6 найкращих програм для замовлень у 2024 році

Перевидано Платоном

читають: 0

У світі бізнесу ефективність і точність є ключовими. Одним із критичних аспектів, де ці якості відіграють життєво важливу роль, є обробка замовлень на купівлю. Замовлення на купівлю – це більше, ніж просто документ; це фундаментальний компонент ділових операцій, що регулює придбання продуктів або послуг. Традиційно керування замовленнями на купівлю було складним процесом, повним паперу, що часто призводило до неефективності та помилок.

Увійдіть в еру сучасного програмного забезпечення для замовлення закупівель, яке змінило те, як підприємства здійснюють закупівлі. Програмне забезпечення для замовлень на купівлю оцифровує та автоматизує процес закупівлі, роблячи його швидшим, точнішим і бездоганно інтегрованим з іншими бізнес-системами. Це не тільки заміна паперу. Йдеться про вдосконалення процесу закупівель, покращення відносин з постачальниками та отримання кращого контролю над бізнес-фінансами.

У цій публікації блогу ми заглибимося в заплутаний світ замовлень на купівлю та революційний вплив програмного забезпечення для закупівель. Ми починаємо з розуміння того, що таке замовлення на купівлю та його роль у бізнес-операціях. Потім ми обговорюємо проблеми, з якими стикаємося в традиційних процесах замовлення на купівлю, і досліджуємо безліч переваг, які надає програмне забезпечення для замовлення закупівель. Після цього ми висвітлимо деякі з найпопулярніших програм для замовлення, доступних на ринку. Нарешті, ми завершимо з ключовими висновками та додатковими ресурсами для подальшого вивчення цих основних бізнес-інструментів.

Що таке замовлення на покупку?

A замовлення на купівлю (PO) – це юридично зобов’язуюча угода, укладена покупцем із постачальником, яка інформує про тип замовленого продукту/послуги, кількість і узгоджені ціни. Це юридична пропозиція про покупку, яка стає зобов’язуючим контрактом, коли продавець приймає її. Замовлення на купівлю допомагають компаніям контролювати процес купівлі, гарантуючи, що обидві сторони мають чіткі очікування щодо транзакції.

У процесі закупівлі замовлення на закупівлю йде рука об руку з такими документами залежно від складності процесу закупівлі, яка різниться від бізнесу до підприємства:

Рахунок-фактура, юридично обов’язковий документ, який видається постачальником покупцеві разом із доставкою товару/послуги клієнту або після неї. Він містить усі відомості про постачальника, клієнта, продукт/послугу, що постачається, ціни та спосіб оплати.
Надходження товарів є підтвердженням отримання кінцевого продукту або послуги від постачальника.
Великі компанії також можуть мати Ваучери, які вказують на повноту процесу затвердження – він слугує для обліку супровідних документів, таких як ЗП, рахунок-фактура, квитанція тощо, і містить інформацію про затвердження, номери справ та іншу інформацію, пов’язану з цією конкретною покупкою.

Робочий процес замовлення на купівлю

Розуміння робочого процесу замовлень на купівлю має вирішальне значення для підприємств будь-якого розміру. Складність і етапи часто відрізняються залежно від масштабу та конкретних потреб організації. У цьому розділі ми розглянемо два гіпотетичні приклади робочих процесів замовлення на купівлю: один для малого та середнього бізнесу (SMB), а інший для великої корпорації. Ці приклади продемонструють різні рівні складності та практичне застосування цих робочих процесів у реальному житті.

Робочий процес замовлення на купівлю для SMB

Крок 1: потрібна ідентифікація

приклад: Невеликому бутик-готелю «Санрайз Стей» необхідно придбати 50 нових комплектів постільної білизни в номери.

Крок 2: Вибір постачальника

приклад: Менеджер із закупівель готелю вибирає компанію Cosy Linens Ltd. на основі їхньої якості продукції та конкурентоспроможних цін.

Крок 3: Створення замовлення на купівлю

приклад: Менеджер створює замовлення на купівлю за допомогою базового програмного забезпечення, в якому описується 50 комплектів білизни по 40 доларів кожен, що становить 2,000 доларів США.

Крок 4: Процес затвердження

приклад: Замовлення на купівлю надсилається власнику готелю на затвердження, яке здійснюється електронною поштою.

Крок 5: Видача замовлення на замовлення постачальнику

приклад: Затверджене замовлення на замовлення надсилається електронною поштою до «Cosy Linens Ltd».

Крок 6: Підтвердження та доставка

приклад: “Cosy Linens Ltd.” підтверджує замовлення та доставляє комплекти білизни в обумовлені терміни.

Крок 7: Прийом та перевірка

приклад: Персонал готелю отримує комплекти білизни та перевіряє їх на якість та кількість.

Крок 8: Обробка платежу

приклад: Після підтвердження отримання та задоволення замовлення готель здійснює оплату банківським переказом на компанію «Cosy Linens Ltd».

Робочий процес замовлення на купівлю для великої корпорації

Крок 1: потрібна ідентифікація

приклад: Багатонаціональна корпорація «TechGlobal Inc.» потребує 10,000 XNUMX одиниць певного електронного компонента для свого нового продукту.

Крок 2: Вибір постачальника та укладення контракту

приклад: Команда закупівель корпорації проводить детальний аналіз ринку та вибирає «Advanced Components Ltd». Після кількох раундів переговорів вони остаточно узгоджують умови.

Крок 3: Створення замовлення на купівлю та внутрішня перевірка

приклад: Команда із закупівель створює детальну заявку на замовлення у своїй корпоративній системі закупівель із ціною кожної одиниці в 15 доларів США, що становить 150,000 XNUMX доларів США.

Крок 4: Багаторівневий процес затвердження

приклад: ЗП проходить багаторівневий процес погодження, в якому беруть участь менеджер із закупівель, фінансовий відділ і керівник виробничого підрозділу.

Крок 5: Електронна видача замовлення на замовлення постачальнику

приклад: Електронний ЗЗ надсилається безпосередньо із системи закупівель до «Advanced Components Ltd».

Крок 6: Виробництво та відвантаження від постачальника

приклад: “Advanced Components Ltd.” розпочинає виробництво та відвантажує комплектуючі партіями згідно з узгодженим графіком.

Крок 7: отримання, перевірка та оновлення інвентаризації

приклад: Приймальний відділ TechGlobal Inc. перевіряє кожну партію на замовлення та оновлює інвентар у своїй системі.

Крок 8: Тристороннє зіставлення та оплата

приклад: Фінансовий відділ проводить тристороннє зіставлення між замовленням на замовлення, квитанцією про доставку та рахунком-фактурою постачальника. Після успішного зіставлення платіж здійснюється за допомогою електронного переказу коштів.

Роль у ділових операціях

Замовлення на купівлю відіграють вирішальну роль у ділових операціях. Вони допомагають підтримувати фінансовий контроль, оскільки окреслюють особливості того, що купується і за якою ціною. Ця ясність є важливою для складання бюджету та прогнозування. ЗП також є ключовим документом в управлінні запасами та є невід’ємною частиною операцій ланцюга поставок. Вони допомагають відстежувати замовлення, керувати рівнем запасів і планувати майбутні потреби в закупівлях.

Компоненти замовлення на купівлю

Типове замовлення на купівлю включає:

Інформація про покупця та продавця: Назви та контактні дані компанії, яка здійснює покупку, і постачальника.
Деталі продукту або послуги: Описи предметів або послуг, що купуються, включаючи кількість і специфікації.
Ціни: Договірні ціни на кожен товар чи послугу.
Умови: Умови оплати, терміни доставки, способи доставки та інші умови покупки.
Номер замовлення на замовлення: Унікальний ідентифікатор для відстеження та довідкових цілей.

Проблеми в ручних робочих процесах

Традиційний процес оформлення замовлення на покупку в паперовому вигляді сповнений складнощів і неефективності. Ці системи вимагають ручного введення даних, фізичного зберігання документів і ручного маршрутизації замовлення на замовлення для затвердження та модифікації. Це не тільки забирає багато часу, але й збільшує ризик людської помилки. Ручному процесу бракує гнучкості, необхідної у швидкоплинному діловому світі, де рішення та покупки часто потрібно приймати швидко, щоб отримати вигоду від ринкових можливостей або задовольнити нагальні потреби.

Ручне введення даних

Ручне введення даних витрачає дорогоцінний час і людські ресурси. Він також за своєю природою схильний до помилок. Помилки в кількості, ціноутворенні або деталях постачальника можуть призвести до значних фінансових розбіжностей і розбіжностей у замовленнях. Крім того, паперові системи сприйнятливі до втрати або недоречних документів, що призводить до плутанини та затримок. Ще однією поширеною проблемою є непорозуміння, оскільки усні домовленості чи зміни можуть не бути своєчасно чи точно відображені в замовленні на закупівлю, що призведе до суперечок і напружених відносин із постачальниками.

Вузькі місця затвердження

Ключовою проблемою в традиційному процесі оформлення замовлення на закупівлю є вузьке місце підтвердження. Заявки на замовлення часто вимагають кількох погоджень, а в ручній системі це означає фізичну маршрутизацію документа через різні відділи. Цей процес може зайняти багато часу, не матиме прозорості щодо статусу процесу затвердження. Затримки затвердження можуть призупинити або уповільнити процес закупівлі, вплинувши на часові рамки проекту, рівень запасів і загальну бізнес-операцію.

Громіздка перевірка та зіставлення замовлення на замовлення

Додатковою проблемою, з якою стикаються традиційні процеси замовлення на купівлю, є громіздке завдання перевірки та зіставлення замовлення на замовлення. Цей процес, який часто називають тристороннім узгодженням, передбачає перевірку того, що замовлення на купівлю, отриманий рахунок-фактура та квитанція про доставку збігаються з точки зору кількості, цін і умов. Супутні виклики:

Трудомісткий процес: Ручне порівняння цих документів є трудомістким завданням, особливо для компаній, які мають справу з великим обсягом замовлень. Це вимагає прискіпливої уваги до деталей, щоб кожен елемент збігався з усіма документами.
Підвищений ризик помилок: Процес ручної перевірки збільшує ризик того, що розбіжності залишаться непоміченими. Помилки під час зіставлення можуть призвести до неправильних платежів, переплати або недоплати постачальнику, що може погіршити відносини з постачальником і вплинути на фінансову точність.
Затримка в обробці платежу: Розбіжності у зіставленні часто призводять до затримок обробки платежів постачальникам. Ці затримки можуть перешкодити здатності компанії підтримувати хорошу репутацію у своїх постачальників, потенційно вплинувши на майбутні постачання та умови кредитування.
Операційна неефективність: Коли співробітники загрузли у виснажливому завданні зіставлення замовлення на замовлення, це забирає час, який можна було б витратити на більш стратегічні дії. Ця неефективність може мати хвилевий ефект, сповільнюючи інші сфери роботи.

Відсутність інтеграції

У багатьох компаніях процес оформлення замовлень на купівлю працює окремо, відключеним від інших критичних бізнес-систем, таких як управління запасами, бухгалтерський облік і управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM). Ця відсутність інтеграції призводить до роз’єднаного та неефективного робочого процесу. Наприклад, коли замовлення на купівлю не пов’язуються автоматично з системами інвентаризації, це може призвести до розбіжностей на складі, надмірних замовлень або браку. Подібним чином відключення від систем бухгалтерського обліку може спричинити затримки фінансової звітності та проблеми з управлінням грошовими потоками.

Що таке програмне забезпечення для замовлення на купівлю?

Програмне забезпечення для замовлення на закупівлю – це складний, але зручний цифровий інструмент, створений для революції в традиційному процесі закупівель. Він автоматизує створення, керування та відстеження замовлень на купівлю, перетворюючи колись громіздке й схильне до помилок завдання на спрощену та ефективну роботу. Це програмне забезпечення служить центральною платформою, на якій компанії можуть створювати замовлення на купівлю, надсилати їх постачальникам, відстежувати їхній статус, отримувати та витягувати дані з рахунків-фактур, виконувати зіставлення замовлень на купівлю та інтегруватися з іншими системами, такими як управління запасами та облік. Завдяки оцифровці цього важливого аспекту бізнес-операцій програмне забезпечення для замовлення на купівлю не тільки підвищує точність і зменшує адміністративне навантаження, але й надає цінну інформацію про тенденції закупівель і ефективність постачальників.

Це призводить до значних переваг для процесу закупівель підприємства –

Автоматизація

Програмне забезпечення для замовлення на купівлю автоматизує весь процес закупівлі, від створення до затвердження та остаточного замовлення. Автоматизація зменшує потребу в ручному введенні даних, тим самим прискорюючи процес і звільняючи час персоналу для більш корисної діяльності. Автоматизовані робочі процеси забезпечують правильну та ефективну маршрутизацію замовлення на затвердження, що зменшує вузькі місця та дозволяє швидше приймати рішення.

Немає ручного введення даних

Зводячи до мінімуму потребу в ручному введенні даних завдяки використанню штучного інтелекту для вилучення даних, програмне забезпечення для замовлення на купівлю значно знижує ризик помилок. Ця підвищена точність має вирішальне значення для підтримки фінансової цілісності та забезпечення правильної обробки замовлень. Програмне забезпечення також підтримує цифровий слід усіх транзакцій, що допомагає перевіряти та вирішувати будь-які невідповідності, які можуть виникнути.

Відстеження в реальному часі

Однією з видатних особливостей програмного забезпечення для замовлення на купівлю є можливість відстежувати статус замовлень у режимі реального часу. Така видимість є безцінною для керування рівнем запасів, прогнозування термінів доставки та планування майбутніх закупівель. Відстеження в режимі реального часу також підвищує прозорість, дозволяючи різним відділам бути в курсі статусу замовлень без необхідності ручного спілкування.

Інтеграційні можливості

Сучасне програмне забезпечення для замовлення на закупівлю легко інтегрується з іншими бізнес-системами, такими як управління запасами, бухгалтерський облік і CRM. Ця інтеграція забезпечує єдиний робочий процес, у якому дані безперебійно перетікають між системами. Наприклад, коли замовлення на замовлення затверджено, рівень запасів може бути автоматично оновлений, а фінансові записи відповідно скориговані. Цей взаємозв’язок забезпечує точніші дані, краще планування ресурсів і загальну ефективність роботи.

Покращені відносини з постачальниками

Ефективна комунікація та спрощені транзакції мають вирішальне значення для підтримки здорових відносин із постачальниками. Програмне забезпечення для замовлення на закупівлю сприяє кращому спілкуванню, надаючи чітку, точну та своєчасну інформацію постачальникам. Це також дозволяє швидше вирішувати розбіжності та дає змогу підприємствам більш чітко дотримуватися узгоджених умов, зміцнюючи довіру та надійність між торговими партнерами.

6 найкращих програм для оформлення замовлень у 2024 році

На основі останніх оглядів і аналізів, ось шість найкращих варіантів програмного забезпечення для замовлення на закупівлю на 2024 рік:

[Вбудоване вміст]

нанонетки: NanoNets — це передове програмне забезпечення для замовлення закупівель, яке є втіленням інновацій та ефективності в управлінні закупівлями. Завдяки розширеним можливостям штучного інтелекту NanoNets забезпечує наскрізну автоматизацію, оптимізуючи кожен крок процесу замовлення на придбання. Такий комплексний підхід перетворює традиційно складне завдання на раціональну й ефективну операцію.

В основі майстерності NanoNets лежить технологія, керована ШІ. Програмне забезпечення використовує можливості штучного інтелекту для автоматизації важливих аспектів процесу оформлення замовлень на купівлю. Це включає в себе все: від введення й вилучення даних до керування робочим процесом і затвердження. ШІ створено для навчання та адаптації, постійно покращуючи свою точність і ефективність у виконанні різноманітних завдань із закупівель.

Однією з видатних особливостей NanoNets є виняткова точність вилучення даних. Система розумно аналізує та витягує відповідну інформацію з різних документів, забезпечуючи точне та узгоджене фіксування таких даних, як відомості про постачальників, описи товарів, ціни та кількість. Ця можливість має вирішальне значення для мінімізації помилок, які можуть виникнути внаслідок ручного введення даних, таким чином зберігаючи цілісність фінансових операцій і записів.

Ще одна суттєва перевага NanoNets — це легке налаштування затвердження. Програмне забезпечення спрощує процес затвердження, робить його швидшим і прозорішим. Завдяки настроюваним параметрам робочого процесу компанії можуть адаптувати ланцюжок затвердження відповідно до своєї організаційної структури та політики закупівель. Ця гнучкість забезпечує ефективний перегляд і затвердження замовлень на купівлю, зменшуючи вузькі місця та сприяючи швидшому прийняттю рішень.

Інтеграція є життєво важливим аспектом будь-якого програмного забезпечення для закупівель, і NanoNets перевершує цю сферу. Він пропонує широкі можливості інтеграції з існуючими системами, включаючи ERP (Enterprise Resource Planning), бухгалтерське програмне забезпечення та системи CRM (Customer Relationship Management). Ця повна інтеграція забезпечує плавний потік даних між різними бізнес-функціями, підвищуючи загальну ефективність роботи. Це також забезпечує кращу видимість даних, допомагаючи в прийнятті стратегічних рішень і фінансовому плануванні.

Крім того, NanoNets розроблено з урахуванням досвіду користувача. Його інтуїтивно зрозумілий інтерфейс забезпечує легку навігацію та роботу, що робить його доступним для користувачів із різним рівнем технічного досвіду. Платформа також є масштабованою, задовольняючи потреби як малого, так і великого бізнесу. Ця масштабованість гарантує, що у міру зростання бізнесу NanoNets можуть розвиватися разом із нею, постійно задовольняючи постійно зростаючі вимоги до керування замовленнями на закупівлю.

З точки зору ціноутворення NanoNets пропонує конкурентну перевагу. Починаючи з 499 доларів США на місяць, це економічно ефективне рішення для компаній, які прагнуть автоматизувати й оптимізувати процес замовлення. Ця інвестиція виправдана значною економією часу та коштів завдяки підвищеній ефективності, точності та зменшенню ручних зусиль.

ProcureDesk: ProcureDesk хвалять за зручний інтерфейс і пропонує низку функцій, включаючи просте створення запитів на покупку, автоматичне перетворення замовлень і відстеження замовлень на покупку в реальному часі. Він забезпечує багатоканальний підхід для схвалення покупок, підтримуючи використання веб-додатків, електронної пошти та мобільних додатків. Він також добре інтегрується з такими системами бухгалтерського обліку, як QuickBooks і Netsuite, що робить його ідеальним для середніх і великих компаній, особливо тих, які вже використовують ці інструменти бухгалтерського обліку. Однак це може виграти від покращеної підтримки віртуальних карток і розширених можливостей інтеграції. Ціни на ProcureDesk починаються від 380 доларів США за модуль замовлення на покупку, охоплюючи 10 користувачів, із річною підпискою зі знижкою.

QuickBooks: QuickBooks, відомий насамперед своїм програмним забезпеченням для бухгалтерського обліку, також пропонує інтуїтивно зрозуміле програмне забезпечення для замовлення. Це особливо вигідно для поточних користувачів QuickBooks, пропонуючи повну інтеграцію з обліковими рішеннями. QuickBooks спрощує створення замовлень на купівлю, налаштування та автоматизує процес виставлення рахунків. Вартість тарифних планів починається від 12.50 доларів США на місяць, але для компаній, що розвиваються, рекомендується план Plus за його додаткові функції, як-от керування запасами. Однак QuickBooks може не підходити для великих організацій із складнішими потребами в бухгалтерському обліку.

Закупівля Coupa: Це програмне забезпечення вирізняється своєю гнучкістю та простотою використання, привносячи в закупівлі досвід електронної комерції. Він пропонує інтуїтивно зрозумілий інтерфейс із такими функціями, як сповіщення про знижки на продукти та прості форми звіту про роботу. Ціни Coupa Procurement не оприлюднені, але вони пропонують безкоштовну демонстраційну версію для персоналізованої інформації про ціни. Хоча це вагомий вибір, він може виграти від більшої прозорості ціноутворення та ширших можливостей інтеграції.

Прокурити: Procurify відомий своїми спрощеними процесами закупівель і ефективним фінансовим відстеженням. Це хмарна платформа, яка пропонує автоматизовані потоки затвердження, відстеження бюджету в реальному часі та мобільний додаток для віддаленого доступу. Ціни починаються від 1,000 доларів США на місяць для малого бізнесу, що робить його більш придатним для середнього та великого бізнесу. Деякі користувачі повідомили про низьку продуктивність і потребу в навчанні для повного використання його функцій.

Precoro: Precoro пропонує простий і простий у навігації інтерфейс користувача. Він підтримує спрощене створення замовлення на замовлення, робочі процеси затвердження та добре інтегрується з такими популярними системами бухгалтерського обліку, як QuickBooks і Xero. Його хмарна природа дозволяє гнучко працювати в офісі та віддалено. Однак Precoro має обмежену нативну інтеграцію та менш оптимальний досвід роботи з мобільними додатками. Його ціна починається від 35 доларів США за користувача на місяць.

Tipalti Затвердити: Раніше відомий як Approve.com, Tipalti Approve зосереджується на покращенні контролю за витратами бізнесу шляхом спрощення запитів на замовлення та затвердження. Він добре інтегрується з системами ERP і працює в безпечній хмарній інфраструктурі AWS. Незважаючи на ефективність автоматизації ручних процесів, його початкова ціна в 2,000 доларів США на місяць робить його більш придатним для великих організацій. Він сумісний зі стандартом SOC2, що забезпечує високий рівень безпеки та надійності.

Кожен із цих варіантів програмного забезпечення має свої унікальні сильні сторони та потенційні області для вдосконалення. Вибір залежить від конкретних потреб вашого бізнесу, таких як розмір вашої компанії, складність ваших процесів закупівель і існуюча екосистема програмного забезпечення.

Ключові винесення

У нашому дослідженні програмного забезпечення для замовлення на закупівлю ми розкрили різні аспекти його важливості в сучасному бізнесі. Ми почали з розуміння традиційного процесу оформлення замовлення на закупівлю, повного ручних помилок і неефективності. Потім ми заглибились у трансформаційну силу програмного забезпечення для замовлень на закупівлю, підкресливши його здатність автоматизувати та оптимізувати процеси закупівель, забезпечити точність, забезпечити відстеження в реальному часі та полегшити бездоганну інтеграцію з іншими бізнес-системами. Ці переваги не тільки оптимізують роботу, але й покращують відносини з постачальниками. Правильне програмне забезпечення для замовлення може стати ключовим фактором для досягнення ефективності бізнесу та збереження конкурентоспроможності в епоху цифрових технологій. Заглядаючи вперед, можна сказати, що майбутнє управління замовленнями на купівлю тісно пов’язане з поточною цифровою трансформацією, що обіцяє ще більшу ефективність та інновації.

Висновок

Підсумовуючи, сфера управління замовленнями на купівлю зазнала суттєвої трансформації, перейшовши від традиційних ручних процесів, схильних до помилок, до сучасних, ефективних і автоматизованих систем, що підтримуються вдосконаленим програмним забезпеченням для замовлення закупівель. У цьому блозі досліджується критична роль замовлень на купівлю в бізнес-транзакціях, виклики ручних робочих процесів і динамічні рішення, які пропонує найсучасніше програмне забезпечення. Ми побачили, як ці інструменти не лише спрощують процеси закупівель, але й підвищують точність, забезпечують відстеження в реальному часі, сприяють кращим стосункам із постачальниками та бездоганно інтегруються з іншими ключовими бізнес-системами. Серед головних претендентів у цьому просторі NanoNets виділяється своїми можливостями, керованими штучним інтелектом, пропонуючи наскрізне автоматизоване рішення, яке обіцяє кардинально змінити спосіб обробки замовлень на покупку у вашому бізнесі.

Коли ви розглядаєте наступні кроки для свого бізнесу, важливо усвідомлювати цінність і вплив прийняття відповідного програмного забезпечення для замовлення на закупівлю. NanoNets із потужними функціями автоматизації та інтеграції можуть ідеально підійти для вашої організації, незалежно від того, чи є ви малим чи великим підприємством. Щоб по-справжньому зрозуміти, як NanoNets може змінити ваш процес замовлення на купівлю та підвищити ефективність вашої закупівельної діяльності, ми наполегливо рекомендуємо запланувати демонстрацію. Цей практичний досвід дозволить вам побачити програмне забезпечення в дії, поставити запитання, що стосуються потреб вашого бізнесу, і прийняти обґрунтоване рішення щодо цієї важливої інвестиції в майбутнє вашої компанії.

Не дозволяйте застарілим процесам стримувати потенціал вашого бізнесу. Зробіть перший крок до більш спрощеного, точного та ефективного процесу закупівель. Заплануйте демонстрацію з NanoNets сьогодні і подивіться, як наше інноваційне програмне забезпечення для замовлення закупівель може підняти ваш бізнес на новий рівень.