송장 데이터 추출: 전체 가이드

개요

현대 비즈니스 환경에서 지급 계정 팀은 송장 및 지불을 최대한 빠르고 효율적으로 처리할 수 있어야 합니다. 조직이 성장함에 따라 처리해야 할 송장 수도 늘어나 팀 규모도 커지고 처리 시간도 길어집니다. 이 외에도 수동 송장 데이터 추출 및 처리도 오류가 발생하기 쉬우므로 필요한 것보다 더 많은 리소스를 투자하게 됩니다. 송장 처리에서 가장 중요한 단계 중 하나는 송장 데이터 추출입니다. 수동으로 수행할 경우 이 단계는 시간이 가장 많이 소요될 뿐만 아니라 오류가 발생하기 쉽습니다. 따라서 해결책은 이를 수동으로 수행하기 위해 대규모 팀을 고용하는 것이 아니라 자동화된 송장 데이터 추출에 투자하는 것입니다. 이 블로그 게시물에서는 송장 데이터 추출이 무엇인지, 어떻게 진행하는지, 그리고 널리 사용되는 송장 데이터 추출 방법 중 일부에 대해 알아봅니다.

송장 데이터 추출에 앞서 먼저 송장이 무엇인지부터 알아보겠습니다.

송장은 거래 날짜, 구매자와 판매자의 이름과 주소, 제공되는 상품 또는 서비스에 대한 설명, 품목 수량, 단위당 가격 및 총 금액.

송장에는 고객 및 공급업체 세부 정보, 주문 정보, 가격, 세금 등과 같은 중요한 정보가 포함되어 있습니다. 결제가 처리되기 전에 주문 양식, 상품 명세서 등과 같은 다른 문서를 추출하고 일치시켜야 하는 정보가 포함되어 있습니다.

간단해 보이지만 송장 형식이 다양하기 때문에 송장에서 데이터를 추출하는 데 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 또한 송장에는 수동으로 추출하기 어렵고 다음과 같은 자동 송장 데이터 추출 소프트웨어가 필요한 구조화된 데이터와 구조화되지 않은 데이터가 모두 포함되어 있습니다. 나노 넷 송장을 신속하게 처리할 수 있습니다.

Nanonet의 AI 기반 OCR 소프트웨어를 사용하여 수동 데이터 입력을 자동화합니다. 송장에서 데이터를 즉시 캡처하세요. 처리 시간을 줄이고 수동 작업을 제거합니다.

송장 데이터 추출은 송장이 다양한 템플릿으로 제공되고 AP 팀이 송장을 처리하는 데 중요할 수도 있고 중요하지 않을 수도 있는 다양한 정보를 포함할 수 있기 때문에 AP 팀에 많은 과제를 제시합니다. 몇 가지 과제는 다음과 같습니다.

• 다양한 송장 형식 – 송장은 종이, PDF, EDI 등 다양한 형식으로 제공되므로 송장 추출 및 처리가 어려울 수 있습니다.
• 송장 템플릿 스타일 – 송장은 형식 외에도 다양한 템플릿으로 제공됩니다. 일부 송장에는 가장 필수적인 정보만 포함되어 있는 반면 다른 송장에는 원하지 않는 정보가 많이 포함되어 있을 수도 있습니다. 또한 데이터 포인트가 송장의 여러 위치에 있을 수 있으므로 데이터를 수동으로 추출하는 데 많은 시간이 소요됩니다.
• 데이터 품질 및 정확성 – 수동으로 송장 데이터를 추출하면 추출된 정보가 지연되고 부정확해질 수 있습니다.
• 대용량 데이터 – 일반적으로 조직은 매일 엄청난 양의 송장을 처리해야 합니다. 이 작업을 수동으로 수행하는 것은 이들 회사에 있어서 시간과 비용이 매우 많이 소요됩니다.
• 다른 언어들 – 해외 공급업체는 일반적으로 다양한 언어로 송장을 공유하는데, 해당 언어에 정통하지 않으면 AP 팀이 수동으로 처리하기 어려울 수 있습니다. 이러한 송장은 단순한 자동화 소프트웨어로도 처리하기 어렵습니다.

추출 전에 데이터를 준비하는 것은 송장 처리에서 중요한 단계입니다. 이 단계는 특히 상당한 양의 데이터를 처리하거나 오류, 불일치 또는 추출 프로세스의 정밀도에 영향을 미칠 수 있는 기타 요인을 포함할 수 있는 구조화되지 않은 데이터를 처리할 때 데이터의 정확성과 신뢰성을 보장하는 데 중추적인 역할을 합니다.

추출할 송장 데이터를 준비하는 핵심 기술 중 하나는 데이터 정리 및 전처리입니다.

추출을 위해 송장 데이터를 준비하는 중요한 방법은 데이터 정리 및 전처리를 이용하는 것입니다. 이 프로세스에는 추출 프로세스를 시작하기 전에 데이터 내의 오류, 불일치 및 다양한 문제를 인식하고 수정하는 작업이 수반됩니다. 이 목적을 위해 다음을 포함하는 다양한 기술이 사용될 수 있습니다.

• 데이터 정규화: 데이터를 보다 쉽게 ​​처리하고 분석할 수 있는 공통 형식으로 변환합니다. 여기에는 날짜, 시간 및 기타 데이터 요소의 형식을 표준화하고 데이터를 숫자 또는 범주형 데이터와 같은 일관된 데이터 유형으로 변환하는 작업이 포함될 수 있습니다.
• 텍스트 청소: 중지 단어, 구두점 및 기타 텍스트가 아닌 문자와 같이 데이터에서 관련이 없거나 관련 없는 정보를 제거합니다. 이것은 OCR 및 NLP와 같은 텍스트 기반 추출 기술의 정확성과 신뢰성을 향상시키는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 데이터 유효성 검사: 여기에는 추출 프로세스의 정확성에 영향을 미칠 수 있는 오류, 불일치 및 기타 문제가 있는지 데이터를 확인하는 작업이 포함됩니다. 여기에는 데이터가 정확하고 최신인지 확인하기 위해 데이터를 고객 데이터베이스 또는 제품 카탈로그와 같은 외부 소스와 비교하는 작업이 포함될 수 있습니다.
• 데이터 확대: 추출 과정의 정확성과 신뢰성을 향상시키기 위해 데이터를 추가하거나 수정합니다. 여기에는 인보이스 데이터를 보완하기 위해 소셜 미디어 또는 웹 데이터와 같은 추가 데이터 소스를 추가하거나 기계 학습 기술을 사용하여 합성 데이터를 생성하여 추출 프로세스의 정확성을 개선하는 작업이 포함될 수 있습니다.

데이터 추출 방법에는 여러 가지가 있습니다. 송장 데이터 추출의 올바른 방법을 선택하는 것은 AP 팀이 효과적으로 기능할 수 있도록 하는 데 매우 중요합니다.

수동 송장 데이터 추출: 수동 송장 데이터 추출에는 사람이 실제로 송장을 살펴보고 회계 소프트웨어에 관련 정보를 수동으로 입력한 다음 결제가 이루어지기 전에 추가로 일치시키고 처리할 수 있는 작업이 포함됩니다. 이 프로세스는 시간이 많이 걸리고 인적 오류가 발생하기 쉽습니다. 일반적으로 수동으로 송장 데이터를 추출하면 지연 및 결제가 발생하고 불필요한 공급업체 마찰이 발생할 수 있습니다.

• 온라인 데이터 추출 도구: 정보와 형식이 대체로 동일하게 유지되는 특정 문서 유형에서 정보를 추출해야 하는 경우 특정 사용 사례를 해결하는 데 도움이 될 수 있는 다양한 도구가 있습니다. 예를 들어 PDF를 텍스트로 변환해야 하는 경우 AP 팀이 이 프로세스를 간소화하는 데 도움이 되는 다양한 온라인 도구가 있습니다. 변환 소프트웨어는 보다 안정적이고 정확한 추출 방법을 제공합니다. 그러나 일상적이거나 복잡한 송장 데이터 추출 프로세스에는 자동화 기능이 거의 또는 전혀 제공되지 않습니다.
• 템플릿 기반 송장 데이터 추출: 템플릿 기반 송장 데이터 추출은 사전 정의된 템플릿을 사용하여 특정 데이터 세트에서 대부분 동일하게 유지되는 형식으로 데이터를 추출합니다. 예를 들어 AP 부서에서 동일한 형식의 여러 송장을 처리해야 하는 경우 추출해야 하는 데이터가 송장 전체에서 거의 동일하게 유지되므로 템플릿 기반 데이터 추출을 사용할 수 있습니다.

  이 데이터 추출 방법은 형식이 동일하게 유지되는 한 매우 정확합니다. 문제는 데이터 세트의 형식이 변경되면 발생합니다. 이로 인해 템플릿 기반 데이터 추출에 문제가 발생할 수 있으며 수동 개입이 필요할 수 있습니다.
  소프트웨어

• OCR을 이용한 자동 송장 데이터 추출: 송장 유형이 여러 개이거나 데이터를 추출할 송장이 많은 경우, AI 기반 OCR 소프트웨어, 처럼 나노 넷, 가장 편리한 솔루션을 제공합니다. 이러한 도구는 스캔한 문서나 이미지에서 텍스트를 인식하는 OCR(광학 문자 인식) 기술을 제공합니다.

  이러한 도구는 매우 빠르고 효율적이며 안전하고 확장 가능합니다. AI, ML, OCR의 조합을 사용합니다. RPA, 텍스트 및 패턴 인식, 기타 여러 기술을 통해 추출된 데이터가 정확하고 신뢰할 수 있는지 확인합니다. 그뿐만 아니라 이것들은 데이터 추출 도구 다음과 같은 여러 소스에서 텍스트 추출을 지원할 수 있습니다. 이미지에서 텍스트 추출, 심지어 이미지에서 손글씨 텍스트를 추출할 수도 있습니다.

결론

결론적으로 송장 데이터 추출 자동화는 모든 AP 팀이 송장을 효과적이고 효율적으로 처리하는 데 매우 중요합니다. 약속된 시간에 공급업체에 대금을 지불하고 불필요한 마찰을 피할 수 있도록 설정된 시간 내에 송장을 처리할 수 있는 것이 중요합니다.

AP 팀에서 사용하는 송장 데이터 추출 기술과 유형은 입력 소스와 비즈니스의 특정 요구 사항에 따라 다르며 구현하기 전에 신중하게 평가해야 합니다. 그렇지 않으면 시간과 자원이 모두 불필요하게 낭비될 수 있습니다.

수동 송장 데이터 추출 프로세스로 인해 발생하는 병목 현상을 제거합니다. Nanonets가 귀하의 비즈니스가 송장 데이터 추출을 쉽게 최적화하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요.

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