구매 요청과 구매 주문: 차이점

플라톤에 의해 재발행

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비즈니스 내에서 현금 흐름을 관리하는 것은 재정적 성공에 가장 중요합니다. 이는 당연한 일입니다. 발생주의 회계를 사용하면 비현금 비용을 반영하도록 통계를 조정하고 관리할 수 있지만 모든 기업은 현금 회계에 따라 살고 죽습니다. 귀하의 제품이나 서비스가 귀하가 보내는 것보다 더 많은 현금을 가져오고 있습니까?

우수한 서비스나 제품을 판매하는 것은 시장 및 경제적 요인과 같이 통제할 수 없는 요인에 의존하지만, 현금 유출을 적절한 수준으로 관리하십시오. 그러나 비즈니스의 전설 피터 드러커(Peter Drucker)가 말했듯이, “측정하지 않는 것은 관리할 수 없습니다.”

현금 유출을 적절하게 관리하려면 먼저 이해가 필요합니다. 누구 비용을 지출하고 있다 뭐 조직 내에서. 구매 요청 및 구매 주문에 대한 명확한 지침을 설정하는 것은 관리 대상을 측정하는 중요한 첫 번째 단계입니다.

구매 주문과 구매 요청: 차이점은 무엇입니까?

구매 요청(PR)과 구매 주문(PO)은 모두 귀하의 비즈니스에서 중요한 시점입니다. 조달 전략. 차이점은 회사 조달 워크플로 내의 순서에 있습니다. PO와 PR의 차이점은 간단합니다.

구매 요청은 내부 사용을 위한 것이며 비용을 자세히 설명하는 문서를 통해 제품 또는 서비스 최종 사용자(직원)를 승인 기관과 연결합니다.
구매 주문은 요청에서 시작되어 요구 사항을 충족하기 위해 공급업체나 공급자에게 전달됩니다.

둘 다 문서 관리, 예산 관리, 비즈니스 재무 기능 감사 등 중요한 기능을 수행합니다.

구매요청이란 무엇입니까?

구매 요청은 필요에 따라 복잡할 수도 있고 단순할 수도 있습니다. 대규모 조직의 경우 소수의 직원만 있는 소규모 상점에 비해 PR 워크플로 내에서 더 많은 확인과 프로세스가 필요한 경우가 많습니다. 그러나 두 경우 모두 PR의 핵심 본질은 동일합니다. 즉, 그 목적은 직원이 워크플로를 통해 전달되는 상품이나 서비스를 구매하거나 조달하기 위한 공식적인 요청 역할을 하는 것입니다.

구매 요청이 필요한 이유는 무엇입니까?

측정하지 않는 것은 관리할 수 없으며 비용 측정은 돈이 어떻게 흘러나가는지에 대한 확실한 이해에서 시작된다는 점을 기억하십시오. 직원 입력 없이(가능성 없음) 조직 내에서 모든 구매를 개인적으로 시작하지 않는 한, 면밀히 추적해야 합니다. 누구 주문 중 뭐에 대한 무슨 목적등에 대한 얼마나 많이. 구매 요청은 이러한 모든 기준을 충족하며 귀하의 비즈니스 내에서 금융 사기, 낭비 및 남용을 방지하기 위해 지정된 담당자의 최종 확인으로 끝납니다.

또한 IRS가 감사를 요청할 경우를 대비하여 재무 관리 시스템에 대한 정확한 비용 기록을 유지해야 합니다. 두 경우 모두 원활한 구매 요청 프로세스를 통해 회사 비용에 대한 종합적인 회계 시스템이 자동으로 구축 및 유지됩니다.

구매 요청은 어떻게 진행되나요?

앞서 말했듯이 구체적인 작업 흐름은 회사마다 다릅니다. 이 워크플로에서는 직원이 100명인 중간 규모 기업이 구매 요청을 전달하는 방법을 살펴보겠습니다. 규모와 범위에 따라 구매 요청 워크플로가 더 간소화되거나 훨씬 길고 복잡해질 수 있습니다.

일반적인 구매 요청 순서에 대한 기본 개요는 다음과 같습니다.

직원은 일상적이든 특별한 경우든 필요 사항을 식별하고 구매 요청 양식을 제출합니다. 양식에는 일반적으로 다음이 포함됩니다.
1. 직원 또는 부서 이름
2. 위치(사무실이 지리적으로 서로 떨어져 있거나 주로 원격으로 근무하는 경우)
3. 요청한 품목의 수량 및 유형
4. 공급업체의 상호 및 주소
5. 정확한 가격 또는 예상 가격
6. 마감일/항목이나 서비스가 필요한 시기
첫 번째 관리자 또는 승인 추천 기관은 해당 제품 또는 품목이 이미 재고의 일부가 아닌지/보유하지 않았는지 확인하고 요청서를 재무 관리 팀에 보냅니다.
Finance에서는 공급업체가 회사의 표준 및 관행을 준수하는지 확인하고 비용을 정당화할 수 있는 유효한 요구 사항이 있는지 확인하며 요청이 예산과 일치하는지 확인합니다.

일단 재정적으로 축복을 받으면, 당신은 구매 주문서 요청을 만족시키기 위해.

구매 주문서란 무엇입니까?

구매 주문은 요청서에 명시된 상품이나 서비스에 대해 공급업체에 보내는 공식 요청입니다. 구매 주문은 범위 내 구매보다 훨씬 더 복잡한 경우가 많으며 각 당사자를 계약상 거래에 구속하는 법적 언어를 포함합니다. 또한 내부 관리 시스템에 따라 구성됩니다. 공급업체의 규모가 충분히 크거나 지속적인 관계를 유지하고 있는 경우 해당 공급업체의 CRM 도구에 따라 형식이 지정될 가능성이 높습니다.

구매 주문이 필요한 이유는 무엇입니까?

구매 주문은 공급업체로부터 상품이나 서비스를 공식적이고 합법적으로 요청하기 위해 존재합니다. 이 법적 합의는 거래의 각 당사자를 구속하고 예상되는 내용, 금액 및 필요한 시기에 대한 공통된 이해를 보장합니다. 이를 통해 예상치 못한 청구서를 방지하고 구매에 관련된 모든 사람이 서로 책임을 지고 정직하게 유지하는 동시에 구두 거래나 악수 계약 중에 자주 발생하는 잘못된 의사소통이나 인적 오류를 방지할 수 있습니다.

그리고 구매 요청과 마찬가지로 구매 주문은 내부 관리를 위한 감사 가능한 서류 추적 역할을 하거나 외부 기관이 귀하를 검사하는 경우를 대비해 존재합니다.

구매 주문은 어떻게 이루어지나요?

요청이 승인되면 재무 부서에서 구매 주문을 완료하고 조달 워크플로를 계속합니다.

재무팀은 공급업체에 구매 주문서를 보내고 송장. 거기에서 판매자에게 즉시 대금이 지급됩니다.또는 지정된 기간 동안 또는 구매 주문이 이행될 때까지(품목, 내부 프로세스 및 공급업체 계약에 따라) 송장이 지급 계정에 보관됩니다.
1. 재무팀 실사의 핵심 부분은 삼자 매칭입니다. 이것은 미지급금 구매 주문을 교차 확인하는 부서 기능, 송장, 배송 영수증을 통해 예상치 못한 비용을 초래할 수 있는 사기나 사람의 실수가 없음을 확인합니다.
품목이 배송되거나 서비스가 제공되면 책임 당사자(원래 요청자 또는 재무 팀)가 영수증을 생성하고 이를 지급 계정에 제출하여 XNUMX자간 일치를 촉진하고 구매 주문이 충족되었음을 보여줍니다.

결론

이는 구매 요청 및 구매 주문 워크플로우에 대한 매우 기본적인 분석이었습니다. 실제로 외부 공급업체로부터 물품을 요청하고 수령하는 과정은 힘들고 시간이 오래 걸릴 수 있습니다. 그렇기 때문에 구매 요청 및 구매 주문에 대한 표준 운영 절차를 만드는 것이 원활한 조달 및 품질 기록 유지를 보장하는 데 중요합니다.

그리고 많은 관리 비즈니스 기능과 마찬가지로 이러한 조달 측면도 점점 디지털화되거나 자동화되고 있습니다. 이는 기업 소유자와 직원에게 좋은 소식입니다. 최적화된 워크플로우로 작업 속도가 빨라질 수 있지만, 특히 원격 근무 환경이나 본사와 사무실이 다른 곳에서 이동하는 경우 서류 작업을 주고받는 속도를 넘어서는 최적화할 수는 없습니다.

유효한 미지급금 자동화 도구에는 포괄적인 구매 요청 및 구매 주문 관리가 포함됩니다. 워크플로의 혁신에는 다음이 포함됩니다.

직원 이메일이나 Slack 메시지에서 공식 요청서를 생성하는 AI 기반 심사 도구입니다.
자동화된 AP 승인 인간의 심사가 필요하지 않은 특정 금액 이하의 특정 범주 또는 요청의 경우.
회계 소프트웨어와 동기화하여 요청서, 송장 발행, 영수증을 마이그레이션하여 XNUMX자간 일치 및 조정을 신속하게 수행할 수 있습니다.
안전한 클라우드 내에 장기간 데이터를 저장하면 규정을 준수하고 감사 준비가 완료됩니다.

이는 조달을 형성하는 혁신 중 일부일 뿐이지만 각각은 구매 요청 및 구매 주문 워크플로를 고유하게 간소화합니다. 그리고 당신이 당신을 더 많이 개발하고 육성할수록 조달 관리 및 AP 자동화, 구축하는 생태계가 커질수록 운영 집중을 방해하는 관리 작업을 더 쉽게 관리할 수 있습니다.

당신의 수준에 상관없이 금융 자동화, 현재 측정할 수 있는 항목을 관리한다면 구매 주문과 구매 요청을 이해하는 것이 지출을 관리하고 현금 유입을 유지하는 첫 번째 단계입니다.