Підприємствам, що розвиваються, часто важко впоратися з раптовим збільшенням рахунків-фактур. Додайте ручну обробку рахунків-фактур і виділені дані та системи, і ви отримаєте рецепт неефективності та розчарування. Вартість обробки рахунків-фактур вручну може зрости Від 15 до 40 доларів США за рахунок, не кажучи вже про незліченні години, витрачені на введення даних.
Навпаки, автоматизована обробка рахунків-фактур може зменшити витрати 1.42 дол. США за рахунок, що призводить до значної економії коштів. Окрім скорочення витрат, автоматизація може допомогти зменшити ризики шахрайства та забезпечити кращу видимість тенденцій грошових потоків.
У Nanonets ми допомагаємо компаніям у всьому світі оптимізувати процеси AP за допомогою наших Автоматизація рахунків QuickBooks інтеграція. Він створений для значного скорочення ручного введення, перевірки та обробки даних, дозволяючи командам AP зосередитися на більш стратегічних завданнях. Ця автоматизація може підвищити швидкість і точність обробка рахунків-фактур і спростити відповідність.
У цій публікації в блозі буде досліджено, як малий і середній бізнес покращив операційну ефективність і заощадив ресурси за допомогою автоматизації рахунків QuickBooks від Nanonets. Також отримайте покроковий огляд того, як налаштувати робочий процес автоматизації для вашого бізнесу.
Бізнес
Щасливі ювеліри це невелике підприємство, яке спеціалізується на виготовленні ювелірних виробів ручної роботи. Вони налаштовані надавати ювелірні вироби ручної роботи найвищої якості. Вони базуються в Каліфорнії, їхня репутація інновацій, професіоналізму та задоволеності клієнтів була створена протягом 40 років.
Виклики
Через своє зростання Happy Jewellers жонглює величезною кількістю рахунків-фактур. Ручне керування було не лише колосальним поглиначем часу, але й насиченим неточностями. Їм потрібна була система, щоб оптимізувати свої облікові завдання, забезпечуючи точність і ефективність.
💭
Ми використовуємо QuickBooks для бухгалтерського обліку вже досить давно. Однак, щоб отримати рахунки-фактури в QuickBooks, нам потрібно відсканувати рахунки-фактури, вказати всі деталі, створити окремі папки за постачальниками та керувати таблицею Excel для всіх рахунків-фактур, які ми отримали. ~ Команда AP у Happy Jewellers.
Як Nanonets допоміг Happy Jewellers підвищити ефективність AP
використання Nanonets для автоматизації рахунків QuickBooks, Happy Jewellers може автоматично отримувати рахунки-фактури з електронних листів, ефективно їх обробляти та зберігати в структурованому вигляді в хмарі.
Це значно скоротило час, витрачений на ручне введення даних і керування рахунками-фактурами. Малі та середні підприємства можуть також інтегрувати ці дані безпосередньо у свій обліковий запис QuickBooks, спрощуючи процес розрахунків із кредиторською заборгованістю.
Давайте подивимося на те, як Happy Jewellers виграв від інтеграції Nanonets і QuickBooks:
1. Скоротіть ручну обробку даних
💭
«Ми витрачали 4-5 годин на підготовку документів». ~ Команда AP у Happy Jewellers.
Розширення бізнесу означало, що Happy Jewellers збільшив обсяг рахунків-фактур. Команда AP у Happy Jewellers хотіла переконатися, що вони зможуть впоратися з напливом без шкоди для точності чи ефективності.
Однак існуючий ручний процес означав, що команда витрачала цінні години вручну вилучення, класифікація та обробка рахунків-фактур. Лише після цього вони зможуть завантажити їх у QuickBooks. Окрім витрати часу, ручна обробка рахунків-фактур робила їх вразливими до прострочених платежів, напружених зв’язків із постачальниками та незбалансованої фінансової звітності.
Розуміючи необхідність автоматизації, команда AP і керівництво вирішили розгорнути Nanonets. Шляхом комбінування OCR та AI Наномережі могли зчитувати, класифікувати та отримувати дані з рахунків-фактур. це ще не все Він гарантує синхронізацію даних рахунків-фактур із даними постачальника та облікових записів QuickBooks. А коли рахунки-фактури від нових постачальників надходять у папку «Вхідні», Nanonets автоматично створює нові профілі постачальників у QuickBooks, гарантуючи, що ваш список постачальників завжди актуальний.
Загалом інтеграція гарантувала, що витягнуті дані можна було легко завантажити в QuickBooks, зменшивши потребу в ручному введенні даних.
Це дозволило їхній команді з обліку кредиторської заборгованості обробити на 50% більше рахунків-фактур за той самий час, не залучаючи додаткових ресурсів.
2. Розширення із зростанням бізнесу
Коли Happy Jewellers розширювали свій бізнес на нові місця, такі як Чикаго та Нью-Йорк, вони зіткнулися з проблемою управління збільшеним обсягом рахунків-фактур із багатьох джерел. Це означало збільшення складності та ймовірність помилок у їхніх облікових процесах.
Зростаючий бізнес вимагав більш гнучкого рішення, ніж ручна обробка рахунків-фактур. Тож замість того, щоб розширювати свою команду AP чи наймати інженерів для створення основних інструментів автоматизації робочого процесу, вони звернулися до Nanonets.
Система має попередньо створені робочі процеси та Моделі AI які можуть адаптуватися до різних потреб бізнесу. Після налаштування система могла автоматично обробляти рахунки-фактури від різних постачальників у різних філіях. Крім того, він вчиться на даних, які він обробляє, і ручних втручаннях, покращуючи свою точність з часом і дозволяючи компаніям безперебійно обробляти структуровані та неструктуровані рахунки-фактури.
Це гнучке та масштабоване рішення дозволило Happy Jewellers справлятися з надходженням рахунків-фактур від розширення без збільшення витрат або ресурсів, таким чином підвищуючи операційну ефективність.
3. Інтегровано в QuickBooks без порушення існуючого робочого процесу
💭
«Ще одна важлива річ про Nanonets полягала в тому, що вона не заважала роботі жодного працівника, натомість полегшувала їх роботу». ~ Команда AP у Happy Jewellers.
Компанія Happy Jewellers вже давно використовує QuickBooks для бухгалтерського обліку. Вони цінували зручність і звичність програмного забезпечення, але були розчаровані трудомістким процесом введення даних рахунків-фактур вручну. Забезпечення бездоганної інтеграції з існуючим робочим процесом QuickBooks було вкрай важливим для будь-якої нової системи, яку вони планували придбати.
Наномережі з її здатністю до інтегруватися з QuickBooks, ідеально підійшов. Команда AP Happy Jewellers могла оптимізувати свій процес до максимальної ефективності. Тепер незалежно від того, звідки надходить рахунок-фактура — електронною поштою, Google Диском чи іншим місцем — він швидко перевіряється, класифікується та готовий для QuickBooks. Вони могли швидко перетворювати необроблені дані в охайні Аркуш Excel які можна завантажити в бухгалтерське програмне забезпечення.
Після підключення двох облікових записів Nanonets може автоматично додавати інформацію на рівні SKU в QuickBooks за лічені секунди та автоматично зіставляти коди постачальника та GL. Це може позбавити команду AP від необхідності вручну вводити та зіставляти інформацію, зменшуючи помилки та прискорюючи час обробки рахунків-фактур.
Крім того, будь-які зміни, внесені до витягнутих даних у Nanonets у режимі реального часу, відображаються в QuickBooks без ручного втручання.
Інтеграція була бездоганною та не змінила суттєво існуючий робочий процес. Натомість він покращив робочий процес, автоматизувавши трудомісткі частини процесу.
4. Покращив моральний дух команди
💭
«Тепер наші співробітники почуваються більш продуктивними та щасливими, оскільки більшість канцелярської роботи тепер вилучено з їхнього життя». ~ Команда AP у Happy Jewellers.
Happy Jewellers' прагне забезпечити задоволення своїх співробітників. Вони вірять, що це сприяє більш надійній організації, що призводить до кращих продуктів для клієнтів і кращих відносин з постачальниками. Однак ручна обробка рахунків-фактур була значним джерелом розчарування для команди. Це був громіздкий процес, який залишав мало часу для більш стратегічних завдань.
Розуміючи необхідність підвищення морального духу та продуктивності співробітників, вони запровадили Nanonets. Рішення на основі штучного інтелекту автоматизувало канцелярську роботу, пов’язану з керуванням рахунками-фактурами, дозволяючи команді зосередитися на більш ефективних завданнях.
Команда одразу помітила значне зменшення навантаження. Це не тільки покращило їхню продуктивність, але й підвищило моральний дух. Вони могли б присвятити свій час і енергію більш значущим і корисним завданням.
Зменшення ручних завдань і підвищення ефективності завдяки Nanonets призвели до більш задоволеної та мотивованої команди, сприяючи загальному зростанню та успіху Happy Jewellers.
5. Підвищена відповідність і готовність до аудиту
💭
«Ми витратили б 2-3 години на фактичну оплату та обслуговування».~ Команда AP у Happy Jewellers.
Компанія Happy Jewellers витрачала значну кількість часу на забезпечення відповідності та готовності до аудиту. Ручна обробка рахунків-фактур, платіжних записів та інших фінансових документів забирала багато часу та була схильна до людських помилок. Це може призвести до потенційних санкцій під час перевірок і може негативно вплинути на їх репутацію.
з Нанонети, процес підтримки відповідності став значно простішим. Система автоматично перевіряє дані, отримані з рахунків-фактур, на відповідність внутрішнім політикам компанії та зовнішнім нормам. Якщо значення рахунків-фактур не відповідають замовленню на придбання або якщо з’являються інші розбіжності, система позначає ці рахунки-фактури для перевірки вручну. Це допомагає вести точні фінансові записи та зменшує ризик проблем з дотриманням вимог або невдач аудиту.
Крім того, Інтеграція Nanonets із QuickBooks дозволив команді Happy Jewellers синхронізувати записи про платежі та інші фінансові документи безпосередньо з системи в програмне забезпечення для бухгалтерського обліку. Це усунуло необхідність ручного введення даних і значно скоротило час, витрачений на оплату та обслуговування.
Цей підвищений рівень відповідності та готовності до аудиту заощадив команді незліченні години та приніс душевний спокій, знаючи, що їхні фінансові документи точні та легкодоступні.
Інтеграція QuickBooks-Nanonets: покроковий посібник
Хочете знати, як Happy Jewellers так легко інтегрували Nanonets із QuickBooks? Ось покрокова інструкція, яка допоможе вам почати:
1. Отримайте доступ до платформи Nanonets
Ви можете відвідати наш веб-сайт і створити новий обліковий запис або увійти в існуючий обліковий запис. Ви можете зареєструватися за допомогою свого облікового запису Gmail або вручну ввести свою електронну адресу та створити пароль.
2. Підключіться до QuickBooks
На інформаційній панелі перейдіть до Інтеграції -> QuickBooks. Одним клацанням миші ви можете підключити свій обліковий запис QuickBooks до Nanonets.
3. Імпортуйте дані QuickBooks
Після підключення ваш план рахунків і коди головної книги (GL) з QuickBooks автоматично імпортуються в Nanonets. Якщо ви використовуєте класи та проекти, вони також читаються та стають доступними для ваших рахунків-фактур.
4. Завантажте або імпортуйте рахунки-фактури
Виберіть модель «Рахунки-фактури» з «Типів документів», налаштуйте потрібні поля в рахунку-фактурі та форматування. Ви можете легко додавати рахунки-фактури, завантажуючи їх вручну, або налаштовувати автоматичний імпорт із електронної пошти чи інших джерел, таких як Dropbox, Google Drive або навіть сканер.
5. Вилучення та перегляд даних
Наномережі можуть отримувати 20 унікальних фрагментів інформації, включно з табличними даними, з рахунків-фактур. Після вилучення даних перевіряється їх точність. Ви отримаєте сповіщення та зможете вручну переглянути та виправити інформацію, якщо є якісь помилки чи невідповідності.
6. Перевірте та перевірте дані
Наномережі забезпечують перевірку даних на відповідність встановленим стандартам. Наприклад, Nanonets перевіряє, чи існує даний код GL у вашій базі даних і є дійсним, лише якщо там знайдено.
7. Налаштуйте робочі процеси затвердження
Ви можете додати скільки завгодно рецензентів для процесу затвердження. Встановіть правила для кожного етапу перегляду. Наприклад, ви можете ініціювати перевірку, якщо сума рахунку-фактури перевищує 1000 доларів США.
8. Виконайте встановлення відповідності
Платформа Nanonets дозволяє виконувати 2-way, 3-way або GL код зіставлення. Ви можете додати документи для зіставлення (наприклад, замовлення на купівлю) і перевірити, чи збігаються конкретні значення, наприклад загальна сума, що відповідає даному номеру замовлення на купівлю, значенням у базі даних.
9. Експорт до QuickBooks
Перейдіть до екрана з інформацією про рахунок-фактуру. Ви можете завантажити дані в різних форматах, включаючи CSV і XLSX, або експортувати їх у CRM або програмне забезпечення автоматизації AP, наприклад QuickBooks.
10. Моніторинг і оптимізація
Нарешті, ви можете відстежувати продуктивність робочого процесу з часом і вносити необхідні коригування. Nanonets забезпечує комплексну аналітику на інформаційній панелі, що дозволяє відстежувати точність, час обробки та інші важливі показники. Це допоможе вам визначити будь-які області, які можуть потребувати подальшої оптимізації.
Заключні думки
Застосування автоматизації керування рахунками-фактурами, як це зробили Happy Jewellers із Nanonets, може значно покращити ваш бізнес. Це не тільки скорочує час і зусилля, витрачені на повсякденні завдання, але й забезпечує високий рівень точності, відповідності та готовності до аудиту. Повна інтеграція з QuickBooks додатково спрощує процес, роблячи ваше фінансове управління ефективнішим і надійнішим.
Пам’ятайте, що ключ до успішної цифрової трансформації полягає у виборі правильних інструментів і їх ефективному застосуванні у вашому робочому процесі. Таким чином ви можете звільнити час вашої команди, підвищити її моральний дух і, зрештою, зробити внесок у загальний розвиток і успіх вашого бізнесу.
- Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
- ПлатонЕСГ. Автомобільні / електромобілі, вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
- PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
- ChartPrime. Розвивайте свою торгову гру за допомогою ChartPrime. Доступ тут.
- BlockOffsets. Модернізація екологічної компенсаційної власності. Доступ тут.
- джерело: https://nanonets.com/blog/quickbooks-invoice-automation/
- : має
- :є
- : ні
- :де
- $1000
- $UP
- 15%
- 20
- 2000
- 40
- 7
- 8
- 9
- a
- здатність
- МЕНЮ
- доступ
- доступною
- рахунки
- бухгалтерський облік
- облік програмного забезпечення
- Рахунки
- кредиторська заборгованість
- точність
- точний
- через
- фактичний
- пристосовувати
- додавати
- доповнення
- Додатковий
- коректування
- саман
- після
- проти
- Можливість
- ВСІ
- дозволено
- Дозволити
- дозволяє
- Також
- завжди
- кількість
- an
- аналітика
- та
- будь-який
- автоматизація ап
- твердження
- затверджений
- ЕСТЬ
- області
- AS
- aside
- асоційований
- At
- аудит
- аудит
- Автоматизований
- автоматичний
- автоматично
- автоматизація
- Автоматизація
- доступний
- заснований
- основний
- BE
- стали
- було
- буття
- Вірити
- Краще
- Банкноти
- Блог
- підвищення
- Підвищений
- гілки
- приніс
- будувати
- побудований
- бізнес
- господарські операції
- підприємства
- але
- by
- Каліфорнія
- CAN
- можливості
- захоплення
- готівкові гроші
- грошовий потік
- категоризація
- виклик
- зміна
- Зміни
- Графік
- Перевірки
- Чикаго
- Вибираючи
- класів
- Класифікувати
- клацання
- підніматися
- хмара
- код
- Коди
- COM
- об'єднання
- вчинено
- компанія
- завершення
- складність
- дотримання
- всеосяжний
- З'єднуватися
- підключений
- З'єднувальний
- вважається
- контрастність
- сприяти
- сприяє
- внесок
- зручність
- виправити
- Відповідний
- Коштувати
- економія на витратах
- витрати
- може
- створювати
- створює
- CRM
- вирішальне значення
- громіздкий
- виготовлений на замовлення
- клієнт
- Задоволеність клієнтів
- Клієнти
- Вирізати
- приладова панель
- дані
- введення даних
- Database
- угода
- справу
- вирішене
- зменшити
- надання
- необхідний
- розгортання
- призначений
- деталь
- деталі
- певний
- DID
- різний
- цифровий
- цифрове перетворення
- безпосередньо
- do
- документація
- справи
- вниз
- скачати
- виснажувати
- різко
- управляти
- Dropbox
- під час
- кожен
- легше
- легко
- фактично
- ефективність
- ефективний
- продуктивно
- зусилля
- або
- піднесений
- усувається
- в іншому місці
- повідомлення електронної пошти
- Співробітник
- співробітників
- дозволяє
- кінець в кінець
- енергія
- Інженери
- підвищувати
- підвищена
- Підсилює
- підвищення
- забезпечувати
- забезпечується
- гарантує
- забезпечення
- Що натомість? Створіть віртуальну версію себе у
- вхід
- запис
- помилка
- помилки
- Ефір (ETH)
- Навіть
- приклад
- перевищує
- перевершувати
- існуючий
- існує
- розширений
- розширюється
- розширення
- дослідити
- експорт
- зовнішній
- витяг
- видобуток
- стикаються
- Знайомство
- швидше
- почувати
- Поля
- фінансовий
- фінансовий менеджмент
- відповідати
- прапори
- гнучкий
- потік
- Сфокусувати
- для
- знайдений
- шахрайство
- Безкоштовна
- від
- розчарування
- розчарування
- далі
- Загальне
- породжувати
- отримати
- отримання
- GIF
- даний
- Gmail
- є
- великий
- Зростання
- Зростання
- керівництво
- було
- обробляти
- щасливий
- має
- допомога
- допоміг
- допомогу
- допомагає
- тут
- Високий
- Наймання
- ГОДИННИК
- Як
- How To
- Однак
- HTML
- HTTPS
- людина
- ідентифікувати
- if
- негайно
- Impact
- вражаючий
- реалізовані
- реалізації
- імпорт
- важливо
- удосконалювати
- поліпшений
- поліпшення
- in
- У тому числі
- Augmenter
- збільшений
- Збільшує
- зростаючий
- приплив
- інформація
- інновація
- екземпляр
- замість
- інтегрувати
- інтегрований
- інтеграція
- інтеграцій
- внутрішній
- втручання
- втручання
- в
- Управління рахунками-фактурами
- обробка рахунків-фактур
- питання
- IT
- ЙОГО
- jewelry
- JPG
- просто
- ключ
- Знати
- Знання
- земля
- Пізно
- провідний
- Led
- Гросбух
- залишити
- рівень
- лежить
- як
- список
- трохи
- Місце проживання
- загрузка
- місць
- журнал
- подивитися
- made
- підтримувати
- збереження
- обслуговування
- зробити
- Робить
- управляти
- управління
- управління
- манера
- керівництво
- вручну
- багато
- матч
- узгодження
- Матерія
- максимальний
- значущим
- означав
- згадати
- Метрика
- може бути
- mind
- Пом'якшити
- модель
- монітор
- більше
- більш ефективний
- Більше того
- найбільш
- мотивовані
- множинний
- Переміщення
- необхідно
- Необхідність
- необхідний
- потреби
- негативно
- Нові
- Нью-Йорк
- немає
- зараз
- номер
- OCR
- of
- часто
- on
- один раз
- тільки
- відкрити
- оперативний
- операції
- оптимізація
- or
- порядок
- замовлень
- організація
- Інше
- наші
- з
- над
- загальний
- огляд
- частини
- Пароль
- оплата
- платежі
- світ
- для
- ідеальний
- виконувати
- продуктивність
- частин
- платформа
- plato
- Інформація про дані Платона
- PlatoData
- Політика
- поп
- пошта
- потенціал
- Точність
- підготовлений
- процес
- процеси
- обробка
- продуктивний
- продуктивність
- Продукти
- професіоналізм
- Профілі
- проектів
- забезпечувати
- забезпечує
- перфоратор
- покупка
- purchase order
- покупка
- якість
- Швидкі книги
- швидко
- Сировина
- необроблені дані
- Читати
- Готовність
- готовий
- реального часу
- отримано
- рецепт
- облік
- зменшити
- Знижений
- знижує
- зниження
- скорочення
- скорочення
- відображено
- правила
- Відносини
- надійний
- репутація
- вимагати
- ресурси
- в результаті
- огляд
- нагородження
- право
- Risk
- ризики
- міцний
- Правила
- s
- жертвуючи
- то ж
- задоволення
- Незадоволений
- зберегти
- зберігаються
- Економія
- масштабовані
- Масштабування
- сканування
- Екран
- безшовні
- плавно
- seconds
- окремий
- комплект
- гострий
- лист
- підпис
- значний
- істотно
- спростити
- один
- EMS
- МСП
- So
- Софтвер
- рішення
- деякі
- Source
- Джерела
- спеціалізується
- конкретний
- швидкість
- витрачати
- відпрацьований
- Стажування
- стандартів
- почалася
- заяви
- зберігати
- просто
- Стратегічний
- раціоналізувати
- упорядкування
- структурований
- боротьба
- успіх
- успішний
- такі
- раптовий
- костюм
- постачальник
- швидко
- система
- Systems
- таблиця
- завдання
- команда
- команди
- ніж
- Що
- Команда
- інформація
- їх
- Їх
- Там.
- Ці
- вони
- річ
- це
- ті
- Таким чином
- Зв'язку
- час
- трудомісткий
- до
- інструменти
- Усього:
- трек
- Перетворення
- Перетворення
- Тенденції
- викликати
- Опинився
- два
- Зрештою
- створеного
- відповідний сучасним вимогам
- завантажено
- Завантаження
- використання
- використання
- ПЕРЕВІР
- підтверджено
- перевіряє
- перевірка достовірності
- Цінний
- значення
- цінний
- Цінності
- різний
- Ve
- продавець
- постачальники
- перевірено
- перевірити
- видимість
- візит
- життєво важливий
- обсяг
- Вразливий
- хотіти
- хотів
- було
- способи
- we
- веб-сайт
- ДОБРЕ
- були
- коли
- волі
- з
- в
- без
- Work
- робочий
- автоматизація робочого процесу
- Робочі процеси
- світовий
- б
- років
- йорк
- ви
- вашу
- зефірнет