Transformacja zakupów: dlaczego doskonałość ma znaczenie — blog IBM

Działy zakupów są zazwyczaj mniej widoczne dla wielu interesariuszy niż działy sprzedaży, operacyjne czy nawet finansowe, nie należy jednak zapominać o ich wpływie na wszystko, od wyników finansowych po jakość produktu i świadczenie usług, dlatego też „doskonałość zaopatrzenia” jest tak istotna godny pościg.

Optymalizacja funkcji zakupów może pomóc w osiągnięciu pomyślnych wyników biznesowych, takich jak:

• 12–20% oszczędności w zarządzaniu zaopatrzeniem/popytem
• 95% poprawy zgodności
• 30% wydatków przyrostowych w ramach zarządzania
• 35% redukcja wycieku wartości kontraktu

Transformacja zamówień

Jeśli Twoja organizacja nie widzi takich liczb, możesz być doskonałym kandydatem do transformacji. Pierwszym krokiem w tej podróży jest zrozumienie, gdzie się znajdujesz, a następnie wykorzystanie tej informacji do określenia, gdzie chcesz się znaleźć. Czasami trudno jest wygospodarować wymagany czas i przemyślenia, aby wytyczyć ścieżkę do doskonałości, zwłaszcza gdy koncentruje się na wspieraniu wymagań oczekiwanych od innych w zakresie zaopatrzenia w złożonej organizacji – to znaczy każdego dnia.

Właśnie wtedy współpraca z firmami doradczymi ds. zakupów może pomóc Twojemu zespołowi osiągnąć doskonałość w zakresie zakupów i przyczynić się do osiągnięcia celów przedsiębiorstwa: zwiększyć rentowność, poprawić wyniki usług, które mogą umożliwić wzrost przychodów, budować zadowolenie klientów i zapewniać dostawcom dostarczanie towarów wysokiej jakości i usługi.

Ocena obecnego otoczenia

Jednym z najważniejszych kroków jest przegląd misji działu zakupów i aktualnej roli w organizacji. Solidna ocena uwzględnia cały cykl życia zamówienia.

W jaki sposób zamówienia łączą potrzeby interesariuszy z dostawcami, którzy mogą zapewnić odpowiednie możliwości? Jak zorganizowane są zespoły, aby były zgodne z kluczowymi celami?

Jak radzą sobie w następujących obszarach:

• Planowanie biznesowe, kontakt z interesariuszami
• Operacje pozyskiwania i analizy
• Zarządzanie wydajnością dostawców i przestrzeganie przepisów
• Operacje zakupowe, w tym przetwarzanie zapotrzebowań i inne krytyczne działania

Organizacje osiągające dobre wyniki regularnie informują kadrę kierowniczą wyższego szczebla, aby wykazać wartość zamówień dla firmy. Czy zapewniasz raporty, takie jak:

• Preferowani dostawcy korzystają z wartości procentowych, według kategorii i ze względów organizacyjnych Skuteczność zaopatrzenia, zaplanowane wydarzenia zgodnie z harmonogramem, osiągnięte oszczędności i wyróżnienie nowych dostawców w ramach nowych dużych transakcji
• Wskaźniki wydajności dostawców, w tym podsumowanie dla kadry kierowniczej, 10 najlepszych (i także najgorszych) wykonawców

Projektowanie państwa przyszłego

Osiągalne cele, które opierają się na wynikach oceny funkcjonalnej zamówień, mogą stanowić plan działania na przyszłość. Doradca ds. zakupów pomaga zidentyfikować luki, co zazwyczaj skutkuje planem usprawnienia zarządzania kategorią, opracowaniem docelowego modelu operacyjnego i wskazaniem innych kluczowych możliwości tam, gdzie istnieje potrzeba zmobilizowania działań.

W IBM, prowadzącym działalność w ponad 170 krajach i zatrudniającym ponad 13,000 10 dostawców, nie było to łatwe zadanie. Wykorzystując między innymi myślenie projektowe, zespół zaopatrzenia był w stanie zdefiniować wizję przyszłego stanu i skalować rozwiązanie, które będzie działać. Transformacja zakupów za pomocą inteligentnych przepływów pracy umożliwiła specjalistom ds. zakupów 10 razy szybsze wdrażanie dostawców i przeprowadzanie analiz cenowych w 2 minut w porównaniu z XNUMX dniami. Sztuczna inteligencja, automatyzacja, blockchain i inne umożliwiły transformację.

W rzeczywistości coraz więcej organizacji zaopatrzeniowych myśli o włączeniu generatywnej sztucznej inteligencji do swoich planów na przyszłość, aby przyspieszyć i dokładniej podejmować decyzje, obniżyć koszty operacyjne i poprawić odporność.

Znaczenie ekosystemu dostawców

Dostawcy są jednym z najcenniejszych elementów przedsiębiorstwa, dlatego ważne jest, aby dobrze współpracować na tym polu. Programy preferowanych dostawców obejmujące dobrze wynegocjowane umowy i ceny, zsynchronizowane z kluczowymi strategiami biznesowymi, mogą poprawić dostawę towarów i usług oraz, co ważne, zadowolenie klientów.

Dokładny przegląd całego ekosystemu dostawców, od wyboru dostawcy i płatności od źródła do płatności po porównanie cen, może zapewnić krytyczny wgląd w dojrzałość Twojego ekosystemu. Pomiar zgodności jest kluczowym wskaźnikiem KPI w zakresie odpowiedzialności. Czy wewnętrzni interesariusze przestrzegają zasad, czy wychodzą poza system? Czy dostawcy spełniają wymagania kontraktowe, poziom usług i cele w zakresie zrównoważonego rozwoju?

Zwiększanie zadowolenia interesariuszy

Wiele firm uważnie śledzi swoje wyniki netto promotorów (NPS), zarówno pod kątem pozytywnych, jak i negatywnych trendów. Nawet w przestrzeni B2B klienci wymagają, aby transakcje były intuicyjne, łatwe w realizacji i zgodne z polityką firmy. Pod wieloma względami zoptymalizowana funkcja zakupów przygotowuje grunt pod terminową dostawę towarów i usług o wysokiej jakości, która przekracza oczekiwania i może wygenerować poprawę NPS o 30–50%.

Oprócz interesariuszy zewnętrznych ważne jest, aby zespół zaopatrzenia budował i utrzymywał relacje wewnętrzne. Pomaga to nie tylko w gromadzeniu wymagań, ale także kultywuje zaufanie w całej organizacji. Model zachęcający do bliskiej interakcji z „kategoria eksperci” (którzy często chcą zajmować się własnymi zamówieniami) mogą pomóc w zarządzaniu pozyskiwaniem, zawieraniem umów i mierzeniem sukcesu, zachowując jednocześnie widoczność, odpowiedzialność i dyscyplinę wydatków.

Doskonałość zakupów działa

W niedawnym raporcie Expert Insights „Inteligentne zakupy stają się mądrzejsze” IBM Institute for Business Value odkrył, że zintegrowany model operacyjny ułatwia podejmowanie decyzji dotyczących zakupów na podstawie danych w czasie rzeczywistym dzięki zaawansowanej analizie i algorytmom predykcyjnym. Organizacje osiągające najlepsze wyniki osiągnęły o 52% niższe koszty zamawiania materiałów i usług, a także o 60% niższe koszty obsługi zobowiązań, a ponad połowa znacznie przewyższyła konkurencję pod względem wzrostu przychodów i efektywności w ciągu trzech lat.

Przekształć swoje działania związane z zaopatrzeniem