購買要求書と発注書: 違い

購買要求書と発注書: 違い

タイムスタンプ：27年2023月11日29:XNUMX
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ビジネス内のキャッシュ フローを管理することは、財務上の成功にとって最も重要です。これは当然のことです。 発生主義会計では、非現金支出を反映するために統計を調整したりマッサージしたりすることができますが、すべての企業は現金会計で生きて死ぬのです。あなたの製品やサービスは、送り出している現金よりも多くの現金をもたらしていますか?

 優れたサービスや製品の販売は、市場や経済的要因など、自分ではコントロールできない力に依存していますが、 できる 現金の流出を適切なレベルまで管理します。 しかし、ビジネス界の伝説的人物ピーター・ドラッカーはこう言いました。 「測定しないものを管理することはできません。」

現金流出を適切に管理するには、まず理解する必要があります who 出費中です 何 あなたの組織内で。 購買要求書と発注書に関する明確なガイドラインを確立することは、管理対象を測定するための重要な最初のステップです。  

発注書と購買依頼書: 違いは何ですか?

購買要求 (PR) と発注書 (PO) は両方とも社内の重要な分岐点です。 調達戦略。 違いは、企業の調達ワークフロー内での順序にあります。 PO と PR の違いは簡単です。

  • 購買要求は内部使用を目的としており、経費の詳細を記載した文書を通じて製品またはサービスのエンドユーザー (従業員) と承認当局を結び付けます。 
  • 発注書は要求書から発生し、ニーズを満たすためにベンダーまたはサプライヤーに送信されます。 

どちらも、文書管理、予算管理、ビジネスの財務機能の監査防止など、重要な機能を果たします。 

購入依頼書とは何ですか?

購入申請は必要に応じて複雑にも単純にもできます。大規模な組織では、従業員が数人しかいない小規模な店舗よりも PR のワークフロー内でより詳細なチェックとプロセスが必要になることがよくあります。 ただし、どちらの場合でも、PR の核となる本質は同じです。その目的は、ワークフローを通じてルーティングされる商品やサービスを購入または調達するための従業員による正式な要求として機能することです。

なぜ購入申請が必要なのでしょうか?

測定しないものは管理できないことを忘れないでください。支出を測定するには、お金がどのように外部に流れるかをしっかりと理解することから始まります。 組織内のすべての購入を従業員の意見なしで (可能性は低いですが) 個人的に開始している場合を除き、綿密に追跡する必要があります。 who 注文しています 何、用 何の目的で、および用 いくら。 購入要求はこれらすべての基準を満たしており、ビジネス内での財務上の詐欺、無駄遣い、悪用を防ぐために指定された担当者による最終チェックが行われます。

また、IRS が監査を求めてきた場合に備えて、財務管理システムの正確な経費記録を維持する必要もあります。 どちらの場合でも、よく整備された購入要求プロセスにより、会社の経費に関する包括的な会計システムが自動的に構築され、維持されます。 

購入要求はどのように機能しますか?

先ほども述べたように、具体的なワークフローは企業によって異なります。 このワークフローでは、従業員 100 人の中規模企業が購入要求をどのようにルーティングするかを見ていきます。 規模と範囲に応じて、購入要求ワークフローがより合理化される場合もあれば、より長く複雑になる場合もあります。

一般的な購入要求シーケンスの基本的な概要は次のとおりです。

  1. 従業員は、日常的なものであるか特別な場合であるかにかかわらず、ニーズを特定し、購入要求フォームを送信します。 通常、フォームには次の内容が含まれます。
    1. 従業員名または部署名
    2. 場所 (オフィスが地理的に離れている場合、または主にリモートで作業している場合)
    3. リクエストされたアイテムの数量と種類
    4. ベンダーの屋号と住所
    5. 正確な価格または推定価格
    6. 期限/商品またはサービスが必要な時期
  2. 最初のマネージャーまたは承認を推奨する権限は、製品またはアイテムがまだ在庫の一部ではないこと、または手元にないことを検証し、購買依頼を財務管理チームに送信します。
  3. 財務部門は、ベンダーが貴社の基準と慣行に準拠していること、経費を正当化する正当なニーズが存在すること、および購買依頼が貴社の予算と一致していることを保証します。

経済的に恵まれると、 発注書 要求を満たすために。

注文書とは何ですか？

発注書は、要求書に記載されている商品またはサービスについてベンダーに送信される正式な要求です。 注文書は、範囲内の購入よりもはるかに複雑であることが多く、各当事者を取引に契約上拘束するための法的文言が含まれています。 また、内部管理システムに従って整理されます。 ベンダーが十分な規模である場合、または継続的な関係がある場合は、そのベンダーの CRM ツールに従ってフォーマットされている可能性があります。

なぜ発注書が必要なのでしょうか?

注文書は、ベンダーに商品やサービスを正式かつ法的に要求するために存在します。 この法的合意により、各当事者が取引に拘束され、何が、どれだけ、いつ必要になるかについての共通理解を確保します。 これにより、予期せぬ請求を回避し、口頭取引や握手合意の際によく発生するコミュニケーションの誤りや人的ミスを回避しながら、調達に関わる全員が互いに責任を持ち誠実に接することができます。

 また、購買要求書と同様に、発注書は、内部管理者向けの監査可能な紙の証跡として、または外部機関による検査が行われた場合に備えて存在します。

注文書はどのように機能しますか?

 購買依頼が承認されると、財務部門は発注書を完了し、調達ワークフローを続行します。

  1.  財務チームは発注書をベンダーに送信し、 請求書. そこから、 ベンダーはすぐに支払いを受けます、または請求書は、指定された期間、または発注書が履行されるまで (品目、内部プロセス、およびベンダー契約に応じて) 買掛金に保管されます。
    1. 財務チームのデューデリジェンスの重要な部分は、XNUMX者間マッチングです。 これは 買掛金勘定 発注書を照合する部門機能、 請求書、および予期せぬ出費を引き起こす可能性のある詐欺や人的ミスがないことを検証するための受領書。
  2. 商品が配達されるかサービスが提供されると、責任者 (元の要求者または財務チーム) が領収書を作成し、買掛金に提出して、三者間照合を容易にし、注文書が満たされていることを示します。

まとめ

 これは、購入要求と発注書のワークフローの非常に基本的な内訳です​​。 実際には、外部ベンダーに商品を要求して受け取るというやり取りのプロセスは手間がかかり、時間がかかる場合があります。 そのため、購入要求書と発注書の標準的な作業手順を作成することが、スムーズな調達と品質記録の保持を確保するための鍵となります。

 そして、多くの管理業務機能と同様に、調達のこれらの側面はますますデジタル化または自動化されています。 これは経営者や従業員にとって朗報です。最適化されたワークフローによって作業のスピードは向上しますが、特にリモートワーク環境や本社とオフィスが移転している場合には、書類のやりとりの速度以上に最適化することはできません。

 効果的な 買掛金の自動化 ツールには、包括的な購入要求と注文書管理が含まれます。 ワークフローにおける革新には次のようなものがあります。

  • AI を活用したスクリーニング ツールで、従業員の電子メールや Slack メッセージから正式な求人を生成します。
  • 自動化された AP 承認 人間による審査を必要としない、特定のカテゴリまたは特定の金額以下の要求の場合。
  • 会計ソフトウェアと同期して、購買依頼、請求書発行、領収書を移行し、三方向の照合と照合を迅速に実行できるようにします。
  • 安全なクラウド内にデータを長期保存することで、コンプライアンスを確保し、監査に備えることができます。

これらは調達を形成するイノベーションのほんの一部ですが、それぞれが購入要求と発注書のワークフローを独自に合理化します。 そして、自分自身を開発し、育てれば育てるほど、 調達管理 および APオートメーション構築するエコシステムが大きくなり、運用の集中力を損なう管理タスクの管理が容易になります。

あなたのレベルに関係なく 金融の自動化、今測定できるものを管理していれば、発注書と購買要求を理解することは、支出を管理し、現金の流入を維持するための最初のステップです。

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