Xero は、多くの国に拠点を置く中小企業顧客向けのクラウドベースの SaaS 会計ソフトウェアです。 Xero 社は 2006 年に設立され、ニュージーランドに拠点を置いています。 Xero のソフトウェアは、手動データ入力を必要とする従来のシステムとして買掛金を処理します。 Xero の買掛金自動化のために、Xero の顧客はサードパーティの AP 自動化ソフトウェアを統合します。
Xero で AP を管理する方法
Xero で買掛金 (AP) を管理する これらの必要なプロセスを実行することで、
- ベンダーの請求書または別の請求書を、Xero 会計システムへの電子メールまたはスキャンによって受信します。
- 請求書の承認
- 支払いのスケジュールを立てる
- Xero は請求書/請求書を買掛金に追加します
- 支払いが完了しました
- 支払い済みとしてマークされた請求書/請求書
ただし、Xero 内で実行できるこれらの手順では、多くの手動タスクがカバーされていないことに注意してください。たとえば、買掛金部門の従業員は、次のことを視覚的に判断する必要があります。 請求書 手動の検証プロセスを通じて正確であることを確認し、承認を取得します。
これらの正確性検証プロセスには、請求書と注文書 (PO) の 3 方向照合 (または 2 方向照合)、および商品の受領に関する受領レポート (該当する場合) が含まれます。
AP スタッフは、会社の経費ポリシーに従って、どの指定予算管理者が請求書を承認する必要があるかを決定する必要があります。次に、買掛金部門は、一致した (多くの場合紙ベースの) ドキュメントを適切な承認者にルーティングし、承認がタイムリーでない場合は承認者をフォローアップします。
買掛金は請求書を一括して支払います。おそらく、買掛金では依然として昔ながらの紙の小切手が使用されているのでしょう。紙の小切手を使用する場合は、次の手動手順が必要です。
- CFO またはコントローラーにチェックの実行を承認してもらう
- 承認された小切手の署名を取得する
- 小切手を紙に印刷する
- 小切手のコピーと一致する請求書文書のコピーを分離してファイルする
- 小切手と送金通知書を封筒に詰めて郵送する
- 現在の支払いステータスを要求するサプライヤーからの電話または電子メールへの応答
Xero 買掛金ワークフロー
以下の説明は、Xero コア買掛金ソフトウェアで買掛金プロセスを実行するための Xero 買掛金ワークフローに関連しています。
サプライヤーの請求書/請求書を取得して入力する
Xero の Business エディション プラン (初期、成長中、確立された SaaS 料金プランを含む) のユーザーは、 組み込みの Hubdoc Xero で請求書と領収書をキャプチャする機能。 Hubdoc は、ドキュメントからデータを抽出し、Xero でトランザクションを作成する OCR データ キャプチャの Xero パートナーです。 Xero 請求書の電子メール アドレスは、購入概要ページのステータス タブに表示されます。
Hubdoc 機能を使用して Xero でサプライヤーの請求書と請求書を取得するには、請求書を電子メール自体に埋め込むのではなく、電子メールに添付する必要があります。この電子メール取得プロセスでは、サプライヤーから受け取った請求書を Xero 請求書の電子メール アドレスに転送します。
ほとんどのドキュメントおよび画像形式は次の場合に機能します。 請求書の電子メール送信 Xero 組織の一意の電子メール アドレスに送信して、電子メールで送信された請求書を添付した請求書草案を作成します。 10 つの電子メールで最大 25 件の請求書を電子メールで送信でき、Xero で個別の請求書が作成されます。メールの最大サイズはXNUMXMBです。
電子メールで送信される請求書は、外貨ではなく会社の基本通貨で表示されます。複数通貨を含むサブスクリプションの場合のみ、手形請求書または請求書の通貨を Xero の外貨に手動で変更できます。
Xero が電子メールで送信された請求書を正常に読み取ることができる場合にのみ、以下を含むいくつかのフィールドが自動入力され、Xero では稲妻アイコンで指定されます。
- お問い合わせ
- 日付
- トータル
- 期日
- 参照
この請求書取得プロセスは不完全または正確ではない可能性があり、ビジネス/支払い請求書メニューの手動手順 (請求書を電子メールで送信するための Xero リンクにリストされています) を実行し、必要な通貨換算を行う必要があることに注意してください。
電子メールで送信された請求書データのキャプチャに Xero の Hubdoc 機能を使用しない場合は、手動でデータ入力を実行する必要があります。 請求書の追加 Xero 会計ソフトウェア システムに請求書を送ります。 「ビジネス/支払い請求書」メニューで「新規請求書」を選択し、フィールドに詳細を入力します。請求書を保存し、請求書を支払う前に承認のために送信します。
これらの買掛金を、在庫などの正しい経費または資産勘定に手動でコード化します。
請求書の支払いと支払いの記録
に 手形を支払う、支払日を入力し、支払われている請求書にチェックマークを適用することで、システムで請求書を (バッチごとに) スケジュールします。請求書が支払われると、Xero はその取引を借方として買掛金の減額として記録し、複式簿記の貸方を現金に換算します (および早期支払い割引が適用される場合は)。
新しいサプライヤーの追加
Xero会計ソフトでは、 Xero が連絡先として新しいサプライヤーを設定 これらの連絡先をサプライヤーとして、顧客として、あるいはその両方としてどのように使用するかを決定します。請求書をロードすると、連絡先がサプライヤーとして使用されます。したがって、連絡先をサプライヤーに移動する必要はありません。 Xero で Hubdoc を使用すると、Hubdoc は自動的に Xero でサプライヤーをセットアップする 請求書を受け取ったときに会計ソフトウェア システムを使用します。それ以外の場合は、Xero でサプライヤーを設定するために手動でデータを入力する必要があります。
経費と払い戻しを管理する
Xero を使用すると、クラウドベースのオンライン ソフトウェアまたは Xero アプリを使用するモバイル デバイスから、請求書、経費、払い戻しを表示および管理できます。支出管理の可視性は、AP 自動化ソフトウェア統合の場合ほど包括的ではありません。
Nanonet を使用した Xero AP ワークフローの自動化
Nanonets Flow、その AP 自動化、および支払いを含む請求書受領と請求書処理のためのすべての Xero AP ワークフローを完全に自動化できます。 請求書処理ソフトウェア 買掛金のため。ナノネットの用途 買掛金のベスト プラクティス AP 自動化ソフトウェアで。
ナノネットはあなたの目標を達成するのに役立ちます ベンダーのオンボーディング 買掛金関連の文書管理が簡単で優れています。サプライヤーは支払い方法を選択します。
Nanonets Flow AP 自動化ソフトウェアを使用すると、AI/ML で強化されたインテリジェントな OCR (光学式文字認識) を使用して電子メールを転送したり、請求書を Nanonets にスキャンして、ヘッダー付きの品目ごとに請求書データを電子的にキャプチャしたりできます。しかし、Nanonets は OCR の専門家であり、HubDocs を備えた Xero がすべての請求書に確実に提供できるよりもはるかに高い請求書データのキャプチャ精度を持っています。ナノネット AIデータ入力 正確さと効率性を実現する鍵となります。
Nanonets は、人工知能 (AI) とそのサブセットである機械学習 (ML) を活用して、人間の介入や手動プロセスを必要とせずに、タイムリーなタッチレスの請求書処理をビジネスに提供します。自動化されたソフトウェアの請求書処理には、請求書を検証するための手順が含まれます。 請求書の照合、支払いのための請求書を承認し、承認された請求書と請求書をバッチで支払います。
請求書の支払い条件に示されている短い日数以内に支払うと、ベンダーの早期支払い割引を請求できます。たとえば、10/2 正味 10 日の場合は 30 日以内に支払うと、請求書残高から 10% の割引を受けられます。 30 日以内に請求額全額を支払う代わりに。早期支払い割引を利用すると、 営業債務 在庫品目については、驚くべきコスト削減が実現されます。
Nanonets を使用すると、請求書データを取得した後、Nanonets が請求書とアカウント コーディングを検証し、そのデータを会計システムと同期します。 Nanonets は、請求書を以下のサポート書類と照合します。 発注書 (PO) および該当する場合は入庫。
ビジネスでは、請求書の承認者を設定して会社のポリシーに準拠した支出制限を設定したり、AI に処理させたりすることができます。 請求書の承認ワークフロー ご希望に応じて、Nanonets 内で自動的に実行されます。承認者は、支払いの請求書を拒否するか承認するかを選択できます。
Nanonets を使用した効率的で大規模なバッチを使用して、選択した通貨でグローバルな電子支払いをスケジュールして実行します。その後、Nanonets は内部記録、取引、支払いを銀行口座、クレジット カード明細、またはその他の情報源と照合して照合します。 アカウント調整.
Nanonets は、ビジネス チームにビジネス支出を可視化するインテリジェントなビューを提供し、ビジネス コストの管理をより詳細に制御できるようにします。
まとめ
Xero の買掛金ワークフローは非常に時間がかかります。企業が Xero + AP Automation を使用してワークフローの合理化を開始すると、買掛金スタッフは、払い戻しが必要なすべてのサプライヤー、請求書、または従業員の経費報告書に対して、このような繰り返しの手動データ入力手順を実行する必要がなくなります。
方法を見つける ナノネットによるフロー Xero の買掛金自動化ワークフローを強化し、より正確で財務管理を提供できます。
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