Et selskaps avdeling for kreditorer (AP) har det svært viktige ansvaret med å spore hva virksomheten skylder til leverandører og leverandører og verifisere at betalinger er godkjent og gjort til disse motpartene. Uten en AP-avdeling ville en bedrift ha vanskelig for å spore opp alle fakturaene den mottar fra sine leverandører og sikre at disse forpliktelsene blir oppfylt. Disse kortsiktige forpliktelsene selskapet har er leverandørgjelden og er en viktig forpliktelse virksomheten må ivareta.
Hva er leverandørgjeld?
En leverandørgjeld er ganske enkelt en gjeld en bedrift skylder til en leverandør eller leverandør. Generelt sett må en leverandørgjeld betales av AP-avdelingen i løpet av ca. 30 dager. Totalt leverandørgjeld fremkommer av selskapets balanse i avsnittet kortsiktig gjeld.
En leverandørgjeld representerer et skyldig beløp; det er ikke en transaksjon som allerede er betalt kontant. Det er penger skyldig for et kjøp selskapet har gjort på kreditt.
En leverandørgjeld er ikke en faktura. Fakturaen er et papir eller digitalt dokument som belaster virksomheten for kjøp av varer eller tjenester den har foretatt. Leverandørgjelden er det skyldige beløpet. En leverandørgjeld er heller ikke en kundefordring, som er et beløp som skylder en virksomhet for sine varer eller tjenester den har solgt til andre virksomheter på kredittvilkår.
Hva er en kreditoravdeling?
Fordi en leverandørgjeld er så viktig for suksessen og helsen til en bedrift, vil de fleste bedrifter ha en dedikert AP-avdeling. Den primære oppgaven til leverandørgjeldsteamet er å sikre at all gjeld påløpt av foretaket blir korrekt registrert og betalt.
Dersom denne kreditorfunksjonen ikke oppfylles av AP-avdelingen, vil ikke leverandører og leverandører bli betalt. I denne situasjonen vil dårlige forhold oppstå mellom virksomheten og dens leverandører, som kan påvirke virksomhetens evne til å skaffe nødvendige varer og tjenester i fremtiden.
Foruten å sørge for at alle får betalt i tide, har AP-avdelingene også i oppgave å sørge for at det ikke gjøres regnskapsfeil. Den må holde øye med svindel, prøve å unngå feil og avstemme eventuelle avvik som er funnet.
En annen kreditorfunksjon AP-avdelinger har er å få rabatter for tidlig betaling på fakturaer. Mange leverandører tilbyr slike rabatter når betalinger gjøres før forfallsdatoen på en faktura, slik at leverandørgjeldsavdelingen kan bidra til å redusere overhead i en virksomhet, noe som selvfølgelig er en pågående bekymring for enhver bedrift.
Roller i en AP-avdeling
Det finnes mange leverandøransvar avdelingsansvar, og disse oppgavene er fordelt på flere ansatte innenfor betalingsavdelingen. En liten bedrift kan bare ha en kreditorkontorist. En større virksomhet kan ha følgende arbeidere innenfor leverandørreskontroavdelingen:
- Leverandørreskontrokoordinator
- Faktura til Pay Manager
- Regnskapsfører
- Leverandørreskontrospesialist
- Regnskapsassistent
Et veldig stort selskap kan også ha en kreditoransvarlig som har ansvaret for hele AP-avdelingen. De nøyaktige oppgavene som er tildelt hver rolle i en leverandørreskontroavdeling vil variere etter selskap og størrelsen på operasjonen.
Arbeidsflyt i AP-avdelinger
I hver AP-avdeling er det en arbeidsflyt som beskriver start-til-slut reisen med å skaffe tjenester og varer og deretter behandle fakturaene knyttet til slike kjøp og sørge for at alle får betalt i tide. Denne trinnvise prosedyren kan være enten digital eller manuell, med det digitale formatet som er den enklere og mindre tidkrevende metoden. I begge tilfeller vil arbeidsflyten for et kreditorteam generelt spore følgende oversikt:
#1) Ta opp fakturaen. Fakturaen, enten fysisk eller elektronisk, må legges inn i programvaren Enterprise Resource Planning (ERP). Som allerede nevnt kan dette gjøres av en menneskelig eller digital arbeider.
#2) Godkjenning. Etter at fakturaen er riktig katalogisert, må den godkjennes. Igjen kan dette trinnet enten være manuelt eller automatisert.
#3) Betalingstillatelse. Betaling for fakturaen må godkjennes på dette tidspunktet. Det er kreditoravdelingens ansvar å innhente denne tillatelsen fra den aktuelle parten i virksomheten.
#4) Overføring. Etter at betalingen er autorisert, må den sendes og bekreftes. Selv om fysiske betalingsmetoder som sjekk eller kontanter fortsatt kan brukes i noen tilfeller, blir digitale betalinger stadig mer populære, spesielt de som kan integreres med AP programvare.
Det er viktig for betalingsavdelingen å nøye overvåke ende-til-ende arbeidsflytprosessen. Hvis denne leverandørgjeldfunksjonen ikke utføres korrekt, kan det oppstå feil, noe som vil gi større belastning på AP-teamet.
Funksjoner til AP-avdelinger
Det er flere viktige leverandøransvar avdelingsansvar som AP-team må være flittig med å utføre. Generelt sett har de en tendens til å falle inn i en av følgende kategorier:
#1) Avstemme regnskap. AP-avdelinger må forhindre falske gebyrer og korrigere eventuelle ulikheter som vises i kontoutskrifter eller andre økonomiske dokumenter.
#2) Løs problemer med fakturadata. Kreditorteamet må identifisere eventuelle inkonsekvenser i dataene som fremkommer på en faktura og raskt korrigere informasjonen.
#3) Behandle fakturaer. Fakturaene en virksomhet mottar fra sine leverandører skal behandles av leverandørreskontroavdelingen slik at de kan betales i tide.
#4) Fakturabetalinger. En viktig kreditorfunksjon er å foreta betaling på en faktura.
#5) Interne betalinger. I tillegg til å betale fakturaer, må en betalbar avdeling også administrere interne betalinger for ting som kontorrekvisita og portokostnader.
#6) Lagre fakturaer og match dem. Fakturaer må samsvare med innkjøpsordrene deres. De må også lagres fysisk eller elektronisk, sistnevnte metode gir den mest effektive metoden for forskning og gjenfinning.
#7) Bevar gode relasjoner med leverandører. Å holde leverandør-forretningsforholdet i gang er en viktig oppgave for AP-avdelinger. Når fakturaer betales i tide, og informasjon raskt avklares og lagres, er det mer sannsynlig at fremtidige transaksjoner blir problemfrie.
Organisering av kreditorteamet
Jo bedre organisert en betalingsavdeling er, jo mer verdifull vil den være for virksomheten. Med riktig organisering vil arbeidsflyten også være mer effektiv. Her er noen tips for å strukturere en AP-avdeling på den mest ressurssterke måten:
#1) Dokumenter alt. Sørg for at hvert kjøp av selskapet har en innkjøpsordre (PO), slik at en post kan opprettes. Det bør også føres en logg over skatte-ID-nummer.
#2) Lagre poster for enkel gjenfinning. Dokumenter med datostempler bør oppbevares på ett sted som er lett tilgjengelig.
#3) Dobbeltsjekk. La forskjellige AP-teammedlemmer dobbeltsjekke hverandre for å forhindre svindel og feil.
#4) Avstem kontoer regelmessig. Fortrinnsvis på daglig basis, verifiser at fakturaer samsvarer med PO-er. Hold et register over eventuelle avvik og deres løsninger.
#5) Bruk digitale betalinger. Dagens elektroniske betalingsformer, inkludert Automated Clearing House (ACH), er effektive og enkle. Ofte koster de ikke mer enn papirbetalinger og er lettere å holde styr på.
#6) Automatiser AP-teamet. I tillegg til betalinger kan mange kreditorfunksjoner digitaliseres. Å gjøre det har mange fordeler, inkludert unngåelse av datainntastingsfeil.
Hvordan automatisering kan være til nytte for AP-avdelinger
Kreditorteam som oppgraderer til dagens nyeste programvare vil høste utallige fordeler. Den eldre, manuelle papirbaserte måten å utføre kreditorfunksjoner på er tidkrevende og arbeidskrevende. AP-avdelinger som går over til full automatisering med avansert programvare vil kunne behandle fakturaer raskere med færre feil og unøyaktigheter. Og fordi dagens beste AP-programmer kommer med kunstig intelligens (AI), lite menneskelig innspill er nødvendig for mange oppgaver.
For eksempel kan dagens avanserte AP-programvare lese e-poster, skanne fakturaer og automatisk fange opp viktige detaljer fra disse dokumentene. Sanntidsvarsler kan sendes ut til AP-teammedlemmer når mer oppmerksomhet er nødvendig. Fordi dette systemet fungerer på autopilot, kreves det mindre menneskelig innsats fra ansatte.
AP programvare kan også inkludere regler for arbeidsflyt. For eksempel kan en faktura rutes av et program til riktig avdeling for godkjenning. Betalingskontroller kan innlemmes for å betale fakturaer, og disse kontrollene kan redigeres av ulike faktorer, for eksempel betalingsbeløp. En betaling kan automatisk trekkes fra selskapets bankkonto. AI utfører disse oppgavene helt av seg selv. Og med maskinlæring kan AI lære av erfaring.
Alt programmet gjør blir registrert i en hovedbok, og denne posten kan inspiseres etter eget ønske. Nok en gang, fordi dette revisjonssporet opprettes automatisk av et programvareprogram, kreves det mindre menneskelig arbeidskraft.
Programvare utviklet for AP-avdelinger kan også integreres med andre digitale regnskapsverktøy, og skaper et helhetlig helelektronisk regnskapssystem som gjør leverandørgjeld-funksjoner enklere og mindre tidkrevende for ansatte.
Oppsummering
Enhver virksomhet som ønsker å lykkes trenger en produktiv AP-avdeling med riktig utstyr. Leverandørgjeldsavdelinger som er avhengige av utdatert papirbasert teknologi, risikerer å bli etterlatt av sine konkurrenter. Dagens sofistikerte digitale verktøy gir mange fordeler til betalbare avdelinger, ikke minst mindre menneskelig innsats og raskere behandlingstid.
- SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk deg selv. Tilgang her.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
- PlatoESG. Karbon, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Avfallshåndtering. Tilgang her.
- PlatoHelse. Bioteknologisk og klinisk etterretning. Tilgang her.
- kilde: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- : har
- :er
- :ikke
- $OPP
- 30
- a
- evne
- I stand
- Om oss
- tilgjengelig
- Logg inn
- Regnskap og administrasjon
- kontoer
- leverandørgjeld
- oh
- avansert
- fordeler
- påvirke
- Etter
- en gang til
- AI
- Alle
- allerede
- også
- Selv
- blant
- beløp
- an
- og
- noen
- vises
- hensiktsmessig
- godkjenning
- godkjent
- ER
- kunstig
- kunstig intelligens
- AS
- tildelt
- assosiert
- At
- delta
- oppmerksomhet
- revisjon
- autorisert
- Automatisert
- automatisk
- Automatisering
- autopilot
- unngå
- dårlig
- Balansere
- Balanse
- Bank
- bankkonto
- basis
- BE
- fordi
- vært
- før du
- bak
- nytte
- Fordeler
- foruten
- BEST
- Bedre
- virksomhet
- bedrifter
- by
- CAN
- fangst
- saken
- saker
- Kontanter
- kategorier
- kostnad
- avgifter
- sjekk
- avklart
- Clearing
- tett
- Kom
- Selskaper
- Selskapet
- Selskapets
- konkurrenter
- Bekymring
- kontroller
- korrigere
- riktig
- Kostnad
- Kostnader
- kunne
- motparter
- kurs
- opprettet
- Opprette
- kreditt
- Gjeldende
- daglig
- dato
- Dato
- Dager
- Gjeld
- dedikert
- levere
- Avdeling
- avdelinger
- beskriver
- designet
- detaljer
- forskjellig
- vanskelig
- digitalt
- Digitale betalinger
- digitalisert
- rabatter
- Divided
- dokument
- dokumenter
- gjør
- gjør
- gjort
- dobbelt
- ned
- to
- hver enkelt
- Tidlig
- enklere
- lett
- lett
- effektiv
- innsats
- enten
- elektronisk
- elektronisk
- e-post
- dukke
- ansatte
- ende til ende
- sikre
- sikrer
- kom inn
- Enterprise
- Hele
- utstyr
- ERP
- feil
- spesielt
- Hver
- alle
- eksempel
- utførende
- erfaring
- øye
- faktorer
- Fall
- Mote
- raskere
- færre
- finansiell
- etter
- Til
- format
- skjemaer
- funnet
- svindel
- fra
- fullt
- funksjon
- funksjoner
- framtid
- få
- generelt
- få
- skal
- god
- varer
- Ha
- Helse
- hjelpe
- her.
- helhetlig
- hus
- HTTPS
- menneskelig
- ID
- identifisere
- if
- viktig
- in
- Inkludert
- uoverensstemmelser
- innlemme
- Incorporated
- påløper
- informasjon
- inngang
- f.eks
- integrere
- Intelligens
- intern
- inn
- faktura
- fakturaer
- IT
- DET ER
- selv
- reise
- Hold
- holdt
- arbeidskraft
- stor
- større
- siste
- LÆRE
- læring
- minst
- Ledger
- venstre
- mindre
- gjeld
- i likhet med
- Sannsynlig
- lite
- plassering
- logg
- maskin
- maskinlæring
- laget
- gjøre
- GJØR AT
- Making
- administrer
- håndbok
- mange
- Match
- matchet
- Kan..
- medlemmer
- nevnt
- møtte
- metode
- metoder
- feil
- penger
- Overvåke
- mer
- mer effektivt
- mest
- flere
- må
- myriade
- nødvendig
- nødvendig
- behov
- Nei.
- varslinger
- tall
- plikt
- bindinger
- få
- of
- tilby
- tilby
- Office
- Offiser
- ofte
- eldre
- on
- gang
- ONE
- pågående
- bare
- drift
- or
- rekkefølge
- ordrer
- organisasjon
- Organisert
- Annen
- ut
- omriss
- skyldte
- betalt
- Papir
- papirbasert
- parti
- Betale
- betalende
- betaling
- betalingsmetoder
- betalinger
- utført
- utfører
- utfører
- tillatelse
- fysisk
- fysisk
- planlegging
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- PO
- Point
- popularitet
- PoS
- forebygge
- primære
- problemer
- prosedyren
- prosess
- behandlet
- prosessering
- gir
- produktiv
- program
- programmer
- ordentlig
- riktig
- gi
- Kjøp
- innkjøpsordre
- kjøp
- sette
- raskt
- Lese
- sanntids
- høste
- oppsummering
- fordring
- mottar
- rekord
- registrert
- poster
- redusere
- registrere
- regelmessig
- relasjoner
- forholdet
- avhengige
- representerer
- påkrevd
- forskning
- ressurs
- ressurs
- ansvar
- ansvar
- gjenfinning
- ikke sant
- Risiko
- Rolle
- regler
- Kjør
- skanne
- Seksjon
- sendt
- Tjenester
- flere
- ark
- kortsiktig
- bør
- Vis
- ganske enkelt
- situasjon
- Størrelse
- liten
- småbedrifter
- So
- Software
- solgt
- LØSE
- noen
- sofistikert
- sett
- uttalelser
- Trinn
- Still
- oppbevare
- lagret
- struktur
- lykkes
- suksess
- slik
- leverandør
- leverandører
- rekvisita
- sikker
- Bytte om
- system
- Oppgave
- oppgaver
- skatt
- lag
- Lag medlemmer
- lag
- Teknologi
- tendens
- vilkår
- enn
- Det
- De
- Fremtiden
- informasjonen
- deres
- Dem
- deretter
- Der.
- Disse
- de
- ting
- denne
- De
- tid
- tidkrevende
- rettidig
- ganger
- tips
- til
- dagens
- også
- verktøy
- Totalt
- Sporing
- spor
- Sporing
- trail
- Transaksjonen
- Transaksjoner
- prøve
- forståelse
- Unsplash
- oppgradering
- bruke
- brukt
- Verdifull
- ulike
- variere
- leverandør
- leverandører
- verifisert
- verifisere
- verifisere
- veldig
- ønsker
- Vei..
- VI VIL
- Hva
- når
- hvilken
- HVEM
- vil
- med
- innenfor
- uten
- arbeidstaker
- arbeidere
- arbeidsflyt
- ville
- zephyrnet