Xero er skybasert, SaaS-regnskapsprogramvare for småbedriftskunder i mange land. Xero-selskapet, grunnlagt i 2006, er basert på New Zealand. Xeros programvare håndterer leverandørgjeld som et tradisjonelt system som krever manuell dataregistrering. For Xero-leverandørautomatisering integrerer Xero-kunder tredjeparts AP-automatiseringsprogramvare.
Hvordan administrere AP på Xero
Administrer leverandørgjeld (AP) på Xero ved å utføre disse nødvendige prosessene:
- Motta en leverandørfaktura eller en annen regning via e-post til Xero-regnskapssystemet eller ved skanning
- Godkjenne fakturaen
- Planlegg betaling
- Xero legger til faktura/regning til leverandørgjeld
- Betaling gjennomført
- Faktura/regning merket som betalt
Men legg merke til at disse trinnene som kan utføres i Xero, ikke dekker mange manuelle oppgaver. For eksempel må ansatte i leverandørgjeldsavdelingen visuelt bestemme det fakturaer er korrekte gjennom manuelle verifiseringsprosesser og oppnå godkjenninger.
Disse nøyaktighetsverifiseringsprosessene inkluderer 3-veis matching (eller 2-veis matching) av fakturaen med innkjøpsordren (PO) og en mottaksrapport, hvis aktuelt, for mottak av varer.
AP-ansatte må avgjøre hvilke(n) utpekte budsjettansvarlige(r) som må godkjenne fakturaen, i samsvar med selskapets utgiftspolicy. Deretter sender leverandørgjeld de samsvarende (ofte papirbaserte) dokumentene til riktig godkjenner og følger opp med godkjennere når godkjenningen deres ikke er tidsriktig.
Leverandørgjeld betaler fakturaene i et parti. Kanskje bruker leverandørgjeld fortsatt gamle papirsjekker. Når du bruker papirsjekker, er disse manuelle trinnene obligatoriske:
- La CFO eller Controller godkjenne sjekkkjøringen
- Få autoriserte sjekksignaturer
- Utskrift av sjekker på papir
- Separere og arkivere en sjekkkopi med de samsvarende fakturadokumentene
- Fylle og sende konvolutter med sjekkene og vedlagte remitteringsråd
- Svare på innkommende leverandøranrop eller e-poster som ber om gjeldende betalingsstatus
Xero leverandørgjeld arbeidsflyter
Følgende beskrivelser gjelder Xero-leverandørreskontro-arbeidsflyter for å utføre kreditor-prosesser i Xero kjerneleverandør-programvare.
Registrere og legge inn leverandørregninger/fakturaer
Brukere av Xeros Business-utgaveplaner, som inkluderer tidlige, voksende og etablerte SaaS-prisplaner, mottar innebygd Hubdoc funksjon som fanger opp regninger og kvitteringer i Xero. Hubdoc er en Xero-partner for OCR-datafangst som trekker ut data fra dokumenter og oppretter transaksjoner i Xero. E-postadressen for Xero-regninger vises på en hvilken som helst statusfane på siden for kjøpsoversikt.
For å registrere leverandørregninger og fakturaer i Xero ved å bruke Hubdoc-funksjonen, må regningen være et e-postvedlegg i stedet for innebygd i selve e-posten. For denne e-postregistreringsprosessen vil du videresende regninger mottatt fra enhver leverandør til e-postadressen for Xero-regninger.
De fleste dokument- og bildeformater fungerer når e-postregninger til Xero-organisasjonens unike e-postadresse for å lage et utkast med en vedlagt e-postregning. Du kan sende e-post til opptil 10 regninger i en enkelt e-post som vil opprette separate regninger i Xero. Maksimal e-poststørrelse er 25 MB.
Regningen som sendes via e-post vil være i bedriftens basisvaluta i stedet for en utenlandsk valuta. Bare med et abonnement som inkluderer multivaluta kan du manuelt endre valutaen på utkastet eller fakturaen til utenlandsk valuta i Xero.
Bare hvis Xero kan lese regningen som sendes via e-post, vil noen felt, inkludert disse, automatisk fylles ut og bli utpekt i Xero med et lynikon:
- Kontakt
- Dato
- Totalt
- Tidsfrist
- Referanse
Legg merke til at denne fakturaregistreringsprosessen kanskje ikke er fullstendig eller nøyaktig og fortsatt krever manuelle trinn (oppført i Xero-lenken for å sende regninger via e-post) i Business/Bills to Pay-menyen og for nødvendig valutakonvertering.
Hvis du ikke bruker Xeros Hubdoc-funksjon for e-postregistrering av regninger, må du utføre manuell dataregistrering for å legge til fakturaer og regninger inn i Xero regnskapsprogramvaresystem. I menyen Bedrift/Rekninger som skal betales, velg Ny regning og skriv inn detaljer for feltene. Lagre regningen og send den til godkjenning før du betaler regningen.
Du vil manuelt kode disse leverandørgjeldsregningene til riktig utgifts- eller aktivakonto, for eksempel inventar.
Betal regninger og registrer betalinger
Til betale regninger, planlegg regninger i systemet (batchvis) ved å angi betalingsdato og merke av på fakturaer som betales. Når regningen er betalt, registrerer Xero transaksjonen som en reduksjon i leverandørgjeld som en debet og en balanserende dobbel bokføringskreditt til kontanter (og eventuell rabatt for tidlig betaling).
Legger til nye leverandører
I Xero regnskapsprogramvare, Xero setter opp nye leverandører som kontakter og bestemmer hvordan du bruker disse kontaktene – enten som leverandører eller kunder, eller begge deler. Laster du en regning, brukes Kontakten som leverandør. Derfor trenger du ikke flytte kontakter til leverandører. Når du bruker Hubdoc i Xero, vil Hubdoc automatisk sette opp leverandøren i Xero regnskapsprogram for deg når fakturaen er mottatt. Ellers kreves manuell datainntasting for å sette opp leverandører i Xero.
Håndtere utgifter og refusjoner
Med Xero kan du se og administrere fakturaer, utgifter og refusjoner fra den skybaserte nettbaserte programvaren eller med en mobilenhet som bruker Xero-appen. Din innsyn i kostnadsstyring vil ikke være så omfattende som den ville vært med AP-automatiseringsprogramvareintegrering.
Automatisering av Xero AP-arbeidsflyt med nanonetter
Du kan fullautomatisere all Xero AP-arbeidsflyt for fakturamottak og fakturabehandling, inkludert betalinger, med Nanonets Flow, dets AP-automatisering og programvare for fakturabehandling for leverandørgjeld. Nanonetter bruker beste praksis for leverandørgjeld i sin AP-automatiseringsprogramvare.
Nanonetter hjelper deg å oppnå leverandør ombordstigning enkelt og ha utmerket dokumenthåndtering knyttet til leverandørgjeld. Leverandører velger betalingsmåte.
Nanonets Flow AP automatiseringsprogramvare lar deg videresende e-post eller skanne fakturaer til Nanonets med AI/ML-forbedret intelligent OCR (optisk tegngjenkjenning) for å fange opp fakturadata elektronisk etter linjeelement med overskrifter. Men Nanonets er en OCR-ekspert og har en mye høyere nøyaktighetsgrad for å fange opp fakturadata enn Xero med HubDocs kan gi pålitelig for hver faktura. Nanonetter AI-dataregistrering er nøkkelen til å låse opp nøyaktighet og effektivitet.
Nanonets gir bedriften din tidsriktig, berøringsfri fakturabehandling, uten menneskelig innblanding eller manuelle prosesser som er drevet av kunstig intelligens (AI) og dens undergruppe, maskinlæring (ML). Automatisert programvare Fakturabehandling inkluderer trinn for å bekrefte fakturaer, matching av faktura, godkjenne fakturaer for betaling, og betale godkjente regninger og fakturaer i grupper.
Du vil kunne kreve leverandørens tidligbetalingsrabatter når du betaler innen det korte antallet dager som er angitt på fakturabetalingsvilkårene dine, som å betale innen 10 dager for 2/10, netto 30 for å motta 10 % rabatt fra forfalt fakturasaldo i stedet for å betale hele fakturabeløpet på 30 dager. Når du tar tidlig betaling rabatter på leverandørgjeld for lagervarer er kostnadsbesparelsene imponerende.
Med Nanonets, etter at du har registrert fakturadataene, verifiserer Nanonets fakturaene og kontokodingen og synkroniserer disse dataene med regnskapssystemet ditt. Nanonets matcher fakturaer med støttedokumenter, inkludert innkjøpsordrer (PO) og varemottak når det er aktuelt.
Bedriften din kan sette opp fakturagodkjennere og forbruksgrenser i samsvar med bedriftens retningslinjer eller la AI håndtere arbeidsflyter for fakturagodkjenning automatisk for deg innenfor Nanonets hvis du foretrekker det. Godkjennere har valget mellom å avvise eller godkjenne fakturaer for betaling.
Planlegg og foreta globale elektroniske betalinger i et utvalg av valutaer ved å bruke effektive, store batcher med Nanonets. Deretter vil Nanonets avstemme og matche interne poster eller transaksjoner eller betalinger med bankkontoer, kredittkortutskrifter eller andre kilder for kontoavstemming.
Nanonets gir bedriftsteamet ditt intelligente visninger med innsyn i bedriftens utgifter, noe som gir deg mer kontroll for å administrere forretningskostnadene.
konklusjonen
Xero-leverandørreskontro-arbeidsflytene er svært tidkrevende. Når virksomheten din begynner å strømlinjeforme arbeidsflyter med Xero + AP Automation, trenger ikke leverandørenes ansatte å utføre disse repeterende manuelle dataregistreringstrinnene for hver leverandør, faktura eller ansattutgiftsrapport som krever refusjon.
Finn ut hvordan Flow av nanonetter kan overlade Xero leverandørgjeld automatiseringsarbeidsflyter og gi mer nøyaktighet og økonomiske kontroller.
- SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk deg selv. Tilgang her.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
- PlatoESG. Karbon, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Avfallshåndtering. Tilgang her.
- PlatoHelse. Bioteknologisk og klinisk etterretning. Tilgang her.
- kilde: https://nanonets.com/blog/xero-accounts-payable/
- : har
- :er
- :ikke
- $OPP
- 10
- 2006
- 30
- a
- I stand
- samsvar
- Logg inn
- Regnskap og administrasjon
- regnskapsprogram
- kontoer
- leverandørgjeld
- leverandørgjeld automatisering
- nøyaktighet
- nøyaktig
- Oppnå
- adresse
- Legger
- Etter
- AI
- Alle
- beløp
- an
- og
- En annen
- noen
- ap automatisering
- app
- aktuelt
- påføring
- godkjenning
- godkjenninger
- godkjenne
- godkjent
- ER
- kunstig
- kunstig intelligens
- Kunstig intelligens (AI)
- AS
- eiendel
- autorisert
- automatisere
- Automatisert
- automatisk
- Automatisering
- Balansere
- balansering
- Bank
- bankkontoer
- basen
- BE
- før du
- være
- BEST
- Bill
- Sedler
- Bolt
- både
- virksomhet
- forretningskunder
- men
- by
- Samtaler
- CAN
- fangst
- fanger
- fange
- kort
- Kontanter
- cfo
- endring
- karakter
- karaktergjenkjenning
- sjekk
- Checkmark
- Sjekker
- valg
- Velg
- hevder
- kode
- Koding
- Selskapet
- Selskapets
- fullføre
- kompatibel
- omfattende
- konklusjon
- kontakt
- kontakter
- kontroll
- controller
- kontroller
- Konvertering
- Kjerne
- korrigere
- Kostnad
- kostnadsbesparelser
- Kostnader
- land
- dekke
- skape
- skaper
- kreditt
- kredittkort
- valutaer
- valuta
- Gjeldende
- Kunder
- dato
- dataregistrering
- Dato
- Dager
- debet
- Avdeling
- utpekt
- detaljer
- Bestem
- bestemmes
- enhet
- Rabatt
- rabatter
- dokument
- dokumenthåndtering
- dokumenter
- ikke
- Utkast
- to
- Tidlig
- lett
- utgave
- effektivitet
- effektiv
- elektronisk
- elektronisk
- emalje
- e-post
- innebygd
- Ansatt
- ansatte
- Enter
- går inn
- entry
- etablert
- Hver
- eksempel
- utmerket
- utgifter
- Expert
- ekstrakter
- Trekk
- Felt
- Filing
- finansiell
- flyten
- etter
- følger
- Til
- utenlandske
- utenlandsk valuta
- Forward
- Stiftet
- fra
- fullt
- fullt
- gir
- Giving
- Global
- varer
- Økende
- håndtere
- Håndterer
- Ha
- overskrifter
- hjelper
- høyere
- Hvordan
- HTTPS
- menneskelig
- ICON
- if
- bilde
- imponerende
- in
- inkludere
- inkluderer
- Inkludert
- Innkommende
- indikert
- i stedet
- integrere
- integrering
- Intelligens
- Intelligent
- intern
- intervensjon
- inn
- inventar
- faktura
- fakturabehandling
- fakturaer
- IT
- varer
- DET ER
- selv
- jpg
- nøkkel
- stor
- læring
- la
- Lar
- Lyn
- i likhet med
- grenser
- linje
- LINK
- oppført
- laste
- ligger
- Lot
- maskin
- maskinlæring
- mailing
- gjøre
- administrer
- ledelse
- administrerende
- håndbok
- manuelt
- mange
- merket
- Match
- matchet
- fyrstikker
- matchende
- maksimal
- Kan..
- Meny
- metode
- ML
- Mobil
- mobilenhet
- mer
- flytte
- mye
- må
- nødvendig
- Trenger
- behov
- nett
- Ny
- Legge merke til..
- Antall
- få
- OCR
- of
- ofte
- on
- på nett
- bare
- Optisk karaktergjenkjennelse
- or
- rekkefølge
- Annen
- ellers
- ut
- oversikt
- side
- betalt
- Papir
- papirbasert
- partner
- Betale
- betalende
- betaling
- betalingsmetode
- betalinger
- land
- utføre
- utfører
- kanskje
- planer
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- PO
- politikk
- PoS
- powered
- trekker
- prising
- prosess
- Prosesser
- prosessering
- gi
- Kjøp
- innkjøpsordre
- kjøp
- Sats
- heller
- Lese
- kvitteringer
- motta
- mottatt
- mottak
- anerkjennelse
- rekord
- poster
- reduksjon
- refusjon
- i slekt
- remittering
- repeterende
- rapporterer
- ber om
- påkrevd
- Krever
- ikke sant
- ruter
- s
- SaaS
- Spar
- Besparelser
- skanne
- planlegge
- se
- velg
- send
- separat
- sett
- sett
- Kort
- Viser
- enkelt
- Størrelse
- liten
- småbedrifter
- Software
- noen
- Kilder
- bruke
- Staff
- uttalelser
- status
- Steps
- Still
- effektivisering
- abonnement
- vellykket
- slik
- Superladning
- leverandør
- leverandører
- Støtte
- system
- Ta
- tatt
- oppgaver
- lag
- vilkår
- enn
- Det
- De
- deres
- deretter
- derfor
- Disse
- tredjeparts
- denne
- Gjennom
- tidkrevende
- rettidig
- til
- berøringsfri
- tradisjonelle
- Transaksjonen
- Transaksjoner
- unik
- opplåsing
- bruke
- brukt
- bruker
- ved hjelp av
- leverandør
- Verifisering
- verifisere
- veldig
- visninger
- synlighet
- visuelt
- når
- hvilken
- vil
- med
- innenfor
- uten
- Arbeid
- arbeidsflyt
- arbeidsflyt
- ville
- Xero
- du
- Din
- zephyrnet