Mikä on maksulähde? Ultimate S2P Guide

Mikä on maksulähde? Ultimate S2P Guide

Aikaleima: 7. joulukuuta 2023 6
Lähdesolmu: 2998565

Jos omistat toimistotarvikeliikkeen ja päätät, että sinun on ostettava suuri määrä kannettavia myymälääsi varten, yrität löytää laadukkaimpia ja edullisimpia muistikirjoja, joita voit ostaa kerralla. Katselet eri kannettavien tietokoneiden toimittajia, arvioit kunkin kanssa työskentelyn kustannukset, selvität, vastaavatko heidän tuotteidensa laatu etsimääsi, ja päätät sitten, keneltä kannettavat tietokoneet kannattaa ostaa.

Kun suoritat näitä toimintoja, käynnistät lähdemaksuprosessin (S2P), jonka jokainen yritys käy läpi työskennellessään toimittajien kanssa. Kulujen pitäminen alhaisina ja tasaiset tulovirrat on elintärkeää yrityksesi menestykselle, ja S2P-prosessin hallitseminen on yksi tehokkaimmista tavoista vähentää liiketoimintakustannuksia.

Tässä on muutamia kysymyksiä, joihin tämä artikkeli yrittää vastata:

  • Mikä on maksulähde?
  • Mitä eroa on S2P:n ja P2P:n välillä?
  • Mikä on lähteestä maksuun -prosessi?
  • Miten maksunlähde hyödyttää yritystäsi?

Mikä on maksulähde?

Maksulähde, jota kutsutaan säännöllisesti S2P:ksi, on koko päästä päähän -prosessi, jossa päätetään, tarvitsetko tiettyä tuotetta tai palvelua, löydetään paras toimittaja, jonka kanssa työskennellä, aloitetaan hankinta maksuun -prosessi, tehdään osto. ja vastaanottaa kyseiset tavarat. Kuten useimmat nykyiset liiketoimintaprosessit, lähteestä maksuun siirtyminen oikean S2P-ohjelmistoratkaisun avulla tarjoaa lukuisia etuja. Huomaat helpomman toimittajasuhteiden hallinnan, nopeammat toimitusajat ja edullisemmat hinnoittelumallit.

Lähde-maksuprosessi saattaa vaikuttaa siltä, ​​että se on hyvin transaktiokohtainen, ja osa siitä on, mutta se on myös uskomattoman riippuvainen toimittajasuhteista, älykkäästä strategiosta ja jatkuvasta parantamisesta. Jos sinä tai hankintatiimisi voit asettaa S2P-prosessin etusijalle, näet, kuinka monta hyötyä siitä voi olla.

S2P vs. Procure to Pay

Saatat ajatella: "Mikä on maksulähde? Onko se sama kuin ostaa maksaa?" 

S2P ja P2P eivät ole sama asia; P2P-prosessi on upotettu S2P-prosessiin. Lyhyesti sanottuna S2P-prosessi on suurempi; se sisältää enemmän vaiheita kuin P2P-prosessi. P2P-prosessi on kuitenkin osa S2P-prosessin tiettyjä vaiheita.

S2P alkaa hetkestä, kun yritysjohtaja päättää, että toimittajalta tarvitaan uutta tavaraa tai palvelua. Sen jälkeen siirrytään toimittajien tutkimiseen, hintojen arviointiin, tietopyyntöjen lähettämiseen, toimittajavalintojen viimeistelyyn, ostotilausten luomiseen, tuotteiden vastaanottamiseen ja laskujen maksujen suorittamiseen. Saattaa kestää viikkoja tai jopa kuukausia, ennen kuin lähdemaksuprosessi on kokonaisuudessaan suoritettu. 

P2P-prosessi sen sijaan alkaa toimittajan valinnan jälkeen. Hankintatiimi luovuttaa viestin hankintatiimiltä ja jatkaa työskentelyä hankintatoimet S2P-prosessista. Näihin kuuluu hallinta tilaukset ja ostoehdotuksia, seurata tuotteiden toimitusaikatauluja, varmistaa tavaroiden vastaanottaminen ja työskennellä ostoreskontratiimin kanssa toimittajan maksun suorittamiseksi. lasku joka vastaa kauppaa.

Lähteestä maksuun -prosessin yleiskatsaus

Jos hankintatiimilläsi on pohjimmiltaan tarkistuslista kaikesta, mikä on suoritettava lähdemaksuprosessin aikana, he eivät todennäköisesti menetä mitään, altistaa yrityksesi riskeille tai menetä hyödyllisen hankintamahdollisuuden. Lisäksi lähteestä maksuun -toimintoerien standardointi mahdollistaa prosessin rasvan leikkaamisen, synergiaetujen löytämisen liiketoiminnassasi ja prosessien automatisoinnin ja virtaviivaistamisen mahdollistavan lähteestä maksuun -järjestelmän käyttöönoton. toimittajan käyttöönotto. 

S2P-prosessin vaiheet ovat:

Liiketoiminnan tarpeiden tunnistaminen 

Ilman uuden tuotteen tai palvelun tarvetta yritys ei yksinkertaisesti aloittaisi lähdemaksuprosessia. Muista, että liiketoiminnassa on kysyntää. Tässä tapauksessa sinun tarvitsee muistikirjoja on kysyntää. Kun se on todettu, aloita ostosten tekeminen.

Hankintatoimittajan vaihtoehdot

Muistikirjojen myyjiä on paljon. Löydä useita lupaavilta näyttäviä. Pidätkö heidän tarjonnasta? Vaikuttaako niiden hinnoittelu oikeudenmukaiselta? Voit käyttää maksulähdejärjestelmää tunnistaaksesi potentiaaliset toimittajat, seurataksesi kunkin S2P-prosessia ja luodaksesi tietokannan, jos käyt tämän prosessin uudelleen läpi (mitä aiot tehdä!).

Toimittajan valitseminen

Kun olet lähettänyt tietopyynnöt (RFI:t), ehdotukset (RFP) ja tarjoukset (RFQ), saat joukon vastauksia toimittajilta, joille lähetit ne. Tarkastelet vastauksia, selvität, mikä toimittaja sopii parhaiten tarpeisiisi, ja valitset yhden tai useamman toimittajan hankintatarpeidesi mukaan.

Sopimusten viimeistely

Kanssa toimittajat valittu, on aika laittaa kynä paperille. Luot oikeudellisesti sitovia sopimuksia, joissa hahmotellaan toimittajakumppanuutta, liität toimittaja(t) lähdemaksujärjestelmääsi ja hankit hankintatiimin viimeistelemään S2P-prosessin P2P-osion.

Hankinta

Yllä oleva sopimus ei ole sama asia kuin ostotilaus. Kun toimittajasopimus on tehty, hankintatiimi luo sitten ostotilauksen mitä tarvitset ja lähettää sen toimittajalle. Kun toimittaja hyväksyy ostotilauksen, se sitoo molempia osapuolia laillisesti. Lopuksi myyjä lähettää muistikirjat myymälään ostotilauksen mukaisesti.

Myyjän laskun käsittely

Kun tavarat on lähetetty, saat toimittajalta laskun, jossa kerrotaan, kuinka paljon sinun on maksettava tapahtuman suorittamiseksi. Muista käydä läpi kolmisuuntainen sovitus prosessi varmistaaksesi, että lasku vastaa ostotilausta ja vastaanotettuja tuotteita.

Maksun suorittaminen loppuun

Tässä vaiheessa ostoreskontratiimi suorittaa maksun. Toimittajan kanssa tehdystä sopimuksesta riippuen he voivat käyttää EFT-, ACH- tai EDI-maksut. AP automaatioohjelmisto on loistava työkalu yksinkertaistaa laskujen maksamista.

Lähde-maksun edut

Maksulähdeprosessi on ollut olemassa jo pitkään. Vaikka vaiheet ovat pysyneet suhteellisen ennallaan, vaiheiden suorittamistapa on muuttunut digitaalisten työkalujen, P2P-ohjelmistojen ja automaatiomahdollisuuksien käytön myötä. 

Koska se on virtaviivaisempi kuin koskaan, yritykset näkevät loputtomasti etuja harkitusta, optimoidusta lähteestä maksuun hallinnasta, kuten:

  • Parannetut toimittajasuhteet ovat loistava tulos nykypäivän S2P-prosessista. Optimoidut prosessivaiheet helpottavat yhteistyötä, ja teknologia voi auttaa luomaan sopimusrakenteita, jotka tekevät kaikki onnelliseksi.
  • Löytämällä parhaat toimittajat parhaaseen hintaan organisaatiosi voi säästää rahaa. Olipa kyseessä irtotavaraostaminen, pitkäaikaisen toimittajasopimuksen tekeminen tai vanhan toimittajan vaihtaminen uuteen, lähteestä maksuun perustuva maksu auttaa sinua saavuttamaan säästöjä ajan myötä.
  • Tietojen seuranta on paljon tarkempaa. Tämä auttaa kirjausketjuissa, toimittaja-analyysissä ja liiketoiminnan ennustamisessa tällä alueella.
  • Kun suhteesi kunkin toimittajan kanssa jatkuu, sinun on varmistettava, että kumppanuus säilyy suotuisana. Lähde-maksuprosessi voi auttaa sinua seuraamaan tiettyjä mittareita helposti, seuraamaan toimittajien suorituskykyä ja pääsemään eteenpäin mahdollisissa ongelmissa.
  • Sisäistä yhteistyötä tuetaan joka askeleella. Hankintatiimisi on työskenneltävä hyvin hankintojen kanssa, ja prosessin lopussa ostovelat tulevat toimeen saadakseen ne maaliin. Tämä yhteistyö voi hajottaa toimivia siiloja ja havainnollistaa eri kapasiteetin yhteistyön etuja. 

Katse Eteenpäin

Lähde-to-pay-järjestelmä tuo hankinta, hankintaja velat toimii yhdessä. Ilman jokainen toiminnallinen asiantuntija tekemässä työtään prosessi hajoaisi ja vaarantaisi yrityksesi terveyden. Jos sinulla on toimistotarvikekauppa, etkä näytä pystyvän pitämään muistikirjoja varastossa, koska S2P-tiimi epäonnistuu, saatat hyvinkin lopettaa liiketoiminnan. Vaikka tarkastelemme S2P-prosessia kokonaisvaltaisesti, parannusmahdollisuuksia löytyy, kun perehdymme kunkin toiminnon vastuualueisiin ja toimivuuteen.

AP voi muodostaa prosessin loppupään, mutta sen varmistaminen, että laskut maksetaan ajoissa, on ratkaisevan tärkeää kaupan lykkäämisen kannalta. Oikeuden kanssa AP-automaatio ohjelmisto kuten Nanonetit, voit välttää yleiset sudenkuopat S2P-prosessissa. Tehokas AP-hallinta voi auttaa lieventämään S2P-haasteita, jotka liittyvät maksuviivästyksiin, virheelliseen laskujen hallintaan ja toimittajasuhteisiin kokonaisuudessaan. Kun sinä optimoida toimittajan maksuprosessi, kaikki voittaa.

Teknologia on osa liiketoimintaa nykyään riippumatta siitä, millä toimialalla toimit. Kuinka voit muuttaa teknologian prosesseiksi, kuten S2P, helpottaaksesi työntekijöidesi elämää, rakentaaksesi parempia kumppanuuksia ulkoisten tahojen kanssa ja saadaksesi suurimman hyödyn rahoillesi? Jos et ole varma mistä aloittaa, lähteestä maksuun -järjestelmän käyttöönotto on täydellinen paikka.

Aikaleima:

Lisää aiheesta Tekoäly ja koneoppiminen