhân số một gây ra tổn thất do trộm cắp và gian lận. Các giao dịch trái phép có thể được thực hiện do trộm cắp danh tính. Cũng có thể có những giao dịch trái phép được thực hiện do nhân viên. Đối chiếu là một quy trình hữu ích để xác định vấn đề này và nhanh chóng báo cáo để bảo vệ công ty khỏi thua lỗ.
Bước 5: Hoàn tất và in báo cáo
Khi chênh lệch tuyên bố của bạn đạt 0, nút trên cùng bên phải sẽ hiển thị CTA – “kết thúc ngay”. Bấm vào đây để kết thúc quá trình hòa giải của bạn.
Quay lại trang đối chiếu và ở góc trên cùng bên phải, chọn “tóm tắt”. Bạn có thể in bảng kê đối chiếu thẻ tín dụng của mình từ đây.
Ngoài ra, bạn có thể thanh toán trực tiếp hóa đơn thẻ tín dụng của mình hoặc thêm bất kỳ hóa đơn nào khác.
Lời khuyên cho việc đối chiếu thẻ tín dụng
Việc khớp các giao dịch là một quy trình thủ công và có thể tốn thời gian. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn dễ dàng hơn:
- Sắp xếp theo loại giao dịch: Bắt đầu bằng cách khớp các khoản tiền gửi và sau đó thanh toán. Tổ chức này có thể làm giảm sự nhầm lẫn. Bạn có thể chuyển đổi giữa 'Thanh toán' hoặc 'Tiền gửi' trên thanh trên cùng của QBO.
- Đánh dấu phí và lãi: Làm nổi bật phí ngân hàng, lãi suất hoặc các giao dịch ngân hàng khác trong bảng sao kê của bạn. Điều này sẽ giúp bạn tính toán chính xác chúng trong quá trình đối chiếu.
- Phần mềm đối chiếu thẻ tín dụng: Việc hòa giải trong QBO có thể tốn thời gian. Phần mềm như Ống nano có thể tự động hóa quá trình này và đồng bộ hóa dữ liệu với QBO. Tìm hiểu thêm về tự động hóa điều chỉnh 👇
Tự động đối chiếu thẻ tín dụng
Việc đối chiếu thủ công trong Excel hoặc QBO sẽ không khả thi nếu bạn có nhiều giao dịch hoặc làm việc với một nhóm nhỏ. Việc điều chỉnh hàng trăm giao dịch có thể mất nhiều ngày để giải quyết.
Bạn có thể giảm quá trình đối chiếu xuống còn vài phút bằng phần mềm tự động hóa. Điều này sẽ yêu cầu tổng hợp dữ liệu từ ngân hàng, QBO hoặc các công cụ khác, trích xuất dữ liệu liên quan từ chúng, đối chiếu dữ liệu trên các nguồn khác nhau và thực hiện kiểm tra gian lận. Nếu bạn muốn tự động hóa quy trình đối chiếu thẻ tín dụng của mình, hãy thiết lập cuộc gọi demo với các chuyên gia của chúng tôi để tự động hóa quy trình làm việc của bạn bằng Nanonets.
Tự động phát hiện gian lận, đối chiếu ngân hàng hoặc quy trình kế toán với quy trình làm việc tùy chỉnh sẵn sàng sử dụng.
Đây là cách một phần mềm đối chiếu như nanonets có thể tự động hóa ba mục chính cho bạn:
- Thu thập dữ liệu: Nanonet có thể tích hợp liền mạch với ERP hoặc email của bạn để thu thập các tài liệu như bảng sao kê thẻ tín dụng, sổ cái chung, hóa đơn và biên lai. Phần mềm sẽ chỉ lấy thông tin liên quan từ mỗi tài liệu thông qua công nghệ OCR.
- Đối sánh dữ liệu: Với tính năng tự động hóa không cần mã, bạn có thể dễ dàng thiết lập các quy tắc để khớp bảng sao kê thẻ tín dụng của mình với sổ cái chung. Bạn có thể thiết lập các quy tắc mới theo thời gian và không phải vật lộn với các công thức.
- Xác định lỗi và kiểm tra gian lận: Thiết lập cờ để xác định các giao dịch không thường xuyên, trùng lặp hoặc trái phép. Những lá cờ này cũng có thể giúp bạn phát hiện các giao dịch như phí ngân hàng hoặc tiền lãi kiếm được!
Phần mềm đối chiếu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giúp bạn và nhóm của mình tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng. Thủ tục thanh toán Ống nano để biết thêm thông tin về tự động hóa đối chiếu.
- Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
- PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
- Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
- PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
- nguồn: https://nanonets.com/blog/credit-card-reconciliation-in-quickbooks-online/
- : có
- :là
- :không phải
- $ LÊN
- a
- Giới thiệu
- truy cập
- Tài khoản
- chiếm
- Kế toán
- chính xác
- ngang qua
- thêm vào
- thêm
- giải quyết
- Tất cả
- Tất cả giao dịch
- dọc theo
- Ngoài ra
- số lượng
- an
- và
- bất kì
- ứng dụng
- LÀ
- bài viết
- At
- tự động hóa
- tự động
- Tự động hóa
- lý lịch
- Cân đối
- Ngân hàng
- GIAO DỊCH NGÂN HÀNG
- thanh
- dựa
- BE
- được
- bắt đầu
- bắt đầu
- phía dưới
- giữa
- Hóa đơn
- Hóa đơn
- Breakdown
- nút
- by
- cuộc gọi
- CAN
- bị bắt
- thẻ
- Thẻ
- phí
- tải
- kiểm tra
- Đánh dấu
- Séc
- trong sáng
- Nhấp chuột
- đóng cửa
- bộ sưu tập
- Chung
- công ty
- hoàn thành
- kết luận
- nhầm lẫn
- Tiện lợi
- Corner
- có thể
- tín dụng
- thẻ tín dụng
- Thẻ tín dụng
- Cố vấn trưởng
- Tiền tệ
- khách hàng
- dữ liệu
- nhập dữ liệu
- Ngày
- Ngày
- Ngày
- sự chậm trễ
- Demo
- tiền gửi
- chi tiết
- phát hiện
- phát hiện
- Phát hiện
- sự khác biệt
- khác nhau
- trực tiếp
- Giao diện
- màn hình
- do
- tài liệu
- tài liệu
- don
- hai
- suốt trong
- mỗi
- dễ dàng hơn
- dễ dàng
- Công nhân
- nhân viên
- cho phép
- cuối
- kết thúc
- đăng ký hạng mục thi
- vào
- nhập
- ERP
- lỗi
- Ether (ETH)
- ví dụ
- Excel
- Sàn giao dịch
- Tỷ giá
- các chuyên gia
- ngoài
- Lệ Phí
- tài chính
- tài chính
- Tìm kiếm
- hoàn thành
- Tên
- cờ
- Tập trung
- Trong
- nước ngoài
- ngoại tệ
- gian lận
- phát hiện gian lận
- từ
- thu thập
- Tổng Quát
- hướng dẫn
- Có
- giúp đỡ
- hữu ích
- tại đây
- Thành viên ẩn danh
- Đánh dấu
- Số lượt truy cập
- Độ đáng tin của
- Tuy nhiên
- HTTPS
- Hàng trăm
- xác định
- Bản sắc
- hành vi trộm cắp danh tính
- if
- in
- khởi đầu
- bao gồm
- bao gồm
- Bao gồm
- thông tin
- tích hợp
- quan tâm
- hoá đơn
- các vấn đề
- IT
- mặt hàng
- Key
- LEARN
- Ledger
- sổ cái
- cho phép
- Lượt thích
- liên kết
- Danh sách
- Liệt kê
- ll
- Xem
- thiệt hại
- thực hiện
- làm cho
- nhãn hiệu
- thủ công
- nhiều
- dấu
- Trận đấu
- phù hợp
- diêm
- phù hợp
- chất
- Có thể..
- Menu
- phút
- nhỡ
- tháng
- chi tiết
- hầu hết
- phải
- Điều hướng
- cần
- Mới
- Không
- tại
- con số
- OCR
- of
- Cung cấp
- on
- hàng loạt
- ONE
- Trực tuyến
- có thể
- mở
- or
- cơ quan
- Nền tảng khác
- vfoXNUMXfipXNUMXhfpiXNUMXufhpiXNUMXuf
- trang
- Trả
- người nhận tiền
- thanh toán
- biểu diễn
- plato
- Thông tin dữ liệu Plato
- PlatoDữ liệu
- xin vui lòng
- thêm
- trước
- In
- thủ tục
- quá trình
- Quy trình
- xử lý
- cung cấp
- cung cấp
- Quickbooks
- Mau
- khá
- Tỷ lệ
- lý do
- lý do
- biên lai
- hòa giải
- hòa giải
- ghi
- ghi lại
- giảm
- tài liệu tham khảo
- có liên quan
- báo cáo
- yêu cầu
- cần phải
- giải quyết
- kết quả
- ngay
- quy tắc
- s
- Lưu
- Màn
- liền mạch
- Tìm kiếm
- Phần
- chọn
- định
- nên
- tương tự
- đơn giản hóa
- nhỏ
- So
- Phần mềm
- một số
- nguồn
- Tuyên bố
- báo cáo
- hợp lý hóa
- Đấu tranh
- TÓM TẮT
- Công tắc điện
- đồng bộ hóa.
- T
- Hãy
- nhiệm vụ
- nhóm
- Công nghệ
- việc này
- Sản phẩm
- trộm cắp
- Them
- sau đó
- Đó
- Kia là
- điều này
- số ba
- Thông qua
- đánh dấu
- thời gian
- mất thời gian
- lời khuyên
- đến
- công cụ
- hàng đầu
- giao dịch
- Giao dịch
- chuyển
- kiểu
- thường
- không được phép
- hiểu
- vô đối
- cho đến khi
- đã sử dụng
- hữu ích
- sử dụng
- nhà cung cấp
- rất
- khả thi
- muốn
- Đường..
- we
- trong khi
- toàn bộ
- rộng rãi
- sẽ
- với
- không có
- Công việc
- quy trình làm việc
- Luồng công việc
- sẽ
- bạn
- trên màn hình
- zephyrnet
- không