Узгодження рахунків-фактур

Одним із важливих видів діяльності в процесах розрахунків із заборгованістю (АР) є зіставлення рахунків-фактур. Традиційні підходи до цього ключового завдання можуть коштувати часу, зусиль і людських ресурсів для бізнесу. Використання інноваційних технологій і автоматизованих наборів інструментів може оптимізувати зіставлення рахунків-фактур, щоб забезпечити додаткові переваги та цінність для бізнесу.

У цій статті наведено детальну інформацію про зіставлення рахунків-фактур, різні типи, необхідність безконтактного використання обробка рахунків-фактур or управління рахунками-фактурами, і його різноманітні переваги.

Що таке зіставлення рахунків-фактур?

Зіставлення рахунків-фактур є процес кредиторської заборгованості який перевіряє та порівнює інформацію про замовлення на купівлю (PO) разом із рахунком-фактурою постачальника та товарними чеками.

Коли організація хоче скористатися товарами або послугами постачальника, вона створює замовлення на закупівлю з детальними вимогами. При доставці замовлених товарів або послуг організація-покупець виписує товарний чек. Потім постачальник виставляє рахунок-фактуру для оформлення платежу. Саме тоді відбувається зіставлення рахунків-фактур.

Зіставлення рахунків-фактур гарантує відсутність помилок або невідповідностей між замовленням на замовлення та рахунком-фактурою. Це сприяє швидшій оплаті платежів постачальникам і запобігає ризику шахрайство продавця і оплата фальшивих рахунків-фактур.

Що таке відхилення?

Відхилення, яке називається винятком для рахунка-фактури, виникає, коли існує невідповідність між деталями рахунка-фактури та його підтверджуючими документами, такими як замовлення на покупку або чек на товар/продукт.

Відхилення можуть бути двох видів – кількісними та ціновими

• Відхилення кількості: відноситься до розбіжності між сумою або кількістю позицій у ЗП та виставленому рахунку-фактурі
• Відхилення ціни: стосується невідповідності між вартістю, зазначеною в ЗП, і вартістю, зазначеною в рахунку-фактурі.

Виявлення та узгодження відхилень може бути складним завданням для відділу AP. Необхідно оцінити відхилення, щоб перевірити, чи входять вони в допустимі межі, щоб продовжити обробка рахунків-фактур або поверніть рахунок-фактуру постачальнику для виправлення.

Рівень допустимого відхилення стосується незначних відхилень у відсотках або сумах у рахунку-фактурі. Рахунки-фактури, що перевищують допустимі рівні, призупиняються та надсилаються постачальнику для виправлення.

---

Хочете автоматизувати ручні процеси AP? Забронюйте 30-хвилинну демонстрацію в прямому ефірі, щоб побачити, як Nanonets може допомогти вашій команді запровадити наскрізне впровадження Автоматизація точки доступу.

Заплануйте демонстрацію

[Вбудоване вміст]

---

Необхідність зіставлення рахунків-фактур

Давайте з’ясуємо, чому перевірка чи зіставлення рахунків-фактур так важливі для бізнесу.

Зіставлення рахунків-фактур гарантує, що рахунки-фактури постачальників можна буде перевірити на супровідні документи перед видачею платежів. Це допомагає підприємствам:

• Підтвердьте, що платежі здійснюються лише за дійсні товари чи послуги, отримані від постачальника
• Підтримуйте швидші та точні випуски платежів
• Сприяти кращій прозорості шляхом усунення помилок і подвійних платежів
• Відстежуйте записи платежів для кількох постачальників
• Будьте краще підготовлені до перевірок компанії

Різні підприємства можуть використовувати різні способи зіставлення рахунків-фактур, як описано в наступному розділі нижче.

Способи зіставлення рахунків-фактур

Процес зіставлення рахунків-фактур в організаціях зазвичай виконується такими способами: двостороннє зіставлення, 2-стороннє зіставлення і, нарешті, 3-стороннє зіставлення.

Рахунки-фактури звіряються з іншими пов’язаними документообіг які можуть включати замовлення, квитанції про отримання товару та квитанції про перевірку. Ці способи зіставлення також перевіряють розбіжності в рахунках-фактурах і рівні допустимих відхилень, які необхідно вирішити перед тим, як рахунок-фактура буде очищено для оплати.

Тристороння відповідність

Двостороннє зіставлення – це простий і поширений спосіб перевірки рахунків-фактур. Це передбачає зіставлення рахунків-фактур із замовленнями на придбання, а також перевірку допусків. Якщо рахунок-фактура відповідає необхідним критеріям, його заплановано до оплати.

Тристороння відповідність

3-стороннє відповідність є найпопулярнішим методом зіставлення рахунків-фактур. Це передбачає триетапний процес. Рахунок-фактура перевіряється на точність відомостей, зазначених у замовленні на купівлю, а також факт отримання товару. Після того, як рівень допустимих відхилень буде прийнято, рахунок буде готовий до оплати.

Тристороння відповідність

Більш складний, ніж 2- та 3-стороннє зіставлення, 4-стороннє зіставлення передбачає ще один етап перевірки. Це вимагає зіставлення рахунків-фактур із замовленнями на купівлю, товарними чеками та актами перевірки.

Після доставки товару приймальний відділ перевіряє кількість і видає контрольний лист, який підтверджує, що отримана кількість є точною. Таким чином, лише рахунок-фактура, який відповідає ЗП, товарному чеку, допускам і оглядовому листу, вважається придатним для оплати.

Ці способи зіставлення рахунків гарантують, що компанії платять лише за замовлені та отримані товари/послуги. Він також захищає від фальшивих рахунків-фактур і помилок в оплаті, дозволяючи компаніям краще контролювати свої відносини з третіми сторонами.

---

Налаштуйте робочі процеси безконтактної точки доступу та оптимізувати процес обліку кредиторської заборгованості за секунди. Замовте 30-хвилинну демонстрацію в реальному часі.

Заплануйте демонстрацію

---

Зіставлення рахунків-фактур з контрактами

Окрім методів зіставлення рахунків-фактур, певні покупки можна здійснювати за допомогою процесу зіставлення контрактів. Цей тип рахунків-фактур, також відомий як виставлення рахунків без замовлення на замовлення, використовується для періодичних платежів або платежів за комунальні послуги, які відбуваються в циклі.

Під час зіставлення контрактів рахунок-фактура порівнюється та звіряється з існуючим контрактом. Прикладами таких закупівель за контрактом можуть бути щомісячні рахунки за комунальні послуги (електроенергію, воду тощо), орендна плата за будинки та технічне обслуговування, витрати на рекламу, юридичні чи консалтингові послуги тощо.

Цей тип відповідності підлягає внутрішньому процесу затвердження рахунків-фактур. Якщо договір збігається та надано схвалення, рахунок-фактура, що не є замовленням на замовлення, заплановується до оплати.

Це усуває необхідність зіставлення рахунків-фактур із замовленнями на купівлю та іншими супровідними документами. Це також полегшує раннє оформлення платежів, що повторюються, заощаджуючи час, зусилля та кошти.

Що таке автоматичне зіставлення рахунків-фактур?

Автоматизоване зіставлення рахунків-фактур означає оцифрування процесу зіставлення рахунків-фактур компанії за допомогою передових інструментів і технологій; рахунки-фактури обробляються автоматично без втручання людини.

Автоматизована технологія зіставлення рахунків-фактур може змінити спосіб роботи відділів AP. Отримані рахунки-фактури скануються, перетворюються на цифрову форму, зіставляються за допомогою алгоритмів і перевіряються на відповідність параметрам допуску, а в разі схвалення обробляються для оплати — і все це без участі людини.

Завдання перевірки або зіставлення рахунків-фактур і їх обробки за допомогою автоматизації може надати безліч переваг. Технології автоматизації на основі штучного інтелекту, такі як OCR і RPA, можуть покращити безконтактну обробку рахунків-фактур, щоб вона була ефективною та безпомилковою.

---

Забронюйте цю 30-хвилинну демонстрацію в прямому ефірі, щоб останній раз, коли вам доведеться вручну вводити дані з рахунків-фактур або квитанцій у програмне забезпечення ERP.

Заплануйте демонстрацію

---

Використання ШІ в автоматизованому зіставленні рахунків-фактур

Використання машинного інтелекту для обробки процесів може зробити складну стомлюючу роботу простою та легкою. Технології на основі ШІ, такі як OCR і RPA, можуть бути ефективними інструментами для автоматизації процесів AP і підвищення ефективності бізнесу.

Оптичне розпізнавання символів

OCR – це технологія, яка зчитує та витягує інформацію з цифрових документів для редагування. Можливості оптичного розпізнавання символів із використанням штучного інтелекту, корисні для галузей, що мають справу з великим обсягом даних, є благом для Автоматизація точки доступу.

OCR може бути ефективним захоплення даних, вилучення шляхом вилучення відповідних даних. Потім він направляє його для автоматичного зіставлення рахунку-фактури з замовленням на замовлення. Після цього етапу процес зіставлення рахунків-фактур можна завершити за допомогою 2-, 3- або 4-стороннього зіставлення. Все це скорочує зусилля, час і витрати на виконання завдань вручну, забезпечуючи кращу ефективність процесу.

Але хоча OCR може зробити величезний внесок в оптимізацію автоматизації процесів AP, одного OCR може бути недостатньо для завершення процесу автоматизації. Використання іншої потужної технології в поєднанні з OCR може виявитися більш вигідним для досягнення повної автоматизації процесу.

Роботизована автоматизація процесів

Роботизована автоматизація процесів є популярною та корисною програмною технологією, яка може діяти як віртуальний помічник у поєднанні з OCR для автоматизації цифрових процесів. Програмне забезпечення дозволяє користувачам створювати «ботів», які імітують дії людини.

Ці надійні роботи використовуються в багатьох галузях для роботи 24/7 з високою швидкістю та точністю. Взаємодіючи із системними додатками, ці боти можуть працювати автоматично збір когнітивних даних, видобувати й аналізувати дані, як це роблять люди. Окрім цього, вони можуть обмінюватися даними та направляти витягнуті дані до відповідних процесів, щоб ініціювати точні дії за лічені секунди.

RPA з OCR може допомогти в процесі зіставлення рахунків-фактур AP зі швидкістю, точністю та скороченими часовими рамками з моменту отримання рахунку-фактури. Він завантажує, сканує, виконує вилучення інформації, ініціює 2-, 3- або 4-стороннє зіставлення, перевіряє встановлені допуски та позначає рахунки-фактури для виправлення або обробки платежів.

Переваги автоматичного зіставлення рахунків-фактур

Автоматизація зіставлення рахунків-фактур допомагає спростити обробку рахунків-фактур для платежів. Оскільки потреба в людському втручанні усунута, ускладнення, пов’язані з документообігом і перевірками вручну, також виключені.

Деякі з помітних переваг безконтактної обробки рахунків-фактур:

• Економія часу – Ручне зіставлення рахунків-фактур – справа трудомістка та трудомістка. Окрема перевірка деталей рахунків-фактур і перевірка за допомогою 2,3-, 4- або XNUMX-сторонніх процесів займає значну кількість часу. Таким чином, це дозволяє співробітникам компанії присвятити свій дорогоцінний час іншим ключовим завданням і підвищити загальну продуктивність.
• Точність – Автоматизація процесу AP зменшує кількість помилок і забезпечує плавний робочий процес між процесами. Невідповідності або розбіжності виявляються легко, і тільки коли рахунок-фактура очищено на всіх рівнях, він планується для оплати.
• Захист від дублікатів і шахрайських рахунків-фактур – Автоматизація зіставлення рахунків-фактур передбачає узгоджену перевірку рахунків-фактур і супровідних документів. Будь-які винятки також виявляються та позначаються для ручної перевірки. Це забезпечує захист від шахрайства або дублікатів рахунків-фактур і кращий контроль за бізнесом.
• Сприяє розвитку відносин з постачальниками – Автоматизація обробки рахунків-фактур може швидко зіставляти рахунки-фактури із замовленнями на купівлю та пришвидшити оплату постачальникам, щоб вони були задоволені. У свою чергу, бізнес також може отримати вигоду від кращих контрактних пропозицій і знижок на дострокові платежі для підвищення прибутковості.
• Ефективний аналіз витрат – Безконтактна обробка рахунків-фактур надає інформацію про окремі позиції, що допомагає визначити ті, які пропонують найвищу вартість. Ці надійні дані допомагають у кращому аналізі витрат і виборі відповідних постачальників, щоб принести більшу цінність компанії.
• Добре підходить для аудиту – Рахунки-фактури з іншими супровідними документами є обов’язковими для перевірок. Використання автоматизованого зіставлення рахунків-фактур гарантує, що замовлення на купівлю, товарні чеки, контрольні талони та рахунки-фактури доступні в цифровому централізованому місці, до якого можна легко отримати доступ під час аудиту, щоб пришвидшити процес.

Висновок

Зіставлення та обробка рахунків-фактур для кредиторської заборгованості є складним процесом. Технологія з підтримкою штучного інтелекту може надати компаніям перевагу завдяки настроюваній автоматизації. Завдяки автоматизації компанії можуть прагнути до плавної інтеграції документообіг процесів, створити кращу прозорість, підтримувати хороші ділові стосунки для оптимізації ефективності та зростання бізнесу.

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• Платоблокчейн. Web3 Metaverse Intelligence. Розширені знання. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/