Procure to Pay: усе, що вам потрібно знати

Уявіть, що ви біжите спринт на 100 метрів зі зв’язаними ногами. Ось як це виглядає, коли ваш процес «забезпечення для оплати» пронизаний неефективністю та марнотратством. Поки ви возитесь і вручну генеруєте свій замовлення для критично важливих товарів ваші конкуренти вже придбали б те, що їм потрібно, і пішли б далі.

Занадто багато компаній у всьому світі все ще використовують застарілі методи керування циклом і процесами закупівлі до оплати. Це може не тільки призвести до збоїв у роботі, але й поставити під загрозу ваше довгострокове зростання. Доброю новиною є те, що процеси P2P значно розвинулися за останні кілька років, усунувши складності та оптимізувавши цикл закупівель від кінця до кінця.

Ця публікація охоплює все, що вам потрібно знати, щоб отримати фундаментальне розуміння управління процесом закупівлі для оплати.

---

---

Що таке Procure to Pay?

Кожна організація потребує певної сировини та основних послуг для ефективного ведення свого бізнесу. Процес закупівлі для оплати охоплює всі кроки, пов’язані з успішним придбанням цих матеріалів і послуг, від визначення потреби до оплати постачальнику.

Як правило, процес закупівлі до оплати включає чотири ключові зацікавлені сторони: відділ, який подав запит, відділ закупівель, постачальників і відділ кредиторської заборгованості (або зовнішнє агентство у випадку аутсорсинг кредиторської заборгованості).

---

Хочете автоматизувати ручні процеси AP? Забронюйте 30-хвилинну демонстрацію в прямому ефірі, щоб побачити, як Nanonets може допомогти вашій команді запровадити наскрізне впровадження Автоматизація точки доступу.

Заплануйте демонстрацію

---

Цикл закупівлі до оплати

Тепер, коли ви маєте огляд процесу від закупівлі до платежу, давайте розберемо його далі та дослідимо кожен крок циклу від закупівлі до оплати.

1. Визначте потребу

Відділи, які потребують сировини або послуг, звернуться до відділу закупівель із запитом на закупівлю. Цей запит міститиме, зокрема, такі специфікації, як кількість, якість і терміни.

2. Формування заявок

Після уточнення деталей наступним кроком буде записати всі деталі замовлення у програмне забезпечення для обробки закупівлі до оплати та створити форму заявки на купівлю. Потім він буде відправлений до відділу закупівель.

3. Оцініть заявку

Відділ закупівель проаналізує форму та виявить неточності, неповну інформацію, бюджетні обмеження та матеріально-технічні обмеження. Тоді вони приймуть дзвінок, щоб вирішити, схвалити чи відхилити запит.

4. Оформіть замовлення на закупівлю

Після схвалення заявки починається закупівля або відділ закупівель вибере відповідного постачальника та створить замовлення на закупівлю у своєму програмному забезпеченні обробки P2P. Потім це замовлення надсилається всім відповідним зацікавленим сторонам для остаточного затвердження та надсилається постачальнику/постачальнику.

5. Отримайте товарний чек

Після того, як постачальник доставить вантаж, команда із закупівель перевірить його вміст і введе квитанцію про отримання товару в програмне забезпечення обробки P2P. Після завершення процесу перевірки вони вирішать, схвалити чи відхилити отримання товару.

6. Перевірте рахунок-фактуру

Якщо отримання товару підтверджено, постачальник надішле рахунок-фактуру до вашого відділу кредиторської заборгованості. Це рахунок-фактура проходить тристороннє зіставлення із замовленням на купівлю та отриманням товару. Він буде схвалений, якщо пункти та відповідні значення залишатимуться узгодженими в усіх напрямках. Якщо ні, він буде відхилений і відправлений назад постачальнику з приміткою про неточності.

7. Оплатіть постачальника

Нарешті, після схвалення рахунку-фактури команда з питань кредиторської заборгованості передасть платіж постачальнику. Умови контракту зазвичай диктують спосіб оплати. Цей 7-етапний процес необхідно виконувати щоразу, коли нове запит на купівлю розміщується будь-яким відділом організації.

Переваги використання закупівлі до оплати

Після автоматизації процедур закупівлі до оплати оптимізовано та вдосконалено закупівлі та кредиторську заборгованість. Нижче наведено деякі з основних сфер, де можна побачити прогрес.

Допомагає заощадити час

Рішення для однорангового зв’язку (P2P) і автоматизації закупівель можуть допомогти групі закупівель заощадити час, а також покращити моніторинг бюджету та логістику ланцюга поставок.

Кращий зв’язок у всій організації

Програмне забезпечення для закупівель об’єднує всю організацію, дозволяючи швидше авторизувати нові вимоги, вибирати відповідних постачальників на основі наявної інформації та створювати замовлення на закупівлю, а потім надсилати їх постачальникам, усе це цифрово та зручно відстежувати.

Мінімізуйте витрати на обробку рахунків.

Автоматизація економить час і гроші, дозволяючи компаніям присвятити працівників більш стратегічним зусиллям, а не повторюваним операціям, які можна автоматизувати.

Отримайте повну видимість.

Технологія однорангового зв’язку (P2P) забезпечує прозорість у мережі постачання, дозволяючи покупцям і постачальникам зручно бачити хід виконання рахунків-фактур.

Поліпшити роботу з аномаліями

Викиди можуть отримати визнання, на яке вони заслуговують, і вирішити їх швидше, оскільки більшість рахунків-фактур обробляються без проблем.

Покращуйте партнерство з постачальниками

Постачальники можуть дізнатися, коли їм отримають плату, використовуючи платформу постачальників, яка надає їм дані, необхідні для прийняття розумніших рішень. Швидше врегулювання відхилень у рахунках-фактурах і скарг створює довіру та дає покупцям більше прозорості.

Перевага під час переговорів

Коли постачальники впевнені у своїх платіжних деталях, вони можуть бути готові запропонувати умови, які є більш привабливими для клієнтів, але гарантують, що постачальники отримають дохід, який їм потрібен для розширення свого бізнесу.

Збирайте інформацію для більш ефективного прийняття рішень

Ідеально підходять системи P2P із потужними функціями звітування на вимогу. Компанії можуть краще керувати доходами та оборотним капіталом, використовуючи доступні поточні та минулі дані.

---

Налаштуйте робочі процеси безконтактної точки доступу та оптимізувати процес обліку кредиторської заборгованості за секунди. Замовте 30-хвилинну демонстрацію в реальному часі.

Заплануйте демонстрацію

---

Поради щодо ефективного керування закупівлею до оплати

Потік процесу «закупівля-оплата» може здатися складним, оскільки в ньому беруть участь численні зацікавлені сторони, залежності, нормативні вимоги та багато робочі процеси управління документами. Але є способи зробити ваші P2P-процеси більш економічно ефективними та оптимізованими.

Наступні поради допоможуть вам усунути або звести до мінімуму деякі з найбільших проблем, пов’язаних із процесом доставки до оплати:

1. Створіть системну основу

Процес P2P не такий простий, як покупка ноутбука на веб-сайті електронної комерції. Найкращий шлях вперед — розбити процес закупівлі до оплати та стандартизувати кожен крок на цьому шляху. Потім переконайтеся, що всі учасники знають свої обов’язки, обов’язки та як і коли спілкуватися.

2. Виміряйте свою ефективність

Обов’язково виберіть і відстежуйте ключові показники, які вимірюють ефективність ваших процесів P2P. Серед іншого, ви можете переглянути такі показники, як рівень запасів, рівень оборотного капіталу, кількість помилок і неточностей, час обробки, робочі години, збої в роботі та додаткові витрати.  

3. Прагніть побудувати кращі відносини з постачальниками

Повільні терміни отримання схвалень і затримки платежів часто ускладнюють стабільні відносини з вашими постачальниками. Це призводить до розбіжностей, обмеженої видимості, неточностей і несподіваних затримок. Зрештою, це сповільнить ваш цикл P2P.

4. Розгорніть потужне рішення закупівлі до оплати

Оскільки в циклі «закупівля-оплата» задіяно кілька зацікавлених сторін, ви часто бачите, що кожна з них використовує різні інструменти та методи для виконання своїх завдань. Це ускладнює збір, компіляцію, аналіз і перевірку даних, а також моніторинг стану критичних завдань.

Ви можете усунути ці проблеми та зробити процес закупівлі до оплати безперебійним за допомогою потужного P2P-рішення для обробки, завантаженого функціями інтеграції та автоматизації. Дізнайтеся більше про це в наступному розділі.

Програмне забезпечення Procure-to-Pay

Давайте будемо чесними, використання електронних таблиць або паперових методів для керування циклом P2P є проблемою. Це часто призводить до збільшення ручної роботи, повільної обробки та поганої видимості. Використання рішення ERP також не є відповіддю; він просто не пропонує достатньо можливостей інтеграції та автоматизації для вирішення складнощів, пов’язаних із сучасними потоками закупівель.

Натомість придбайте спеціальне рішення Procure-to-pay, яке може працювати як безпаперова система. Такий, який робить усе: від дозволу відділам надсилати запити на купівлю до збір даних та цінності тристороннє узгодження вчасно звільняти розрахунки з постачальниками. Переваги цих додатків численні.

Переваги програмного забезпечення Procure to Pay

Компанії, які розгортають програмне забезпечення для оплати, отримують такі переваги, як:

1. Покращена видимість і прозорість

Ефективне рішення для процесу від закупівлі до оплати дозволяє кожній зацікавленій стороні бачити в реальному часі те, що відбувається з їхнім замовленням. Це допоможе кожному відділу планувати свою діяльність, приймати кращі рішення та гарантувати, що важливі бізнес-операції не перешкоджатимуть.

2. Легше підтримувати відповідність

Оскільки всі дані доступні з централізованого місця, журнали аудиту легше відслідковувати та перевіряти. Фінансова команда та аудитори зможуть швидко завершити свою роботу. Що ще важливіше, оскільки стежки чисті, шанси отримати штрафи та покарання будуть набагато меншими.

3. Автоматизуйте нудні речі

Ніхто не хоче витрачати свій час на ручну обробку заявок на купівлю, введення даних рахунків-фактур або перехресну перевірку замовлення на купівлю, товарного чека та рахунка-фактури. Це не тільки сповільнює роботу вашої команди, але також є дорогим і схильним до помилок. Надійні P2P-рішення забезпечують автоматизацію та інтеграцію, які значно скорочують час, витрачений на кожен етап: автоматичний збір деталей рахунків-фактур, автоматична відправка документів для затвердження, створення автоматичних звітів, електронна маршрутизація/архівація та багато іншого.

4. Зменшує вартість і витрати

Для початку програмне забезпечення P2P усуває багато повторюваних і громіздких завдань, які є частиною процесу закупівлі до оплати: від ручного введення даних рахунків-фактур до створення звітів про ефективність постачальника. Це означає менше помилок обробки, підвищення продуктивності та більше часу, який витрачається на важливі завдання.

По-друге, надійні P2P-рішення гарантують, що кожне рішення, прийняте вашим відділом закупівель, узгоджується з вашою політикою закупівель і суворо базується на доступних інвентарних і оперативних даних. Таким чином, зводячи до мінімуму ймовірність марних витрат.

Проблеми в процесі закупівлі до оплати

1. Трудомістка ручна робота

Кілька частин бізнесу зазвичай мають свої методи, що ускладнює консолідацію даних. Два окремі відділи займаються функціями кредиторської заборгованості та закупівель, кожен із власним набором політик, методів і цілей. Ця відсутність послідовності може призвести до неефективності та помилок.

2. Управління та відповідність

Процеси закупівель є жорсткими через відсутність управління та якості даних для прийняття рішень. Основна передумова попереднього затвердження витрат іноді розглядається як непотрібна бюрократія, що призводить до неконтрактних витрат і тимчасових закупівель.

3. Непрозорість зобов'язань щодо закупівлі до моменту виставлення рахунку.

Організації, які використовують різні системи, часто опиняються без доступу до інформації протягом усього процесу P2P, але навіть якщо вона доступна, вона може бути помилковою. Як наслідок, бракує звітності щодо постачальників і витрат, що впливає на здатність приймати стратегічні рішення.

4. Неправильно віднесені витрати

Відділи закупівель відповідають за ставки та поступки з постачальниками, а кредиторська заборгованість відповідає за дотримання цих угод. Невідповідність нормам може призвести до значних несподіваних витрат на паперовому робочому місці без автоматизації, яка охоплює обидві процедури.

---

Забронюйте цю 30-хвилинну демонстрацію в прямому ефірі, щоб останній раз, коли вам доведеться вручну вводити дані з рахунків-фактур або квитанцій у програмне забезпечення ERP.

Заплануйте демонстрацію

---

Провідні рішення P2P

Тепер, якщо ви думаєте про те, щоб придбати для своєї організації рішення «закупівля до оплати», ось кілька найкращих, які варто розглянути:

Висновок

Ведення успішного бізнесу схоже на керування піт-стопами для команди Формули-1. Ви маєте постійно оптимізувати свої процеси, щоб отримати максимальну продуктивність. Ваш цикл P2P, безумовно, є однією з сфер, яку вам не слід випускати з уваги. Безпроблемні закупівлі – це шлях вперед. Ті, хто використовує технології P2P, матимуть перевагу у понесених витратах, користувацькому досвіді та уникненні збоїв у бізнесі.

---

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• Платоблокчейн. Web3 Metaverse Intelligence. Розширені знання. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/procure-to-pay-process/