Satınalma talebi ve Satınalma siparişi: Farklar

Satınalma talebi ve Satınalma siparişi: Farklar

Zaman Damgası: 27 Kasım 2023 11:29
Kaynak Düğüm: 2982246

İşletmenizdeki nakit akışını yönetmek, finansal başarı için çok önemlidir; bu, hiç düşünmeden yapılır. Tahakkuk muhasebesi, nakit dışı harcamaları yansıtacak şekilde istatistiklerde değişiklik yapmanıza ve masaj yapmanıza olanak tanırken, tüm işletmeler nakit muhasebesi üzerinde yaşar ve ölür: ürünleriniz veya hizmetleriniz, gönderdiğinizden daha fazla nakit getiriyor mu?

 Üstün bir hizmet veya ürün satarken, pazar ve ekonomik faktörler gibi kontrolünüz dışındaki güçlere dayanırsınız. yapabilmek Nakit çıkışınızı makul bir düzeyde yönetin. Ancak iş dünyasının efsanesi Peter Drucker'ın da söylediği gibi: “Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz.”

Nakit çıkışınızı doğru bir şekilde yönetmek öncelikle anlayışı gerektirir kim harcama yapıyor ne kuruluşunuz dahilinde. Satın alma talepleri ve satın alma siparişleri için net yönergeler oluşturmak, neyi yönetmeyi planladığınızı ölçmenin önemli bir ilk adımıdır.  

Satınalma Siparişi ve Satın Alma Talebi: Fark Nedir?

Bir satın alma talebi (PR) ve satın alma siparişi (PO), iş hayatınızdaki önemli kavşaklardır. Tedarik stratejisi. Fark, şirketinizin tedarik iş akışındaki sıralarında yatmaktadır. PO ile PR arasındaki fark basittir:

  • Bir satın alma talebi dahili kullanım içindir ve ürün veya hizmet son kullanıcısını (çalışan), giderin ayrıntılarını veren belgeler aracılığıyla onay yetkililerine bağlar. 
  • Bir satınalma siparişi talepten kaynaklanır ve ihtiyacı karşılamak için satıcıya veya tedarikçiye gider. 

Her ikisi de dokümantasyon yönetimi, bütçe kontrolü ve işletmenizin finansal fonksiyonlarının denetimden geçirilmesi gibi kritik işlevlere hizmet eder. 

Satın Alma Talebi Nedir?

Bir satın alma talebi, ihtiyaç duyduğunuz kadar karmaşık veya basit olabilir; daha büyük kuruluşlar, yalnızca bir avuç çalışanı olan küçük mağazalara kıyasla PR'nin iş akışında genellikle daha fazla kontrol ve süreçlere ihtiyaç duyar. Ancak her iki durumda da PR'nin temel özü aynıdır: Amacı, bir çalışanın iş akışınız üzerinden yönlendirilen mal veya hizmetleri satın alması veya tedarik etmesi için resmi bir talep olarak hizmet etmektir.

Neden Satın Alma Taleplerine İhtiyacınız Var?

Unutmayın, ölçmediğiniz şeyi yönetemezsiniz ve harcamalarınızı ölçmek, paranın dışarıya nasıl aktığının sağlam bir şekilde anlaşılmasıyla başlar. Kuruluşunuzdaki her satın alma işlemini kişisel olarak sıfır çalışan girişi ile başlatmadığınız sürece (bu pek olası değildir), yakından takip etmeniz gerekecektir. kim sipariş veriyor ne, Için ne amaçla, Ve için Ne kadar. Bir satın alma talebi tüm bu kriterleri karşılar ve işletmenizde mali dolandırıcılığı, israfı ve suiistimali önlemek için belirlenmiş personel tarafından yapılan son kontrolle sonuçlanır.

Ayrıca, IRS'nin denetim için kapıyı çalması ihtimaline karşı, mali yönetim sistemleriniz için doğru gider kayıtlarını tutmanız gerekir. Her iki durumda da iyi işleyen bir satın alma talebi süreci, şirket giderleri için otomatik olarak kapsamlı bir muhasebe sistemi oluşturur ve sürdürür. 

Satın Alma Talebi Nasıl Çalışır?

Söylediğim gibi, belirli iş akışları şirketler arasında farklılık gösterir. Bu iş akışı için, 100 çalışanı olan orta ölçekli bir işletmenin satın alma talebini nasıl yönlendirebileceğine bakacağız. Boyutunuza ve kapsamınıza bağlı olarak satın alma talebi iş akışınız daha akıcı veya çok daha uzun ve daha karmaşık olabilir.

Tipik satın alma talebi sıralamasının temel taslağı aşağıda verilmiştir:

  1. Çalışan, ister rutin isterse özel bir durum olsun, bir ihtiyacı belirler ve bir satın alma talep formu gönderir. Form genellikle şunları içerir:
    1. Çalışan veya departmanın adı
    2. Konum (ofisler coğrafi olarak farklıysa veya öncelikle uzaktan çalışıyorsanız)
    3. Talep edilen öğelerin miktarı ve türü
    4. Satıcının işletme adı ve adresi
    5. Kesin veya tahmini fiyat
    6. Son tarih/maddeye veya hizmete ne zaman ihtiyaç duyulacağı
  2. İlk yönetici veya onay önerme yetkisi, ürünün veya öğenin halihazırda envanterinizin bir parçası olmadığını/elinizde olmadığını doğrular ve talebi mali yönetim ekibine gönderir.
  3. Finans, satıcının şirketinizin standartlarına ve uygulamalarına uygun olmasını sağlar, bir harcamayı haklı çıkaran geçerli bir ihtiyacın mevcut olmasını ve talebin bütçenizle uyumlu olmasını sağlar.

Finans tarafından kutsandıktan sonra, bir satınalma siparişi talebi karşılamak için.

Satınalma Siparişi nedir?

Satın alma siparişi, talepte belirtilen mal veya hizmetler için satıcıya gönderilen resmi bir taleptir. Satın alma siparişi genellikle kapsam dahilindeki satın alma işleminden çok daha karmaşıktır ve her bir tarafı sözleşmeye bağlı olarak işleme bağlayacak yasal bir dil içerir. Aynı zamanda iç yönetim sistemlerinize göre düzenlenir. Satıcı yeterince büyükse veya devam eden bir ilişkiniz varsa, muhtemelen CRM araçlarına göre biçimlendirilmiştir.

Neden Satınalma Siparişlerine İhtiyacınız Var?

Satınalma siparişi, bir satıcıdan resmi ve yasal olarak mal veya hizmet talep etmek için mevcuttur. Bu yasal anlaşma, her iki tarafı da işleme bağlar ve neyin beklendiği, ne kadar ve ne zaman ihtiyaç duyulduğu konusunda ortak bir anlayış sağlar. Bu, fatura sürprizlerinin önlenmesine yardımcı olur ve satın alma sürecine dahil olan herkesin birbirine karşı sorumlu ve dürüst olmasını sağlarken, sözlü işlemler veya el sıkışma anlaşmaları sırasında sıklıkla meydana gelen yanlış iletişim veya insan hatalarını da önler.

 Ve satın alma taleplerinde olduğu gibi, bir satın alma siparişi de dahili yönetiminiz için veya bir dış kurumun sizi incelemesi durumunda denetlenebilir bir kağıt yolu olarak hizmet verecek şekilde mevcuttur.

Satınalma Siparişi Nasıl Çalışır?

 Talep onaylandıktan sonra finans departmanınız satın alma siparişini tamamlar ve satın alma iş akışını sürdürür.

  1.  Finans ekibi satın alma siparişini satıcıya gönderir ve siparişi alır. fatura. Oradan, satıcıya hemen ödeme yapılırveya fatura, belirli bir süre boyunca veya satın alma siparişi yerine getirilene kadar (maddeye, dahili süreçlerinize ve satıcı sözleşmesine bağlı olarak) ödenecek hesaplarda tutulur.
    1. Finans ekibinizin durum tespiti çalışmasının önemli bir kısmı üçlü eşleştirmedir. Bu bir ödenebilir hesaplar Satınalma siparişini çapraz kontrol eden departman fonksiyonu, faturave beklenmeyen masraflara neden olabilecek herhangi bir sahtekarlık veya insan hatası olmadığını doğrulayan teslimat makbuzu.
  2. Ürün teslim edildiğinde veya hizmet sunulduğunda, sorumlu bir taraf (ilk talep sahibi veya finans ekibi) bir makbuz oluşturur ve üç yönlü eşleştirmeyi kolaylaştırmak ve satın alma siparişinin yerine getirildiğini göstermek için bunu ödenecek hesaplarla birlikte dosyalar.

Sonuç

 Bu, satın alma talebi ve satın alma siparişi iş akışlarının çok temel bir dökümüydü. Gerçekte, dışarıdaki bir satıcıdan mal talep etme ve ondan mal alma şeklindeki ileri geri süreç zahmetli ve uzun olabilir. Bu nedenle, satın alma talepleri ve satın alma siparişleri için standart bir işletim prosedürü oluşturmak, sorunsuz tedarik ve kaliteli kayıt tutmanın anahtarıdır.

 Ve birçok idari iş fonksiyonu gibi, tedarikin bu yönleri de giderek dijitalleşiyor veya otomatikleşiyor. Bu, işletme sahipleri ve çalışanlar için harika bir haber; optimize edilmiş iş akışları işleri hızlandırabilirken, özellikle uzaktan çalışma kurulumlarında veya genel merkezinizin ve ofislerinizin yeri değiştirilmişse, evrakları ileri geri teslim etme hızını aşamazsınız.

 Etkili borç hesapları otomasyonu Araçlar arasında kapsamlı satın alma talebi ve satın alma siparişi yönetimi yer alır. İş akışındaki yenilikler şunları içerir:

  • Çalışanların e-postalarından veya Slack mesajlarından resmi talepler oluşturmak için yapay zeka destekli tarama araçları.
  • Otomatik AP onayı insan taraması gerektirmeyen belirli kategoriler veya belirli bir dolar tutarının altındaki talepler için.
  • Üç yönlü eşleştirmeyi ve mutabakatı hızlı bir şekilde sağlamak amacıyla talepleri, faturalamayı ve makbuzları taşımak için muhasebe yazılımınızla senkronizasyon.
  • Güvenli bir bulutta uzun vadeli veri depolama, uyumlu ve denetime hazır olmanızı sağlar.

Bunlar, tedariki şekillendiren yeniliklerden sadece birkaçıdır, ancak her biri satın alma talebinizi ve satın alma siparişi iş akışlarınızı benzersiz bir şekilde kolaylaştırır. Ve ne kadar çok geliştirirseniz ve beslerseniz Satınalma Yönetimi ve AP otomasyonuOluşturduğunuz ekosistem ne kadar büyük olursa, operasyonel odağınızı olumsuz etkileyecek idari görevleri de o kadar kolay yönetebilirsiniz.

Seviyeniz ne olursa olsun finans otomasyonu, satın alma siparişini ve satın alma talebini anlamak, harcamaları yönetmenin ve nakit akışını sürdürmenin ilk adımıdır - eğer şu anda ölçebildiğinizi yönetirseniz.

Zaman Damgası:

Den fazla AI ve Makine Öğrenimi