Шукаєте рішення для автоматизації підприємства? Не дивіться далі!
.cta-first-blue{ перехід: усі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: #546fff; колір: білий; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон: білий; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } Перехід .cta-second-black{: всі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: білий; колір: #333; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; відступ праворуч: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }
Документи вже багато століть є невід’ємною частиною бізнесу. У міру того, як організації розширюються, а бізнес-процеси стають все більш складними, потреби в бізнес-документації зросли в рази і виявилися все більш складними. Штучний інтелект та його передові технології зробили можливою автоматизацію документообігу, спростивши стомлюючі та громіздкі процеси документування вручну та вплинувши на те, як компанії керують документацією.
var contentsTitle = «Зміст»; // Встановіть тут свою назву, щоб уникнути створення заголовка для нього пізніше var ToC = “
“+contentsTitle+”
“; ToC += “
“; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;
Що таке автоматизація документообігу?
Автоматизація документообігу, яку зазвичай називають збиранням документів, передбачає використання систем і програмних технологій для створення електронних документів із мінімальною залежністю від людини.
Дані та текст, отримані з різних джерел, використовуються як вхідні дані для створення нових документів. Правила визначаються у формі заздалегідь розроблених шаблонів, які можуть служити посібником для створення остаточного документа.
Автоматизація документообігу може бути:
Оформлення документів
Придуманий як автоматизація процесу документообігу, він передбачає ідентифікацію, вилучення та перевірку відповідної інформації з різних типів документів і перетворення її на збагачені дані для кінцевого користувача.
Генерація документів
Це передбачає взяття наявної або витягненої інформації та використання її як вхідних даних для створення документів, якими можуть бути рахунки-фактури, контракти, ділові листи, пропозиції тощо.
Важливість автоматизації документообігу
Автоматизація документообігу зводить до мінімуму повторювані завдання, що скорочує час і зусилля співробітників. Сканування, вилучення даних, класифікація та зберігання даних документів важливі для ефективного функціонування будь-якого підприємства. Автоматизація документів робить усе це та багато іншого.
Він може усунути невідповідності та оптимізувати обробку документів за допомогою спеціальних шаблонів, щоб скоротити час, витрачений на документацію. Це допомагає організації налагодити процес документування, якого кожен працівник може просто дотримуватися, щоб зробити свій час і зусилля продуктивними.
Автоматизація документів має вирішальне значення для економії часу та робочої сили, зменшення фізичного обслуговування файлів і зниження ризику недоступності та неточності документів. Окрім цього, він також забезпечує плавний робочий процес між відділами та покращує загальну організацію для ефективного керування бізнес-процесами.
Хочете, щоб видалити дані з PDF документи, конвертувати PDF в XML or автоматизувати вилучення таблиці? Перегляньте Nanonets Скребок для PDF or Парсер PDF конвертувати PDF-файли в базу даних записи!
.cta-first-blue{ перехід: усі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: #546fff; колір: білий; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон: білий; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } Перехід .cta-second-black{: всі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: білий; колір: #333; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; відступ праворуч: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }
Про програмне забезпечення для автоматизації документів
Програмне забезпечення для автоматизації документів — це інструмент, який використовує передові технології, щоб допомогти підприємствам легко автоматизувати документи. Його здатність інтегруватися з іншими технологіями, такими як оптичне розпізнавання символів (OCR), обробка природної мови (NLP), машинне навчання (ML) тощо, а також його здатність працювати з системами керування документами (DMS) та іншим програмним забезпеченням робить його ідеально підходить для багатьох організацій.
Залежно від типів документів, з якими працюють організації, вимоги до автоматизації також можуть сильно відрізнятися. У той час як деяким малим підприємствам потрібне просте програмне забезпечення для роботи з такими документами, як контракти, листи чи пропозиції, іншим підприємствам, таким як юридичні чи фінансові компанії, можуть знадобитися рішення для автоматизації, які мають справу з широкою різноманітністю документів, від простих до складних документів, які може включати положення або обчислення. Вони також можуть «збирати» пов’язані документи як єдиний для підвищення цінності. Прикладом може бути включення страхового поліса з позиками або довідковими документами, експонатами тощо в юридичні договори.
Хоча таке програмне забезпечення може бути розроблено з набором функціональних можливостей для будь-якої організації, усі вони використовують шаблони для полегшення створення та генерування документів. Шаблони можуть містити статичні та динамічні дані, які дозволяють відповідні зміни вмісту, щоб зробити документи цілеспрямованими.
Програмне забезпечення для автоматизації документообігу допомагає:
- Створюйте шаблони, які можна повторно використовувати, дублювати та редагувати відповідно до вимог організації
- Зберіть різні документи, які автоматично заповнюють дані з відповідних джерел
- Оптимізуйте робочі процеси за допомогою простішого процесу створення документів
- Дотримуйтесь норм відповідності, де це необхідно, і зменште ризики порушень
Як працює автоматизація документів?
Попередньо визначені шаблони є основою автоматизації документообігу. Вхідні дані, включаючи текст, який заповнюється з різних джерел, вставляються в розділи цих шаблонів для створення нових документів. Шаблони можуть містити безліч елементів, які включають фрагменти тексту, таблиці, числа, логотипи чи інші зображення.
Автоматизація документів може відрізнятися обробкою та генерацією документів.
Автоматизована обробка документів
В основному автоматизована обробка документів складається з 3 етапів. Вони є:
Видобуток
Першим кроком до отримання відповідних даних є вилучення необхідної інформації з документів, які можуть бути структурованими, напівструктурованими або неструктурованими.
- Структуровані документи – Отримати необхідну інформацію зі структурованих документів, таких як таблиці Excel, опитування чи анкети, досить просто, оскільки більшість інформації впорядковано. Програмне забезпечення для автоматизації за допомогою можливостей OCR (оптичне розпізнавання символів) може отримувати правильну інформацію, навіть якщо документи присутні як зображення та заповнені ними для використання.
- Напівструктуровані документи – Такі документи, як рахунки-фактури чи замовлення на купівлю, не мають встановлених полів даних, тому вилучення стає дещо складним. У таких випадках програмне забезпечення для автоматизації документообігу використовує комбінацію OCR і DL (поглибленого навчання), щоб зібрати й упорядкувати їх у структуровані дані.
- Неструктуровані документи – З дуже малою кількістю структурованих полів даних вилучення даних із таких документів, як контракти, записки, листи тощо, може бути дедалі складнішим. Проте OCR і DL можна використовувати для отримання необхідних даних, приділяючи підвищену увагу важливим аспектам, які додають цінності процесу документування.
Перевірка
Наступним кроком до вилучення є перевірка точності та якості отриманих даних на основі бізнес-правил, внутрішньої політики та стандартів зовнішніх даних.
- З правилами бізнесу – Перевірка відсутності дублювання даних, як це зазвичай буває з рахунками-фактурами, і чи синхронізуються отримані дані з вимогами бізнесу
- З внутрішньою політикою – Організація може встановити політику під час перевірки даних. Це включає перевірку того, чи відповідають отримані дані вказівкам компанії щодо отримання та введення інформації у відповідні поля, такі як дата, сума тощо.
- Зі стандартами зовнішніх даних – Більшість документів мають стандартні вказівки, яких необхідно дотримуватися під час їх створення, і вони також стають важливою частиною процесу перевірки. Наприклад, рахунки-фактури можуть відрізнятися, але мати такі загальні поля, як дата рахунку-фактури, номер рахунку-фактури, адреси одержувача та відправника, дата постачання, опис товарів і загальна сума.
збагачення
Збагачення даних стосується процесу додавання цінності внутрішньої інформації, щоб зробити наявні дані більш повними. Здебільшого це досягається за допомогою зовнішніх джерел даних. Це можна зробити:
- Додавання атрибутів із метаданими для повної документації.
- Доповнення інформації для більш повної картини. Приклад: надання повних поштових індексів
Автоматична генерація документів
Інструменти автоматизації можуть допомогти організаціям отримати необхідні дані та перетворити їх на необхідні типи документів. Загальний процес можна зробити гладким, легким і безпомилковим, щоб створити більшу кількість документів за менший час.
Процес створення документа описаний нижче:
Отримання вхідних даних для злиття з шаблонами
Інструменти автоматизації спочатку отримують необхідну інформацію з відповідних баз даних або систем. Приклади таких даних, як імена, номери, адреси тощо.
Вибір бажаного вихідного формату
Виберіть документи, де автоматизація буде потрібною та ефективною. Ці документи можуть включати юридичні контракти, рахунки-фактури, замовлення на роботу та повідомлення клієнтів, а також можуть включати кілька типів документів із певними шаблонами для кожного з них.
Перетворення даних у певний формат
Коли вхідні дані готові та документ для автоматичного створення вибрано, вибрана інформація готова для розміщення в попередньо розроблених шаблонах. Це може передбачати перетворення даних з одного типу в інший. Приклад від зображення до тексту.
Перевірте вміст на невідповідності або зміни
Перед створенням остаточного результату системи автоматизації документообігу перевіряють наявність аномалій або коригувань у необхідному вмісті. Прикладом можуть бути символи поля, які перевищують встановлені обмеження. Програмне забезпечення може виявити такі невідповідності та внести необхідні корективи до того, як остаточний документ буде готовий.
Генерувати документи
Коли документ налаштований і готовий, програмне забезпечення починає генерувати повний документ у потрібному форматі та зберігає його в папках, системах керування документами (DMS) або корпоративних інформаційних системах (EIM) тощо для подальшого використання.
Хочете автоматизувати повторювані ручні завдання? Перевірте наше програмне забезпечення для обробки документів на основі робочого процесу Nanonets. Витягуйте дані з рахунків-фактур, посвідчень особи або будь-якого документа на автопілоті!
.cta-first-blue{ перехід: усі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: #546fff; колір: білий; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон: білий; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } Перехід .cta-second-black{: всі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: білий; колір: #333; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; відступ праворуч: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }
Кому потрібна автоматизація документообігу?
Автоматизація документів дуже важлива для користувачів, яким потрібно часто створювати або створювати документи для різних цілей. Галузі, які мають справу зі складними, взаємозалежними та інтенсивними робочими процесами, можуть отримати вигоду від автоматизації документообігу.
Незалежно від галузі, рішення для автоматизації документообігу спрямовані на зменшення робочого навантаження та адміністративної та логістичної діяльності організації. Це допомагає створювати та обмінюватися документами, які є високоточними, узгодженими, сумісними та постійно потрібними для плавного та ефективного робочого процесу.
Автоматизація документообігу потрібна там, де продуктивність має першочергове значення. Коли працівники вільні від «часу очікування», це дозволяє їм бути більш продуктивними. Будь-який користувач із правами доступу може створювати та генерувати необхідні документи, оскільки вони оцифровані та/або використовуються збережені з централізованих баз даних для швидкого виконання завдань.
У той час як невеликі компанії, яким потрібно дуже мало документів, можуть не отримати вигоди від використання складної системи автоматизації документообігу, великі організації з декількома відділами, які використовують численні документи, можуть отримати безпосередню користь від використання відповідного програмного забезпечення для автоматизації документообігу, яке можна налаштувати.
Різноманітні переваги автоматизації документообігу
Рішення для автоматизації документообігу – це засіб для вирішення проблем, що виникають під час обробки та створення документів. Зі збільшенням кількості бізнес-операцій багато організацій отримають вигоду від використання можливостей програмного забезпечення для автоматизації документообігу, щоб зробити створення документів легким. Нижче описано найважливіші переваги:
Швидше створення документів
Основна перевага автоматизації полягає в тому, що вона полегшує важкі завдання створення документів кожного разу з нуля. Автоматизація документообігу допомагає прискорити створення/генерування документів, заощаджуючи дорогоцінний час співробітників. Розгортання стандартних документів відбувається набагато швидше, і навіть якщо існують різні документи, які потребують кількох копій, основна робота виконується ефективно та швидко за допомогою програмного забезпечення для автоматизації.
Простота використання
Автоматизація може допомогти усунути нескінченний час очікування експертів, щоб приїхати та створити необхідні документи. Користувачі можуть використовувати можливості програмного забезпечення для автоматизації документообігу, щоб миттєво створювати або генерувати необхідні документи з високою точністю. Це зменшує втрату часу та призводить до швидшого закриття контрактів, продажів тощо з підвищенням ефективності бізнесу.
Менша частота помилок
Створення документів вручну може передбачати копіювання та вставлення, або нові документи можуть мати невідповідності, які вимагають повторного виправлення та виснажливих зусиль людини, що спричиняє непотрібні затримки в робочих процесах. Автоматизація може допомогти усунути або значно зменшити такі помилки з гарантованою точністю. Використання попередньо визначених шаблонів і технологій на основі ШІ, які використовують захоплення даних, допомагають легко отримати необхідну інформацію та надсилають сповіщення відповідному персоналу у разі відсутності даних.
Підтримуйте стандарт і послідовність
Документи, створені вручну, можуть не завжди мати однаковий формат. Наприклад, пропозиція про продаж, створена двома особами, може незмінно відрізнятися за своїми стилями. Це може заплутати сторони, які його отримують, і важко відстежити для компанії. За допомогою автоматизації шаблони забезпечують структуру, і може знадобитися змінити лише деякі вхідні дані. Це гарантує, що будь-який тип документа, незалежно від того, скільки людей з ним працює, завжди буде точним і послідовним.
Економія на вартості
Зменшення витрат — це гарантована вигода, яку організації можуть отримати від автоматизації створення/генерування документів. Окрім покращення організаційного контролю, автоматизація може значно скоротити загальні витрати, такі як друк документів, створення шаф для зберігання фізичних документів тощо. Оцифровані документи, які створюються або генеруються, можна зберігати в централізованих місцях з усіма необхідними даними, сприяючи економії часу та вартість для компаній.
Підвищена продуктивність
Створення документів, особливо однотипних, є виснажливим і повторюваним завданням, яке може забирати у працівників їхній дорогоцінний час. Оскільки автоматизація використовує шаблони та легко отримує дані з інших інтегрованих систем, це зменшує навантаження на співробітників. Звільняючи дорогоцінний час, це дозволяє їм уникати таких громіздких завдань, що не потребують навичок, і зосереджувати увагу на більш важливих або складних завданнях з ефективністю, що призводить до кращого задоволення від роботи та підвищення рівня продуктивності.
Підвищує конфіденційність і безпеку
Паперові документи зазвичай зберігаються у фізичних шафах або файлах, які схильні до пошкодження. Системи автоматизації мають вбудовані цифрові простори зберігання з відповідними дозволами доступу, щоб запобігти втраті документів і підвищити безпеку даних. Рішення автоматизації з додатковими засобами контролю безпеки допомагають таким галузям, як юридичні послуги чи охорона здоров’я, захистити конфіденційні дані від злому та витоку. Це допомагає організаціям відповідати нормам, запобігати порушенням і підтримувати безпеку всіх своїх документів в одному місці.
Покращує ділові відносини та взаємодію з клієнтами
Будь-який бізнес процвітає завдяки хорошим відносинам, будь то внутрішні, постачальники чи клієнти. Створення документів вручну може завдати шкоди підтримці хороших відносин, якщо вони схильні до помилок, затримок і невідповідностей. Автоматизація спрощує все вищезазначене. Це полегшує швидке та просте створення/генерування документів і робить їх доступними в централізованому місці. Закриття процесів продажу, автоматичні погодження та підписання цифрових контрактів за допомогою електронних підписів – усе це можливо завдяки автоматизації документів. Увімкнений доступ до онлайн-документів робить партнерство з більшою кількістю постачальників і охоплення багатьох клієнтів простішим і безпечнішим. Зручність доступу до документів будь-де та будь-коли покращує взаємовідносини та сприяє персоналізованому досвіду клієнтів.
Хочете використовувати роботизовану автоматизацію процесів? Ознайомтеся з програмним забезпеченням для обробки документів на основі робочого процесу Nanonets. Без коду. Платформа без проблем.
.cta-first-blue{ перехід: усі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: #546fff; колір: білий; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон: білий; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } Перехід .cta-second-black{: всі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: білий; колір: #333; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; відступ праворуч: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }
Проблеми впровадження автоматизації документообігу
Незважаючи на те, що автоматизація документообігу дуже корисна, багато організацій можуть зіткнутися з певними труднощами під час оцифровки процесів документування. Найпоширеніші описано нижче.
Вимоги до планування та процеси документування
Часто початкова точка процесів автоматизації є найважчою. Важливо багато планувати, щоб вибрати відділ або бізнес-процес, який потрібно автоматизувати, щоб це приносило користь організації. Планування включає вибір процесів, час, який знадобиться для впровадження/навчання персоналу використанню та адаптації до автоматизації документообігу, а також витрати, які доведеться понести для його налаштування. Це також означає вибір рішення автоматизації, яке є гнучким, комплексним, настроюється та може бути інтегровано з існуючими системами.
Інша проблема планування полягає в тому, скільки процесів необхідно автоматизувати. У великій організації різні відділи можуть віддати перевагу автоматизації різних процесів. Хоча рішення для автоматизації здатні обробляти кілька процесів, час і зусилля, необхідні для цього, будуть величезними. Крім того, якщо автоматизацію визнають непридатною або неефективною, то компанія буде обтяжена додатковими витратами. Визначення пріоритетів процесів і вибір автоматизації для одного або двох процесів спочатку, а потім поступове розширення може допомогти організаціям уникнути пасток і зробити автоматизацію документообігу більш можливою.
Розуміння та прийняття змін
Внесення змін до процесів документування за допомогою автоматизації може бути дуже складним, якщо відповідні відділи або співробітники проти цього. Користувачі, які вперше знайомляться з програмним забезпеченням для документування, можуть не розуміти, як насправді працюють ці рішення, або можуть не сприймати ідею автоматизації.
Щоб задокументувати досяжність автоматизації, керівники можуть отримати інформацію від співробітників і спочатку звикнути їх до ідеї переходу на автоматизацію. Двостороння комунікація, залучення вищого керівництва/керівників і пояснення їхніх переваг є одними із способів забезпечити загальне розуміння та прийняття для підтримки безперебійного впровадження автоматизації документообігу.
Тестування та впровадження
Реальність між плануванням і впровадженням програмного забезпечення автоматизації може бути дуже різною. Часові рамки можуть відрізнятися, координація між командами та зовнішніми сторонами може бути непослідовною, а будь-які зміни в запланованих процесах можуть вплинути на етапи фактичного впровадження,
Етап тестування допоможе виключити прогалини та внести необхідні зміни для плавного переходу до автоматизації документообігу. Встановлення правильних етапів для досягнення стадії запуску є важливим для ефективного впровадження рішень автоматизації документообігу.
Технічне обслуговування та покращення
Програмне забезпечення для автоматизації також передбачає вдосконалення, оскільки організація починає до нього звикати. Додавання більшої кількості процесів означає поглиблений аналіз, удосконалення існуючих автоматизованих процесів і додаткові витрати, які, можливо, доведеться понести, щоб наростити більше функцій і зберегти ефективність рішення.
Такого роду завдання є звичайним і може вимагати початкових труднощів для оптимізації рішення, але воно може виявитися вартим того, щоб досягти плавнішої автоматизації документів, яка може сприяти плавному робочому процесу та підвищенню продуктивності.
Безпека
Одна з головних проблем у впровадженні автоматизації критично важливих документів полягає в тому, щоб забезпечити їх безпеку та захист. Ручні документи обробляються індивідуально. Хоча вони можуть бути схильні до людських помилок, їхня безпека зазвичай не порушена. З автоматизацією все може бути зовсім інакше.
Організації, які не обирають відоме рішення автоматизації документообігу, можуть ризикувати втратою документів або зіткнутися з проблемами відповідності. Більшість галузей, таких як охорона здоров’я, юридичні та фінансові послуги, мають справу з конфіденційними даними, які неможливо зламати. Завдання полягає у виборі системи, яка має хмарну інтеграцію, яка може запобігти проблемам безпеки, підтримувати безпечний обмін критично важливими документами та гарантувати відповідність.
Документи, придатні для автоматизації документообігу
Автоматизація документів може бути придатною для багатьох галузей. Залежно від характеру роботи потреби автоматизації можуть відрізнятися. Деякі з поширених документів, які часто потрібні багатьом компаніям і ідеально підходять для автоматизації документообігу:
- Котирування продажів
- Такі угоди, як угоди про нерозголошення (NDA), угоди про надання послуг, угоди позики
- Контракти, такі як контракти з постачальниками, трудові контракти
- Такі листи, як листи для спілкування з клієнтами, листи-пропозиції, рахунки-фактури
- Рахунки
- Різні види звітів
Крім узагальнених документів, документи, які можна автоматизувати, можуть відрізнятися в різних галузях. Ось перелік кількох документів, які можна автоматизувати для полегшення керування.
Юридичні послуги
- Трудові угоди
- Секретаріат компанії
- Договір купівлі-продажу частки
- Регуляторні договори
- Заповітні та трастові угоди
- Листи з юридичними висновками
Здоров'я
- Медична документація пацієнтів
- Плани лікування
- Рецепти
- Звіти
- Таблиці
Фінансові установи
- Рахунки
- Замовлення на придбання
- Коносамент
- Документи відповідності
Людські ресурси (HR)
- Платіжно
- Листи-пропозиції співробітників
- Листи внутрішнього зв'язку
- Довідник працівника
Банки
- банківські виписки
- Вітальні листи
- Розрахункові листи
- Договори позики
- Попередні нагадування
Якщо ви працюєте з рахунками-фактурами та квитанціями або турбуєтеся про перевірку посвідчення особи, перегляньте Nanonets онлайн OCR or Екстрактор тексту PDF для вилучення тексту з документів PDF безкоштовно. Натисніть нижче, щоб дізнатися більше про Рішення для автоматизації підприємства Nanonets.
.cta-first-blue{ перехід: усі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: #546fff; колір: білий; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон: білий; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } Перехід .cta-second-black{: всі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: білий; колір: #333; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; відступ праворуч: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }
Вибір засобу автоматизації документообігу
Рішення для автоматизації документообігу призначені для оптимізації бізнес-процесів шляхом вилучення даних і їх використання для створення документів, що може заощадити дорогоцінний час і зусилля цього відділу. Однак не всі рішення автоматизації однакові. Тому ретельне планування та належне дослідження, засноване на бізнес-потребах, можуть допомогти у виборі правильного програмного забезпечення.
Пропозиції рішень автоматизації можуть значно відрізнятися. Хоча одне програмне забезпечення може потребувати технічних знань, інше може не підтримувати всі типи документів. Інший може мати занадто багато можливостей, які ніколи не знадобляться бізнесу.
З такою кількістю варіантів на ринку вибір правильного рішення для автоматизації документообігу може бути складним завданням. Ось кілька вказівок, про які слід пам’ятати, вибираючи хороше програмне забезпечення:
Зручність у користуванні
Вибираючи будь-яке програмне забезпечення для автоматизації, перше, що потрібно перевірити, це наскільки воно зручне для користувача. Користувачі повинні розуміти, як це працює, і використовувати їх ефективно, навіть якщо вони технічно не розвинені. Будь-яке програмне забезпечення, яке не спрощує роботу, а фактично ще більше її ускладнює, буде повним провалом.
Програмне забезпечення для автоматизації документообігу повинно дозволяти легко створювати шаблони, використовувати існуючі, як вони є, і полегшувати легку навігацію його функціями для користувачів без необхідності викликати експертів.
Більшість постачальників рішень для автоматизації документів із задоволенням запропонують пробну версію протягом обмеженого періоду часу, щоб залучити потенційних клієнтів. Використовуйте їх, щоб зрозуміти, як програмне забезпечення може відповідати потребам компанії та співробітників для підвищення ефективності автоматизації документообігу.
Інтеграція з існуючими бізнес-системами
Навіть найкраще рішення автоматизації документообігу може виявитися марним, якщо воно не забезпечує належної інтеграції з існуючими системами, які використовуються бізнесом.
Хороше програмне забезпечення для автоматизації має вбудовані можливості для отримання даних із різних джерел. Інтеграція з системами CRM, CMS, системами зберігання файлів, аналітичним програмним забезпеченням, програмним забезпеченням для обробки платежів і комунікаційним програмним забезпеченням є найбільш затребуваними.
Система автоматизації документообігу, яка полегшує інтеграцію, може допомогти отримати точні дані з різних джерел для створення чи створення цінних документів. Перевірка у постачальника можливостей програмного забезпечення для інтеграції та збору даних із різних джерел може допомогти організаціям прийняти рішення щодо корисності рішення автоматизації.
Доступність
Однією з сучасних особливостей програмного забезпечення для автоматизації є його доступність. Сьогодні багато представників бізнесу знаходяться в русі, і їм потрібні рішення, які можуть швидко створювати або генерувати документи для представлення потенційним клієнтам або зацікавленим сторонам.
Уявіть собі менеджера з продажу, якому необхідно створити пропозиції для укладання угоди із зацікавленим клієнтом. Використання рішення для автоматизації роботи з документами, сумісного з мобільними пристроями, планшетами чи іншими пристроями, дає змогу створювати необхідні документи та ділитися ними на ходу.
Підтримка різних форматів документів
Вибираючи рішення для автоматизації документообігу, найкраще перевірити, чи програмне забезпечення підтримує різні формати документів, такі як текстові файли, файли зображень, PDF-файли, документи, захищені паролем тощо, які можуть знадобитися в бізнесі.
Вибрана система також повинна підтримувати різну автоматизацію документообігу, а саме групову, інтерактивну та на вимогу. Масова генерація документів включає створення великої кількості одного або кількох типів документів для конкретних бізнес-цілей.
Інтерактивна автоматизація документів — це коли програмне забезпечення автоматично створює форму на основі шаблону, а потім створює документ, перетягуючи дані з форми в шаблон. Автоматизація на вимогу, як випливає з назви, відноситься до документа, створеного у відповідь на «запит користувача», коли надається необхідна інформація.
Зосередьтеся на безпеці
Під час пошуку рішення для автоматизації документообігу організаціям необхідно дбати про безпеку. Ділові документи є унікальними та мають бути захищені від крадіжки даних, щоб уникнути вразливості та захистити бізнес-інтереси. Складання документів і обмін ними мають бути можливими, не турбуючись про втрату даних. Захист паролем або наскрізне шифрування – це кілька функцій, які можуть забезпечити безпеку даних. Хоча дозволи на доступ можуть працювати на користь захисту даних від зловживання, вони не повинні ставати перешкодою для підтримки безперебійного робочого процесу.
Задовільна підтримка клієнтів
Як і з будь-яким іншим продуктом, користувачі автоматизації документообігу також отримають значну користь від якісної підтримки клієнтів від постачальника. Оцінки відгуків користувачів і підтримки навіть під час використання пробних версій можуть дати розуміння того, як компанія реагує та підтримує користувачів.
Наявність кількох каналів зв’язку, зокрема електронної пошти, телефону, онлайн-чату тощо, може бути ефективнішим, якщо у вас є сумніви чи збої, які потрібно швидко вирішити, щоб уникнути перебоїв у бізнес-процесах.
Хочете автоматизувати повторювані ручні завдання? Заощаджуйте час, зусилля та гроші, підвищуючи ефективність!
.cta-first-blue{ перехід: усі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: #546fff; колір: білий; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон: білий; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #546fff !важливо; } Перехід .cta-second-black{: всі 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; вага шрифту: жирний; розмір шрифту: 16 пікселів; висота рядка: 24 пікселів; відступ: 12px 24px; фон: білий; колір: #333; висота: 56 пікселів; вирівнювання тексту: ліворуч; дисплей: inline-flex; flex-direction: рядок; -moz-box-align: по центру; align-items: по центру; інтервал між літерами: 0px; коробка-розмір: бордюр-коробка; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; перехід: усі 0.1 с кубічний без'є (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; border-width:2px !important; межа: суцільна #333 !важливо; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; відступ праворуч: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }
Автоматизація документів за допомогою наномереж
Nanonets — це програмне забезпечення OCR на основі штучного інтелекту, яке разом із можливостями ML може допомогти в автоматичному вилученні структурованих і неструктурованих даних із документів PDF, відсканованих файлів, зображень тощо. Порівняно з традиційним програмним забезпеченням OCR Nanonets є перевагою, оскільки немає окремих правил і шаблонів для кожного типу документа.
Алгоритм штучного інтелекту та моделі OCR, які використовуються в наномережах, постійно навчаються з часом, що робить роботу з напівструктурованими або навіть невидимими типами документів простою справою. Їх можна навчати кілька разів, їх можна налаштувати для отримання даних відповідно до конкретних бізнес-потреб, і їх досить легко виконати без потреби внутрішньої команди розробників.
Використання Nanonets може принести безліч переваг, включаючи економію коштів, простоту використання, точність і масштабованість. Найбільш унікальні переваги, які відрізняють Nanonets, це:
- Кодування не потрібно
- Ідеально працює з користувацькими даними
- Безперервне вивчення алгоритмів
- Постобробка не потрібна
- Легко справляється з обмеженнями даних
- Багатомовні можливості
- Індивідуальні виходи
винос
Автоматизація документообігу може принести багато переваг підприємствам, які покладаються на паперову роботу. Це ефективне рішення для усунення неефективності, зменшення ручного навантаження на співробітників і забезпечення плавного переходу робочих процесів. Автоматизація документів за допомогою інструментів на основі штучного інтелекту може оптимізувати весь процес створення документів для оптимізації ефективності та прибутковості бізнесу.
Питання і відповіді
Що означає автоматизувати документ?
Автоматизація документа стосується вилучення значущої інформації з неструктурованих та/або напівструктурованих документів цифровим інструментом. Інформація, отримана таким чином із документа, є організованим форматом, який згодом можна обробити або заархівувати для нащадків.
Чи можете ви автоматизувати документи Word?
Одним словом – так! Документи можуть бути у формі документів текстового процесора, таких як MS Word docs. Більшість підприємств вимагають дані документів для подальшої обробки. Наприклад, компанії можуть вимагати реквізити, наведені в рахунку-фактурі Word, для подальшої обробки замовлень онлайн. Автоматизація документів передбачає завантаження документа в програмне забезпечення та вилучення з нього відповідної інформації для збереження у формі, придатній для подальшої обробки.
Як створити документ автоматизації?
Автоматизація документа включає в себе наступні етапи:
- Перетворення документа з паперової форми на цифрову версію, з якої можна витягнути важливі дані.
- Розрізнення елементів документа для виявлення значущого вмісту
- Класифікація документа шляхом аналізу виявленого змісту
- Вилучення відповідного вмісту з документа
- Подальша обробка даних або за допомогою засобів аналітики даних для архівування для нащадків.
Що таке інтелектуальна автоматизація документообігу?
Коли цифровий інструмент, який витягує важливі дані з документа, використовує такі функції штучного інтелекту, як ML, автоматизація стає «інтелектуальною автоматизацією», а сам процес називається інтелектуальною обробкою документів (IDP). Він поєднує вилучення даних із керуванням файлами та оркестровкою та включає не лише вилучення даних, але й функції категоризації, перевірки та зберігання. Ці інструменти, які входять до складу IDP, можуть працювати незалежно або спільно, щоб витягувати неструктуровані дані з різних видів документів і перетворювати їх на структуровану значущу інформацію.
var contentsTitle = «Зміст»; // Встановіть тут свою назву, щоб уникнути створення заголовка для нього пізніше var ToC = “
“+contentsTitle+”
“; ToC += “
“; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;
Нанонети онлайн OCR та OCR API є багато цікавого випадки використання tкапелюх може оптимізувати ефективність вашого бізнесу, заощадити витрати та стимулювати зростання. Дізнайся як варіанти використання Nanonets можуть застосовуватися до вашого продукту.
- "
- &
- a
- здатність
- МЕНЮ
- доступ
- доступність
- доступ до
- точний
- Achieve
- придбаний
- Діяти
- діяльності
- доповнення
- Додатковий
- адреси
- адміністрація
- просунутий
- впливати
- проти
- угоди
- AI
- алгоритм
- ВСІ
- дозволяє
- завжди
- кількість
- аналіз
- аналітика
- Інший
- де-небудь
- крім
- Застосовувати
- відповідний
- збірка
- асоційований
- увагу
- Атрибути
- автоматизувати
- Автоматизований
- автоматично
- автоматизація
- Автоматизація
- доступний
- фон
- Банки
- ставати
- перед тим
- буття
- нижче
- користь
- Переваги
- КРАЩЕ
- між
- border
- порушення
- приносити
- вбудований
- бізнес
- підприємства
- call
- можливості
- здатний
- потужність
- захоплення
- Cards
- обережний
- випадків
- викликаючи
- централізована
- певний
- виклик
- проблеми
- складні
- зміна
- символи
- контроль
- Вибирати
- вибраний
- класифікація
- закриття
- код
- Кодування
- поєднання
- Приходити
- загальний
- Комунікація
- зв'язку
- Компанії
- компанія
- порівняний
- сумісний
- повний
- комплекс
- дотримання
- поступливий
- всеосяжний
- послідовний
- постійно
- зміст
- зміст
- контрактів
- контроль
- управління
- зручність
- координація
- Core
- витрати
- може
- створювати
- створений
- створює
- створення
- створення
- критичний
- CRM
- вирішальне значення
- виготовлений на замовлення
- клієнт
- підтримка клієнтів
- Клієнти
- настроюється
- дані
- Analytics даних
- безпеку даних
- базами даних
- угода
- глибокий
- затримки
- Залежно
- призначений
- докладно
- деталі
- розробників
- прилади
- відрізняються
- різний
- важкий
- цифровий
- оцифрування
- безпосередньо
- дисплей
- Зрив
- документація
- динамічний
- ослаблення
- Ефективний
- фактично
- ефективність
- ефективність
- продуктивно
- зусилля
- Electronic
- елементи
- усунутий
- співробітників
- зайнятість
- включіть
- дозволяє
- шифрування
- кінець в кінець
- Збагачений
- підприємство
- підприємств
- особливо
- істотний
- встановити
- і т.д.
- приклад
- перевищувати
- перевершувати
- Здійснювати
- експонати
- існуючий
- Розширювати
- розширюється
- витрати
- досвід
- Досліди
- експертиза
- experts
- Виписки
- Face
- стикаються
- Провал
- швидше
- риси
- Поля
- фінансування
- фінансовий
- фінансові послуги
- Перший
- відповідати
- гнучкий
- Сфокусувати
- стежити
- після
- форма
- формат
- знайдений
- Безкоштовна
- від
- Повний
- функція
- Функції
- далі
- майбутнє
- породжувати
- породжує
- покоління
- отримання
- буде
- добре
- товари
- значно
- Зростання
- гарантований
- керівництво
- керівні вказівки
- Обробка
- щасливий
- має
- охорона здоров'я
- висота
- допомога
- допомагає
- тут
- Високий
- вище
- дуже
- перешкода
- Як
- Однак
- hr
- HTTPS
- людина
- ідея
- ідеальний
- Ідентифікація
- ідентифікувати
- Особистість
- зображення
- зображень
- реалізація
- реалізації
- значення
- важливо
- поліпшений
- поліпшення
- включати
- includes
- У тому числі
- Augmenter
- збільшений
- зростаючий
- все більше і більше
- самостійно
- індекс
- осіб
- промисловості
- промисловість
- інформація
- вхід
- розуміння
- страхування
- інтегрувати
- інтегрований
- інтеграція
- Розумний
- інтерактивний
- зацікавлений
- інтереси
- питання
- питання
- IT
- сам
- робота
- тримати
- мова
- великий
- закон
- Лідери
- провідний
- Веде за собою
- Витоку
- УЧИТЬСЯ
- вивчення
- легальний
- рівні
- використання
- обмеженою
- LINK
- список
- Кредити
- розташування
- місць
- логістика
- подивитися
- шукати
- машина
- навчання за допомогою машини
- made
- підтримувати
- обслуговування
- основний
- зробити
- РОБОТИ
- Робить
- управляти
- управління
- менеджер
- керівництво
- вручну
- ринок
- значущим
- засоби
- медичний
- може бути
- Основні етапи
- mind
- ML
- Mobile
- Моделі
- гроші
- місяць
- більше
- найбільш
- рухатися
- MS
- множинний
- помножене
- безліч
- а саме
- Імена
- Природний
- природа
- навігація
- необхідно
- потреби
- номер
- номера
- численний
- пропонувати
- Пропозиції
- онлайн
- операції
- Думка
- Оптимізувати
- оптимізований
- Опції
- оркестровка
- замовлень
- організація
- організаційної
- організації
- Організований
- Інше
- загальний
- частина
- Пароль
- оплата
- обробка платежу
- ідеальний
- продуктивність
- періодів
- Персоналізовані
- Персонал
- фізичний
- картина
- запланований
- планування
- платформа
- точка
- Політика
- політика
- це можливо
- потенціал
- представити
- досить
- первинний
- недоторканність приватного життя
- надходження
- процес
- Автоматизація процесів
- процеси
- обробка
- процесор
- виробляти
- Product
- продуктивність
- рентабельність
- пропозиція
- захист
- захист
- забезпечувати
- Постачальник
- провайдери
- забезпечення
- тягне
- покупка
- цілей
- якість
- Швидко
- швидко
- Рамп
- діапазон
- рейтинги
- досягати
- Реальність
- зменшити
- відноситься
- Відносини
- доречний
- вимагати
- вимагається
- Вимога
- дослідження
- ресурси
- відповідь
- огляд
- Відгуки
- Risk
- Роботизована автоматизація процесів
- Котити
- Правила
- сейф
- sale
- продажів
- то ж
- задоволення
- економія
- масштабованість
- сканування
- безпечний
- Забезпечений
- безпеку
- обраний
- вибір
- обслуговування
- Послуги
- комплект
- установка
- Поділитись
- поділ
- простий
- з
- один
- невеликий
- малого бізнесу
- So
- Софтвер
- solid
- рішення
- Рішення
- деякі
- складний
- пробіли
- конкретний
- швидкість
- Стажування
- стояти
- standard
- стандартів
- починається
- Як і раніше
- зберігання
- зберігати
- магазинів
- раціоналізувати
- сильний
- структурований
- представлений
- Згодом
- поставка
- підтримка
- Опори
- система
- Systems
- взяття
- завдання
- команда
- технічний
- Технології
- Шаблони
- Тестування
- Команда
- крадіжка
- річ
- речі
- через
- час
- times
- назва
- інструмент
- інструменти
- топ
- до
- трек
- традиційний
- Transactions
- Перетворення
- перетворення
- перехід
- суд
- Типи
- розуміти
- розуміння
- створеного
- використання
- користувачі
- зазвичай
- перевірка достовірності
- значення
- різноманітність
- різний
- продавець
- постачальники
- перевірка
- перевірити
- перевірка
- версія
- вразливість
- способи
- Чи
- в той час як
- ВООЗ
- без
- Work
- Робочі процеси
- працює
- вартість
- б
- вашу