Завантажте посібник експерта з індексування документів.
Багато корпорацій, які перейшли від паперових процедур до комп’ютерних, зрозуміли, що цифрові файли можуть бути такими ж невпорядкованими та безладними, як і аналогові. однак, оцифрування документів економить багато сил і часу в довгостроковій перспективі; він функціонує лише за умови правильного виконання. Саме тут відбувається індексація документів.
Індексація документів — чудовий спосіб дозволити вашій корпорації впорядкувати ваші цифрові файли та зберегти файли в майбутньому. Це також стосується файлів, залучених до процедур у вашій установі, від дебіторської заборгованості та кредиторська заборгованість до придбати до оплати.
Що таке індексація документів?
Індексація документів упорядковує документи з відповідними тегами або атрибутами для кращої видимості під час пошуку чи отримання документів у майбутньому.
For example, a firm might index documents by customer number, client name, employee name, date, or other vital traits that could be related later. It is a significant part of the foundation upon which an organization's мережі управління документами будуються.
Let's take an example of a dictionary. A dictionary comprises a broad range of words and their meanings. If you have to discover a particular work from the dictionary, looking at every page would take hours.
Але за допомогою індексу ваше полювання скорочується до кількох хвилин або секунд. Подібну гіпотезу регулює індексація документів. Додавши певні теги до a цифровий документ, ви можете використовувати терміни в цих тегах, щоб легше знаходити потрібну інформацію, замість того, щоб вручну аналізувати гору файлів.
Поняття індексування документів
Можна зрозуміти та знати про індексування документів у кількох концепціях. Давайте коротко відвідаємо їх:
- База даних: База даних - це електронний колекція документів, що зберігається в одному місці та доступна багатьом користувачам для різних цілей. Це також може бути організована колекція документів або даних, що зберігаються на комп’ютері, які програма може використовувати для обговорення та надання швидких, гнучких відповідей на запити.
- СУБД: The term "RDBMS" (Relational Database Management System) refers to a database management system where data and the relationships between the data are maintained in tables.
- Ключові поля—index fields—are database fields used to categorize and arrange documents. They are typically defined by the user and can be used to scan and retrieve documents. Examples include the invoice number, the customer's name, the date, and the address.
- Індексування зіставлення, об’єднання та заповнення області з індексними даними, які вже існують в інших системах, наприклад системи обліку. Це дозволяє вам індексувати одне або кілька полів і автоматично заповнювати поля, що залишилися, даними з таблиці пошуку або текстового файлу, наданого іншою мережею, такою як система бухгалтерського обліку або кадрової системи, яка відповідає.
Автоматично індексуйте документи за допомогою робочих процесів без коду за 15 хвилин. Подивіться, як це працює, за допомогою безкоштовної демонстрації продукту, де ми налаштуємо для вас робочі процеси.
Отримайте безкоштовний огляд продукту or Почніть свою безкоштовну пробну версію.
Чому важливо індексувати документи?
Індексація документів дає змогу не просто швидко шукати документи. Індексація документів має багато переваг, зокрема:
Покращена організація документів
Співробітники можуть заощадити час на пошук потрібного документа за допомогою правильної системи індексування документів.
Простіша перевірка відповідності
Ви можете легко обійтися без зусиль, щоб вчасно зібрати документи для перевірки, якщо документи вже проіндексовано та впорядковано відповідно до фінансового року та інших відповідних показників.
Економить час
Однак якщо у вас і вашої команди є належні протоколи індексування документів, ви можете використовувати час, який витрачаєте на пошук, для продуктивної роботи.
Види індексування документів
Окрім багатьох переваг індексування документів, існує багато різних підходів до індексування, тож ви можете вибрати будь-який із них (або комбінацію способів), який найкраще підходить для вас. документообіг. Ці стратегії складаються з наступного:
Повнотекстове індексування
Завдяки повнотекстовому індексуванню сканується весь вміст документа, що дає змогу шукати будь-де в тексті фрази чи ключові слова.
It is identical to the "Find" (Ctrl+F or Command+F) tool included in most word processors and web browsers. The user-friendly nature of this indexing type makes it the easiest, but it requires a lot of storage space.
Ви можете зробити документи доступними для пошуку за допомогою Nanonets. Подивіться як.
Автоматична індексація
Автоматизоване індексування, також відоме як індексування змінних, вибірково індексує важливі частини документа, які збігаються з базою даних, наприклад номери клієнтів або імена, замість індексації всієї сторінки.
Ця процедура використовує програмне забезпечення для індексування документів. Тим не менш, компаніям може бути корисно індексувати такі документи, як рахунки, які завжди містять такі поля збігаються дані в базах даних.
Подивіться, як можна автоматизувати індексування документів за допомогою Nanonets.
Індексування метаданих
"Data about data" is a term that's frequently used to refer to metadata, but it's very detailed. An example of this could be while capturing images to make a pdf file; it captures the time when it's taken.
Moreover, it also allows you to add additional "tags, " known as метадані PDF. Метадані, такі як теги та інша інформація, яку ви хочете використати для подальшого пошуку, можна використовувати під час оцифрування або сканування документа. Потім, коли справа доходить до отримання документа, він сканує метадані, а не використовує вашу програму пошуку документів для сканування цілих документів.
Автоматичне індексування з використанням даних поля
Індексування на основі полів відноситься до різних джерел даних у базі даних, також відомих як поля. Це концептуально ідентично індексуванню метаданих. Наприклад, ви можете використовувати індексування на основі полів для пошуку в базі даних записів із однаковою назвою в стовпці клієнта.
Document indexing isn't tricky. Use all the above methods to index documents on autopilot.
Замовте дзвінок, щоб дізнатися, як можна автоматизувати індексування документів за допомогою Nanonets менш ніж за 15 хвилин.
Отримайте безкоштовний огляд продукту or Почніть свою безкоштовну пробну версію.
Як працює індексація документів?
Яке індексування документів найкраще для вас, залежатиме від того, як кожна із залучених сторін має намір використовувати документи, які ви індексуєте. Вам має бути відома інформація, яку працівники, швидше за все, шукатимуть в Інтернеті, і пошукові терміни, які вони, найімовірніше, використають для її пошуку. Розуміння потреб співробітників — це єдиний спосіб забезпечити індексування таким чином, щоб зробити можливим швидкий пошук документів.
Індексувати документи легко, коли ви зрозумієте, як використовуватимуться ваші індексовані документи та який тип індексування є найбільш доцільним для вашої організації. Процес індексування передбачає сканування та класифікацію оцифрованих і відсканованих матеріалів для пошуку заздалегідь визначених ключових фраз вручну або автоматично. Нижче наведено більш детальне пояснення процесу індексування:
Зрозумійте приклад використання індексування документів
Тип індексування, який ви повинні використовувати, залежатиме від документів, які ви індексуєте, чи є це кадрові записи, рахунки-фактури чи щось інше; також важливо знати, хто буде отримувати ці документи і чому.
Завершіть вибір типу індексування документа, який ви хочете використовувати
It's possible that some types of papers can be easily found without needing as much information to be indexed. For example, you could only need the basic information from invoices, like the account number or vendor name.
Індексуйте відповідні дані
Ви можете індексувати дані вручну або, бажано, покладатися на програмне забезпечення, яке могло б індексувати дані після визначення того, яка форма індексування має сенс.
Метод подвійного ключа є найефективнішим методом індексування вручну. Дві особи позначають кожний сканований документ за допомогою цього методу необхідними фразами індексування, вводячи інформацію, яку вони бачать, у відповідні поля метаданих для файлу. Це дає змогу під час перехресного порівняння знайти будь-які помилки. Подвійний ключ економить багато часу та значно скорочує кількість помилок.
Ви повинні вказати вказівки щодо того, які частини документа програмне забезпечення має брати, якщо ви покладаєтеся на програмне забезпечення. Наприклад, відповідне програмне забезпечення для індексування документів співпрацює з Технологія OCR дозволити комп’ютеру зчитувати текст із зображень, що має вирішальне значення для індексування відповідних даних і оцифрування фізичних копій документів.
Nanonets - The best Document Indexing Software
Наномережі - це Система управління документами на основі ШІ що дозволяє користувачам із платформою без коду для наскрізне управління документами. Nanonets автоматизує всі процеси з документами, наприклад
І більше. Nanonets має вбудоване програмне забезпечення OCR, яке використовує вилучення ключових слів для ідентифікації документів та індексування їх відповідно до відповідних баз даних. Алгоритм Nanonets AI навчається з часом і легко обробляє неструктуровані, напівструктуровані або власні документи.
30,000 500+ професіоналів із XNUMX+ підприємств довіряють Nanonets ефективне керування документами.
Використання Nanonets може принести безліч переваг, включаючи економію коштів, покращену відповідність і підвищення продуктивності. Ось деякі унікальні переваги, які відрізняють Nanonets від інших:
- Кодування не потрібно
- Працює з усіма типами документів
- Спеціальні моделі ШІ
- Пост- чи попередня обробка не потрібна.
- Обробляє багатомовні документи
- Розпізнає понад 200 мов
- Налаштування за 1 день
- Понад 5000 інтеграцій із API та Zapier
- Жива підтримка 24x7
- Прозорі варіанти ціноутворення
- Білий ярлик рішення
- Локальний і хмарний хостинг
Here's a snapshot of the performance expected from Nanonets.
Компанія Nanonets має високі оцінки на веб-сайтах із одноранговими оцінками клієнтів, як показано нижче.
Подивіться, як можна автоматизувати процес індексування документів за допомогою Nanonets за 15 хвилин.
Отримайте безкоштовний огляд продукту or спробуйте самі.
Як використовувати Nanonets для індексації документів?
Крок 1: Створити аккаунт на наномережах (Почніть безкоштовно зараз) і увійдіть.
Крок 2. Виберіть модель класифікації документа на головному екрані.
Крок 3. Виберіть теги документа, які ви хочете включити.
Крок 4: алгоритму Nanonets AI потрібно лише 25 документів, щоб навчити модель AI розпізнавати ваш тип документа. Завантажте 25 документів для кожного тегу документа та дозвольте моделі тренуватися.
Крок 5. Після цього ви можете використовувати документообіг, щоб автоматично надсилати документи, індексувати їх і надсилати до бази даних за потреби. Ви можете використовувати робочі цикли документів, щоб витягувати дані з документів, обробляти документи або надсилати їх через процес затвердження. Ваша уява є обмеженням.
Індексувати документи за допомогою Nanonets легко.
Розпочніть безкоштовну пробну версію та зробіть це самостійно. Якщо вам потрібна допомога, заплануйте 10-хвилинний дзвінок з нашими експертами з автоматизації, щоб ми дозволили нам налаштувати для вас робочі процеси.
Отримайте безкоштовний огляд продукту or Почніть свою безкоштовну пробну версію.
Як це допомагає вам знайти документи?
Індексування документів є фундаментальним елементом будь-якої техніки керування бізнес-документами та чудовим способом побудови більш ефективних робочих процесів. Завдяки адекватному індексуванню будь-який документ, потрібний вашим працівникам, легко знайти та отримати лише одним натисканням клавіші. Але запровадити потужну індексацію документів може бути складно, якщо у вас немає відповідних інструментів.
Висновок
Індексування документів є потужним підходом для подальшого пошуку документів із величезних архівів, включаючи тисячі документів. Документи можна індексувати за їхнім повнотекстовим вмістом (як будь-яке слово в даних можна отримати доступ) або за інформацією, пов’язаною з документом, такою як день виготовлення, унікальний ідентифікатор або центральна тема документа.
Докладніше про документообіг:
FAQ
Які дані використовуються для індексування документів?
Одним із важливих рішень для отримання максимальної користі від нових цифрових файлів є вибір стандартів індексування для використання. Деякі приклади даних, які використовуються для індексування, включають:
- Номер замовлення
- Адреси
- Дати
- Ім’я та прізвище
- Номери телефонів
- Номер накладної
- Номери клієнтів
- Номери рахунків
- Дескриптори ключових слів
Яка мета індексування?
Основна мета індексування полягає в тому, щоб мати можливість швидко сканувати та отримувати інформацію, що міститься у відсканованих документах. Це також може підвищити ефективність вашого офісу, дозволяючи вашим працівникам шукати інформацію, не переглядаючи вручну ящики з файлами.
Які якості хорошого індексування?
Кінцевою метою проекту індексування є створення системи, у якій користувачі зможуть ефективно отримувати дані. Це досягається за допомогою:
- Спілкуйтеся з кінцевими користувачами (керівниками відділів, керівниками, співробітниками), щоб дізнатися їхню думку.
- Легка система, проста у використанні.
- Включно з можливістю пошуку окремих полів документа та повного тексту.
- Залучення кваліфікованих професіоналів індексування, які допоможуть скеровувати та консультувати вас у процесі.
Як це відрізняється від однієї галузі до іншої?
Одним із важливих факторів при виборі термінів індексування є спосіб огляду документів. Наприклад, у ряді кадрових справ популярними засобами пошуку будуть переважно ім’я та прізвище, а також дати роботи.
Навпаки, медичні довідки можуть посилатися на дати народження або номери страхових полісів. Включення часто використовуваних пошукових термінів під час індексування документа дасть кращі результати.
Як працює індексація документів?
Індексація документів функціонує шляхом приписування певної інформації відсканованим документам, що забезпечує ефективний і швидкий пошук. Існують різні методи індексування документів, кожен із яких має свої унікальні переваги.
Який ваш найкращий варіант індексування документів?
Індексування документів забезпечує плавний пошук і отримання величезної кількості документів, якщо його застосувати належним чином. Тим не менш, правильна процедура індексації не є універсальною. Незалежно від того, чи документи індексуються за своїм текстом, упорядковуються за областями чи доповнюються якісними метаданими, цей параметр сприяє успіху всієї системи. Кваліфікований партнер може допомогти вашій команді вибрати належні методи індексування, які відповідають унікальним завданням вашої команди.
Використовуйте платформу без коду, щоб індексувати всі свої документи на автопілоті за допомогою робочих процесів без коду. Зацікавлені?
Отримайте безкоштовний огляд продукту or Почніть свою безкоштовну пробну версію.
8 лютого 2023 р. Цей блог було вперше опубліковано в червні 2022 р., а 8 лютого 2023 р. оновлено вміст.
- Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
- Платоблокчейн. Web3 Metaverse Intelligence. Розширені знання. Доступ тут.
- джерело: https://nanonets.com/blog/document-indexing/
- 1
- 10
- 2022
- 2023
- a
- МЕНЮ
- вище
- доступний
- доступною
- виконано
- За
- відповідно
- рахунки
- бухгалтерський облік
- Рахунки
- через
- доповнення
- Додатковий
- адреса
- Переваги
- після
- AI
- алгоритм
- ВСІ
- Дозволити
- дозволяє
- вже
- завжди
- Аналізуючи
- та
- Інший
- Відповіді
- де-небудь
- крім
- API
- застосовно
- прикладної
- підхід
- підходи
- відповідний
- відповідним чином
- твердження
- області
- Прибуває
- Атрибути
- аудит
- автоматизувати
- автоматизує
- автоматично
- Автоматизація
- автопілот
- основний
- нижче
- корисний
- Переваги
- КРАЩЕ
- Краще
- між
- Банкноти
- Блог
- коробки
- коротко
- приносити
- широкий
- браузери
- будувати
- побудований
- бізнес
- підприємства
- call
- потужність
- захвати
- захопивши
- випадок
- категоризація
- центральний
- певний
- сертифікати
- вибір
- Вибирати
- цитується
- класифікація
- клієнт
- хмара
- Кодування
- збір
- Колонка
- поєднання
- зазвичай
- дотримання
- складний
- комп'ютер
- поняття
- Концептуально
- висновок
- зміст
- зміст
- copies
- КОРПОРАЦІЯ
- корпорації
- Коштувати
- економія на витратах
- Лежанка
- може
- створює
- вирішальне значення
- виготовлений на замовлення
- клієнт
- скорочення
- дані
- Database
- базами даних
- Дата
- Дати
- день
- рішення
- певний
- остаточний
- Демонстрація
- відділ
- надійний
- глибина
- докладно
- визначення
- різний
- цифровий
- оцифровані
- оцифрування
- оцифрування фіз
- відкрити
- обговорювати
- документ
- управління документами
- документація
- подвійний
- вниз
- різко
- під час
- кожен
- Найпростіший
- легко
- Ефективний
- ефективність
- ефективний
- продуктивно
- зусилля
- вбудований
- Співробітник
- співробітників
- зайнятість
- включіть
- дозволяє
- дозволяє
- підвищена
- забезпечувати
- підприємств
- Весь
- помилки
- істотний
- Ефір (ETH)
- Кожен
- приклад
- Приклади
- відмінно
- існуючий
- очікуваний
- експерт
- experts
- пояснення
- витяг
- видобуток
- фактори
- FAQ
- ШВИДКО
- поле
- Поля
- філе
- Файли
- Подача
- заповнювати
- знайти
- Фірма
- Перший
- Фіскальний
- відповідати
- гнучкий
- після
- форма
- знайдений
- фонд
- Безкоштовна
- безкоштовне випробування
- часто
- від
- Повний
- функція
- Функції
- фундаментальний
- майбутнє
- отримати
- Давати
- добре
- керівництво
- керівні вказівки
- Ручки
- голови
- допомога
- допомогу
- тут
- дуже
- господар
- ГОДИННИК
- Як
- Однак
- HTTPS
- величезний
- людина
- Людськими ресурсами
- однаковий
- ідентифікатор
- ідентифікувати
- зображень
- уяву
- здійснювати
- важливо
- поліпшений
- in
- В інших
- включати
- включені
- У тому числі
- індекс
- покажчики
- осіб
- промисловість
- інформація
- інформація
- екземпляр
- замість
- Установа
- страхування
- інтеграцій
- наміри
- залучений
- участь
- IT
- Джобс
- ключ
- Знати
- Знання
- відомий
- етикетка
- останній
- Ймовірно
- обмеження
- обмеженою
- жити
- Довго
- подивитися
- шукати
- пошук
- серія
- made
- головний
- зробити
- РОБОТИ
- управляти
- управління
- система управління
- Менеджери
- вручну
- багато
- матч
- Матеріали
- засоби
- медичний
- Злиття
- метадані
- метод
- методика
- Метрика
- може бути
- протокол
- помилки
- модель
- більше
- більш ефективний
- найбільш
- Гора
- ім'я
- Імена
- природа
- необхідно
- Необхідність
- нужденних
- потреби
- мережу
- Нові
- номер
- номера
- мета
- отримання
- OCR
- Програмне забезпечення OCR
- Office
- ONE
- онлайн
- Думки
- варіант
- організація
- Організований
- організовує
- спочатку
- Інше
- Папір
- документи
- частина
- приватність
- Сторони
- партнер
- частини
- пірінгових
- продуктивність
- Персонал
- фрази
- фізичний
- місце
- платформа
- plato
- Інформація про дані Платона
- PlatoData
- політика
- популярний
- це можливо
- потужний
- ціни без прихованих комісій
- Процедури
- процес
- процеси
- процесори
- Product
- Production
- продуктивний
- продуктивність
- професіонали
- програма
- проект
- правильний
- протоколи
- забезпечувати
- за умови
- опублікований
- мета
- цілей
- якості
- Швидко
- швидко
- діапазон
- Читати
- визнавати
- облік
- відноситься
- пов'язаний
- Відносини
- решті
- вимагати
- вимагається
- Вимагається
- ресурси
- ті
- результати
- огляд
- прогін
- біг
- то ж
- зберегти
- Економія
- сканування
- сканування
- розклад
- Екран
- безшовні
- Пошук
- Грати короля карти - безкоштовно Nijumi логічна гра гри
- seconds
- вибирає
- сенс
- Серія
- комплект
- кілька
- Повинен
- показаний
- значний
- аналогічний
- простий
- кваліфікований
- Знімок
- So
- Софтвер
- деякі
- що в сім'ї щось
- Джерела
- Простір
- витрачати
- стандартів
- Як і раніше
- зберігання
- зберігати
- стратегії
- успіх
- такі
- опитаних
- система
- Systems
- таблиця
- TAG
- Приймати
- команда
- методи
- terms
- Команда
- Майбутнє
- інформація
- їх
- тема
- тисячі
- через
- час
- до
- інструмент
- інструменти
- поїзд
- величезний
- суд
- Довіряйте
- Типи
- типово
- розуміти
- розуміння
- зрозуміла
- єдиний
- створеного
- оновлений
- us
- використання
- користувач
- зручно
- користувачі
- використовувати
- використовує
- різний
- величезний
- продавець
- перевірка
- видимість
- життєво важливий
- способи
- Web
- Веб-браузери
- веб-сайти
- Що
- Чи
- який
- в той час як
- ВООЗ
- волі
- в
- без
- слово
- слова
- Work
- робочі
- робочий
- Робочі процеси
- працює
- б
- рік
- вашу
- себе
- YouTube
- зефірнет