Hogyan hozhatnak létre szervezetek sikeres folyamatautomatizálási stratégiákat – DATAVERSITY

Hogyan hozhatnak létre szervezetek sikeres folyamatautomatizálási stratégiákat – DATAVERSITY

Időbélyeg: 16. június 2023. 3:25
Forrás csomópont: 2726349

A folyamatautomatizálás továbbra is lendületet vesz az iparágakban. A folyamat hangszerelésének állapota 2023 jelentést megállapította, hogy az informatikai döntéshozók 96%-a kritikusnak tartja digitális átalakulási céljai szempontjából, és a 2022 Gartner felmérés, a vezetők 80%-a úgy gondolta, hogy az automatizálás bármely üzleti döntésnél alkalmazható. Ennek ellenére nem minden automatizálási projekt halad a tervek szerint. Ugyanez a Gartner-felmérés kimutatta, hogy az AI-projekteknek csak 54%-a jut el a kísérleti szakasztól a gyártásig. És a 2022 felmérés cégem adatai szerint a folyamatautomatizálási projektek 88%-a elmaradt a kezdeti előrejelzésektől.

Miért a kapcsolat megszakítása? Míg az IT-vezetők sok okot említenek, a Forrester többek között úgy találja, hogy sok automatizálási hiányosság a jövőkép vagy stratégia hiánya. A stratégia minden bizonnyal az egyik legnagyobb gátja a folyamatautomatizálás sikerének. Jelentéseink és a terepen folytatott beszélgetések alapján azt tapasztaltuk, hogy az automatizálási stratégiákat számos tényező akadályozza, beleértve az előzetes felmérések nélküli túlbefektetéseket, az IT-csapatok technikai know-how-jának hiányát, valamint az alkalmazott technológiák és a vállalati folyamatok közötti kapcsolat megszakadását. méretarányosan az optimalizálás érdekében.

A sikeres automatizálási stratégia végrehajtásához a vezetőknek többet kell tenniük, mint csupán több technológia hozzáadására összpontosítani. Biztosítaniuk kell azt is, hogy az emberek és a projektek egy közös küldetésbe illeszkedjenek, hogy a projektek lassan induljanak el, és megfeleljenek az ésszerű elvárásoknak, valamint hogy átfogó technológiák intelligens halmaza irányítsa a folyamatokat. Íme néhány lépés, amelyet a vállalkozások megtehetnek e célok érdekében.

Az érintettek összehangolása 

A szervezetek évek óta azzal a kihívással néznek szembe, hogy az üzletet és az IT-t egy oldalra hozzák. Bár ez a tendencia nem újdonság, a szervezetek még mindig küszködnek az IT és az üzleti összehangolással, amikor folyamatautomatizálási stratégiák végrehajtásáról van szó. A kutatások azt mutatják, hogy míg az IT-vezetők 95%-a egyetért azzal, hogy a folyamatautomatizálás hatékony megvalósításához az üzleti és informatikai vezetőknek összehangolniuk és együttműködniük kell, 26%-uk az összehangolás hiányát tartja a fő oknak, amiért nem kíván több folyamatautomatizálást folytatni.

Nyilvánvaló, hogy ezen változtatni kell. A szervezetek a módosított „Kiválósági Központ” (CoE) megközelítéssel több együttműködést segíthetnek elő. Egyes vállalatoknál ez egy folyamatautomatizálási feladatokkal és stratégiákkal foglalkozó közösség összeállítását jelentheti, amelyben a szakemberek megoszthatják egymással a bevált gyakorlatokat, és kérdéseket tehetnek fel egymásnak. Az Európa Tanácsnak segítenie kell az üzleti és informatikai csapatok tagjainak jobb együttműködését azáltal, hogy összehangolja a feladatokat, elkerüli a projektek újbóli feltalálását, és általában felhatalmazza őket arra, hogy közösen hajtsák végre a folyamatos fejlesztést.

Előfordulhat, hogy egyes szervezetek központi szerepet kívánnak helyezni a folyamatautomatizálásra anélkül, hogy a tényleges CoE kifejezést használnák. Maga a terminológia a központosított Business Process Management (BPM) szoftverből származó örökölt poggyászt hordozza magában. Néhányan központosított megközelítésre támaszkodtak a CoE-ben, és egy csapatra számítottak a folyamatautomatizálás megvalósításában az egész szervezetre vonatkozóan. Ez a megközelítés gyakran szűk keresztmetszetek kialakulásához vezetett mind a fejlesztők, mind az üzleti vezetők egy sora számára, ami rossz hírnevet adott az Európa Tanácsnak, kevés kimutatható eredménnyel. Ezen okokból kifolyólag érdemes lehet a CoE-t automatizálási vagy hangszerelési csapatként „újranevezni”. A használt névtől függetlenül a CoE-modell segíthet a folyamatok automatizálásának felgyorsításában.

A folyamatautomatizálásnak szentelt struktúra létrehozásával a szervezetek folyamatszemléletet alakíthatnak ki a műveleteik során. Az Amazon és más iparági vezetők folyamatokban gondolkodnak. Olyan folyamatokat hoznak létre, amelyek segítenek az üzleti problémák megoldásában, például jobb ügyfélélmény kialakításában vagy a belső hatékonyság javításában. Megértik, hogy a folyamatok stratégiai előnyt jelenthetnek számukra a piacon. A folyamatautomatizálási CoE evangelizálhatja a folyamatautomatizálást. Más szóval, az Európa Tanács segíthet a szervezetnek egy közös nyelvezet elfogadásában az üzleti folyamatokhoz – beleértve azok leírását és végrehajtását.

A CoE is tud vezetni kormányzás és az üzleti folyamatok következetessége a szervezeten belül. Ez bármit jelenthet a közös infrastruktúra, szoftverek és szolgáltatások létrehozásától a projektek végétől a végéig történő kezeléséig. Ez a csapat gyakran biztosít „gyorsítókat” (például csatlakozókat) vagy újrafelhasználható alkatrészeket, hogy javítsa az automatizálási projektek értékét. A vállalatok méretezésével a következetesség és az irányítás ezen szintje egyre kritikusabbá válik.

Fokozatos átalakulás 

Az informatikai modernizáció a legtöbb üzleti szervezet számára kiemelt prioritás. Sok nagyvállalat azonban még mindig olyan régi rendszerekkel dolgozik, amelyeket nem engedhet meg magának, hogy egyszerre cserélje le. Ezek a rendszerek gyakran kritikus fontosságú folyamatokat futtatnak, és lecserélésük potenciális leállást okozhat. A zavaroktól eltekintve a modernizációs erőfeszítések dollármilliókba kerülhetnek új technológiai beruházások és fejlesztési/mérnöki költségek miatt.

A fokozatos átalakítás viszont alacsonyabb költséggel, minimális vagy semmilyen fennakadás nélkül megoldhatja az automatizálási problémákat. Például a fokozatos átalakulás első lépéseként egy vállalat fontolóra veheti egy örökölt monolit felszámolását az ügyfélszolgálati képviselők által végzett manuális feladatok elvégzésével, és ezek egy részét robotizált folyamatautomatizálási (RPA) robotokkal automatizálja. A második lépés lehet, hogy ezeket az RPA-botokat olyan tényleges üzleti folyamatokká kapcsolják össze, amelyek több robotot, más IT-rendszereket vagy felügyelői jóváhagyásokat tartalmazhatnak. A harmadik lépés lehet, hogy leállítjuk ezeket a robotokat, és lecseréljük őket modern, mikroszolgáltatásokon alapuló alkalmazásokkal, amelyek sokkal robusztusabbak, és könnyen csatlakoztathatók a meglévő teljes folyamathoz.

Egy olyan stratégia kialakítása, amely lépések sorozatán keresztül vezeti be az automatizálást, kezdve a koncepció bizonyításával, az automatizálási kezdeményezést a megfelelő pályára állíthatja. 

Folyamat hangszerelése

Az automatizálást egykor könnyű volt karbantartani, amikor a szervezetek kisebb, szilárd feladatok elvégzésére használták. De ahogy a szervezetek egyre több feladatot automatizálnak az üzlet szempontjából kritikus végpontokig terjedő folyamatokban, most meg kell teremteni a módját az összes automatizált feladat koherenciájának és folytonosságának biztosítására – függetlenül attól, hogy ezeket a folyamatokat kié vagy kié.

Ez egy új technológiai réteg bevezetésével valósítható meg, amely az egyre növekvő számú automatizált feladatokat szabályozza, amelyeket különböző végpontok, például rendszerek, emberek vagy eszközök hajtanak végre. Ezek az úgynevezett „folyamatszervezési” eszközök koordinálják az üzleti folyamatok különböző végpontjait, sőt néha több folyamatot is összekapcsolnak. Folyamat hangszerelése segíti az érdekelt feleket azokkal az emberekkel, rendszerekkel és eszközökkel dolgozni, amelyekkel egy szervezet már rendelkezik – miközben még a legambiciózusabb célokat is eléri a teljes folyamatautomatizálással kapcsolatban.

Folyamatirányítás nélkül az automatizálási kezdeményezések számos kihívással szembesülhetnek, beleértve a következőket:

  • Törött végpontok közötti automatizálás; mivel a helyi automatizálások nincsenek egymással integrálva, a végpontok közötti folyamat nem teljesen automatizált.
  • A megértés hiánya; a végpontok közötti folyamat nem teljesen látható, és a kulcsfontosságú mutatókat nehéz nyomon követni.
  • A rugalmasság hiánya; a végpontok közötti folyamat megváltoztatása nehéz, mivel sok különböző rendszerben potenciális változásokhoz vezet.

Ezeknek a problémáknak a leküzdése segít a szervezeteknek az automatizálás használatának növelésében és az automatizálási stratégiáik sikeres végrehajtásában.

Következtetés

Noha a folyamatautomatizálás továbbra is a legfontosabb stratégiai cél, ennek megvalósításához munkára van szükség. A szervezetek úgy javíthatják sikerük esélyét, hogy összehangolják a kulcsfontosságú érdekelt feleket, lassan kezdik el, és olyan technológiákat alkalmaznak, amelyek a folyamatokat a maximális hatás érdekében összehangolják.

Időbélyeg:

Még több ADATVERZITÁS