De 9 logistikkdokumentene som skal automatiseres med IDP

De 9 logistikkdokumentene som skal automatiseres med IDP

Tidsstempel: 11. desember 2023 1:00
Kilde node: 3007522

I det intrikate nettet av global handel er logistikkindustrien ryggraden, og kobler produsenter til forbrukere over store avstander. Denne sammenhengen kommer imidlertid med en del utfordringer. Fra det øyeblikket et produkt er produsert til den endelige leveringen, følger en rekke dokumenter reisen, og skaper ofte flaskehalser i den sømløse flyten av operasjoner.

En av de sentrale hindringene for logistikksektoren dreier seg om håndtering av logistikkdokumenter. Innkjøpsordrer, fakturaer, konnossementer og diverse andre papirer krever grundig oppmerksomhet, men manuell behandling kan være tidkrevende, feilutsatt og ressurskrevende. I denne labyrinten av papirarbeid er behovet for en transformativ løsning ubestridelig.

Det er her Intelligent Document Processing (IDP) trer inn som en game-changer. IDP utnytter banebrytende teknologier, som kunstig intelligens og maskinlæring, for å automatisere utvinning, tolkning og behandling av informasjon fra ulike dokumenter. Kombinasjonen av logistikk og IDP har et enormt løfte når det gjelder å effektivisere driften, redusere feil og forbedre den generelle effektiviteten.

La oss utforske 9 kritiske logistikkdokumenter som kan dra betydelig nytte av implementeringen av Intelligent Document Processing mens vi fordyper oss i detaljene. Disse forbedringene lover ikke bare å lindre utfordringene industrien står overfor, men også å katalysere en ny æra med strømlinjeformet, feilfri logistikkstyring.

Hva er intelligent dokumentbehandling?

Intelligent Document Processing (IDP) representerer en banebrytende teknologi som kombinerer kunstig intelligens (AI), maskinlæring (ML) og naturlig språkbehandling (NLP) for å automatisere utvinning, tolkning og behandling av informasjon fra en rekke dokumenter. IDP er designet for å etterligne menneskelignende kognitive evner, slik at den nøyaktig kan forstå, kategorisere og trekke ut verdifulle data fra ustrukturerte dokumenter.

Nøkkelkomponenter i IDP:

  1. Datautvinning: IDP utmerker seg i å trekke ut relevant informasjon fra ulike dokumenttyper, inkludert fakturaer, innkjøpsordrer, fraktdokumenter og mer.
  2. Dokumentklassifisering: Teknologien kategoriserer dokumenter basert på innholdet, og gir mulighet for strømlinjeformet behandling og effektiv organisering.
  3. Datavalidering: IDP kan kryssverifisere uttrukket data mot forhåndsdefinerte regler eller eksterne databaser, noe som sikrer nøyaktighet og pålitelighet.
  4. Automatisering av arbeidsflyter: IDP integreres sømløst med eksisterende arbeidsflyter, automatiserer repeterende oppgaver og fremskynder dokumentsentriske prosesser.

Hvorfor trenger logistikksektoren IDP?

  1. Forbedret nøyaktighet og reduserte feil: Automatisert datautvinning sikrer et høyere nivå av nøyaktighet, og reduserer sannsynligheten for avvik i logistikkdokumenter.
  2. Økt driftseffektivitet: Automatisering av dokumentsentriske arbeidsflyter fører til raskere behandlingstider, slik at logistikkbedrifter kan håndtere større forsendelsesvolumer mer effektivt. Faktisk drar tidssensitive prosesser, som fortolling og ordreoppfyllelse, fordel av strømlinjeformet dokumentbehandling.
  3. Synlighet og sporing i sanntid: IDP muliggjør rask utvinning av relevant informasjon for sanntidssporing og overvåking av forsendelser. Logistikkfagfolk får umiddelbar innsikt i status og plassering av varer, noe som letter proaktiv beslutningstaking.
  4. Kostnadsreduksjon: Ved å automatisere dokumentbehandlingsoppgaver reduserer IDP behovet for manuelt arbeid, noe som fører til kostnadsbesparelser for logistikkbedrifter. Færre feil og økt effektivitet kan også bidra til totale driftskostnadsreduksjoner.
  5. Forbedret samsvar: IDP sikrer at logistikkdokumenter, som tolldeklarasjoner og konnossementer, overholder regulatoriske standarder. Automatiserte valideringsprosesser reduserer risikoen for manglende overholdelse, og unngår potensielle juridiske problemer og forsinkelser i forsyningskjeden.
  6. Forbedret kundetilfredshet: Raskere behandlingstider og reduserte feil bidrar til en jevnere og mer pålitelig logistikkopplevelse for kundene. IDP støtter også rettidig og nøyaktig kommunikasjon med klienter, noe som fremmer tillit og tilfredshet.

Ettersom industrien fortsetter å utvikle seg, blir det å omfavne IDP et strategisk imperativ for de som ønsker å trives i det dynamiske og konkurransedyktige landskapet innen logistikk.

#1: Bill of Lading (BoL)

Bill of Lading (BoL), et hjørnesteinsdokument i logistikkområdet, fungerer som en detaljert mottak av varer som sendes, og gir viktig informasjon om lasten og vilkårene for transporten. Automatisering av behandlingen av BoL bringer frem en myriade av fordeler, som revolusjonerer måten logistikkinteressenter administrerer forsendelser og sikrer overholdelse.

Forbedret nøyaktighet i verifisering

Manuell verifisering av BoL-dokumenter er iboende utsatt for menneskelige feil, noe som fører til potensielle avvik i den registrerte informasjonen. Intelligent Document Processing (IDP) utmerker seg ved omhyggelig å trekke ut og kryssreferanser datapunkter, noe som sikrer høyere nøyaktighet ved verifisering av forsendelser. Ved å automatisere BoL kan logistikkbedrifter ta farvel med risikoene forbundet med menneskelig tilsyn, og skape et mer pålitelig grunnlag for hele forsyningskjeden.

Akselererte sporingsprosesser

I et fartsfylt logistikklandskap er muligheten til å spore forsendelser i sanntid avgjørende. Automatisering av BoL fremskynder sporingsprosessen ved raskt å trekke ut relevante detaljer, for eksempel forsendelsesdatoer, destinasjoner og mottakere. Dette gjør det mulig for logistikkfagfolk å overvåke lastbevegelser raskt og letter proaktiv beslutningstaking som svar på uventede hendelser, noe som til slutt forbedrer effektiviteten til hele logistikkkjeden.

Sikre overholdelse av forskrifter

Å navigere i det komplekse nettet av internasjonale og nasjonale forskrifter er en konstant utfordring for logistikkbedrifter. BoL, som er et juridisk dokument, må følge spesifikke standarder for å sikre samsvar. IDP bringer et nivå av konsistens til samsvarskontroller ved automatisk å validere BoL-innhold mot regulatoriske krav. Dette reduserer risikoen for manglende overholdelse, reduserer juridiske komplikasjoner og sikrer at forsendelser beveger seg sømløst over landegrensene, noe som bidrar til en jevnere global logistikkoperasjon.

Automatisering av fakturaprosessen gjennom intelligent dokumentbehandling fremstår som en transformativ strategi for logistikkinteressenter. Det optimerer ikke bare nøyaktigheten i verifisering og fremskynder sporingsprosesser, men styrker også samsvarstiltak, og skaper et mer robust og effektivt logistikkøkosystem.

#2: Innkjøpsordrer (PO)

Automatisering av behandlingen av innkjøpsordrer (PO) har enorm betydning i logistikk, og påvirker i betydelig grad ordreoppfyllelse, feilreduksjon og generell driftseffektivitet. Logistikkbedrifter kan strømlinjeforme hele ordrelivssyklusen ved å utnytte Intelligent Document Processing (IDP) for innkjøpsordrer. Automatisering akselererer håndteringen av PO-er, noe som fører til raskere ordreoppfyllelse og kortere ledetider. Dette oppfyller kundenes forventninger til rettidig levering og forbedrer responsen i forsyningskjeden.

Dessuten minimerer automatisering risikoen for feil som ofte er forbundet med manuell datainntasting og behandling av innkjøpsordrer. IDP sikrer nøyaktig utvinning av informasjon fra PO-er, og reduserer avvik i produktmengder, priser og leveringsdetaljer. Dette reduserer igjen potensialet for kostbare feil og forbedrer den generelle påliteligheten til logistikkprosessen.

Når det gjelder effektivitet, tillater automatisert behandling av innkjøpsordrer sømløs integrasjon med lagerstyringssystemer, optimaliserer lagernivåer og reduserer sannsynligheten for overlager eller lageruttak. Ende-til-ende-automatiseringen av PO-arbeidsflyten, fra opprettelse til godkjenning og oppfyllelse, effektiviserer interne prosesser, og gjør det mulig for logistikkbedrifter å allokere ressurser mer effektivt.

Treveis matchingsprosessen, avgjørende i logistikk, innebærer å matche fakturaen med en innkjøpsordre og leveringskvitteringer for å fullføre kjøpet og igangsette betalinger. IDP-løsninger utmerker seg ved å utføre disse treveis-matchingene nøyaktig og raskt, fremskynde godkjenningsprosessen og sikre at alle komponentene i anskaffelsessyklusen justeres sømløst.

#3: Fraktfakturaer

  1. Raskere behandlingstider: Automatisering akselererer uttrekking og verifisering av informasjon fra fraktfakturaer, noe som reduserer behandlingstiden. Dette fremskynder hele faktureringsarbeidsflyten, og muliggjør raskere godkjenninger og betalingsbehandling.
  2. Reduserte feil og avvik: Automatisert datautvinning minimerer risikoen for menneskelige feil knyttet til manuell inndata, og sikrer nøyaktighet i registrering av viktige detaljer som forsendelseskostnader, mengder og annen relevant informasjon. Denne reduksjonen i feil øker påliteligheten til finansielle transaksjoner og reduserer behovet for tidkrevende korrigeringer.
  3. Sanntidssporing og synlighet: Automatisering forenkler sanntidssporing av fraktfakturaer, og gir umiddelbar innsyn i økonomiske transaksjoner. Denne åpenheten lar logistikkfagfolk overvåke kostnader, analysere forbruksmønstre og ta informerte beslutninger umiddelbart.
  4. Forbedret samsvar: Automatisering sikrer at fraktfakturaer overholder regulatoriske krav og interne retningslinjer. Ved å automatisk validere informasjon mot forhåndsdefinerte regler, minimeres risikoen for manglende overholdelse, noe som reduserer potensielle juridiske problemer og forsinkelser.
  5. Strømlinjeformede godkjenningsarbeidsflyter: Automatisert fraktfakturabehandling muliggjør effektivisering av godkjenningsarbeidsflyter. Elektroniske godkjenninger og varsler fremskynder godkjenningssyklusen, forhindrer flaskehalser og sikrer rettidig betaling til leverandører og tjenesteleverandører.
  6. Forbedret kostnadsstyring: Automatisering gir en omfattende oversikt over fraktrelaterte utgifter, noe som gir bedre kostnadsstyring. Denne synligheten gjør det mulig for logistikkbedrifter å identifisere kostnadsbesparende muligheter, forhandle gunstige vilkår med leverandører og optimalisere de samlede utgiftene.
  7. Integrasjon med ERP-systemer: Automatiserte systemer integreres sømløst med Enterprise Resource Planning (ERP)-systemer, og sikrer en sammenhengende og synkronisert tilnærming til administrasjon av finansiell data. Denne integrasjonen forbedrer datanøyaktigheten, reduserer manuelle dataregistreringsoppgaver og letter en mer effektiv total logistikkoperasjon.
  8. Økt produktivitet og ressursallokering: Automatisering frigjør verdifulle menneskelige ressurser fra repeterende manuelle oppgaver, slik at logistikkfagfolk kan fokusere på strategiske aktiviteter. Denne økte produktiviteten øker den generelle effektiviteten til logistikkteamet, og bidrar til forbedret servicenivå.

#4: Fraktetiketter

Automatisering av opprettelse og behandling av fraktetiketter er en kritisk forbedring av logistikknøyaktigheten, reduserer risikoen for feillevering og optimaliserer den generelle effektiviteten til logistikkarbeidsflyten. Potensialet for menneskelige feil reduseres betydelig gjennom automatisert datautvinning fra relevante dokumenter som innkjøpsordrer og pakkelister. Dette sikrer at viktige detaljer som adresser, produktnavn og kvanta blir nøyaktig transkribert til fraktetiketter og fremmer konsistens i merkestandarder, avgjørende for transportørens overholdelse og transporteffektivitet.

Dessuten leverer sanntidsintegreringen av automatiserte fraktetikettprosesser med logistikkstyringssystemer rettidige oppdateringer, og minimerer gapet mellom ordrebekreftelse og etikettoppretting. Innlemmingen av adresseverifiseringsmekanismer styrker nøyaktigheten ytterligere ved å eliminere feil som stammer fra ufullstendige eller unøyaktige mottakeradresser. Kvalitetskontroller i automatiserte systemer validerer etikettdimensjoner, strekkodelesbarhet og samsvar med operatørspesifikke krav.

I dynamiske logistikkscenarier der fraktdetaljer kan endres, tillater automatisering å tilpasse etiketter i sanntid, og forhindre feillevering på grunn av utdatert eller foreldet informasjon. Den forbedrede sporbarheten tilrettelagt av automatisering sikrer at hver pakke er nøyaktig knyttet til den tilsvarende etiketten og assosiert med riktig bestilling og forsendelse i logistikksystemet. Totalt sett reduserer automatiseringen av fraktetikettprosesser feil og bidrar til strømlinjeforming av logistikkarbeidsflyten, og forbedrer effektiviteten og nøyaktigheten til hele forsyningskjeden.

#5: Tollerklæringer

Et tolldeklarasjonsskjema fungerer som en omfattende oversikt over varer som importeres eller eksporteres, og omfatter kritiske detaljer som opprinnelsesland, en beskrivelse av varene, CIF-detaljer (kostnad, forsikring og frakt), tollklassifiseringsnumre og tilhørende avgifter . Den tradisjonelle manuelle behandlingen av disse skjemaene innebærer å trekke ut data fra ulike dokumenter som fakturaer, fraktsedler, opprinnelsessertifikater og pakkelister. Denne manuelle tilnærmingen er ikke bare kjedelig, men også tidkrevende. Intelligent Document Processing (IDP)-løsninger presenterer en transformativ løsning ved å automatisere behandlingen av tolldeklarasjonsskjemaer.

Når import- eller eksporterklæringsskjemaer mottas, gjenkjenner og fanger IDP-løsninger raskt opp relevante felt, uavhengig av hvor de befinner seg i dokumentet. Denne automatiseringen innebærer intelligent kategorisering av informasjon, som sikrer at data trekkes ut og behandles nøyaktig. IDP-motoren indekserer denne informasjonen, og lagrer den i passende tabeller for enkel gjenfinning under påfølgende behandlings- eller verifikasjonskontroller. Ved å automatisere disse manuelle aktivitetene øker IDP effektiviteten og reduserer potensialet for feil, noe som bidrar til en mer strømlinjeformet og fremskyndet fortollingsprosess.

#6: Bevis for levering (PoD)

De fleste bevis på levering (POD) dokumenter har tradisjonelt vært papirbaserte, noe som krever en fysisk signatur fra mottakeren. Imidlertid er det et merkbart skifte mot å digitalisere disse dokumentene for å adressere iboende ineffektivitet knyttet til papirbasert kommunikasjon. Overgangen til digitale POD-dokumenter er logisk, med tanke på at papir er utsatt for tap eller skade, noe som fører til faktureringsforsinkelser. Dessuten reduserer det digitale formatet risikoen for svindel, der uærlige parter feilaktig kan hevde at de ikke har mottatt en levert forsendelse, noe som potensielt kan resultere i flere leveranser, uberettigede kundekreditter og tap for leverandører.

I det digitale riket signerer kunder ofte elektronisk ved hjelp av en digital penn eller fingeren på en håndholdt enhet, og disse signaturene er trygt lagret i en database. Den digitale POD inkluderer ikke bare mottakerens signatur, men også avgjørende detaljer som leverandørens og mottakerens navn og adresser, sammen med en utfyllende beskrivelse av de leverte varene. Selv om denne digitale transformasjonen øker sikkerheten og effektiviteten, krever prosessen fortsatt nøyaktig overføring av denne informasjonen til det overordnede logistikkdatalageret. Det er verdt å merke seg at feil kan vedvare, uavhengig av formatet (digitalt eller papir), spesielt hvis menneskelige arbeidere er involvert i manuell dataregistrering på et hvilket som helst stadium av arbeidsflyten. Den pågående utfordringen ligger i sømløs integrering av disse digitale fremskritt for å maksimere nøyaktighet og effektivitet innenfor logistikkdokumentasjonens økosystem.

Automatisering sikrer at detaljene i POD-dokumenter registreres raskt og nøyaktig, noe som gir mulighet for sanntidsoppdateringer om leveringsstatus for varer. Denne økte synligheten gjør det mulig for logistikkfagfolk å overvåke bevegelsen av forsendelser umiddelbart, forutse eventuelle forsinkelser og proaktivt ta opp problemer i leveringsprosessen.

Videre bidrar automatisert behandling av POD-dokumenter til en betydelig reduksjon av tvister. Ved å gi et digitalt spor av avgjørende bevis, inkludert tidsstempler og mottakersignaturer, minimerer automatisering tvetydighet og tvister angående vellykket levering av varer. Dette effektiviserer tvisteløsningsprosesser og fremmer tillit blant interessenter, inkludert kunder, transportører og leverandører.

#7: Pakkelister

En pakkeliste, også referert til som en leveringsdokumentasjon, spiller en avgjørende rolle i internasjonal handel ved å gi detaljert informasjon om eksportøren, speditøren og mottakeren, sammen med detaljer om den sendte varen og dens emballasjedetaljer som dimensjoner og vekter. Den fungerer som en viktig oversikt over den sendte varen, og fungerer som bevis for både innenlands og internasjonale konnossementer.

Pakkelisten inkluderer materialsikkerhetsdata og fungerer som et støttedokument for refusjon i henhold til et remburs. Selv om formatene kan variere, inkluderer alle pakkelister viktige detaljer som dato, kontaktinformasjon for eksportør og mottaker, opprinnelses- og destinasjonsadresser, totalt antall pakker, detaljerte pakkebeskrivelser og spesifikasjoner for volum/vekt.

Å trekke ut informasjon fra pakkelister er avgjørende for automatiserte kontroller, noe som muliggjør krysssjekk med innkjøpsordrer og fakturaer for kjøpere, selgere og mellommenn. Denne datautvinningen hjelper også til med inventargjennomganger og ytelsesvurderinger.

#8: Deklarasjoner for farlig gods (DGD)

Farlig gods, inkludert brennbare stoffer, etsende kjemikalier og helsefarer, transporteres ofte over ulike moduser som vei, jernbane, luft eller sjø. For å overholde regelverket krever slike forsendelser en erklæring om farlig gods (DGD). Dette skjemaet bekrefter at forsendelsen overholder både kilde- og destinasjonslandets forskrifter angående merking og emballasje av farlige materialer. DGD inneholder viktig informasjon som avsender og mottakers adresse og kontaktinformasjon, nødkontaktinformasjon, korrekte navn på sendte varer, mengde, FN-nummer, vekt, pakkegruppe, radioaktivitet og håndteringsinformasjon.

På grunn av varierende formater og kompleksitet på tvers av land, spiller AI-aktiverte dokumenthåndteringssystemer en avgjørende rolle i å automatisk trekke ut informasjon fra DGDer, uavhengig av formatering og innholdslayout. Denne automatiseringen reduserer betydelig innsats for manuell dataregistrering, eliminerer en god del av slike oppgaver, og sikrer nøyaktig og effektiv behandling av deklarasjonsskjemaer for farlig gods.

#9: Lastemanifester

Lastemanifester er omfattende dokumenter som gir en detaljert liste over alle gjenstander eller varer lastet på et spesifikt transportkjøretøy, for eksempel et skip, fly eller lastebil. Disse manifestene er avgjørende for logistikk og transportstyring, og fungerer som en lageroppføring for de sendte varene. Lastemanifester inkluderer nøkkeldetaljer som varebeskrivelser, mengder, vekter, emballasjeinformasjon, og noen ganger identiteten til både avsender (avsender) og mottaker (mottaker). De er sentrale for å tilrettelegge for jevn lasthåndtering, tollbehandling og generelle logistikkoperasjoner.

IDP sikrer nøyaktig utvinning av informasjon fra lastmanifester, noe som bidrar til overholdelse av regulatoriske krav. Dette er avgjørende for internasjonale forsendelser, siden presise manifestdata er avgjørende for fortolling og overholdelse av handelsbestemmelser. Det letter sømløs kommunikasjon med ulike interessenter, inkludert tollmyndigheter, transportpartnere og reguleringsorganer. Nøyaktig og rettidig informasjon fra lastmanifester sikrer jevne interaksjoner og samsvar med alle parter involvert i logistikkprosessen.

Hvordan kan nanonetter hjelpe?

Nanonets, en banebrytende IDP-løsning, er en gamechanger for logistikkleverandører som søker sømløs dokumentautomatisering. Med sine avanserte maskinlæringsmuligheter revolusjonerer Nanonets dokumentbehandling ved å automatisere datautvinning fra ulike logistikkdokumenter, inkludert pakkelister, fakturaer og lastmanifester. Nanonets skiller seg ut for sin eksepsjonelle nøyaktighet på tvers av varierte dokumentformater.

Nanonets utmerker seg i å transformere ustrukturerte data til handlingskraftig innsikt, tilby sanntidssynlighet til forsendelser, forbedre samsvar og fremskynde fortolling. Det brukervennlige grensesnittet og tilpassbare funksjonene imøtekommer spesifikt de unike behovene til logistikkarbeidsflyter. Ved å velge Nanonets styrker logistikkleverandører teamene sine med en banebrytende løsning som akselererer dokumentbehandlingen og forbedrer den generelle ytelseskjeden.

Omfavn Nanonets for en fremtidsklar logistikkoperasjon som driver effektivitet, reduserer kostnader og hever kundeopplevelsen.

Tidstempel:

Mer fra AI og maskinlæring