Folk er utsatt for feil. I næringslivet er feil gjort av manuelle prosesser vanskelig å kontrollere, noe som gjør bedrifter av alle størrelser sårbare for svindel. Leverandørgjeld (AP) svindel er en økende bekymring, med over 80% av organisasjonene etter å ha blitt offer for det. Selv giganter som f.eks Google og Facebook har vært ofre for AP-svindel, og tapt over 100 millioner dollar.
Å ha en jevn og effektiv prosess for leverandørgjeld er avgjørende for å etablere sterke leverandørrelasjoner, øke fortjenesten, spare tid og redusere svindel. Bytte fra en manuell til en automatisert AP-prosess kan bidra til å foreta betalinger i tide og til de riktige leverandørene. Med automatisering av arbeidsflyt for leverandørgjeld kan et selskap unngå sene betalinger, falske betalinger og oppklare forsinkelser i behandlingen som kan påvirke bunnlinjen.
Innholdsfortegnelse
Manuell AP arbeidsflyt vs AP arbeidsflyt automatisering
Hva er en arbeidsflyt
En arbeidsflyt er sekvensen av trinn som tas for å fullføre en oppgave fra start til slutt. I en leverandørreskontro-arbeidsflytprosess er starten av sekvensen når fakturaen er mottatt, og den slutter når betalingen er utført.
Manuell AP arbeidsflyt
I en manuell AP-arbeidsflyt mottar regnskapsavdelingen fakturaer, som skrives inn i systemet og leveres for hånd til signeringsmyndighet for godkjenning. Når den er godkjent, kuttes en sjekk og betaling sendes til leverandører. I en manuell AP-arbeidsflyt oppstår sjansene for feil i alle stadier fra feil inntasting av data til at godkjenninger setter seg fast på signeringsmyndighetens skrivebord.
Automatisering av arbeidsflyt for leverandørgjeld
Ved hjelp av optisk tegngjenkjenning (OCR) blir data fra papirfakturaen fanget opp og plugget inn i felt i en digital faktura. AP-automatiseringsprogramvaren kontrollerer at alle dataene som er lagt inn samsvarer med innkjøpsordrer og salgskvitteringer, og eliminerer dermed sjansene for svindel og feil. Hvis en feil blir funnet, flagges den og sendes videre til den aktuelle personen for retting/verifisering. Når fakturaen er godkjent, sendes den til selskapets virksomhetsressursplanlegging (ERP) eller regnskapssystem, hvorpå betalingen utføres elektronisk, eller en sjekk sendes.
Løsninger for automatisering av arbeidsflyt for leverandørgjeld er ofte skybaserte. Ansatte kan få tilgang til det sentraliserte systemet og se informasjonen for å finne ut hvilket stadium fakturaprosessen er på.
Regnskapsavdelinger trenger ikke lenger å jage etter godkjenninger, og sjansene for at fakturaer blir sittende fast på noens skrivebord er eliminert, noe som sparer tid. Flaskehalser gjennom hele arbeidsflyten kan enkelt unngås. Fakturamatching sikrer at feil og uredelig atferd kan flagges/reduseres med automatisering av leverandørgjelds arbeidsflyt.
Sammenligning av manuell AP vs automatisert AP arbeidsflyt
Fakturaer
Manuell AP arbeidsflyt – Regnskapsteam kan synes det er overveldende med hundrevis av papirfakturaer som må kontrolleres og legges inn i systemet, noe som gir rom for feil.
Automatisert AP arbeidsflyt – Papirfakturaer konverteres enkelt ved hjelp av OCR-teknologi, som regnskapsteamet enkelt kan søke etter og finne.
feil
Manuell AP arbeidsflyt – Feil i dataregistrering eller samsvar resulterer i feil betalinger og uredelige betalinger.
Automatisert AP arbeidsflyt – Fakturaer blir automatisk matchet med innkjøpsordrer og salgskvitteringer, og eventuelle avvik som blir funnet, videresendes elektronisk til den aktuelle avdelingen eller personen for å gjennomgå og korrigere.
Kommunikasjon
Manuell AP arbeidsflyt – Regnskapsteam må jage signeringsmyndighetene for godkjenning. Dette kan føre til at papirfakturaer blir borte eller henger seg fast under en haug med papirer
Automatisert AP arbeidsflyt – Fakturagodkjenninger sendes automatisk til relevante avdelinger. Det kan også sendes purring ved forsinkelser eller ved behov for avklaring.
Økonomisk svindel
Manuell AP arbeidsflyt – Menneskelige feil er mer sannsynlig i dataregistrering og fakturamatching. Svindlere kan stjele informasjon fra papirfakturaer og fakturere et selskap flere ganger.
Automatisert AP arbeidsflyt – Kan oppdage trender basert på tidligere historie og oppdage dupliserte fakturaer. Leverandørnavn, kontoinformasjon osv. gjennomgås og verifiseres før betaling behandles.
Fordeler med automatisering av arbeidsflyt for leverandørgjeld
1. Forhindre økonomisk svindel – AP eller leverandørsvindel i bedrifter er en økende bekymring som påvirker selskaper av alle størrelser. I en manuell arbeidsflyt for leverandørgjeld oppstår svindel når for eksempel leverandør X sender en faktura, men leverandør X eksisterer ikke og betaling skjer uten bekreftelse, noe som resulterer i at pengene går tapt for alltid. Uredelige betalinger kan også oppstå på grunn av:
- Feil datainntasting
- Falsk fakturering
- Uredelige sjekker
Med leverandørgjelds arbeidsflytautomatisering kan imidlertid svindel forhindres ved å:
- 3-veis matching av innkjøpsordrer og salgskvitteringer til fakturaer med bruk av OCR
- Automatiserte fakturagodkjenninger
- Revisjonsspor for regnskapsteamet og revisorer å følge
2. Unngå overbetaling – I en manuell AP-arbeidsflyt kan det lett oppstå feil ved sjekk for dupliserte fakturaer, dataregistrering, leverandørverifisering og leverandørendringer. Men med automatisering av arbeidsflyt for leverandørgjeld kan det sentraliserte automatiserte systemet eliminere disse vanlige feilene. Dette gjør det enkelt for regnskapet å unngå feil/overbetalinger, og beholde kontantstrøm som er nødvendig for den daglige driften.
3. Forbedret revisjonsprosess – med en manuell arbeidsflytprosess for leverandørgjeld kan revisjoner ta uker eller måneder, og regnskapsteamet går gjennom endeløs papirarbeid. Med et automatisert AP-system er alle data som kreves for revisjonsprosessen organisert og lagret på ett sted, noe som gjør revisjoner enklere og sparer tid.
4. Rettidig betaling – Menneskelige feil kan ikke unngås med en tradisjonell arbeidsflytprosess for leverandørgjeld. Tapte fakturaer resulterer i tapte eller forsinkede betalinger med bøter, noe som kan påvirke fortjeneste og leverandørforhold. Ved å bytte til en automatisert prosess kan feil minimeres med et sentralisert system som sikrer at fakturaer matches, verifiseres og godkjennes før rettidige betalinger foretas.
5. Øk lønnsomheten – Med et automatisert AP-arbeidsflytsystem på plass, kan bedrifter foreta betalinger i tide, og dermed unngå straffer. Når betalinger utføres i tide, kan det forbedre forholdet til leverandører ved å bygge et positivt forhold. Dette kan resultere i potensielle rabatter på fremtidige bestillinger, noe som direkte sparer selskapet penger. I tillegg, med OCR-teknologi, kan falske betalinger også unngås, noe som resulterer i at inntektene brukes akkurat der de er nødvendige – for å forbedre kjernevirksomhetens mål og øke fortjenesten.
6. Sentralisert AP-prosess – Med AP-automatisering kan fakturainformasjon lagres i en sentral database. Dette vil sikre at fakturaer, innkjøpsordrer, godkjenninger og betalingsinformasjon kan være enkelt. Regnskapsteam trenger ikke lenger å søke etter alt papirarbeidet knyttet til en enkelt ordre, da det lett kan finnes i den sentraliserte databasen, og dermed spare tid. Dessuten gjør et sentralisert system det enkelt for alle i bedriften å sjekke status på en faktura/betaling.
7. Automatiserte fakturagodkjenninger – Før et kjøp kan foretas, kan det kreve underskrift/godkjenning fra ledende ansatte/ledere. Et automatisert AP-system kan tilpasses for å sikre at fakturaer blir rutet til riktig avdeling, digitalt, basert på informasjonen som legges inn. Dette sparer regnskapsteamet fra å måtte jage undertegningsmyndigheten for godkjenninger, reduserer papirarbeid, sparer tid og reduserer risikoen for at godkjenninger forsvinner i hauger med papirarbeid.
8. Ikke behov for dataregistrering – Å trekke ut data fra fakturaer kan være en kjedelig oppgave. Utskrevne, e-postede eller faksede fakturaer kan komme i alle formater. Avhengig av antall leverandører og fakturaer, kan dette være svært tidkrevende, noe som kan føre til feil ved inntasting av data. Ved å automatisere prosessen ved hjelp av OCR, kan programvaren trekke ut de nødvendige dataene og plugge dem inn i tabeller, uavhengig av formatet den sendes i. Dette eliminerer menneskelige feil og dyrt/ineffektivt manuelt arbeid, sparer tid og fremskynder betalingsbehandlingen.
9. Forbedre ansattes moral – Et sentralisert automatisert system frigjør tid, noe som gjør at bedriftens regnskapsavdeling bedre kan utnytte og utvikle sine ferdigheter. I motsetning til en manuell AP-arbeidsflyt, som krever at ansatte bruker endeløse timer på å spore opp diverse papirarbeid, sjekke data og verifisere bestillinger/fakturaer fra hver avdeling.
10. Forbedre Business Credit Score – Å foreta sene betalinger til leverandører resulterer i mer enn bare bøter. Betalingshistorikk kan påvirke en bedrifts kredittscore. Å ha en god kredittvurdering vil hjelpe når du prøver å ta et bedriftslån, søke om et bedriftskredittkort og til og med finne en ny leverandør. Kredittvurderinger påvirker finansieringsmulighetene og kan også påvirke å være kvalifisert for lave renter på bedriftslån.
Hvordan automatisere arbeidsflyt for leverandørgjeld?
Når du foretar endringer, er det best å se på den nåværende prosessen og bestemme problemområdene og forventningene til det nye automatiserte systemet. Følgende trinn kan hjelpe med å maksimere fordelene ved en automatisert AP-prosess.
Evaluere gjeldende leverandørgjeld prosess
Før du bytter til et automatisert system, er det best å evaluere den nåværende prosessen for å finne ut hvilke områder selskapet taper penger på, kan spare tid på og kan eliminere feil. Er for eksempel menneskelige feil ved å matche fakturaer med innkjøpsordrer det mest problematiske problemet? Når feilene til det nåværende systemet er fastslått, er det lettere å sette opp en tilpasset automatisert AP-arbeidsflytprosess som er den mest effektive for å oppfylle behovene til selskapet.
Snakk med ansatte
Å bytte fra en manuell til en automatisert AP-prosess kan være vanskelig i starten, og kan møtes med motstand. Derfor, for å gjøre overgangen smidigere, er det best å snakke med de ansatte som skal bruke systemet. Finn ut hvilke prosesser som er tidkrevende, skaper problemer og koster penger. Spør også ansatte hva de forventer av den nye automatiserte AP-arbeidsflyten. Due diligence utført i de innledende stadiene vil gjøre overgangen lettere å ta i bruk og brukes effektivt av regnskaps-/økonomi-/AP-teamet.
Forventninger til ny AP arbeidsflyt
For å velge den beste automatiserte leverandørgjeldløsningen er det avgjørende å identifisere mål. Er det nye systemet mest nødvendig for å forbedre dagens arbeidsflyt, redusere kostnader, spare tid, eliminere feil eller oppdage svindel?
Velg den beste programvaren for selskapet
Etter å ha undersøkt den nåværende AP-prosessen og bestemt hvilke områder som trenger mest forbedring, blir det enklere å velge riktig programvare. For eksempel, hvis manuell kontroll av fakturaer til innkjøpsordrer eller salgskvitteringer er et område som forårsaker flest feil og dermed penger, vil det være det riktige valget å velge en programvare som utmerker seg ved å matche fakturadata.
Eliminer bruk av papir
Ved å bytte fra papir til elektroniske fakturaer kan falske betalinger, feil og forsinkelser reduseres/unngås. For eksempel, hvis ordregodkjenning er et område hvor det ofte oppstår flaskehalser, kan det nye automatiserte AP-systemet utformes for å rute fakturaer til rett person/avdeling, automatisk. På denne måten kan den bli godkjent så snart den er sendt inn. Dessuten kan hver berørt person enkelt få tilgang til det sentraliserte systemet for å finne ut hvilket stadium kjøpet er på. For eksempel hvis godkjenning er klarert, bestilt varer/tjenester, betalt faktura etc.
Ved å redusere papirbruken vil ikke fakturaer gå tapt eller bli sittende fast på noens skrivebord.
konklusjonen
Å utøve riktig mengde kontroll i virksomheten kan påvirke vekst og fortjeneste. Ved å ta i bruk arbeidsflytautomatisering for leverandørgjeld kan bedrifter enkelt spore fakturaer, betalinger, godkjenninger osv. fra et sentralisert system. Dette gir et nivå av kontroll som papirfakturaer ikke kan, noe som betyr at pengestrømmen lett kan overvåkes, forbruksmønstre analyseres og overskytende forbruk reduseres, og dermed øke fortjenesten.
Kilde: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-workflow-automation-benefits/
- &
- adgang
- Logg inn
- Regnskap og administrasjon
- Alle
- AREA
- revisjon
- myndighet
- Automatisert
- Automatisering
- BEST
- Bygning
- virksomhet
- bedrifter
- Kontanter
- kontantstrøm
- Årsak
- sjansene
- endring
- karaktergjenkjenning
- chase
- kontroll
- Sjekker
- Felles
- Kommunikasjon
- Selskaper
- Selskapet
- Kostnader
- kreditt
- kredittkort
- Gjeldende
- dato
- Database
- forsinkelser
- utvikle
- digitalt
- aktsomhet
- Effektiv
- ansatte
- slutter
- Enterprise
- etc
- Felt
- finansiell
- flyten
- format
- svindel
- finansiering
- framtid
- god
- Økende
- Vekst
- historie
- HTTPS
- Hundrevis
- Påvirkning
- Øke
- info
- informasjon
- interesse
- Renter
- IT
- Arbeids
- føre
- Nivå
- lån
- Lån
- Making
- millioner
- penger
- måneder
- navn
- OCR
- Drift
- Muligheter
- Optisk karaktergjenkjennelse
- rekkefølge
- ordrer
- Papir
- betaling
- betalingsbehandling
- betalinger
- planlegging
- Tilkoblet
- fortjeneste
- Kjøp
- priser
- rangeringer
- redusere
- Relasjoner
- ressurs
- Resultater
- inntekter
- anmeldelse
- Risiko
- Rute
- salg
- besparende
- Søk
- sett
- ferdigheter
- Software
- Solutions
- bruke
- utgifter
- Scene
- Begynn
- status
- innsendt
- system
- Teknologi
- tid
- spor
- Sporing
- Trender
- leverandører
- Verifisering
- Se
- Sårbar
- HVEM
- innenfor
- arbeidsflyt
- arbeidsflytautomatisering
- X