Reducing SaaS Spend In 2023 - Plato AiStream V2.1

เผยแพร่ซ้ำโดยเพลโต

ผู้ติดตาม: 0

Software-as-a-service หรือ SaaS เป็นรูปแบบการส่งมอบบนคลาวด์ที่อนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ผ่านการสมัครสมาชิกแทนที่จะซื้อและติดตั้ง ผู้ให้บริการโฮสต์ซอฟต์แวร์บนเซิร์ฟเวอร์ของตน และให้บริการแก่ลูกค้าที่สมัครสมาชิกผ่านเว็บเบราว์เซอร์ แอพมือถือ และ API เมื่อเทียบกับรูปแบบการส่งมอบซอฟต์แวร์แบบดั้งเดิม SaaS มอบประโยชน์มากมายแก่ผู้ใช้ รวมถึงค่าใช้จ่ายล่วงหน้าที่ต่ำกว่า ความสามารถในการปรับขนาด ความยืดหยุ่น และความสามารถในการเข้าถึง เมื่อใช้โมเดล SaaS ผู้ใช้สามารถหลีกเลี่ยงการลงทุนในโครงสร้างพื้นฐานที่มีราคาแพง และจ่ายค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกแทนเพื่อเข้าถึงซอฟต์แวร์ในรูปแบบบริการตามความต้องการ

อุตสาหกรรม SaaS เติบโตอย่างน่าประทับใจในช่วงห้าปีที่ผ่านมา ตามล่าสุด รายงาน, 99% ของบริษัทใช้โซลูชัน SaaS อย่างน้อยหนึ่งโซลูชันในการดำเนินธุรกิจ โดย 38% ของบริษัทระบุว่ากระบวนการดำเนินงานทั้งหมดของพวกเขาใช้แพลตฟอร์ม SaaS อุตสาหกรรม SaaS เติบโตขึ้น 18% ต่อปี

ความสำคัญของ SaaS

จนถึงทศวรรษสุดท้ายของศตวรรษที่ผ่านมา ธุรกิจต่าง ๆ พึ่งพาซอฟต์แวร์แพ็คเกจที่ติดตั้งบนระบบภายในองค์กรของตน ต่อไปนี้คือปัจจัยสำคัญที่มีส่วนในการแทนที่ซอฟต์แวร์แบบสแตนด์อโลนภายในองค์กรด้วยโซลูชัน SaaS:

องค์กรหลายแห่งได้เปลี่ยนจากซอฟต์แวร์ในสถานที่แบบดั้งเดิมไปเป็นโซลูชัน SaaS บนคลาวด์ เนื่องจากความสามารถในการปรับขนาด ความยืดหยุ่น และความคุ้มค่าที่นำเสนอโดย SaaS
ผู้ให้บริการระบบคลาวด์รายใหญ่ เช่น AWS, Microsoft Azure และ Google Cloud ได้ทำการลงทุนครั้งใหญ่เพื่อขยายบริการ ส่งผลให้โครงสร้างพื้นฐานระบบคลาวด์แข็งแกร่งยิ่งขึ้น
ผู้ให้บริการ SaaS ใช้ประโยชน์จาก AI เพื่อให้การทำงานขั้นสูง เช่น การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) และการเรียนรู้ของเครื่อง (ML)
ผู้ให้บริการ SaaS กำลังขยายตัวนอกเหนือจากระบบปฏิบัติการและแพลตฟอร์ม และสนับสนุนนักพัฒนาบุคคลที่สามในการสร้างและปรับใช้แอปพลิเคชันของตนเองบนโครงสร้างพื้นฐานของ SaaS สิ่งนี้เปิดโอกาสใหม่สำหรับนวัตกรรม การปรับแต่ง และการรวมข้ามแพลตฟอร์ม
ผู้ให้บริการ SaaS ให้บริการการผสานรวมกับแอปพลิเคชันและบริการอื่น ๆ มากขึ้น ทำให้ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อและแบ่งปันข้อมูลผ่านระบบและแพลตฟอร์มต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น
ความปลอดภัยของข้อมูลกลายเป็นสิ่งสำคัญสูงสุดสำหรับผู้ให้บริการ SaaS โดยมุ่งเน้นที่การนำเสนอฟีเจอร์ความปลอดภัยระดับแนวหน้า เช่น การเข้ารหัส การพิสูจน์ตัวตน และการควบคุมการเข้าถึง

ต้นทุน SaaS ที่เพิ่มขึ้นในปี 2023

ในขณะที่ รายงาน ได้แสดงให้เห็นว่าการย้ายไปยังระบบที่ใช้ SaaS สามารถลดต้นทุนการบำรุงรักษาด้านไอทีได้ประมาณ 16.1% บริษัทต่างๆ ยังคงกังวลและจมอยู่กับต้นทุนการสมัครสมาชิก SaaS ที่สูงขึ้น ในขณะที่เศรษฐกิจเผชิญกับปีที่ท้าทายอีกปีหนึ่งและธุรกิจต่าง ๆ กำลังลดขนาดลง มีความกังวลเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย SaaS ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในปี 2023 และหลังจากนั้น ซึ่งประกอบไปด้วย ความจริง อัตราเงินเฟ้อของ SaaS นั้นสูงกว่าอัตราเงินเฟ้อในตลาดในสหรัฐอเมริกาถึง 3.5 เท่า การเงินออนไลน์ รายงาน ในสหรัฐอเมริกา องค์กร SaaS ขนาดใหญ่ขึ้นราคาโดยเฉลี่ย 7.9% บริษัทขนาดเล็ก 6.3% และบริษัทขนาดกลาง 6.2% ในปี 2022

เมื่อเร็ว ๆ นี้ การสำรวจ เปิดเผยว่า 57% ของทีมไอทีอยู่ภายใต้แรงกดดันให้ลดการใช้จ่าย SaaS และคาดว่าแนวโน้มนี้จะดำเนินต่อไป

เหตุผลบางประการที่ทำให้ต้นทุน SaaS สูงขึ้นสำหรับบริษัท ได้แก่:

การจัดการ SaaS ที่ไม่เหมาะสมอาจนำไปสู่การสิ้นเปลืองและใช้จ่ายมากเกินไป ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น
การจัดการใบอนุญาตที่ไม่ถูกต้องเป็นสาเหตุทั่วไปที่ทำให้ SaaS สิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย
ความล้มเหลวในการจัดการสิทธิ์การใช้งานของซอฟต์แวร์ที่ใช้โดยอดีตพนักงานอาจนำไปสู่การสิ้นเปลืองงบประมาณเพิ่มเติม
การซื้อผลิตภัณฑ์ SaaS แบบเฉพาะกิจอาจส่งผลให้เกิดการใช้จ่ายที่ไม่มีการตรวจสอบและสูญเสียการควบคุมงบประมาณ
การขาดการรับรู้และการวางแผนอาจนำไปสู่การซื้อผลิตภัณฑ์ SaaS ที่คล้ายกันซ้ำๆ ในนาทีสุดท้าย
การจัดการค่าใช้จ่าย SaaS ด้วยตนเองอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดและการกำกับดูแล ทำให้ยากต่อการติดตามใบอนุญาตและทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น

ความสำคัญของการจัดการค่าใช้จ่าย SaaS

มีประสิทธิภาพ การจัดการค่าใช้จ่าย SaaS สามารถลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นและเพิ่ม ROI บน Saas Applications การใช้จ่าย SaaS รวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

การใช้จ่ายในการจัดซื้อ: การเลือกและการได้มาซึ่งการสมัคร SaaS ใดๆ ทำให้มั่นใจได้ว่าเครื่องมือนั้นสอดคล้องกับความต้องการ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน และงบประมาณของธุรกิจ ต้องมีการวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่อย่างครอบคลุมและการวางการสมัคร SaaS ในเวิร์กโฟลว์เพื่อลดความเสี่ยงในการซื้อบริการที่ไม่จำเป็นหรือแย่กว่านั้นคือไม่จำเป็นสำหรับองค์กร การวิเคราะห์ล่วงหน้าสามารถช่วยให้ธุรกิจระบุเครื่องมือ SaaS ที่เหมาะสมและคุ้มค่าเพื่อเพิ่มผลผลิตและผลกำไร
การใช้จ่ายในการใช้งาน: ข้อพิสูจน์ของพุดดิ้งคือการกินมัน การจัดการการใช้จ่ายของ SaaS ที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีการตรวจสอบการใช้งานและประสิทธิภาพของแอปพลิเคชัน SaaS อย่างต่อเนื่องและปรับให้เหมาะสมเพื่อตอบสนองความต้องการของธุรกิจ การประเมินการใช้งาน คุณลักษณะ และ RoI เป็นระยะเป็นสิ่งสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพพอร์ตโฟลิโอ SaaS
ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา: การตรวจสอบตามระยะเวลามีความสำคัญต่อการตัดสินใจว่าแอปพลิเคชัน SaaS เหมาะสมกับการมีอยู่ในแง่ของ RoI หรือไม่ การเพิ่มประสิทธิภาพเครื่องมือ SaaS ต้องมีการรวมเครื่องมือที่ทับซ้อนกัน การจัดสรรทรัพยากรตามความต้องการของธุรกิจ และการเจรจาต่อรองใหม่/การอัปเดตสัญญาการสมัครสมาชิกเพื่อกำจัดคุณลักษณะที่ไม่ได้ใช้งาน การเพิ่มประสิทธิภาพดังกล่าวช่วยให้องค์กรตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดในการต่ออายุ อัปเกรด ดาวน์เกรด หรือยกเลิกการสมัครสมาชิก

วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการใช้จ่าย SaaS

เพื่อสร้าง SaaS ที่ประสบความสำเร็จ การจัดการการใช้จ่าย กลยุทธ์ องค์กรจำเป็นต้องดำเนินการเพื่อทำความเข้าใจสินค้าคงคลัง SaaS ของตน เพิ่มประสิทธิภาพการใช้งาน และคาดการณ์การใช้จ่ายในอนาคตโดยคาดการณ์รูปแบบการใช้งานที่มีอยู่และคาดการณ์ความต้องการในอนาคต ขั้นตอนต่อไปนี้สามารถช่วยสร้างกลยุทธ์การจัดการค่าใช้จ่าย SaaS ที่มีประสิทธิภาพ:

การรักษารายการแอปพลิเคชัน SaaS ทั้งหมดที่ใช้งานทั่วทั้งบริษัทเป็นสิ่งสำคัญเพื่อป้องกันการทำซ้ำและการซื้อที่ไม่ต้องการ การใช้สเปรดชีตด้วยตนเองหรือการรายงานด้วยตนเองอาจส่งผลให้สินค้าคงคลังไม่ถูกต้องและล้าสมัย
เมื่อสร้างคลังโฆษณาแล้ว จะต้องตัดออกเพื่อกำจัดการสมัครสมาชิกทั้งหมดที่ไม่ได้ใช้ ไม่จำเป็น หรือซ้ำซ้อน ซึ่งรวมถึงการลบสิทธิ์ใช้งานที่ไม่ได้ใช้งาน การรวมการสมัครสมาชิกที่ซ้ำกัน และการตัดฟังก์ชันที่ทับซ้อนกันเพื่อลดแอปพลิเคชันที่ซ้ำซ้อน
องค์กรสามารถใช้ข้อมูลที่รวบรวมจากระบบบันทึก SaaS เพื่อคาดการณ์การใช้จ่าย SaaS ในอนาคต สิ่งนี้สามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติผ่านแพลตฟอร์มการจัดการ SaaS ซึ่งจะวิเคราะห์ข้อมูลและแนวโน้มการใช้งานอย่างต่อเนื่อง ให้ข้อมูลเชิงลึกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้จ่าย

เครื่องมือการจัดการค่าใช้จ่าย SaaS เป็นโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรเพิ่มประสิทธิภาพการใช้จ่ายในแอปพลิเคชัน SaaS เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้มองเห็นการซื้อ SaaS ข้อมูลการใช้งาน และค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ ด้วยการทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติและให้ข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล เครื่องมือการจัดการการใช้จ่ายของ SaaS สามารถช่วยองค์กรระบุซอฟต์แวร์ที่ใช้งานน้อยหรือไม่จำเป็น รวมการสมัครสมาชิกที่ซ้ำซ้อน และเจรจาข้อตกลงที่ดีขึ้นกับผู้ขาย เครื่องมือจัดการการใช้จ่ายของ SaaS ที่ได้รับความนิยม ได้แก่ Zylo, Cleanshelf, Blissfully, Intello และ Genuity เครื่องมือเหล่านี้มักมีคุณลักษณะต่างๆ เช่น การค้นหาอัตโนมัติ การเพิ่มประสิทธิภาพใบอนุญาต การติดตามการใช้จ่าย และการจัดการผู้ขาย

นาโนเน็ต offers state-of-the-art AI-based data extraction and automation solutions that can streamline SaaS spend management processes and improve data collection and analysis. Integrating Nanonets into your SaaS spend management strategy provides several benefits, including automated expense recognition and classification through AI-powered data extraction. This advanced technology helps eliminate manual data entry, reducing errors and saving time for your team. Nanonets' solution can be seamlessly integrated with existing financial and procurement systems, ensuring efficient data flow and coordination between platforms. Utilizing AI-driven analytics, Nanonets can help identify trends, predict future SaaS spending patterns, and uncover cost-saving opportunities to enable data-driven decision-making and optimize software investments. Nanonets' solution also provides comprehensive reporting and visualization tools that offer improved visibility of SaaS expenses and usage patterns, helping identify inefficiencies, monitor compliance, and align SaaS investments with the strategic objectives of the business.

ประโยชน์ของการจัดการการใช้จ่าย SaaS

ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของการจัดการการใช้จ่ายของ SaaS คือการปรับปรุงการควบคุมต้นทุนและการจัดการงบประมาณ เมื่อจำนวนการสมัคร SaaS ภายในองค์กรเพิ่มขึ้น ความซับซ้อนในการจัดการค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย เครื่องมือและกลยุทธ์การจัดการการใช้จ่ายของ SaaS ช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างภาพรวมที่ชัดเจนของค่าใช้จ่าย SaaS ของตนได้ ช่วยให้จัดสรรงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และระบุพื้นที่สำหรับการประหยัดต้นทุนที่เป็นไปได้

ประโยชน์ที่สำคัญอีกประการของการจัดการการใช้จ่ายของ SaaS คือการมองเห็นที่เพิ่มขึ้นในการใช้งานและการใช้จ่ายของ SaaS หากไม่มีการจัดการที่เหมาะสม องค์กรอาจติดตามเครื่องมือ SaaS ที่ใช้งานอยู่และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นได้ยาก การจัดการการใช้จ่ายของ SaaS มอบความเข้าใจอย่างครอบคลุมเกี่ยวกับวิธีการใช้เครื่องมือ SaaS ซึ่งช่วยให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจตัดสินใจเลือกจากข้อมูลและเพิ่มประสิทธิภาพการลงทุนซอฟต์แวร์ตามรูปแบบการใช้งานและความต้องการที่แท้จริง การมองเห็นในระดับนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าองค์กรจะจ่ายเฉพาะซอฟต์แวร์ที่จำเป็นและใช้งานเท่านั้น ซึ่งสามารถนำไปสู่การประหยัดต้นทุนได้อย่างมากเมื่อเวลาผ่านไป

ประการสุดท้าย การจัดการการใช้จ่ายของ SaaS ช่วยให้สามารถตัดสินใจได้ดีขึ้นผ่านข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ด้วยการวิเคราะห์ข้อมูลการใช้งาน SaaS และค่าใช้จ่ายอย่างเป็นระบบ องค์กรสามารถเปิดเผยแนวโน้มและข้อมูลเชิงลึกที่แจ้งกลยุทธ์การจัดหา การเพิ่มประสิทธิภาพ และการต่ออายุซอฟต์แวร์ของตน ตัวอย่างเช่น การวิเคราะห์ข้อมูลการใช้งานสามารถช่วยให้องค์กรระบุเครื่องมือที่ไม่ได้ใช้งานแล้วและสามารถเลิกใช้ ซึ่งนำไปสู่การประหยัดค่าใช้จ่าย แนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเพื่อการจัดการการใช้จ่ายของ SaaS ช่วยให้ธุรกิจระบุโอกาสในการปรับปรุงและตัดสินใจอย่างรอบรู้มากขึ้นเกี่ยวกับการลงทุนด้านซอฟต์แวร์ ซึ่งท้ายที่สุดจะนำไปสู่การดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

สรุป

การจัดการค่าใช้จ่าย SaaS ที่มีประสิทธิภาพนั้นเกี่ยวข้องกับวิธีการที่ครอบคลุมซึ่งรวมถึงการดำเนินการตรวจสอบการใช้งาน SaaS อย่างละเอียด การระบุและจัดลำดับความสำคัญของแอปพลิเคชันที่สำคัญ การลบแอปพลิเคชันที่ไม่ได้ใช้หรือซ้ำซ้อน การรวมสิทธิ์การใช้งาน และการเจรจาเงื่อนไขสัญญาที่เป็นประโยชน์กับผู้ขาย นอกจากนี้ การปรับการใช้งาน SaaS ให้เหมาะสมผ่านการฝึกอบรมพนักงาน เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ และการแชร์การสมัครสมาชิกสามารถลดค่าใช้จ่ายและปรับปรุงประสิทธิภาพได้มากขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องเลือกแอปพลิเคชัน SaaS ที่เหมาะสมโดยจัดลำดับความสำคัญของแอปพลิเคชันที่สำคัญต่อธุรกิจ เลือกแผนการกำหนดราคาที่ยืดหยุ่น พิจารณาทางเลือกโอเพ่นซอร์ส และหลีกเลี่ยงคุณสมบัติที่ไม่จำเป็น การนำกลยุทธ์เหล่านี้ไปใช้ องค์กรต่างๆ จะสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างมาก และปรับปรุงแนวปฏิบัติในการจัดการ SaaS โดยรวม