Le aziende in crescita spesso hanno difficoltà a gestire improvvisi aumenti delle fatture. Aggiungete l'elaborazione manuale delle fatture e dati e sistemi isolati e avrete la ricetta per l'inefficienza e la frustrazione. Il costo dell'elaborazione manuale delle fatture può aumentare Da $ 15 a $ 40 per fattura, per non parlare delle innumerevoli ore trascorse nell'immissione dei dati.
Al contrario, l’elaborazione automatizzata delle fatture potrebbe ridurre i costi $ 1.42 per fattura, portando ad un notevole risparmio di costi. Oltre alla riduzione dei costi, l’automazione può aiutare a mitigare i rischi di frode e fornire una maggiore visibilità sulle tendenze del flusso di cassa.
Noi di Nanonets aiutiamo le aziende di tutto il mondo a semplificare i propri processi AP con il nostro Automazione delle fatture QuickBooks integrazione. È progettato per ridurre drasticamente l'immissione, la convalida e l'elaborazione manuale dei dati, consentendo ai team AP di concentrarsi su attività più strategiche. Questa automazione può migliorare la velocità e la precisione elaborazione fattura e semplificare la conformità.
Questo post sul blog esplorerà come una PMI ha migliorato l'efficienza operativa e risparmiato risorse utilizzando l'automazione delle fatture QuickBooks di Nanonets. Inoltre, ottieni una panoramica passo passo su come impostare il flusso di lavoro di automazione per la tua azienda.
Il business
Gioiellerie felici è un'azienda di piccole dimensioni specializzata in gioielli artigianali. Sono determinati a fornire gioielli fatti a mano della migliore qualità. Con sede in California, la loro reputazione di innovazione, professionalità e soddisfazione del cliente è stata costruita in oltre 40 anni.
Le sfide
A causa della sua crescita, Happy Jewellers si destreggia con un notevole carico di fatture. La gestione manuale non era solo una colossale perdita di tempo, ma era anche piena di imprecisioni. Avevano bisogno di un sistema per semplificare le attività contabili, offrendo precisione ed efficienza.
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Utilizziamo QuickBooks per la contabilità ormai da un po' di tempo. Tuttavia, per inserire le fatture in QuickBooks, dobbiamo scansionare le fatture, inserire tutti i dettagli, creare cartelle separate per fornitori e gestire un foglio Excel per tutte le fatture che abbiamo ricevuto. ~ Il team AP di Happy Jewellers.
In che modo i Nanonets hanno aiutato Happy Jewellers ad aumentare l'efficienza degli AP
utilizzando Nanonet per l'automazione delle fatture QuickBooks, Happy Jewellers potrebbe estrarre automaticamente le fatture dalle e-mail, elaborarle in modo efficiente e archiviarle in modo strutturato sul cloud.
Ciò ha ridotto drasticamente il tempo dedicato all'immissione manuale dei dati e alla gestione delle fatture. Le PMI potrebbero anche integrare questi dati direttamente nel proprio account QuickBooks, semplificando il processo di contabilità fornitori.
Diamo un'occhiata ai diversi modi in cui Happy Jewellers ha beneficiato dell'integrazione di Nanonets e QuickBooks:
1. Ridurre il trattamento manuale dei dati
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"Impiegavamo 4-5 ore per preparare i nostri documenti." ~ Team AP di Happy Jewellers.
L'espansione dell'attività ha significato per Happy Jewellers un aumento del volume delle fatture. Il team AP di Happy Jewellers voleva assicurarsi di poter gestire l'afflusso senza sacrificare la precisione o l'efficienza.
Tuttavia, il processo manuale esistente implicava che il team trascorresse ore preziose manualmente estrazione, classificazione ed elaborazione delle fatture. Solo dopo aver completato ciò potevano caricarli su QuickBooks. Oltre ad essere una perdita di tempo, l'elaborazione manuale delle fatture li rendeva vulnerabili a pagamenti in ritardo, legami tesi con i fornitori e rendiconti finanziari sbilanciati.
Rendendosi conto della necessità di automazione, il team AP e il management hanno deciso di implementare Nanonets. Combinando OCR ed AI capacità, i Nanonet potrebbero leggere, classificare ed estrarre dati dalle fatture. Non è tutto. Garantisce che i dettagli della fattura siano sincronizzati con i dati del fornitore e dell'account di QuickBooks. E quando le fatture di nuovi fornitori arrivano nella posta in arrivo, Nanonets crea automaticamente nuovi profili fornitore in QuickBooks, garantendo che l'elenco dei fornitori sia sempre aggiornato.
Nel complesso, l'integrazione ha garantito che i dati estratti potessero essere facilmente caricati in QuickBooks, riducendo la necessità di immissione manuale dei dati.
Ciò ha consentito al team addetto alla contabilità fornitori di elaborare il 50% di fatture in più nello stesso tempo senza assumere risorse aggiuntive.
2. Aumentare con la crescita del business
Man mano che Happy Jewellers espandeva la propria attività in nuove località come Chicago e New York, si trovava ad affrontare la sfida di gestire un volume crescente di fatture provenienti da più fonti. Ciò significava una maggiore complessità e un rischio di errori nei processi contabili.
L'azienda in crescita richiedeva una soluzione più flessibile rispetto all'elaborazione manuale delle fatture. Quindi, invece di espandere il proprio team AP o assumere ingegneri per creare strumenti di automazione di base del flusso di lavoro, si sono rivolti a Nanonets.
Il sistema ha flussi di lavoro predefiniti ed Modelli AI in grado di adattarsi alle diverse esigenze aziendali. Una volta impostato, il sistema può elaborare automaticamente le fatture di vari fornitori nelle diverse filiali. Inoltre, impara dai dati che elabora e dagli interventi manuali, migliorandone l'accuratezza nel tempo e consentendo alle aziende di elaborare fatture strutturate e non strutturate senza problemi.
Questa soluzione flessibile e scalabile ha consentito a Happy Jewellers di gestire l'afflusso di fatture derivanti dall'espansione senza aumentare costi o risorse, migliorando così l'efficienza operativa.
3. Integrato in QuickBooks senza disturbare il flusso di lavoro esistente
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“L’altra cosa importante di Nanonets è che non disturbava le operazioni di nessun dipendente, anzi rendeva il suo lavoro più semplice.” ~ Il team AP di Happy Jewellers.
Happy Jewellers utilizza QuickBooks per la contabilità da un po' di tempo. Hanno apprezzato la comodità e la familiarità del software, ma erano frustrati dal lungo processo di inserimento manuale dei dati delle fatture. Garantire un'integrazione perfetta con il flusso di lavoro esistente di QuickBooks era fondamentale per qualsiasi nuovo sistema che consideravano di acquistare.
Nanonets, con la sua capacità di farlo integrarsi con QuickBooks, era una soluzione perfetta. Il team AP di Happy Jewellers ha potuto ottimizzare il processo per raggiungere la massima efficienza. Ora, indipendentemente da dove abbia origine una fattura, che si tratti di posta elettronica, Google Drive o altrove, viene rapidamente convalidata, classificata e pronta per QuickBooks. Potrebbero trasformare rapidamente i dati grezzi in un ordine foglio Excel che potrebbero essere caricati nel software di contabilità.
Una volta collegati i due account, Nanonets può aggiungere automaticamente informazioni a livello di SKU in QuickBooks in pochi secondi e abbinare automaticamente i codici fornitore e GL. Ciò può evitare al team AP di dover inserire e abbinare manualmente le informazioni, riducendo gli errori e accelerando i tempi di elaborazione delle fatture.
Inoltre, qualsiasi modifica apportata ai dati estratti in Nanonets in tempo reale si riflette in QuickBooks senza alcun intervento manuale.
L'integrazione è stata perfetta e non ha modificato in modo significativo il flusso di lavoro esistente. Invece, ha migliorato il flusso di lavoro automatizzando le parti del processo che richiedono molto tempo.
4. Migliorato il morale della squadra
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"I nostri dipendenti ora si sentono più produttivi e felici poiché la maggior parte del lavoro d'ufficio è ormai fuori dalle loro vite." ~ Il team AP di Happy Jewellers.
Happy Jewelers' si impegna a garantire la soddisfazione dei propri dipendenti. Ritengono che contribuisca a un'organizzazione più solida, con il risultato di prodotti migliori per i clienti e migliori relazioni con i fornitori. Tuttavia, l’elaborazione manuale delle fatture rappresentava una significativa fonte di frustrazione per il team. È stato un processo macchinoso che ha lasciato poco tempo per compiti più strategici.
Comprendendo la necessità di migliorare il morale e la produttività dei dipendenti, hanno implementato Nanonets. La soluzione basata sull'intelligenza artificiale ha automatizzato il lavoro d'ufficio associato alla gestione delle fatture, consentendo al team di concentrarsi su attività di maggiore impatto.
Il team ha notato immediatamente una significativa diminuzione del carico di lavoro. Ciò non solo ha migliorato la loro produttività, ma ha anche rafforzato il loro morale. Potrebbero dedicare il loro tempo e le loro energie a compiti più significativi e gratificanti.
La riduzione delle attività manuali e la maggiore efficienza apportate da Nanonets hanno portato a un team più soddisfatto e motivato, contribuendo alla crescita e al successo complessivi di Happy Jewellers.
5. Maggiore conformità e prontezza di audit
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"Dedicheremmo 2-3 ore al pagamento e alla manutenzione effettivi."~ Il team AP di Happy Jewellers.
Happy Jewellers aveva a che fare con una notevole quantità di tempo spesa per garantire la conformità e la disponibilità all'audit. L'elaborazione manuale di fatture, registrazioni di pagamento e altri documenti finanziari richiedeva molto tempo ed era soggetta a errori umani. Ciò potrebbe esporre le aziende a potenziali sanzioni durante gli audit e potrebbe avere un impatto negativo sulla loro reputazione.
Con nanonet, il processo di mantenimento della conformità è diventato molto più semplice. Il sistema convalida automaticamente i dati estratti dalle fatture rispetto alle politiche interne dell'azienda e alle normative esterne. Se i valori della fattura non corrispondono all'ordine di acquisto o se emergono altre discrepanze, il sistema contrassegna queste fatture per la revisione manuale. Ciò aiuta a mantenere registri finanziari accurati e riduce il rischio di problemi di conformità o di errori di audit.
Inoltre, Integrazione di Nanonets con QuickBooks ha consentito al team di Happy Jewellers di sincronizzare i registri di pagamento e altri documenti finanziari direttamente dal sistema nel proprio software di contabilità. Ciò ha eliminato la necessità di inserire manualmente i dati e ha ridotto significativamente il tempo dedicato al pagamento e alla manutenzione.
Questo elevato livello di conformità e disponibilità all'audit ha fatto risparmiare al team innumerevoli ore e ha dato tranquillità, sapendo che i loro documenti finanziari erano accurati e facilmente accessibili.
Integrazione QuickBooks-Nanonets: una guida passo passo
Vuoi sapere come Happy Jewellers ha integrato Nanonets con QuickBooks in modo così fluido? Ecco una guida passo passo per aiutarti a iniziare:
1. Accedi alla piattaforma Nanonets
Puoi visitare il nostro sito Web e creare un nuovo account o accedere al tuo account esistente. Puoi registrarti utilizzando il tuo account Gmail o inserire manualmente la tua email e creare una password.
2. Connettiti a QuickBooks
Nella dashboard, vai a Integrazioni -> QuickBooks. Con un solo clic, puoi connettere il tuo account QuickBooks a Nanonets.
3. Importa i tuoi dati QuickBooks
Dopo la connessione, i codici del piano dei conti e della contabilità generale (GL) di QuickBooks vengono automaticamente importati in Nanonets. Se utilizzi Classi e Progetti, questi vengono letti e resi disponibili anche per le tue fatture.
4. Carica o importa fatture
Seleziona il modello "Fatture" da "Tipi di documenti", configura i campi necessari della fattura e la formattazione. Puoi aggiungere facilmente fatture caricandole manualmente o impostare un'importazione automatica dalla tua email o da altre fonti come Dropbox, Google Drive o persino dal tuo scanner.
5. Estrazione e revisione dei dati
I nanonet possono acquisire 20 informazioni uniche, inclusi i dati delle tabelle, dalle fatture. Una volta estratti i dati, ne viene verificata l'accuratezza. Riceverai una notifica e potrai rivedere e correggere manualmente le informazioni in caso di errori o discrepanze.
6. Verificare e convalidare i dati
Le nanonet garantiscono che i dati siano convalidati rispetto agli standard stabiliti. Ad esempio, Nanonets controlla se un determinato codice GL esiste nel tuo database ed è valido solo se trovato lì.
7. Configurare i flussi di lavoro di approvazione
Puoi aggiungere tutti i revisori che desideri per il processo di approvazione. Imposta regole per ogni fase della revisione. Ad esempio, potresti voler attivare una revisione se l'importo della fattura supera i $ 1000.
8. Eseguire la corrispondenza
La piattaforma Nanonets consente di eseguire la corrispondenza del codice a 2, 3 o GL. È possibile aggiungere documenti per la corrispondenza (come gli ordini d'acquisto) e verificare se valori specifici, come il totale generale corrispondente a un determinato numero di ordine d'acquisto, corrispondono al valore nel database.
9. Esporta in QuickBooks
Vai alla schermata dei dettagli della fattura. Puoi scaricare i dati in vari formati, inclusi CSV e XLSX, oppure esportarli in un software CRM o AP Automation come QuickBooks.
10. Monitorare e ottimizzare
Infine, puoi monitorare le prestazioni del flusso di lavoro nel tempo e apportare le modifiche necessarie. Nanonets fornisce analisi complete sulla dashboard, consentendoti di monitorare l'accuratezza, il tempo di elaborazione e altri parametri vitali. Ciò ti aiuterà a identificare eventuali aree che potrebbero richiedere ulteriore ottimizzazione.
Conclusioni
Abbracciare l'automazione nella gestione delle fatture, come ha fatto Happy Jewellers con Nanonets, può migliorare significativamente le tue operazioni aziendali. Non solo riduce il tempo e gli sforzi spesi in attività banali, ma garantisce anche un elevato livello di accuratezza, conformità e prontezza di audit. La perfetta integrazione con QuickBooks semplifica ulteriormente il processo, rendendo la gestione finanziaria più efficiente e affidabile.
Ricorda, la chiave per una trasformazione digitale di successo sta nella scelta degli strumenti giusti e nella loro implementazione efficace nel tuo flusso di lavoro. In questo modo, puoi liberare tempo per il tuo team, aumentare il loro morale e, in definitiva, contribuire alla crescita e al successo complessivi della tua azienda.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/quickbooks-invoice-automation/
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