Поглиблений посібник з автоматизації електронного виставлення рахунків

Вихідний вузол: 1569854


Поглиблений посібник з автоматизації електронного виставлення рахунків

Шукаєте рішення для автоматизації електронних рахунків? Не дивіться далі! Завантажте посібник експерта з автоматизації електронних рахунків зараз!

Завантажте Посібник покупця з автоматизації AP
// $Id: $
function zf_ValidateAndSubmit(){ if(zf_CheckMandatory()){ if(zf_ValidCheck()){ if(isSalesIQIntegrationEnabled){ zf_addDataToSalesIQ(); } return true; }else{ return false; } }else{ return false; } } function zf_CheckMandatory(){ for(i = 0 ; i < zf_MandArray.length ; i ++) { var fieldObj=document.forms.form[zf_MandArray[i]]; if(fieldObj) { if(fieldObj.nodeName != null ){ if ( fieldObj.nodeName=='OBJECT' ) { if(!zf_MandatoryCheckSignature(fieldObj)){ zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } }else if (((fieldObj.value).replace(/^s+|s+$/g, '')).length==0) { if(fieldObj.type =='file') { fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } else if( fieldObj.nodeName=='SELECT' ) {// No I18N if(fieldObj.options[fieldObj.selectedIndex].value=='-Select-') { fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } } else if( fieldObj.type =='checkbox' || fieldObj.type =='radio' ){ if(fieldObj.checked == false){ fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } } }else{ var checkedValsCount = 0; var inpChoiceElems = fieldObj; for(var ii = 0; ii < inpChoiceElems.length ; ii ++ ){ if(inpChoiceElems[ii].checked === true ){ checkedValsCount ++; } } if ( checkedValsCount == 0) { inpChoiceElems[0].focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } } } } return true; } function zf_ValidCheck(){ var isValid = true; for(ind = 0 ; ind < zf_FieldArray.length ; ind++ ) { var fieldObj=document.forms.form[zf_FieldArray[ind]]; if(fieldObj) { if(fieldObj.nodeName != null ){ var checkType = fieldObj.getAttribute("checktype"); if( checkType == "c2" ){// No I18N if( !zf_ValidateNumber(fieldObj)){ isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c3" ){// No I18N if (!zf_ValidateCurrency(fieldObj) || !zf_ValidateDecimalLength(fieldObj,10) ) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c4" ){// No I18N if( !zf_ValidateDateFormat(fieldObj)){ isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c5" ){// No I18N if (!zf_ValidateEmailID(fieldObj)) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c6" ){// No I18N if (!zf_ValidateLiveUrl(fieldObj)) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c7" ){// No I18N if (!zf_ValidatePhone(fieldObj)) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c8" ){// No I18N zf_ValidateSignature(fieldObj); } } } } return isValid; } function zf_ShowErrorMsg(uniqName){ var fldLinkName; for( errInd = 0 ; errInd < zf_FieldArray.length ; errInd ++ ) { fldLinkName = zf_FieldArray[errInd].split('_')[0]; document.getElementById(fldLinkName+"_error").style.display = 'none'; } var linkName = uniqName.split('_')[0]; document.getElementById(linkName+"_error").style.display = 'block'; } function zf_ValidateNumber(elem) { var validChars = "-0123456789"; var numValue = elem.value.replace(/^s+|s+$/g, ''); if (numValue != null && !numValue == "") { var strChar; var result = true; if (numValue.charAt(0) == "-" && numValue.length == 1) { return false; } for (i = 0; i < numValue.length && result == true; i++) { strChar = numValue.charAt(i); if ((strChar == "-") && (i != 0)) { return false; } if (validChars.indexOf(strChar) == -1) { result = false; } } return result; } else { return true; } } function zf_ValidateDateFormat(inpElem){ var dateValue = inpElem.value.replace(/^s+|s+$/g, ''); if( dateValue == "" ){ return true; }else{ return( zf_DateRegex.test(dateValue) ); } } function zf_ValidateCurrency(elem) { var validChars = "0123456789."; var numValue = elem.value.replace(/^s+|s+$/g, ''); if(numValue.charAt(0) == '-'){ numValue = numValue.substring(1,numValue.length); } if (numValue != null && !numValue == "") { var strChar; var result = true; for (i = 0; i = 0) { var decimalLength = numValue.substring(numValue.indexOf(‘.’) + 1).length; if (decimalLength > decimalLen) { return false; } else { return true; } } return true; } function zf_ValidateEmailID(elem) { var check = 0; var emailValue = elem.value; if (emailValue != null && !emailValue == “”) { var emailArray = emailValue.split(“,”); for (i = 0; i < emailArray.length; i++) { var emailExp = /^[w]([w-.+'/]*)@([a-zA-Z0-9]([a-zA-Z0-9-]{0,61}[a-zA-Z0-9])?.)+[a-zA-Z]{2,22}$/; if (!emailExp.test(emailArray[i].replace(/^s+|s+$/g, ''))) { check = 1; } } if (check == 0) { return true; } else { return false; } } else { return true; } } function zf_ValidateLiveUrl(elem) { var urlValue = elem.value; if(urlValue !== null && typeof(urlValue) !== "undefined") { urlValue = urlValue.replace(/^s+|s+$/g, ''); if(urlValue !== "") { var urlregex = new RegExp("^((((h|H)(t|T)|(f|F))(t|T)(p|P)((s|S)?)://[-.\w]*)|(((w|W){3}\.)[-.\w]+))(/?)([-\w.?,:'/\\+=&;%$#@()!~]*)?$"); // Same regex as website_url in security-regex.xml. Але один зворотний слеш замінюється двома зворотними слешами. return(urlregex.test(urlValue)); } } повертає істину; } function zf_ValidatePhone(inpElem){ var ZFPhoneRegex = { PHONE_INTE_ALL_REG: /^[+]{0,1}[()0-9-. ]+$/, PHONE_INTE_NUMERIC_REG: /^[0-9]+$/, PHONE_INTE_CONT_CODE_ENABLED_REG: /^[(0-9-.][()0-9-.

.zf-tempContDiv
{ max-width: max-content; padding:10px; margin-left: авто; поле справа: авто;
}
#submitbtn{ padding:10px;
}
#submitbtn{
колір тла: #546fff;
колір: #fff;
кордон: не встановлено;
width: 120px;
межа радіусу: 50px;
поле вліво: 10 пікселів;
курсор: покажчик;
оббивка: 15px;
}
#emailField{
кордон: не встановлено;
колір фону: #e0e3e8;
оббивка: 15px;
розмір шрифту: 14px;
межа радіусу: 50px;
width: 250px;
контур: 0;
запас: 0;
вирівнювання тексту: зліва;
оббивка наліво: 20px;
}






var zf_DateRegex = new RegExp(“^(([0][1-9])|([1-2][0-9])|([3][0-1]))[-](Jan|Feb|Mar|Apr|May|Jun|Jul|Aug|Sep|Oct|Nov|Dec|JAN|FEB|MAR|APR|MAY|JUN|JUL|AUG|SEP|OCT|NOV|DEC)[-](?:(?:19|20)[0-9]{2})$”);
var zf_MandArray = [ “Електронна пошта”]; var zf_FieldArray = [ “Електронна пошта”]; var isSalesIQIntegrationEnabled = false;
var salesIQFieldsArray = [];


Рахунки-фактури є водночас важливими та неминучими для бізнесу. Обробка рахунків-фактур є основним обов’язком відділу кредиторської заборгованості. Обробка рахунків-фактур вручну є виснажливою, трудомісткою та схильною до помилок. Одним із найефективніших рішень, яке, здається, змінює правила, є електронне виставлення рахунків.

Електронне виставлення рахунків-фактур або електронне виставлення рахунків-фактур допомагає організаціям полегшити та оптимізувати функції AP. Це скорочує час обробки рахунків-фактур, бере на себе виконання повторюваних завдань і забезпечує безперебійне функціонування між компанією та її клієнтами.

Ця стаття надає глибоке розуміння того, що таке електронне виставлення рахунків, як автоматизація може допомогти електронному виставленню рахунків, переваги та проблеми тощо.

var contentsTitle = «Зміст»; // Встановіть тут свою назву, щоб уникнути створення заголовка для нього пізніше var ToC = “

“+contentsTitle+”

“; ToC += “

“; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;


Що таке електронне виставлення рахунків?

Електронне виставлення рахунків, форма електронного виставлення рахунків, відноситься до автоматизованого процесу створення рахунків-фактур. Цей електронний обмін документами, який надсилається від постачальника покупцеві за надані товари чи послуги, є офіційно затвердженим документом, який використовується для торгівлі між компанією та її клієнтами/партнерами.

Порівняно з рахунками-фактурами, які надсилаються електронною поштою як PDF-додатки, передача, отримання, обробка та обробка платежів в електронному виставленні рахунків-фактур повністю цифрові.

Електронне виставлення рахунків-фактур є ідеальною заміною для паперового виставлення рахунків-фактур і допомагає усунути проблеми, які виникають під час ручного виставлення рахунків-фактур.

Важливість електронного виставлення рахунків

Концепція електронного виставлення рахунків не нова для бізнесу. З того часу, як Європейський Союз прийняв електронний рахунок-фактуру як стандарт і видав a директива у 2014 році багато країн, включаючи Гонконг, Японію, Південну Америку, Азію та інші, наслідували цей приклад.

Команда 2012 Глобальне дослідження електронних рахунків-фактур було проведено компанією Basware, лідером у сфері хмарних електронних рахунків-фактур і рішень покупки-оплати, спільно з Інститутом фінансових операцій, визнаним авторитетом і викладачем у сфері фінансових операцій, і детально описує, як електронні рахунки-фактури розширюються в усьому світі. Згідно з дослідженням, у 73 році 2012% респондентів певною мірою використовували електронні рахунки-фактури, що на 14% більше, ніж у 2011 році. Подібним чином опір постачальників електронному виставленню рахунків значно зріс. знизився з 46% у 2011 році до 26% у 2012 році».

Електронне виставлення рахунків-фактур змінює правила гри для багатьох організацій, які мають справу з декількома клієнтами чи покупцями та щодня мають справу з численними рахунками-фактурами. Оскільки вони юридично прийнятні в бізнесі, вони також служать цілям відповідності без будь-яких проблем.

Електронне виставлення рахунків-фактур допомагає формалізувати обробку рахунків-фактур, покращує робочий процес і спрощує процес оплати. Інструменти автоматизації, які використовуються в електронному виставленні рахунків, роблять процес плавним, безпечним, безпомилковим і ефективним.


Хочете, щоб видалити дані з PDF документи, конвертувати PDF в XML or автоматизувати вилучення таблиці? Перегляньте Nanonets Скребок для PDF or Парсер PDF конвертувати PDF-файли в базу даних записи!

.cta-first-blue{ перехід: усі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: #546fff; колір: білий; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон: білий; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } Перехід .cta-second-black{: всі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: білий; колір: #333; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; відступ праворуч: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }


Що таке автоматизація електронних рахунків?

Автоматизація електронного виставлення рахунків означає розгортання програмного забезпечення, розробленого для того, щоб зробити процес виставлення рахунків електронним або комп’ютеризованим для простоти використання. Ці рішення електронного виставлення рахунків-фактур здатні автоматизувати весь процес від даних, які зчитуються для збору рахунків-фактур, до перенаправлення їх із системи кредиторської заборгованості продавця до покупця, незалежно від формату рахунку-фактури, для обробки платежу.

Рішення для електронного виставлення рахунків можуть бути важливою частиною автоматизації кредиторської заборгованості. Це забезпечує більш плавний робочий процес, наприклад підтримку інтеграції систем, автоматизацію таких завдань, як зіставлення та затвердження рахунків-фактур, а також виконання повторюваних завдань, необхідних для завершення процесу оплати рахунків-фактур.

Як працює автоматизація електронних рахунків?

Рішення електронного виставлення рахунків генерують файл документа рахунка-фактури, який автоматично імпортується в систему. EDI (електронний обмін даними), XML (розширювана мова розмітки) або CSV (значення, розділені комами) — це деякі стандартні формати даних, які використовуються для експорту файлів в електронному виставленні рахунків.

Технологічний прогрес дозволив використовувати технології штучного інтелекту (AI) і машинного навчання (ML) для автоматичного захоплення даних і виключити навіть віддалену можливість помилок.

Рішення для автоматизованого електронного виставлення рахунків призначені для виконання всіх перевірок із попередньо встановленими правилами, щоб переконатися, що виставлені та надіслані клієнтам рахунки точні та легко читаються. Дані з рішень електронного виставлення рахунків здебільшого зберігаються в централізованій хмарній платформі, яку постачальники та покупці можуть використовувати для керування даними рахунків-фактур.


Хочете автоматизувати повторювані ручні завдання? Перевірте наше програмне забезпечення для обробки документів на основі робочого процесу Nanonets. Витягуйте дані з рахунків-фактур, посвідчень особи або будь-якого документа на автопілоті!

.cta-first-blue{ перехід: усі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: #546fff; колір: білий; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон: білий; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } Перехід .cta-second-black{: всі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: білий; колір: #333; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; відступ праворуч: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }


Роль автоматизації в електронному виставленні рахунків

Електронне виставлення рахунків є благом для багатьох малих і середніх підприємств, які залежать від регулярних платежів для роботи та підтримки своїх компаній. Завдяки автоматизації електронне виставлення рахунків стає легким.

Збираючи відповідні дані та запобігаючи будь-яким несанкціонованим змінам, це забезпечує безпомилковий процес. Немає місця для виставлення завищених рахунків або повторних платежів, оскільки попередньо встановлені правила перевіряють дані перед обробкою платежу.

Автоматизація дозволяє інтегрувати рішення електронного виставлення рахунків з існуючими системами. Рахунки-фактури можна виставляти, надсилати та направляти відповідній особі, встановивши відповідні рівні доступу та безпеки, щоб захистити дані від неправильного використання чи втрати.

Рішення електронного виставлення рахунків оптимізують процес оплати, зменшують робоче навантаження на співробітників, забезпечують відповідність і контрольні стежки, а також забезпечують більшу видимість процесу розрахунків із заборгованістю для аналізу та прийняття рішень.

Як можна використовувати електронне виставлення рахунків?

Електронне виставлення рахунків – це повний процес, і для його ефективного використання необхідно дотримуватися кількох основних вимог.

  • ERP (система планування ресурсів підприємства) або система бухгалтерського обліку повинні бути присутніми для перегляду відповідних операцій.
  • Правила мають бути визначені заздалегідь, а маршрутизація повинна бути встановлена ​​після обговорення вхідних даних від відділів кредиторської заборгованості, інформаційних технологій (ІТ) і закупівель.
  • Правила перевірки для винятків рахунків-фактур, тристороння відповідність рахунків-фактур, а також надсилання сповіщень про схвалення або відхилення рахунків-фактур.
  • Пілотне тестування, щоб побачити, як працюють системи та процес
  • Впровадити автоматизований процес у режимі реального часу

Види електронних рахунків

Електронне виставлення рахунків стає все більш поширеним у багатьох країнах. Незважаючи на те, що в деяких країнах немає нормативних актів щодо електронного виставлення рахунків, воно все ще виконується, оскільки сприяє кращій ефективності процесу оплати рахунків. У цьому сенсі електронне виставлення рахунків класифікується на 2 типи – електронне виставлення рахунків без відповідності та електронне виставлення рахунків із відповідністю.

Електронне виставлення рахунків без відповідності

У цьому типі електронний рахунок-фактура дотримується лише формату даних, узгодженого покупцем і продавцем, і не відповідає правилам електронного виставлення рахунків-фактур країни. Наступні процеси:

  • Залучені сторони, тобто покупець і постачальник, вирішують і погоджують дані та формат рахунку-фактури.
  • Рахунок-фактура матиме структуровані дані за допомогою технології EDI або простих веб-форм
  • Електронний рахунок-фактура створюється та надсилається постачальником зі своєї системи розрахунків з дебіторами або через веб-форму.
  • Електронний рахунок-фактура отримується у форматі, який може бути негайно оброблений системою кредиторської заборгованості покупця

Електронне виставлення рахунків із відповідністю

Країни відрізняються правилами та положеннями щодо електронного виставлення рахунків. Електронні рахунки-фактури, які відповідають вимогам, виконують подібний процес, за винятками:

  • Формат рахунка-фактури пов’язаний із законодавством і правилами країн торгових сторін
  • Під час електронного виставлення рахунків-фактур дотримуються конкретних вказівок уряду щодо перевірки вмісту, безпеки тощо.
  • Рахунки-фактури можна використовувати для аудиту та податку на додану вартість (ПДВ).
  • Без паперу

Електронне виставлення рахунків із відповідністю є кращим методом, оскільки він полегшує контрольні стежки. Залежно від територій, де здійснюються торговельні операції, доцільно використовувати цей тип електронного виставлення рахунків, щоб отримати більшу вигоду для бізнесу.


Хочете використовувати роботизовану автоматизацію процесів? Ознайомтеся з програмним забезпеченням для обробки документів на основі робочого процесу Nanonets. Без коду. Платформа без проблем.

.cta-first-blue{ перехід: усі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: #546fff; колір: білий; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон: білий; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } Перехід .cta-second-black{: всі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: білий; колір: #333; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; відступ праворуч: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }


Переваги використання автоматизації електронних рахунків

Автоматизація за допомогою рішень електронного виставлення рахунків може спростити функції розрахунків із кредиторами та принести величезні переваги торговим партнерам та їхнім підприємствам. Деякі з найбільших переваг використання автоматизованих електронних рішень для виставлення рахунків:

Ідеальна заміна паперових рахунків-фактур

Створення та обробка паперових рахунків-фактур є громіздким, схильним до помилок і вимагає часу та зусиль як від продавців, так і від покупців. Якщо задіяно багато транзакцій або кілька покупців, процес стає дуже складним. Рішення електронного виставлення рахунків можуть усунути такі проблеми, як рахунок-фактура у формі даних і не вимагає паперу.

Оптимізовані процеси та скорочений час виконання

Рішення електронного виставлення рахунків допомагають оптимізувати цикл обробки рахунків-фактур і допомагають скоротити час і зусилля, витрачені на різних етапах, включаючи відстеження, затвердження та обробку платежів. Усунення потреби в паперових рахунках-фактурах, підтвердження та зіставлення відповідних документів, а також автоматизація повторюваних завдань можуть скоротити час обробки та призвести до швидшого часу виконання.

Поліпшення відносин

Рішення для електронного виставлення рахунків служать мостом для підтримки хороших відносин між діловими партнерами. Оскільки все автоматизовано, постачальники можуть відстежувати статус своїх рахунків-фактур без потреби постійно телефонувати чи надсилати листи для підтвердження. Навіть помилки виправляються швидше, а затвердження встановлюються для швидшої обробки рахунків-фактур. Загалом це сприяє покращенню стосунків і безперебійному функціонуванню.

Сприяє видимості та прозорості

Електронне виставлення рахунків може покращити видимість усього процесу виставлення рахунків. Автоматизовані рішення для електронного виставлення рахунків-фактур відстежують рахунки-фактури, перевірки та процеси затвердження, а також дозволяють детально перевіряти. Дані про транзакції в реальному часі забезпечують кращу видимість зобов’язань, що підвищує точність прогнозу.

Знижені витрати

Електронне виставлення рахунків-фактур може значно заощадити підприємствам. Електронне виставлення рахунків-фактур забезпечує збільшення грошового потоку, оскільки рахунки-фактури негайно доставляються для обробки. Перехід до електронного виставлення рахунків може зменшити витрати на папір та обробку майже на 70%. Використовуючи рішення електронного виставлення рахунків, зацікавлені сторони можуть відстежувати платежі, аналізувати тенденції витрат і знаходити більше можливостей для економії коштів. У той час як оперативні платежі приносять користь постачальникам, знижки при достроковій оплаті приносять користь покупцям, що сприяє економії коштів для обох сторін.

Вища відповідність

Відповідність є однією з найбільших переваг використання рішень електронного виставлення рахунків. Ці рішення призначені для забезпечення відповідності. Електронне виставлення рахунків усуває паперові сліди та зберігає дані рахунків-фактур та всі інші пов’язані документи, які зберігаються централізовано, щоб полегшити дотримання законодавства про ПДВ. Він підтримує автентичність даних рахунків-фактур і запобігає їх легкій зміні.

Знижені ризики

Рішення для електронного виставлення рахунків зменшують або усувають різні ризики. Дублювання рахунків-фактур і зайве виставлення рахунків-фактур, які є звичайними для рахунків-фактур, що виставляються вручну, не можуть бути й мови в електронному виставленні рахунків-фактур, оскільки правила перевірки подбають про це. Захищені протоколи шифрування перевіряють кожен електронний рахунок-фактуру, позначають шахрайські рахунки-фактури та запобігають неправомірному використанню даних або втраті бізнес-інформації.

Зелена ініціатива

Перехід на електронне виставлення рахунків позбавляє від необхідності зберігати паперові рахунки. Рішення електронного виставлення рахунків не тільки сприяють екологічній ініціативі для кращого глобального середовища, а також роблять бізнес економічно ефективним і енергозберігаючим. Деякі з найбільших переваг на цьому фронті:

  • Усунення потреби в папері в процесі виставлення рахунків
  • Знижений друк і транспортування
  • Менша потреба в людській праці
  • Менше відходів
  • Менше фізичного сховища

Якщо ви працюєте з рахунками-фактурами та квитанціями або турбуєтеся про перевірку посвідчення особи, перегляньте Nanonets онлайн OCR or Екстрактор тексту PDF для вилучення тексту з документів PDF безкоштовно. Натисніть нижче, щоб дізнатися більше про Рішення для автоматизації підприємства Nanonets.

.cta-first-blue{ перехід: усі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: #546fff; колір: білий; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон: білий; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } Перехід .cta-second-black{: всі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: білий; колір: #333; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; відступ праворуч: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }


Найкращі випадки використання для автоматизації електронного виставлення рахунків

Електронне виставлення рахунків покращує видимість фінансової ситуації компанії та є незамінним інструментом прогнозування. Рішення для електронного виставлення рахунків також можуть сприяти співпраці з клієнтами, що, у свою чергу, підтримує своєчасні платежі за рахунками. Загальний портал для електронного виставлення рахунків між постачальником і клієнтами надає доступ до відповідних документів для обох сторін, що може зменшити суперечки та непорозуміння та, таким чином, сприяти кращим стосункам із клієнтами. Наномережі використовувалися для оцифровки рахунків-фактур багатьма клієнтами. Нижче наведено деякі випадки успішного використання автоматизації електронних рахунків за допомогою Nanonets:

  • Послуги ACM: ACM Services – це підрядник із повного спектру послуг з відновлення навколишнього середовища, який базується в Меріленді, США. Використання Nanonets AI допомогло ACM Services автоматизувати вилучення рахунків-фактур, заощадивши 90% часу для команди з питань кредиторської заборгованості.
  • Управління проектами In2, австралійська міська водопровідна корпорація використовувала Nanonets Pre-invoice Extractor, щоб отримати інформацію про рахунки-фактури в режимі реального часу та направити цю інформацію до бази даних SQL In2 Project Management. Отриману інформацію було перевірено на відповідність системі керування витратами клієнта. Оновлену базу даних було підключено до Power BI, який надсилав глибокі візуалізації електронною поштою.
  • Аугео, віртуальна бухгалтерська фірма в Сполучених Штатах, використовувала платформу обробки даних Nanonets, керовану штучним інтелектом, для оцифровки рахунків-фактур і завантаження даних електронних рахунків-фактур в бухгалтерську програму для подальшої обробки та робочого процесу.
  • Щасливі ювеліри, сімейний бізнес у США, використовує NanoNets для оцифровування та впорядкування рахунків-фактур, які надходять як електронні листи, пропускає їх через модель рахунків-фактур для збору ключової інформації рахунків-фактур, як-от ім’я продавця, сума рахунку-фактури, дата рахунку-фактури, дата виконання тощо, і зберігати рахунки-фактури в хмарі в папках, структурованих за назвами продавців. Компанія NanoNets розгорнула індивідуальний робочий процес для Happy Jewellers менш ніж за 7 днів із дати підписання контракту. Це безпосередньо вплинуло на фінансову команду, яка тепер могла обробляти на 50% більше рахунків-фактур одночасно, не наймаючи більше людей.

Проблеми у використанні електронних рахунків та систем автоматизації електронних рахунків

Електронне виставлення рахунків-фактур має багато переваг, але й труднощі, пов’язані з впровадженням електронного виставлення рахунків-фактур. Вони є:

Вибір рішення для електронних рахунків

Головне завдання полягає в тому, щоб вирішити, чи використовувати рішення електронного виставлення рахунків, використовуючи наявні ресурси, чи скористатися постачальником послуг електронного виставлення рахунків. Впровадження рішення електронного виставлення рахунків означає інвестиції у кошти, ресурси, час і навички. Отримання необхідних ліцензій, залучення партнерів у різних місцях із різними технічними можливостями, підтримка оновлень і внесення змін — ось різні виклики при виборі внутрішнього рішення для електронного виставлення рахунків. Використання постачальника послуг може бути набагато простішим і здійсненним варіантом, але організації повинні переконатися, що вони підтримують стандарти B2B, надають варіанти інтеграції, мають багатомовну підтримку, надають хмарний доступ і можуть адаптуватися до змін правил.

Високотехнічний і складний процес

Впровадження електронного виставлення рахунків може бути складним завданням. Це потребує консенсусу та зусиль обох внутрішніх команд, таких як ІТ, закупівель, фінансів і, можливо, деяких податкових консультантів, щоб допомогти з нормативними актами країни. Наявність необхідних ресурсів і технічного ноу-хау для налагодження безперебійного функціонування систем на обох кінцях є головною проблемою, яку необхідно вирішити.

Системна інтеграція

Інтеграція є однією з найбільших проблем, з якими стикаються під час впровадження електронних рахунків-фактур. Автоматизовані рішення повинні гарантувати, що всі системи, включаючи кредиторську заборгованість, дебіторську заборгованість і системи ERP, забезпечують плавний процес оплати рахунків. Проведена інтеграція повинна підтримувати обмін документами в будь-якому форматі, дозволяти перевірку та відповідати нормативним актам країни.

Небажання клієнтів

Електронне виставлення рахунків працюватиме лише за умови згоди клієнта на внесення змін із ручного процесу на цифровий. Багато клієнтів можуть віддати перевагу старому процесу ручного виставлення рахунків-фактур, особливо якщо в країні немає закону, який зобов’язує їх дотримуватися електронного виставлення рахунків. Переконання клієнтів шляхом попереднього обговорення переваг і навіть проведення навчання для роботи з цифровим процесом може полегшити проблеми електронного виставлення рахунків.

зберігання даних

Вибір електронного виставлення рахунків-фактур може зменшити обсяг необхідного зберігання даних порівняно з паперовими рахунками-фактурами. Зважаючи на це, державні закони можуть вимагати зберігання електронних рахунків протягом тривалого часу. Навіть середня організація може мати справу з численними рахунками щодня. Крім того, може знадобитися зберігати супровідні документи, такі як замовлення на купівлю, товарні чеки та контракти, щоб полегшити ПДВ та аудит. Це вимагає великого обсягу зберігання даних, що може виявитися дедалі складнішим для організацій.

Помилки та затримки

Невеликі помилки можуть призвести до нездоланних затримок. Затримки можуть виникати через несумісні версії рішень для електронного виставлення рахунків, відсутність чи надлишок чисел у полях даних, а також невідповідність основних даних даним у рахунках-фактурах постачальника. Хоча електронне виставлення рахунків означає безконтактну обробку, такі затримки можуть вимагати людської участі та повторного виконання всього процесу виставлення рахунків з нуля, що ускладнює отримання платежів для постачальника.


Хочете автоматизувати повторювані ручні завдання? Заощаджуйте час, зусилля та гроші, підвищуючи ефективність!

.cta-first-blue{ перехід: усі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: #546fff; колір: білий; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон: білий; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } Перехід .cta-second-black{: всі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: білий; колір: #333; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; відступ праворуч: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }


Як вибрати найкраще програмне забезпечення відповідно до вимог?

Із зростанням попиту на рішення електронного виставлення рахунків вибір хорошого стає складним завданням. Ось кілька важливих вказівок, які можна використовувати для вибору найкращого рішення електронного виставлення рахунків для потреб бізнесу:

Спрощує обмін електронними документами

Рішення електронного виставлення рахунків має підтримувати конфігурацію різних форматів рахунків-фактур і різноманітних форм оплати. Це повинно дозволити обмін документами між торговими сторонами незалежно від їх розміру чи технічних можливостей. Інші супровідні документи, необхідні для обробки рахунку-фактури, повинні підтримуватися, щоб завершити процес.

Легка системна інтеграція

Більшість компаній хотіли б зберегти функціональні можливості систем планування ресурсів підприємства (ERP). Рішення електронного виставлення рахунків повинно мати можливість легко інтегруватися з існуючими системами та веб-формами, а також забезпечувати наскрізну обробку (STP) із системами покупця та продавця.

Перевірки підтвердження та відповідність

Ефективні рішення електронного виставлення рахунків повинні забезпечувати належну перевірку якості даних. Він має перевірити, чи заповнено обов’язкові поля, дані в рахунку-фактурі відповідають даним у пов’язаних документах, таких як замовлення на купівлю чи контракти, і товарні квитанції, відповідають встановленим правилам торгівлі та критеріям відповідності, встановленим відповідними країнами.

Архівація та хмарне сховище

Архівування електронних рахунків протягом тривалого періоду часу є критерієм багатьох країн. Отже, рішення електронного виставлення рахунків має підтримувати відповідні вимоги до хмарного сховища. Крім того, хмарний доступ є кращим режимом для зберігання та доступу під час обробки рахунків-фактур, а також для полегшення перевірки.

Ефективна система підтримки

Гарне рішення для електронного виставлення рахунків, швидше за все, запропонує хорошу підтримку своїм клієнтам щодо функцій і, можливо, налаштування. Він має підтримувати багатомовність і часові пояси для глобального партнерства та ділових операцій. Він також має бути здатний виконувати своєчасні оновлення, щоб не відставати від будь-яких змін у правилах або законодавстві країни про ПДВ.

винос

Електронне виставлення рахунків-фактур наразі зростає, і багато країн можуть використовувати його для досягнення хороших бізнес-вигод. Це одна з найкращих стратегій, яку можуть застосувати компанії, щоб увімкнути процес оцифровки рахунків-фактур. Управління платіжними процесами є необхідним і вкрай важливим для всіх компаній, щоб вижити в конкурентному світі. Використання автоматизації в електронному виставленні рахунків гарантує, що процес виставлення рахунків-фактур може бути прискорений, спрощений, безпечний, сумісний і може гарантувати хороші прибутки не лише для постачальника та покупця, але й для країн, які заохочують це.

Питання і відповіді

Що таке електронний рахунок і як він працює?

Електронне виставлення рахунків-фактур або електронний рахунок-фактура, коротко кажучи, означає використання цифрових методів для створення та надсилання рахунків-фактур покупцям для обробки платежів замість використання звичайних паперових рахунків-фактур.

Електронне виставлення рахунків-фактур працює за допомогою структурованих форматів даних, які гарантують взаємодію систем між покупцем і продавцем. Правила перевірки, дотримання вимог і хмарний доступ роблять електронні рахунки-фактури безпечним, безпечним і юридично дійсним цифровим документом для ділових операцій.

Чи обов’язковим є електронне виставлення рахунка?

Електронне виставлення рахунків-фактур стає все більш популярним до такої міри, що воно стало обов’язковим у багатьох країнах, щоб уникнути ухилення від сплати податку на товари та послуги та збільшити збирання податків, перш за все Європа. Хоча такі країни, як Мексика та Бразилія, використовують контрольовані державою системи для обов’язкового електронного виставлення рахунків, Міністерство фінансів США зобов’язало електронне виставлення рахунків для всіх своїх постачальників. Подібним чином Норвегія та Данія запровадили електронне виставлення рахунків-фактур для своїх транзакцій у державному секторі, а Індія зробила електронне виставлення рахунків-фактур обов’язковим для компаній, оборот яких перевищує 20 крор, щоб забезпечити дотримання податку на товари та послуги. Такі країни, як Велика Британія, Німеччина, Франція та інші, прагнуть зробити електронні рахунки-фактури обов’язковими для державних секторів.

Хто має право на електронний рахунок-фактуру в GST?

Поява цифрової глобалізації ускладнила оподаткування, і уряди в усьому світі використовують технології, щоб забезпечити систематичне оподаткування. Зараз багато країн вимагають прямого подання електронних фінансових документів безпосередньо з ERP-системи компанії під час подання податкових декларацій. Такі автоматизовані цифрові подання дозволяють урядам і податковим органам краще перевіряти та контролювати виконання. Електронне виставлення рахунків є особливо корисним у цьому відношенні. За словами а звітом за даними мережі Accounts Payable Network, щонайменше 56 країн прийняли або серйозно розглядали можливість електронного виставлення рахунків ще в 2013 році, і ця цифра з тих пір неодмінно зросла.

Типи підприємств, які мають право на електронне виставлення рахунків, особливо для цілей оподаткування та податку на товари та послуги, відрізняються в різних країнах. Більшість країн, які мають систему податку на товари та послуги, мають критерії відповідності для електронного виставлення рахунків.

США є єдиною великою економікою, яка не має системи ПДВ або податку на товари та послуги, і тому в цій країні ще немає рамок або мандату для електронного виставлення рахунків. Тим не менш, кілька штатів США повільно вдаються до цифрового виставлення рахунків. Наприклад, Коаліція бізнес-платежів (BPC), очолювана Федеральним резервним банком Міннеаполіса, сприяє запровадженню електронних платежів між компаніями (B2B), даних про грошові перекази та виставлення рахунків. Нинішня ініціатива BPC полягає в розробці та підтримці стандартів і вимог, щоб уможливити широкий обмін електронними рахунками-фактурами.

Яка мета електронного рахунку?

Метою використання електронного рахунка-фактури є подолання необхідності використання паперових рахунків-фактур і підвищення ефективності процесу оплати рахунків-фактур. Організації прагнуть збільшити економію з точки зору вартості, зусиль і часу, окрім збільшення швидкості та точності від моменту створення рахунка-фактури до моменту оплати платежів. Оцифрування електронних рахунків-фактур також допомагає у дотриманні вимог законодавства та ПДВ, а також забезпечує безпеку та збереження важливих документів для перевірок.

Яка різниця між рахунком-фактурою та електронним рахунком-фактурою?

Рахунок-фактура — це комерційний паперовий документ, який надсилається постачальником покупцеві для отримання оплати за товари та послуги. Відсканований паперовий рахунок-фактура або рахунок-фактура, створений у Word, називається цифровим рахунком-фактурою. Електронні рахунки-фактури – це файли даних рахунків-фактур, які видаються за допомогою форматів електронного обміну даними (EDI) або розширюваної мови розмітки (XML) або через стандартні веб-форми в Інтернеті.

Як формується електронний рахунок?

Електронні рахунки-фактури створюють постачальники або продавці за допомогою бухгалтерського або білінгового програмного забезпечення. Щоб створити електронний рахунок-фактуру, виконайте наведені нижче дії.

  • Спочатку заповнюється схема електронного рахунку з обов’язковими параметрами, а потім створюється файл JSON
  • Створюється унікальний контрольний номер рахунку-фактури (IRN).
  • Потім електронний рахунок-фактура підписується цифровим підписом і генерується код швидкої відповіді (QR), щоб отримати до нього доступ навіть із портативних пристроїв.
  • Рахунок-фактура завантажується на портал реєстрації рахунків-фактур (IRP) для затвердження
  • Завантажені дані передаються в систему електронної накладної та GST
  • Портал повертає продавцю JSON із цифровим підписом разом із IRN та QR-кодом, а покупець також отримає рахунок-фактуру на свій ідентифікатор електронної пошти.

Хто звільнений від електронного виставлення рахунків?

Типи компаній, які звільняються від електронного виставлення рахунків, також відрізняються в різних країнах. В Індії, наприклад, страхові компанії, банки та фінансові установи, агентства з транспортування товарів, постачальники транспортних послуг і підрозділи в спеціальній економічній зоні, зоні вільної торгівлі та складських зонах звільняються від подання електронних рахунків-фактур для GST/оподаткування. ZUGFeRD, NLCIUS і Finvoice – це деякі стандарти електронного виставлення рахунків, які використовуються в ЄС, з інформацією про те, які компанії мають право, а які ні, чи звільняються від електронного виставлення рахунків. Усі ці стандарти базуються на стандарті EN 16931 (семантична модель даних), і на них можна посилатися для отримання додаткової інформації про винятки.

Що таке програмне забезпечення для електронних рахунків?

Рішення або програмне забезпечення для електронного виставлення рахунків – це інструмент, який використовується для оптимізації процесу виставлення рахунків-фактур у кредиторській заборгованості (AP). Він використовує формати структурованих даних, щоб зробити системи постачальників і клієнтів сумісними, а також використовує відповідне відображення полів для кращої сумісності. Програмне забезпечення зазвичай використовує хмарну базу даних або Saa для доступу та зберігання.

Який ліміт для електронного рахунку?

Обмеження для електронних рахунків різняться в різних країнах, тому найкраще отримати інформацію про вказані обмеження в податковому департаменті відповідної країни. Наприклад, в Індії компанії з оборотом 50 кр. – 100 кр. зобов’язані подавати електронні рахунки-фактури для цілей оподаткування.


var contentsTitle = «Зміст»; // Встановіть тут свою назву, щоб уникнути створення заголовка для нього пізніше var ToC = “

“+contentsTitle+”

“; ToC += “

“; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;

Нанонети онлайн OCR та OCR API є багато цікавого випадки використання tкапелюх може оптимізувати ефективність вашого бізнесу, заощадити витрати та стимулювати зростання. Дізнайся як варіанти використання Nanonets можуть застосовуватися до вашого продукту.


Часова мітка:

Більше від ШІ та машинне навчання