Hvordan sette opp finanskontroller ved oppstart | Nanonets-blogg

Publisert av Platon

Følgere: 0

Startups står overfor en rekke utfordringer når de prøver å transformere sine innovative ideer til lønnsomme virksomheter. Blant disse utfordringene blir det å sette opp effektive økonomiske kontroller ofte oversett i virvelvinden av aktiviteter.

Å etablere robuste økonomiske kontroller er imidlertid grunnleggende for bærekraften og veksten til enhver oppstart. Det sikrer finansiell integritet, reduserer risiko og hjelper til med beslutningstaking.

I denne artikkelen vil vi gå gjennom de nødvendige trinnene for å sette opp effektive økonomiske kontroller ved en oppstart og hvordan automatisering og teknologi kan hjelpe.

Hva er økonomiske kontroller, og hvorfor er de viktige?

Økonomisk kontroll er prosedyrene, retningslinjene og midlene som en organisasjon overvåker og administrerer sine inntekter, kostnader, budsjetter, kontantstrøm og andre økonomiske aspekter på. De er implementert for å sikre nøyaktigheten og påliteligheten til finansiell rapportering, for å overholde lover og forskrifter, for å forhindre svindel og underslag av eiendeler, og for å sikre organisasjonens ressurser.

Å sette opp de riktige økonomiske kontrollene er avgjørende for en virksomhet, siden unøyaktig finansiell rapportering kan føre til feil analyser og påvirke beslutningstaking, som potensielt kan føre til dårlige strategiske valg og tap. Ted Baker, high street moteforhandleren, måtte stenge flere butikker og omstrukturere seg etter 58 millioner pund regnskap feil i januar 2020. Flere virksomheter pådrar seg store tap eller må til og med legge ned på grunn av slike økonomiske og regnskapsmessige feil.

Viktigheten av økonomiske kontroller for startups

Mens finansiell kontroll er viktig for bedrifter av alle størrelser, er de spesielt kritiske for oppstart. Startups er preget av rask vekst, begrensede ressurser og mangel på etablerte prosesser. Dette kan skape et miljø som bidrar til økonomisk feilstyring eller uregelmessigheter hvis det ikke kontrolleres på riktig måte.

På den annen side kan implementering av økonomiske kontroller tidlig hjelpe oppstartsbedrifter til å:

Overvåke og administrere kontantstrøm: Startups opererer ofte med stramme budsjetter og må nøye overvåke kontantstrømmen for å sikre at de har nok til å dekke driftsutgifter og nå målene sine.
Forhindre svindel og feil: Sterk økonomisk kontroll reduserer risikoen for feil som kan føre til økonomisk tap og omdømmeskade. I prosessen bidrar de til å forhindre svindel og sikre overholdelse av regelverk.
Ta informerte avgjørelser: Finansiell kontroll gir nøyaktig og rettidig finansiell informasjon og analyse, noe som kan være avgjørende for å ta strategiske forretningsbeslutninger.
Tiltrekk investorer: Det er mer sannsynlig at investorer tror på startups som har robust økonomisk kontroll, da det gir dem tillit til den finansielle stabiliteten og ledelsen av virksomheten. Dette kan også hjelpe startups med å forbedre sitt rykte, tiltrekke seg flere parter og investorer, og forbedre verdivurderinger og forretningsresultater.

I det fartsfylte, dynamiske miljøet til en oppstart, virker det kanskje ikke som en umiddelbar prioritet å etablere robuste økonomiske kontroller. Fokus er ofte på produktutvikling, markedsfangst og rask vekst. Uten et solid økonomisk kontrollrammeverk på plass, kan imidlertid oppstartsbedrifter stå overfor betydelige risikoer, inkludert økonomisk feilstyring, lovbrudd og potensiell svindel.

Å implementere økonomiske kontroller tidlig i en oppstarts livssyklus kan forhindre disse problemene, og gi et sterkt grunnlag for bærekraftig vekst og suksess. Her er hvordan det kan gjøres.

Sette opp finansiell kontroll ved oppstart

Å etablere økonomiske kontroller i en oppstart innebærer en omfattende tilnærming som spenner over ulike fasetter av virksomheten. Implementering av disse kontrollene er en strategisk prosess som innebærer å analysere eksisterende retningslinjer, oppdatere data og ledelsespraksis, vurdere alle potensielle operasjonelle scenarier og lage informerte prognoser og anslag.

Her er noen spesifikke trinn for å hjelpe deg i gang:

Gjennomgå eksisterende økonomiske data

Når du setter opp økonomikontroller, innebærer det første trinnet en grundig evaluering av dine eksisterende økonomiske data. Dette inkluderer dine økonomiske budsjetter, rapporter, resultatregnskap, balanser og mer. Disse dokumentene gir et helhetlig syn på virksomhetens ytelse og drift.

Identifiser avvik eller overlapping i data

I de eksisterende økonomiske systemene dine, prøv å identifisere eventuelle overlappinger eller anomalier i dataene. Overlapping kan indikere overflødige oppgaver eller ressurser. Avvik kan tyde på feil eller problemer som må løses.

Å oppdage disse hjelper deg ikke bare med å forstå din nåværende økonomiske status, men også finne smutthull i styringsrammeverket som må løses.

Rettidig oppdatering

Å holde dine økonomiske data oppdatert er avgjørende for effektiv økonomisk kontroll. Dette strekker seg utover bare dine økonomiske dokumenter og inkluderer administrasjonspraksis og retningslinjer knyttet til eksisterende finanskontroller. Regelmessige oppdateringer sikrer at du jobber med den mest nøyaktige informasjonen, noe som er avgjørende for å ta informerte beslutninger og identifisere forbedringsområder.

Analyser alle mulige operasjonsscenarier

Før du bestemmer deg for en spesifikk finansiell kontrollstrategi, bør du evaluere alle mulige operasjonsscenarier grundig. Dette innebærer å vurdere ulike perspektiver, som lønnsomhet, utgifter, sikkerhet og produksjons- eller volumskala.

Ved å gjøre dette kan du få en grundig forståelse av hvordan din økonomistyringspolicy kan fungere under forskjellige omstendigheter, og du kan skreddersy den til å dekke alle operasjonelle aspekter av organisasjonen din.

Prognose og lage prognoser

Når du implementerer økonomistyringspolitikken din, er det viktig å se fremover og vurdere dine fremtidige mål og mål. Prognoser og anslag kan hjelpe deg med å lage en finansiell kontrollpolicy som er i tråd med disse målene.

Denne fremtidsrettede tilnærmingen hjelper ikke bare med å lage politikk, den kan også tjene som en katalysator for å nå dine mål. Ved å forstå hvor du vil at oppstarten din skal gå, kan du sette opp økonomiske kontroller som støtter reisen din dit.

Å implementere økonomiske kontroller i oppstarten din er ingen liten oppgave. Det krever nøye planlegging, regelmessig overvåking og løpende justeringer. Men med disse trinnene kan du skape et solid grunnlag for økonomisk kontroll som støtter oppstartsselskapets vekst og suksess.

Utforme og implementere standardiserte prosedyrer

Når forretningsmålene og prioriteringene er skissert, gir standardiserte prosedyrer et veikart som ansatte kan følge når de utfører økonomiske oppgaver. Disse prosedyrene bør dekke alt fra hvordan man behandler fakturaer til hvordan man håndterer utgiftsrefusjon, hvem som er godkjenningsmyndighetene, hvordan budsjettering skjer og hvordan enhver økonomisk beslutning tas. Disse bør da være tydelig dokumentert og kommunisert til alle relevante ansatte.

Sette opp regelmessige økonomiske revisjoner

Regelmessige økonomiske revisjoner er avgjørende for å sikre at den økonomiske kontrollen som er på plass fungerer etter hensikten. Tilsyn kan bidra til å identifisere eventuelle hull eller svakheter i kontrollene og gi anbefalinger for forbedringer. Revisjon innebærer å sammenligne forskjellig dokumentasjon for å bekrefte at registreringer av fakturaer, utgifter, datoer, godkjennere og mer er i orden. Å identifisere avvik på dette stadiet kan bidra til å forhindre regulatoriske handlinger og sikre overholdelse.

Implementering av programvare for økonomistyring

Programvaren for økonomistyring kan automatisere mange økonomiske kontrollprosesser, noe som gjør dem mer effektive og reduserer risikoen for menneskelige feil. Nanonetter, for eksempel, tilbyr funksjoner som automatisert fakturabehandling, datautvinning og datavalidering som kan strømlinjeforme dine økonomiske operasjoner og forbedre din økonomiske kontroll.

Men før vi snakker om hvordan man bruker slike verktøy, la oss dekke de vanlige fallgruvene startups møter når de prøver å sette opp økonomiske kontroller.

Overvinne de vanlige utfordringene med å sette opp økonomikontroller

I reisen mot å etablere sterke økonomiske kontroller, kan startups møte en myriade av hindringer. Noen av disse inkluderer mangel på finansiell kompetanse, begrensede ressurser og motstand mot endringer. La oss fordype oss i disse utfordringene og utforske potensielle løsninger, inkludert rollen et verktøy som Nanonets kan spille i denne prosessen.

Mangel på finansiell kompetanse: Ofte blir startups initiert av gründere som har en god forretningsidé, men som kanskje mangler økonomisk sans til effektivt å administrere det skattemessige aspektet av driften. Denne mangelen på kompetanse kan være et betydelig hinder for å etablere forsvarlig økonomisk kontroll.

For å overvinne dette kan startups vurdere å sette ut økonomistyringen sin til en pålitelig tredjepart eller ansette en finansiell rådgiver. Med tiden, ettersom oppstarten vokser, kan den bringe denne funksjonen internt. Videre kan bruk av brukervennlige automatiseringsverktøy som Nanonets forenkle komplekse økonomiske prosesser, og hjelpe gründere med å administrere økonomiske kontroller enklere og mer effektivt.

Begrensede ressurser: Startups opererer vanligvis med stramme budsjetter og har kanskje ikke ressurser til å investere i dyre økonomikontrollsystemer eller ansette erfarent finanspersonell. Men grunnleggere og gründere kan utnytte kostnadseffektive, AI-drevne verktøy som Nanonets, som gir omfattende økonomikontrollløsninger uten den høye prislappen. Dette gjør det mulig for startups å automatisere og effektivisere sine økonomiske prosesser på et begrenset budsjett.

Motstand mot endring: Som enhver organisasjon kan startups møte motstand når de implementerer nye systemer eller prosesser, spesielt noe så avgjørende og potensielt forstyrrende som finansiell kontroll.

Men tydelig kommunikasjon om fordelene og nødvendigheten av økonomisk kontroll kan bidra til å dempe denne motstanden. Det er viktig å involvere alle sentrale interessenter som er involvert i prosessen, for å sikre at de forstår årsakene bak endringene og fordelene disse gir. Å introdusere et brukervennlig og intuitivt verktøy som Nanonets kan også gjøre overgangen enklere, da det minimerer forstyrrelser i eksisterende arbeidsflyter samtidig som det sikrer bedre økonomisk kontroll.

Hvordan automatisering kan hjelpe med å sette opp økonomikontroller ved en oppstart

Økonomistyring får betydelig robusthet med automatisering. Startups, gitt deres behov for effektivitet og slanke operasjoner, kan høste betydelige fordeler av å automatisere sine økonomiske kontroller.

Automatisering effektiviserer ikke bare prosesser, men reduserer også menneskelige feil, og sikrer nøyaktighet og konsistens. Her er en oversikt over hvordan automatisering, tilrettelagt av verktøy som Nanonets, kan være en game-changer:

Nøyaktig datautvinning og validering: Automatisering kan brukes for å trekke ut data fra ulike økonomiske dokumenter og krysssjekke dem mot regnskapssystemet ditt. Dette sikrer at dine økonomiske data alltid er nøyaktige og oppdaterte. Et verktøy som Nanonets forbedrer denne prosessen med sine evner til å validere data effektivt.
Sømløs dokumentbehandling: Med automatisering kan den tungvinte oppgaven med å behandle fakturaer, utgiftsposter og andre dokumenter effektiviseres. AI-drevne verktøy som Nanonets kan trekke ut data fra fakturaer, kryssverifisere dem med innkjøpsordrer og mate informasjonen direkte inn i regnskapssystemet ditt. Dette sparer ikke bare tid og reduserer manuell innsats, men minimerer også menneskelige feil.
Integrasjon med eksisterende systemer: En av nøkkelaspektene ved å introdusere en ny prosess eller verktøy i en oppstart er dens kompatibilitet med eksisterende systemer. Automatiseringsverktøy som Nanonets kan enkelt integreres med dine nåværende regnskapssystem, og sikre jevn implementering og bruk, og dermed gjøre overgangen til automatiserte økonomikontroller mye mer praktisk og effektiv.

konklusjonen

Implementering av sterke økonomiske kontroller er et skremmende, men likevel avgjørende skritt for suksess for enhver oppstart. Å følge trinnene som er skissert i denne artikkelen kan bidra til å gjøre prosessen mer håndterlig. Ved å implementere disse kontrollene og utnytte automatisering som Nanonets, kan startups sikre sin økonomiske integritet, ta mer informerte beslutninger og øke sjansene for suksess. Det handler om å legge et solid grunnlag for dine økonomiske operasjoner, en som vil støtte oppstarten din etter hvert som den vokser og utvikler seg.