Innkjøpsrekvisisjon vs innkjøpsordre: forskjellene

Publisert av Platon

Følgere: 0

Å administrere kontantstrømmen i virksomheten din er avgjørende for økonomisk suksess – det er enkelt. Mens periodisering lar deg finpusse og massere statistikk for å reflektere ikke-kontante utgifter, lever og dør alle virksomheter på kontantregnskap: bringer produktene eller tjenestene dine inn mer penger enn du sender ut?

Mens du selger en overlegen tjeneste eller et produkt er avhengig av krefter utenfor din kontroll, som markedsfaktorer og økonomiske faktorer, kan administrere kontantstrømmen din i en anstendig grad. Men som forretningslegenden Peter Drucker sa, "Du kan ikke administrere det du ikke måler."

Riktig håndtering av kontantstrømmen krever først forståelse som koster hva i organisasjonen din. Å etablere klare retningslinjer for innkjøpsrekvisisjoner og innkjøpsordrer er et viktig første skritt for å måle hva du har tenkt å administrere.

Innkjøpsordre vs. innkjøpsrekvisisjon: Hva er forskjellen?

En innkjøpsrekvisisjon (PR) og en innkjøpsordre (PO) er begge nøkkelpunktene i din anskaffelsesstrategi. Forskjellen ligger i rekkefølgen deres i arbeidsflyten for bedriftens innkjøp. Forskjellen mellom PO vs. PR er enkel:

En innkjøpsrekvisisjon er for intern bruk og kobler produktet eller tjenesten sluttbruker (ansatt) med godkjenningsmyndigheter via dokumentasjon som beskriver utgiftene.
En innkjøpsordre kommer fra rekvisisjonen og går til leverandøren eller leverandøren for å oppfylle behovet.

Begge tjener kritiske funksjoner, inkludert dokumentasjonsadministrasjon, budsjettkontroll og revisjonssikker virksomhetens økonomiske funksjoner.

Hva er en innkjøpsrekvisisjon?

En innkjøpsrekvisisjon kan være så kompleks eller enkel som du trenger den skal være, med større organisasjoner som ofte trenger større kontroller og prosesser innenfor PRs arbeidsflyt enn mindre butikker med bare en håndfull ansatte. I begge tilfeller er imidlertid en PRs kjerneessens den samme: dens formål er å tjene som en formell forespørsel fra en ansatt om å kjøpe eller anskaffe varer eller tjenester rutet gjennom arbeidsflyten din.

Hvorfor trenger du innkjøpsrekvisisjoner?

Husk at du ikke kan administrere det du ikke måler, og å måle utgiftene dine starter med en solid forståelse av hvordan penger flyter utover. Med mindre du personlig starter hvert kjøp i organisasjonen din med null ansattes input (usannsynlig), må du følge nøye med som bestiller hvaFor hvilket formål, Og for hvor mye. En innkjøpsrekvisisjon tilfredsstiller alle disse kriteriene, og ender i en sluttsjekk av utpekt personell for å forhindre økonomisk svindel, sløsing og misbruk i virksomheten din.

Du må også opprettholde nøyaktige utgiftsposter for økonomistyringssystemene dine i tilfelle IRS kommer og banker på for en revisjon. I begge tilfeller vil en velsmurt innkjøpsrekvisisjonsprosess automatisk bygge og vedlikeholde et omfattende regnskapssystem for selskapets utgifter.

Hvordan fungerer en innkjøpsrekvisisjon?

Som sagt varierer spesifikke arbeidsflyter mellom bedrifter. For denne arbeidsflyten skal vi se på hvordan en mellomstor bedrift med 100 ansatte kan rute en innkjøpsrekvisisjon. Avhengig av størrelsen og omfanget kan arbeidsflyten for innkjøpsrekvisisjonen din være mer strømlinjeformet eller mye lengre og mer kompleks.

Her er en grunnleggende oversikt over typisk innkjøpsrekvisisjonssekvensering:

Den ansatte identifiserer et behov – enten det er rutinemessig eller et spesielt tilfelle – og sender inn et innkjøpsrekvisisjonsskjema. Skjemaet inneholder vanligvis:
1. Navn på ansatt eller avdeling
2. Plassering (hvis kontorene er geografisk forskjellige eller du primært jobber eksternt)
3. Antall og type varer som er forespurt
4. Leverandørens firmanavn og adresse
5. Nøyaktig eller estimert pris
6. Forfallsdato/når varen eller tjenesten er nødvendig
Den første lederen eller godkjenningsanbefalende myndigheten validerer at produktet eller varen ikke allerede er en del av beholdningen din/ikke er tilgjengelig, og sender rekvisisjonen til økonomistyringsteamet.
Økonomi sikrer at leverandøren er i samsvar med bedriftens standarder og praksis, sikrer at det eksisterer et gyldig behov som rettferdiggjør en utgift, og at rekvisisjonen stemmer overens med budsjettet ditt.

Når du er blitt velsignet av finans, genererer du en innkjøpsordre for å tilfredsstille rekvisisjonen.

Hva er en kjøpsordre?

En innkjøpsordre er en formell forespørsel sendt til leverandøren for varene eller tjenestene som er beskrevet i rekvisisjonen. Innkjøpsordren er ofte mye mer kompleks enn kjøpet i omfang og inkluderer juridisk språk for å binde hver part kontraktsmessig til transaksjonen. Det er også organisert i henhold til dine interne styringssystem. Hvis leverandøren er stor nok eller du har et pågående forhold, er det sannsynligvis formatert i henhold til deres CRM-verktøy.

Hvorfor trenger du kjøpsordrer?

Innkjøpsordren eksisterer for å formelt og lovlig be om varer eller tjenester fra en leverandør. Denne juridiske avtalen binder hver part til transaksjonen og sikrer en felles forståelse av hva som forventes, hvor mye og når det er nødvendig. Dette bidrar til å unngå faktureringsoverraskelser og holder alle som er involvert i innkjøp ansvarlige og ærlige overfor hverandre, samtidig som man unngår feilkommunikasjon eller menneskelige feil som ofte oppstår under verbale transaksjoner eller håndtrykkavtaler.

Og, i likhet med innkjøpsrekvisisjoner, eksisterer en innkjøpsordre for å tjene som et revidert papirspor for din interne ledelse eller i tilfelle et eksternt byrå inspiserer deg.

Hvordan fungerer en kjøpsordre?

Når rekvisisjonen er godkjent, fullfører økonomiavdelingen innkjøpsordren og fortsetter innkjøpsarbeidsflyten.

Økonomiteamet sender innkjøpsordren til leverandøren og mottar faktura. Derfra leverandøren betales umiddelbart, eller fakturaen holdes i leverandørgjeld i en spesifisert varighet eller til innkjøpsordren er oppfylt (avhengig av varen, dine interne prosesser og leverandøravtale).
1. En sentral del av finansteamets due diligence er treveis matching. Dette er en leverandørgjeld avdelingsfunksjon som krysssjekker innkjøpsordren, faktura, og leveringskvittering for å bekrefte at det ikke er svindel eller menneskelige feil som kan forårsake uventede utgifter.
Når varen er levert eller utført tjeneste, genererer en ansvarlig part (enten den opprinnelige forespørselen eller økonomiteamet) en kvittering og arkiverer den med leverandørgjeld for å lette treveis matching og vise at innkjøpsordren er tilfredsstilt.

konklusjonen

Dette var en veldig grunnleggende oversikt over arbeidsflyter for innkjøpsrekvisisjon og innkjøpsordre. I virkeligheten er frem-og-tilbake-prosessen med å be om og motta varer fra en ekstern leverandør arbeidskrevende og kan være lang. Det er derfor å lage en standard operasjonsprosedyre for innkjøpsrekvisisjoner og innkjøpsordrer er nøkkelen til å sikre jevn innkjøp og kvalitetsjournalføring.

Og, som mange administrative forretningsfunksjoner, blir disse aspektene ved innkjøp i økende grad digitalisert eller automatisert. Det er gode nyheter for bedriftseiere og ansatte – mens optimaliserte arbeidsflyter kan gjøre ting raskere, kan du ikke optimalisere forbi hastigheten på å levere papirarbeid frem og tilbake, spesielt i fjernarbeidsoppsett eller hvis hovedkvarteret og kontorene dine er forskjøvet.

Effektiv leverandørgjeld automatisering verktøy inkluderer omfattende innkjøpsrekvisisjon og innkjøpsordrehåndtering. Innovasjoner i arbeidsflyten inkluderer:

AI-drevne screeningsverktøy for å generere formelle rekvisisjoner fra ansattes e-post eller Slack-meldinger.
Automatisert AP-godkjenning for visse kategorier eller rekvisisjoner under et visst dollarbeløp som ikke trenger menneskelig screening.
Synkronisering med regnskapsprogramvaren for å migrere rekvisisjoner, fakturering og kvitteringer for å muliggjøre treveis matching og avstemming raskt.
Langsiktig datalagring i en sikker sky sikrer at du er kompatibel og klar for revisjon.

Dette er bare noen av innovasjonene som former innkjøp, men hver enkelt strømlinjeformer innkjøpsrekvisisjonen og arbeidsflytene for innkjøpsordre. Og jo mer du utvikler og pleier din innkjøpsstyring og AP-automatisering, jo større økosystem du bygger – og jo lettere kan du administrere administrative oppgaver som ellers forringer ditt operasjonelle fokus.

Uansett nivå på finansautomatisering, å forstå innkjøpsordre kontra innkjøpsrekvisisjon er det første trinnet for å administrere utgifter og holde kontanter på plass – hvis du klarer det du nå kan måle.