Intelligens méretezés: Hogyan növekedjünk anélkül, hogy engednénk a bürokráciának

Intelligens méretezés: Hogyan növekedjünk anélkül, hogy engednénk a bürokráciának

Időbélyeg: 25. október 2023. 5:32
Forrás csomópont: 2957731

Ahogy a vállalatok terjeszkednek, szinte elkerülhetetlen, hogy a bürokrácia növekedjen mellettük. A " kifejezésbürokrácia” jellemzően negatív konnotációt hordoz, gyakran a demotivált személyzettel, bonyolult és túlzott eljárásokkal, lassú döntéshozatallal, siló-gondolkodással, a vezetés és a munkavállalók közötti kapcsolat megszakadásával, valamint a digitalizáció és az innováció hiányával társul. Feltételezhető, hogy a bürokrácia elkerülése vagy legalábbis csökkentése minden szervezet alapvető célja. Ennek elérését azonban könnyebb mondani, mint megtenni, és gyakran nem is kívánatos, hiszen a bürokrácia a rend és a következetesség fenntartását, a működési kockázat csökkentését és a kiszámíthatóságot is szolgálja.

Amikor egy induló vállalkozás elindul a vállalati óriássá válás útján, elkerülhetetlen a szervezeti struktúra és a folyamatok átalakulása. Bár ez az evolúció szükséges a növekedéshez és a stabilitáshoz, inkább bürokráciát vezet be – amelyet gyakran szükségszerű rossznak tekintenek.

Egy kis csapattal (mondjuk akár 20 fős) induló vállalkozásban a korlátozott létszám miatt zökkenőmentes az együttműködés, így szinte minden információ könnyen, informális formában megosztható. Következésképpen nincs azonnali szükség egyértelmű szerepmeghatározásra, hiszen mindenki átfogóan ismeri a feladatokat és a célokat. A szerepek szervesen meghatározottak és naponta adaptálódnak, ami a munka elvégzésének pragmatikus megközelítését tükrözi.

A cég növekedésével azonban a következőkre van szükség:

  • Határozza meg a szerepeket és a szakterületeket: Ez osztályok létrehozásához vezet a megfelelő osztályvezetőkkel (menedzserekkel).

  • Dokumentációs eljárások: Főleg osztályközi feladatoknál elengedhetetlenek a dokumentált eljárások.

Általában ezek a kezdeti növekedési fájdalmak akkor nyilvánulnak meg, amikor egy vállalat 20-ról 100 alkalmazottra nő. 20 és 50 alkalmazott között azonosítják az első fájdalompontokat, de a gyakorlati irányításnak köszönhetően még mindig gyorsan kezelhetők. Ez a megközelítés azonban véletlenül azt eredményezheti, hogy a felső vezetés egyetlen kudarcponttá és szűk keresztmetszetekké válhat a döntéshozatali folyamatban. A felső vezetés egyre inkább részt vesz a kisebb vállalati döntésekben, és nem stratégiai vezetőként, hanem tűzoltóként tevékenykedik.

Amint egy vállalat 50-ről 100 főre emelkedik, egy kritikus fordulópont következik be. Az informális eljárások egyre nehezebben tarthatók fenn, kezd kialakulni a belpolitika az újonnan létrehozott osztályok között, elengedhetetlenné válik a delegálás. Következésképpen formális eljárásokat és ellenőrzéseket vezetnek be a stratégiai ellenőrzés fenntartására, ami a bürokrácia kezdeti lépéseit jelzi.

Mivel a cég létszáma meghaladja a 100 főt, a struktúrák egyre bonyolultabbá és formálisabbá válnak. Ez elkerülhetetlenül hatással van a vállalat dinamikus jellegére:

  • Több részleg és összetett szervezeti diagram vezet merev szerkezetek és nagyobb elválasztás a felső vezetés és a napi alkalmazottak között.

  • Az alkalmazottak számának növekedése teszi mindent informális csatornákon keresztül intézni közel lehetetlen.

  • Formalizált eljárások (szabályok és folyamatok) szükségszerűvé válnak, ahogy a műveletek összetettsége növekszik.

Ez azt jelenti, hogy a bürokrácia automatikusan beindul:

  • A növekvő létszám miatt van egy a kommunikációs vonalak számának exponenciális növekedése (azaz egy 4 fős csapatnak 6, egy 12 fős csapatnak 66, míg egy 50 fős csapatnak 1225 kommunikációs vonala van).

  • Mivel már senki sem lehet felelős a teljes folyamatokért, és a többi ember/részleg munkája egyre homályosabbá válik, ez tulajdonjog hiánya.

  • A vezetők egyre inkább kénytelenek gyors eredményeket produkálni(gyors nyeremények azonosítása) a munka optimalizálása során. Ez azt jelenti, hogy a menedzserek általában minden napi incidensre úgy reagálnak, hogy az incidens jövőbeli elkerülése érdekében egy kontrollréteget adnak hozzá, ahelyett, hogy hosszú távú stratégiai lépéseket tennének az incidens kiváltó okának megszüntetésére. Ezek a kicsi, jól megtervezett extra vezérlések hosszú távon bürokratikus rémálmot keltenek.

  • A nagyobb cégek gyakran válnak kockázatkerülő (ami logikus, mivel több eszköz forog kockán, pl. márkaérték formájában), ami rengeteg ellenőrzést és jóváhagyást eredményez, mielőtt bármilyen intézkedést megtennénk.

A bürokrácia csökkentése érdekében a szervezeti növekedés során vegye figyelembe a következő tippeket:

  • Béreljen és képezzen hatékonyan: Fektessen be képzett és motivált alkalmazottakba azáltal, hogy képzési és fejlesztési lehetőségeket kínál képességeik javítására. A jól képzett és motivált alkalmazottak kevesebb felügyeletet igényelnek, ami lehetővé teszi a bürokrácia csökkentését.

  • Felhatalmazza a döntéshozatalt: Ösztönözze az alkalmazottakat, hogy a szerepkörükön belül hozzanak döntéseket, és bízzanak ítéletükben. Lehetővé teszi számukra, hogy felelősséget vállaljanak és tanuljanak a hibáikból, elősegítve a kezdeményezés és a felelősségvállalás kultúráját.

  • Decentralizálja a döntéshozatalt: Világosan határozza meg a döntési jogokat, és biztosítsa, hogy a döntéseket a megfelelő szinten hozzák meg, elkerülve a szükségtelen jóváhagyási rétegeket.

  • Racionalizálja a folyamatokat: Rendszeresen tekintse át és egyszerűsítse a folyamatokat a felesleges lépések kiküszöbölése érdekében, a hatékonyságra összpontosítva a kreativitás és a rugalmasság veszélyeztetése nélkül.

  • Tiszta vállalati célok meghatározása: Határozzon meg világos vállalati célokat és kulcsfontosságú célokat és eredményeket (OKR), ideális esetben 1 North Star céllal. Ezekből származtassa a részleg céljait, hogy biztosítsa az összhangot a vállalat általános célkitűzéseivel. Ez megakadályozza, hogy az egyes részlegek céljai beárnyékolják a szélesebb vállalati küldetést.
    Egy rövid anekdota ennek a kockázatnak a bemutatására. Néhány éve egy banknál dolgoztam, ahol az informatikai részleg fő célja a rendszerek maximális rendelkezésre állása volt (továbbá ezt a célt egyeztették és egyeztették az összes üzleti szereplővel). Az eredmény az volt, hogy az informatikai rendszerek változásait visszaszorították és ellenőrizték, mivel nyilvánvalóan negatívan befolyásolták az informatikai osztály általános célját. Ennek viszont az lett az eredménye, hogy az üzleti részleg már nem tudta elérni a kitűzött célokat, mivel már nem tudták újítani és megváltoztatni meglévő munkamódszerüket. Ebből is látszik, hogy bár minden osztálynak nagyon nemes és jó céljai voltak, nem kényszerítették egymást, ellenkezőleg.

  • Elősegíti a nyílt kommunikációt: Nyílt kommunikációs csatornák létrehozása az alkalmazottak számára aggodalmaik, ötleteik és visszajelzéseik kifejezésére. A vezetésnek minden szinten aktívan meg kell hallgatnia az alkalmazottakat, és kapcsolatba kell lépnie velük.

A bürokrácia a növekedés elkerülhetetlen eredménye, de tudatos erőfeszítéssel és megfelelő stratégiákkal a vállalatok egyensúlyt tudnak teremteni a struktúra és a hatékonyság között.

Időbélyeg:

Még több Fintextra