Come impostare i controlli finanziari in una startup | Blog sulle nanoreti

Le startup affrontano una moltitudine di sfide mentre cercano di trasformare le loro idee innovative in attività redditizie. Tra queste sfide, l'istituzione di controlli finanziari efficaci viene spesso trascurata nel turbinio di attività.

Tuttavia, stabilire solidi controlli finanziari è fondamentale per la sostenibilità e la crescita di qualsiasi startup. Garantisce l'integrità finanziaria, riduce i rischi e aiuta nel processo decisionale.

In questo articolo, esamineremo i passaggi necessari per impostare controlli finanziari efficaci in una startup e in che modo l'automazione e la tecnologia possono aiutare.

Cosa sono i controlli finanziari e perché sono importanti?

Financial controls are the procedures, policies, and means by which an organization monitors and manages its revenues, costs, budgets, cash flow, and other financial aspects. They are implemented to ensure the accuracy and reliability of financial reporting, to comply with laws and regulations, to prevent fraud and misappropriation of assets, and to safeguard the organization's resources.

L'impostazione dei giusti controlli finanziari è fondamentale per un'azienda, poiché un reporting finanziario impreciso può portare ad analisi errate e influire sul processo decisionale, portando potenzialmente a scelte strategiche sbagliate e perdite. Ted Baker, il rivenditore di moda di alta moda, ha dovuto chiudere diversi negozi e ristrutturarsi dopo 58 milioni di sterline contabilità errore nel gennaio 2020. Diverse aziende subiscono pesanti perdite o addirittura devono chiudere a causa di tali errori finanziari e contabili.

L'importanza dei controlli finanziari per le startup

Sebbene i controlli finanziari siano importanti per le aziende di tutte le dimensioni, sono particolarmente critici per le startup. Le startup sono caratterizzate da una rapida crescita, risorse limitate e mancanza di processi consolidati. Ciò può creare un ambiente favorevole alla cattiva gestione finanziaria o alle irregolarità se non adeguatamente controllato.

D'altra parte, l'implementazione precoce dei controlli finanziari può aiutare le startup a:

1. Monitorare e gestire il flusso di cassa: Le startup spesso operano con budget limitati e devono monitorare attentamente il proprio flusso di cassa per assicurarsi di avere abbastanza per coprire le spese operative e raggiungere i propri obiettivi.
2. Prevenire frodi ed errori: Forti controlli finanziari riducono il rischio di errori che potrebbero portare a perdite finanziarie e danni alla reputazione. Nel processo, aiutano a prevenire le frodi e garantiscono la conformità alle normative.
3. Prendi decisioni informate: I controlli finanziari forniscono informazioni e analisi finanziarie accurate e tempestive, che potrebbero essere cruciali per prendere decisioni aziendali strategiche.
4. Attrarre investitori: È più probabile che gli investitori credano nelle startup che hanno solidi controlli finanziari, in quanto dà loro fiducia nella stabilità finanziaria e nella gestione del business. Ciò può anche aiutare le startup a migliorare la propria reputazione, attrarre più parti e investitori e migliorare le valutazioni e i risultati aziendali.

Nell'ambiente frenetico e dinamico di una startup, stabilire solidi controlli finanziari potrebbe non sembrare una priorità immediata. L'attenzione è spesso rivolta allo sviluppo del prodotto, alla conquista del mercato e alla rapida crescita. Tuttavia, senza un solido quadro di controllo finanziario, le startup potrebbero trovarsi ad affrontare rischi significativi, tra cui cattiva gestione finanziaria, non conformità normativa e potenziale frode.

Implementing financial controls early on in a startup's life cycle can prevent these issues, providing a strong foundation for sustainable growth and success. Here’s how it can be done.

Impostazione dei controlli finanziari in una startup

Stabilire controlli finanziari in una startup implica un approccio globale che abbraccia vari aspetti del business. L'implementazione di questi controlli è un processo strategico che implica l'analisi delle politiche esistenti, l'aggiornamento dei dati e delle pratiche di gestione, la considerazione di tutti i potenziali scenari operativi e l'elaborazione di previsioni e proiezioni informate.

Ecco alcuni passaggi specifici per aiutarti a iniziare:

Rivedere i dati finanziari esistenti

When setting up financial controls, the first step involves a thorough evaluation of your existing financial data. This includes your financial budgets, reports, profit & loss statements, balance sheets, and more. These documents provide a holistic view of your business's performance and operations.

Identifica anomalie o sovrapposizioni nei dati

All'interno dei tuoi sistemi finanziari esistenti, prova a identificare eventuali sovrapposizioni o anomalie all'interno dei dati. Le sovrapposizioni potrebbero indicare attività o risorse ridondanti. Le anomalie potrebbero suggerire errori o problemi che devono essere risolti.

Rilevarli non solo ti aiuta a capire il tuo attuale stato finanziario, ma individua anche eventuali lacune nel tuo quadro di gestione che devono essere affrontate.

Aggiornamento tempestivo

Keeping your financial data updated is crucial to effective financial control. This extends beyond just your financial documents to include your management practices and policies related to existing financial controls. Regular updates ensure that you're working with the most accurate information, which is essential for making informed decisions and identifying areas of improvement.

Analizzare tutti i possibili scenari operativi

Prima di decidere su una specifica strategia di controllo finanziario, è necessario valutare attentamente tutti i possibili scenari operativi. Ciò comporta la considerazione di diverse prospettive, come la redditività, le spese, la sicurezza e la scala di produzione o il volume.

In questo modo, puoi ottenere una comprensione completa di come la tua politica di controllo finanziario potrebbe funzionare in circostanze diverse e puoi adattarla per coprire tutti gli aspetti operativi della tua organizzazione.

Prevedere e fare proiezioni

As you implement your financial control policy, it's important to look ahead and consider your future goals and objectives. Forecasting and making projections can help you create a financial control policy that aligns with these objectives.

This forward-looking approach doesn't just help in policy creation, it can also serve as a catalyst for achieving your goals. By understanding where you want your startup to go, you can set up financial controls that support your journey there.

Implementing financial controls in your startup is no small task. It requires careful planning, regular monitoring, and ongoing adjustments. But with these steps, you can create a solid foundation for financial control that supports your startup's growth and success.

Progettazione e implementazione di procedure standardizzate

Una volta delineati gli obiettivi e le priorità aziendali, le procedure standardizzate forniscono una tabella di marcia che i dipendenti devono seguire quando svolgono compiti finanziari. Queste procedure dovrebbero coprire tutto, da come elaborare le fatture a come gestire i rimborsi spese, chi sono le autorità di approvazione, come avviene la definizione del budget e come viene presa ogni decisione finanziaria. Questi dovrebbero quindi essere chiaramente documentati e comunicati a tutto il personale interessato.

Istituzione di audit finanziari regolari

Gli audit finanziari regolari sono essenziali per garantire che i controlli finanziari in atto funzionino come previsto. Gli audit possono aiutare a identificare eventuali lacune o punti deboli nei controlli e fornire raccomandazioni per il miglioramento. Gli audit comportano il confronto di varie documentazioni per verificare che le registrazioni di fatture, spese, date, approvatori e altro siano in ordine. Identificare le discrepanze in questa fase può aiutare a prevenire azioni normative e garantire la conformità.

Implementazione del software di controllo finanziario

Il software di controllo finanziario può automatizzare molti processi di controllo finanziario, rendendoli più efficienti e riducendo il rischio di errore umano. Le nanonet, ad esempio, offrono funzionalità come l'elaborazione automatizzata delle fatture, l'estrazione dei dati e la convalida dei dati che possono semplificare le operazioni finanziarie e migliorare il controllo finanziario.

Ma prima di parlare di come utilizzare tali strumenti, esaminiamo le insidie ​​comuni che le startup devono affrontare quando tentano di impostare controlli finanziari.

Superare le sfide comuni nella creazione di controlli finanziari

In the journey toward establishing strong financial controls, startups can face a myriad of obstacles. Some of these include a lack of financial expertise, limited resources, and resistance to change. Let's delve into these challenges and explore potential solutions, including the role a tool like Nanonets can play in this process.

Mancanza di competenze finanziarie: Spesso le startup vengono avviate da imprenditori che hanno una grande idea imprenditoriale ma potrebbero non avere l'acume finanziario per gestire efficacemente l'aspetto fiscale dell'operazione. Questa mancanza di competenze può rappresentare un ostacolo significativo per stabilire solidi controlli finanziari.

Per ovviare a questo, le startup possono prendere in considerazione l'esternalizzazione della propria gestione finanziaria a una terza parte di fiducia o l'assunzione di un consulente finanziario. Con il tempo, man mano che la startup cresce, può portare questa funzione internamente. Inoltre, l'utilizzo di strumenti di automazione intuitivi come Nanonet può semplificare processi finanziari complessi, aiutando gli imprenditori a gestire i controlli finanziari in modo più semplice ed efficace.

Risorse limitate: Le startup di solito operano con budget limitati e potrebbero non avere le risorse per investire in costosi sistemi di controllo finanziario o assumere personale finanziario esperto. Ma i fondatori e gli imprenditori possono sfruttare strumenti convenienti e basati sull'intelligenza artificiale come Nanonets, che forniscono soluzioni di controllo finanziario complete senza il prezzo elevato. Ciò consente alle startup di automatizzare e semplificare i propri processi finanziari con un budget limitato.

Resistenza al cambiamento: Come qualsiasi organizzazione, le startup possono incontrare resistenza quando implementano nuovi sistemi o processi, in particolare qualcosa di cruciale e potenzialmente dirompente come i controlli finanziari.

But clear communication about the benefits and necessity of financial controls can help mitigate this resistance. It's important to involve all key stakeholders involved in the process, ensuring they understand the reasons behind the changes and the advantages these bring. Introducing a user-friendly and intuitive tool like Nanonets can also make the transition easier, as it minimizes disruption to existing workflows while ensuring better financial control.

In che modo l'automazione può aiutare a impostare i controlli finanziari in una startup

I controlli finanziari acquisiscono una notevole robustezza con l'automazione. Le startup, data la loro esigenza di efficienza e operazioni snelle, possono trarre vantaggi significativi dall'automazione dei controlli finanziari.

Automation not only streamlines processes but also reduces human error, ensuring accuracy and consistency. Here's an overview of how automation, facilitated by tools like Nanonets, can be a game-changer:

1. Estrazione e convalida accurate dei dati: L'automazione può essere implementata per estrarre i dati da vari documenti finanziari e confrontarli con il tuo sistema contabile. Ciò garantisce che i tuoi dati finanziari siano sempre accurati e aggiornati. Uno strumento come Nanonets migliora questo processo con le sue capacità di convalidare i dati in modo efficace.
2. Elaborazione continua dei documenti: Con l'automazione, l'ingombrante attività di elaborazione di fatture, note spese e altri documenti può essere resa efficiente. Strumenti basati sull'intelligenza artificiale come Nanonet possono estrarre i dati dalle fatture, verificarli in modo incrociato con gli ordini di acquisto e inserire le informazioni direttamente nel tuo sistema di contabilità. Questo non solo fa risparmiare tempo e riduce gli sforzi manuali, ma minimizza anche l'errore umano.
3. Integrazione con i sistemi esistenti: Uno degli aspetti chiave dell'introduzione di qualsiasi nuovo processo o strumento in una startup è la sua compatibilità con i sistemi esistenti. Strumenti di automazione come Nanonets possono integrarsi facilmente con i tuoi attuali sistemi di contabilità, garantendo un'implementazione e un utilizzo senza intoppi, rendendo così la transizione ai controlli finanziari automatizzati molto più conveniente ed efficiente.

Conclusione

Implementing strong financial controls is a daunting yet crucial step for the success of any startup. Following the steps outlined in this article can help make the process more manageable. By implementing these controls and leveraging automation like Nanonets, startups can ensure their financial integrity, make more informed decisions, and increase their chances of success. It's about laying a solid foundation for your financial operations, one that will support your startup as it grows and evolves.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/how-to-setup-financial-controls-at-a-startup/